כבר יש לך תלמידים? Clasero יכולה לעזור לך לייבא לקוחות ולהקים את העסק שלך מהר יותר

העברת תוכנית צהרון מבוססת למערכת ניהול חדשה יכולה להיראות קשה הרבה יותר מאשר להתחיל מאפס.

כבר יש לכם תלמידים. המורים שלכם עובדים. השיעורים מתקיימים במיקומים מסוימים. להורים יש הסדרי תשלום קיימים. ייתכן שמידע הלקוחות מפוזר בין קובצי Excel, גיליונות Google Sheets, יומנים, חשבוניות וכלים נוספים.

האתגר אינו רק פתיחת חשבון חדש. הוא העברת הפעילות הקיימת שלכם למערכת החדשה בצורה נכונה.

לכן Clasero מציעה שתי דרכים להתחיל: תוכלו להגדיר את המערכת בעצמכם באמצעות מצב ההגדרה המובנה שלה, או לבקש מ-צוות Clasero לסייע בייבוא הלקוחות הקיימים שלכם ובהגדרת העסק שלכם ב-Clasero.

עבור עסק חינוכי מבוסס, סיוע כזה יכול להקל משמעותית על המעבר.

אינכם חייבים לבנות מחדש את מסד הנתונים של הלקוחות שלכם באופן ידני

אחת השאלות הראשונות שעסקים שואלים כאשר הם מחליפים תוכנת ניהול חוגים לצהרון היא: מה קורה לתלמידים הקיימים שלנו?

Clasero תומכת בייבוא נתוני לקוחות ותלמידים קיימים מ-Excel או Google Sheets. המשמעות היא שלא בהכרח תצטרכו ליצור מחדש כל רשומת לקוח באופן ידני.

לפני ייבוא הנתונים שלכם, עדיין כדאי להכין אותם בקפידה.

בדיקה מעשית של נתוני לקוחות צריכה לכלול:

• הסרת רשומות כפולות ברורות;
• בדיקת שמות התלמידים וההורים;
• אימות כתובות דוא"ל ומספרי טלפון;
• הפרדה בין לקוחות פעילים ללא פעילים;
• סקירת המידע שאתם באמת צריכים ב-Clasero;
• שמירת עותק מקורי שלא נגעו בו של הנתונים שלכם כגיבוי.

Clasero גם מאפשרת להגדיר את טבלת נתוני הלקוחות באמצעות בחירת שדות זמינים וסידור הסדר שלהם. כך קל יותר לעבוד עם מבנה נתונים קיים, במקום לחייב כל ארגון לארגן את פרטי הלקוחות שלו בדיוק באותה צורה.

והכי חשוב, אינכם חייבים להתמודד עם ההעברה לבד. לפי בקשה, צוות Clasero יכול לסייע בייבוא נתוני לקוחות קיימים כחלק מתהליך ההגדרה הראשוני.

Clasero יכולה לסייע בהגדרת העסק סביב הפעילות הקיימת שלכם

ייבוא תלמידים הוא רק חלק אחד ממעבר מוצלח.

בית ספר או ספק פעילויות קיים עשוי כבר להפעיל כמה מיקומים, חדרים, מורים, תוכניות, קבוצות כיתה והסדרי תשלום. יש לשקף את הקשרים הללו בצורה נכונה במערכת החדשה.

מצב ההגדרה של Clasero מנחה עסקים דרך שלבי ההגדרה העיקריים, כולל:

• פרטי החברה;
• סניפים ומתחמים;
• שירותים;
• כיתות;
• עובדים ומורים;
• אפשרויות תשלום;
• העדפות החברה;
• לקוחות ותלמידים קיימים.

תוכלו להשלים את השלבים האלה באופן עצמאי.

עם זאת, אם אתם מעדיפים סיוע, Clasero יכולה גם לעזור להגדיר את המידע הנדרש כדי להתחיל להשתמש במערכת, כולל פרטי העסק, סניפים, שירותים, כיתות, עובדים, הגדרות תשלום ונתונים ראשוניים נוספים.

זה שימושי במיוחד עבור תוכנית צהרון עם כמה מיקומים וצוות הוראה, שבה המבנה עשוי להיות מורכב יותר ממורה יחיד שמנהל כיתה אחת.

בנו את המבנה לפני חיבור התלמידים שלכם

העברה טובה קלה יותר כאשר מבנה העסק מוכן לפני שכל רשומות הלקוחות משויכות.

