Sudah mempunyai pelajar? Clasero boleh membantu anda mengimport pelanggan dan menyediakan perniagaan anda dengan lebih cepat

Memindahkan program selepas sekolah yang telah mantap ke sistem pengurusan baharu boleh kelihatan jauh lebih sukar daripada bermula dari awal.

Anda sudah mempunyai pelajar. Guru anda sedang bekerja. Kelas dijalankan di lokasi tertentu. Ibu bapa mempunyai aturan pembayaran sedia ada. Maklumat pelanggan mungkin tersebar merentasi fail Excel, Google Sheets, kalendar, invois dan alat lain.

Cabaran sebenarnya bukan sekadar membuka akaun baharu. Ia adalah memindahkan operasi sedia ada anda ke dalam sistem baharu dengan betul.

Itulah sebabnya Clasero menawarkan dua cara untuk bermula: anda boleh mengkonfigurasi sistem sendiri menggunakan Mod Persediaan berstrukturnya, atau anda boleh meminta pasukan Clasero membantu mengimport pelanggan sedia ada anda dan menyediakan perniagaan anda dalam Clasero.

Bagi perniagaan pendidikan yang telah mantap, bantuan itu boleh menjadikan peralihan jauh lebih mudah.

Anda tidak perlu membina semula pangkalan data pelanggan anda secara manual

Salah satu soalan pertama yang ditanya oleh perniagaan apabila menukar perisian pengurusan kelas selepas sekolah ialah: apa yang akan berlaku kepada pelajar sedia ada kami?

Clasero menyokong pengimportan data pelanggan dan pelajar sedia ada daripada Excel atau Google Sheets. Ini bermakna anda tidak semestinya perlu mencipta semula setiap rekod pelanggan secara manual.

Sebelum mengimport data anda, masih berbaloi untuk menyediakannya dengan teliti.

Semakan data pelanggan yang praktikal sepatutnya merangkumi:

• membuang rekod pendua yang jelas;
• menyemak nama pelajar dan ibu bapa;
• mengesahkan alamat e-mel dan nombor telefon;
• mengasingkan pelanggan aktif dan tidak aktif;
• menyemak maklumat yang anda benar-benar perlukan dalam Clasero;
• menyimpan salinan asal data anda yang tidak diubah sebagai sandaran.

Clasero juga membolehkan jadual data pelanggan dikonfigurasi dengan memilih medan yang tersedia dan menyusun urutannya. Ini memudahkan kerja dengan struktur data sedia ada berbanding memaksa setiap organisasi menyusun maklumat pelanggannya dengan cara yang sama tepat.

Yang paling penting, anda tidak perlu mengendalikan migrasi ini seorang diri. Atas permintaan, pasukan Clasero boleh membantu mengimport data pelanggan sedia ada sebagai sebahagian daripada proses persediaan awal.

Clasero boleh membantu menyediakan perniagaan berdasarkan operasi sedia ada anda

Mengimport pelajar hanyalah satu bahagian daripada peralihan yang berjaya.

Sekolah atau penyedia aktiviti sedia ada mungkin sudah mempunyai beberapa lokasi, bilik, guru, program, kumpulan kelas dan aturan pembayaran. Hubungan ini perlu dicerminkan dengan betul dalam sistem baharu.

Mod Persediaan Clasero membimbing perniagaan melalui langkah konfigurasi utama, termasuk:

• maklumat syarikat;
• cawangan dan premis;
• perkhidmatan;
• kelas;
• pekerja dan guru;
• pilihan pembayaran;
• keutamaan syarikat;
• pelanggan dan pelajar sedia ada.

Anda boleh melengkapkan langkah-langkah ini secara sendiri.

Walau bagaimanapun, jika anda lebih suka mendapatkan bantuan, Clasero juga boleh membantu mengkonfigurasi maklumat yang diperlukan untuk mula menggunakan sistem, termasuk butiran perniagaan, cawangan, perkhidmatan, kelas, pekerja, tetapan pembayaran dan data awal lain.

Ini amat berguna untuk program selepas sekolah dengan berbilang lokasi dan tenaga pengajar, di mana strukturnya mungkin lebih rumit daripada seorang guru yang mengurus satu kelas.

Bina struktur sebelum menghubungkan pelajar anda

Migrasi yang baik lebih mudah apabila struktur perniagaan disediakan sebelum semua rekod pelanggan ditetapkan.