נניח שלארגון שלכם יש 150 תלמידים, שלושה מיקומי הוראה, שמונה קבוצות שבועיות ושישה מורים.

סדר עבודה מעשי יהיה ליצור תחילה את הסניפים והמתחמים, להגדיר את השירותים שאתם מספקים, ליצור את הכיתות הרלוונטיות, להוסיף מורים, להגדיר אפשרויות תשלום, ורק לאחר מכן לחבר את התלמידים הקיימים שלכם לכיתות המתאימות.

כך נתוני הלקוחות המיובאים מקבלים הקשר.

במקום להישאר עם רשימה גדולה של תלמידים שעדיין צריך לארגן מחדש, כל תלמיד יכול להפוך לחלק מהמבנה התפעולי הנכון.

Clasero מפרידה בין שירותים לכיתות. שירות יכול להגדיר את אפשרויות התשלום הרלוונטיות, בעוד שכיתות בודדות מקושרות לאותו שירות. זה שימושי כאשר אותה פעילות מוצעת דרך כמה קבוצות או מיקומים.

שמרו על הסדרי התשלום הקיימים שלכם מאורגנים

להגדרת התשלומים מגיעה תשומת לב מיוחדת בעת העברת לקוחות קיימים ל-מערכת לניהול תלמידים והפקת חשבוניות חדשה.

Clasero תומכת הן במודלי תשלום מבוססי מנוי והן במודלי תשלום לפי שימוש.

ניתן להגדיר מנויים באמצעות משך זמן ומחיר מוגדרים, עם מספר אופציונלי של ביקורים כלולים. הסדרי תשלום לפי שימוש יכולים לחשב חיובים בהתאם לנוכחות זכאית שנרשמה.

ניתן ליצור כמה מודלי תשלום, וכך לאפשר לעסקים להשתמש בהסדרים שונים עבור לקוחות שונים בעת הצורך.

לפני שמתחילים בהפקת חשבוניות שוטפת ב-Clasero, עברו על הלקוחות הקיימים שלכם וודאו שמודל התשלום הנכון הוקצה לכל אחד.

לעסק מבוסס, גם הגיוני לבחור נקודה ברורה שממנה ניהול הנוכחות והחיוב החדשים יתחיל להתבצע דרך Clasero. כך נמנעים מתחזוקה בטעות של אותו מידע תפעולי בשני מקומות.

בדקו את ההגדרה שלכם לפני שמעבירים את כולם

כאשר יש לכם לקוחות קיימים רבים, בדיקה קטנה יכולה להקל על אימות המעבר.

לפני השלמת כל ההעברה, שקלו לבדוק את ההגדרה באמצעות מדגם מייצג של לקוחות.

לדוגמה, כללו:

• לקוח במנוי;
• לקוח בתשלום לפי שימוש;
• תלמידים מכיתות שונות;
• תלמידים המשתתפים במיקומים שונים;
• לקוחות המשויכים למורים שונים.

בדקו שהמידע האישי שלהם, שיוכי הכיתות, הסדרי התשלום והשיעורים הקרובים מופיעים כפי שמצופה.

לאחר שהמבנה פועל כראוי, תוכלו להמשיך עם שאר בסיס הלקוחות שלכם בביטחון רב יותר.

אם אתם מקבלים סיוע בהטמעה של Clasero, זהו גם שלב שימושי לזיהוי מצבים מיוחדים בעסק הקיים שלכם שצריכים לבוא לידי ביטוי בהגדרה.

הוסיפו מורים ושחזרו את לוח הזמנים הפעיל שלכם

לאחר שמבנה העסק והלקוחות שלכם במקום, תוכלו להכין את לוח הזמנים התפעולי.

ניתן לתכנן שיעורים על ידי בחירת הסניף או המיקום, הכיתה, המורה, החדר ושעת השיעור. ניתן לתזמן שיעורים חוזרים באמצעות תאריכי התחלה וסיום יחד עם תדירות חזרה.

ניתן גם להגדיר זמינות מורים, וכך לעזור למנהלים לזהות התנגשויות בלוח הזמנים.

מורים יכולים לחבר את לוח השיעורים שלהם ב-Clasero ליומנים חיצוניים באמצעות קישור iCal.

עבור עסק שבעבר תיאם מורים באמצעות גיליונות אלקטרוניים נפרדים, יומנים והודעות, זה יוצר תהליך עבודה מאוחד יותר של תזמון כיתות וניהול נוכחות.