Katakan organisasi anda mempunyai 150 pelajar, tiga lokasi pengajaran, lapan kumpulan mingguan dan enam orang guru.

Susunan yang praktikal ialah mencipta cawangan dan premis terlebih dahulu, mentakrifkan perkhidmatan yang anda sediakan, mencipta kelas yang berkaitan, menambah guru, mengkonfigurasi pilihan pembayaran, dan kemudian menghubungkan pelajar sedia ada anda kepada kelas yang sesuai.

Ini memberikan konteks kepada data pelanggan yang diimport.

Daripada berakhir dengan senarai besar pelajar yang masih perlu disusun semula, setiap pelajar boleh menjadi sebahagian daripada struktur operasi yang betul.

Clasero memisahkan perkhidmatan daripada kelas. Sesuatu perkhidmatan boleh mentakrifkan pilihan pembayaran yang berkaitan, manakala kelas individu dipautkan kepada perkhidmatan tersebut. Ini berguna apabila aktiviti yang sama ditawarkan melalui beberapa kumpulan atau lokasi.

Kekalkan aturan pembayaran sedia ada dengan teratur

Konfigurasi pembayaran memerlukan perhatian khusus apabila memindahkan pelanggan sedia ada ke dalam sistem pengurusan pelajar dan penginvoisan yang baharu.

Clasero menyokong kedua-dua model pembayaran berasaskan langganan dan bayar mengikut penggunaan.

Langganan boleh dikonfigurasi menggunakan tempoh dan harga yang ditetapkan, dengan bilangan lawatan yang disertakan sebagai pilihan. Aturan bayar mengikut penggunaan boleh mengira caj berdasarkan kehadiran layak yang direkodkan.

Pelbagai model pembayaran boleh diwujudkan, membolehkan perniagaan menggunakan aturan yang berbeza untuk pelanggan yang berbeza apabila perlu.

Sebelum memulakan penginvoisan biasa dalam Clasero, semak pelanggan sedia ada anda dan pastikan model pembayaran yang betul telah ditetapkan.

Bagi perniagaan yang telah mantap, adalah juga wajar untuk memilih titik yang jelas apabila kehadiran dan pengebilan baharu mula diurus melalui Clasero. Ini membantu mengelakkan maklumat operasi yang sama diselenggara secara tidak sengaja di dua tempat.

Uji persediaan anda sebelum memindahkan semua orang

Apabila anda mempunyai ramai pelanggan sedia ada, ujian kecil boleh menjadikan peralihan lebih mudah untuk disahkan.

Sebelum melengkapkan keseluruhan migrasi, pertimbangkan untuk menyemak persediaan dengan sampel pelanggan yang mewakili.

Sebagai contoh, sertakan:

• pelanggan langganan;
• pelanggan bayar mengikut penggunaan;
• pelajar daripada kelas yang berbeza;
• pelajar yang menghadiri lokasi berbeza;
• pelanggan yang dikaitkan dengan guru yang berbeza.

Semak bahawa maklumat peribadi mereka, penetapan kelas, aturan pembayaran dan pelajaran akan datang dipaparkan seperti yang dijangkakan.

Setelah struktur berfungsi dengan betul, anda boleh meneruskan dengan baki pangkalan pelanggan anda dengan keyakinan yang lebih tinggi.

Jika anda menerima bantuan onboarding Clasero, ini juga merupakan peringkat yang berguna untuk mengenal pasti sebarang situasi khas dalam perniagaan sedia ada anda yang patut dicerminkan dalam persediaan.

Tambah guru dan bina semula jadual kerja anda

Setelah struktur perniagaan dan pelanggan anda tersedia, anda boleh menyediakan jadual operasi.

Pelajaran boleh dirancang dengan memilih cawangan atau lokasi, kelas, guru, bilik dan masa pelajaran. Pelajaran berulang boleh dijadualkan menggunakan tarikh mula dan tamat bersama kekerapan pengulangan.

Ketersediaan guru juga boleh dikonfigurasi, membantu pentadbir mengenal pasti konflik penjadualan.

Guru boleh menyambungkan jadual pelajaran Clasero mereka ke kalendar luaran melalui pautan iCal.

Bagi perniagaan yang sebelum ini menyelaraskan guru melalui hamparan berasingan, kalendar dan mesej, ini mewujudkan aliran kerja penjadualan kelas dan pengurusan kehadiran yang lebih bersatu.

Mulakan pengurusan kehadiran dari titik pelancaran pilihan anda

Semasa pelajaran, guru boleh menandakan pelajar yang hadir dan menambah komen untuk lawatan individu.

Rekod kehadiran tersebut berguna melangkaui bilik darjah.

Ia boleh menyumbang kepada pelaporan kehadiran, membantu ibu bapa memantau penyertaan, dan menyokong pengiraan bayar mengikut penggunaan jika berkenaan.

Ini adalah salah satu kelebihan beralih daripada alat pentadbiran yang terpisah kepada sistem pengurusan kelas selepas sekolah yang saling terhubung: penjadualan, rekod pelanggan, kehadiran, aturan pembayaran dan penginvoisan boleh berfungsi sebagai sebahagian daripada proses yang sama.

Perkenalkan ibu bapa kepada my.clasero.com

Setelah persediaan dalaman anda siap, ibu bapa sedia ada juga boleh mula menggunakan my.clasero.com.

Portal ibu bapa menyediakan akses kepada maklumat seperti jadual pelajaran, pelajaran terdahulu dan akan datang, kehadiran, invois dan status pembayaran, perkhidmatan yang didaftarkan, maklumat guru dan berita yang berkaitan.

Ibu bapa juga boleh meninggalkan maklumat tentang kehadiran, contohnya apabila seorang anak akan tidak hadir atau lewat.

Apabila memperkenalkan pangkalan pelanggan sedia ada kepada portal baharu, pastikan komunikasi itu ringkas. Terangkan apa yang ibu bapa boleh temui di sana dan apa yang mereka perlu lakukan terlebih dahulu.

Matlamatnya bukan sekadar memindahkan pentadbiran ke dalam Clasero. Ia adalah untuk memudahkan akses kepada maklumat rutin bagi kedua-dua perniagaan dan pelanggannya.

Cara praktikal untuk memindahkan perniagaan sedia ada ke dalam Clasero

Bagi kebanyakan organisasi yang telah mantap, peralihan boleh didekati dalam enam peringkat:

• Sediakan — semak dan bersihkan maklumat pelanggan sedia ada anda.
• Konfigurasi — sediakan syarikat, cawangan, premis, perkhidmatan, kelas, guru dan model pembayaran anda.
• Uji — semak struktur menggunakan pilihan kecil pelanggan sedia ada.
• Import — bawa masuk baki data pelanggan dan pelajar anda serta lengkapkan penetapan yang diperlukan.
• Lancarkan — mula menggunakan Clasero untuk penjadualan, kehadiran, pengurusan pelanggan dan proses pengebilan yang berkaitan.
• Sahkan — semak pelajaran pertama anda, rekod kehadiran, penetapan pelanggan dan persediaan pembayaran sebelum menganggap migrasi selesai.

Anda boleh mengurus persediaan ini sendiri menggunakan Mod Persediaan Clasero, tetapi anda tidak perlu melakukan semuanya secara sendiri.

Pasukan Clasero boleh membantu mengimport pelanggan sedia ada anda dan mengkonfigurasi maklumat yang diperlukan untuk mula menggunakan Clasero. Ini boleh menjadi sangat bernilai jika perniagaan anda sudah beroperasi dan anda mahu memindahkan struktur semasa anda ke dalam sistem dan bukannya membina semuanya secara manual.

Pelanggan sedia ada anda ialah titik permulaan, bukan halangan

Mempunyai pangkalan pelanggan yang telah mantap tidak sepatutnya menghalang anda daripada menambah baik cara perniagaan selepas sekolah anda diuruskan.

Clasero direka supaya organisasi sedia ada boleh membawa pelanggan semasa mereka ke dalam sistem, mengkonfigurasi kelas dan perkhidmatan mereka, menyusun guru dan lokasi, mewujudkan model pembayaran, dan terus mengurus aktiviti mereka daripada persekitaran yang lebih saling terhubung.

Dan jika menyediakan semua itu sendiri terasa seperti beban pentadbiran yang tidak perlu, anda boleh meminta bantuan daripada pasukan Clasero untuk persediaan awal dan import data pelanggan.

Mulakan dengan maklumat yang anda sudah ada, tentukan sama ada anda mahu mengkonfigurasi Clasero secara sendiri atau dengan bantuan onboarding, dan bina sistem berdasarkan perniagaan yang anda sudah jalankan.