התחילו לנהל נוכחות מנקודת ההשקה שבחרתם

במהלך השיעורים, מורים יכולים לסמן אילו תלמידים נכחו ולהוסיף הערות לביקורים בודדים.

רישומי הנוכחות האלה שימושיים גם מעבר לכיתה.

הם יכולים לתרום לדוחות נוכחות, לעזור להורים לעקוב אחר ההשתתפות, ולתמוך בחישובי תשלום לפי שימוש כאשר הדבר רלוונטי.

זהו אחד היתרונות של מעבר מכלים אדמיניסטרטיביים מנותקים ל-מערכת לניהול חוגים לצהרון מחוברת: תזמון, רשומות לקוחות, נוכחות, הסדרי תשלום והפקת חשבוניות יכולים לעבוד כחלקים של אותו תהליך.

הציגו להורים את my.clasero.com

לאחר שההגדרה הפנימית שלכם מוכנה, גם הורים קיימים יכולים להתחיל להשתמש ב-my.clasero.com.

פורטל ההורים מספק גישה למידע כגון לוחות שיעורים, שיעורים קודמים וקרובים, נוכחות, חשבוניות וסטטוס תשלום, שירותים רשומים, פרטי מורים וחדשות רלוונטיות.

הורים יכולים גם להשאיר מידע על נוכחות, למשל כאשר ילד עומד להיעדר או לאחר.

כאשר מציגים בסיס לקוחות קיים לפורטל חדש, שמרו על התקשורת פשוטה. הסבירו מה ההורים יכולים למצוא שם ומה עליהם לעשות תחילה.

המטרה אינה רק להעביר את הניהול האדמיניסטרטיבי ל-Clasero. המטרה היא להקל על הגישה למידע שוטף הן עבור העסק והן עבור לקוחותיו.

דרך מעשית להעביר עסק קיים ל-Clasero

עבור רוב הארגונים המבוססים, ניתן לגשת למעבר בשישה שלבים:

• הכנה — עברו על פרטי הלקוחות הקיימים שלכם ונקו אותם.
• הגדרה — הגדירו את החברה, הסניפים, המתחמים, השירותים, הכיתות, המורים ומודלי התשלום שלכם.
• בדיקה — בדקו את המבנה באמצעות מבחר קטן של לקוחות קיימים.
• ייבוא — הביאו את שאר נתוני הלקוחות והתלמידים שלכם והשלימו את השיוכים הנדרשים.
• השקה — התחילו להשתמש ב-Clasero לתזמון, נוכחות, ניהול לקוחות ותהליכי החיוב הרלוונטיים.
• אימות — בדקו את השיעורים הראשונים, רישומי הנוכחות, שיוכי הלקוחות והגדרת התשלומים לפני שתחשבו את ההעברה למושלמת.

תוכלו לנהל את ההגדרה הזו בעצמכם באמצעות מצב ההגדרה של Clasero, אך אינכם חייבים לעשות הכול באופן עצמאי.

צוות Clasero יכול לסייע בייבוא הלקוחות הקיימים שלכם ובהגדרת המידע הדרוש כדי להתחיל להשתמש ב-Clasero. זה יכול להיות בעל ערך במיוחד אם העסק שלכם כבר פעיל ואתם רוצים להעביר את המבנה הנוכחי שלכם למערכת במקום לבנות הכול ידנית.

הלקוחות הקיימים שלכם הם נקודת פתיחה, לא מכשול

קיומו של בסיס לקוחות מבוסס לא אמור למנוע מכם לשפר את האופן שבו העסק שלכם לצהרון מנוהל.

Clasero תוכננה כך שארגונים קיימים יוכלו להביא את הלקוחות הנוכחיים שלהם למערכת, להגדיר את הכיתות והשירותים שלהם, לארגן מורים ומיקומים, לקבוע מודלי תשלום ולהמשיך לנהל את הפעילויות שלהם מתוך סביבה מחוברת יותר.

ואם הכנת כל זה בעצמכם מרגישה כמו עומס אדמיניסטרטיבי מיותר, תוכלו לבקש עזרה מצוות Clasero בהגדרה הראשונית ובייבוא נתוני הלקוחות.

התחילו עם המידע שכבר יש לכם, החליטו אם אתם רוצים להגדיר את Clasero באופן עצמאי או עם סיוע בהטמעה, ובנו את המערכת סביב העסק שאתם כבר מפעילים.