Já tem alunos? O Clasero pode ajudá-lo a importar clientes e a configurar o seu negócio mais rapidamente
Mudar um programa extracurricular já estabelecido para um novo sistema de gestão pode parecer muito mais difícil do que começar do zero.
Você já tem alunos. Os seus professores estão a trabalhar. As aulas decorrem em locais específicos. Os pais têm acordos de pagamento já existentes. As informações dos clientes podem estar espalhadas por ficheiros Excel, Google Sheets, calendários, faturas e outras ferramentas.
O desafio não é simplesmente abrir uma nova conta. É transferir corretamente a sua operação atual para o novo sistema.
É por isso que a Clasero oferece duas formas de começar: pode configurar o sistema por si próprio utilizando o seu Modo de Configuração estruturado, ou pode pedir à equipa da Clasero para ajudar a importar os seus clientes existentes e a configurar o seu negócio na Clasero.
Para um negócio de educação já estabelecido, essa ajuda pode tornar a transição consideravelmente mais fácil.
Não tem de reconstruir manualmente a sua base de dados de clientes
Uma das primeiras perguntas que as empresas fazem ao mudar de software de gestão de aulas extracurriculares é: o que acontece aos nossos alunos atuais?
A Clasero suporta a importação de dados existentes de clientes e alunos a partir de Excel ou Google Sheets. Isto significa que não tem necessariamente de recriar manualmente cada registo de cliente.
Antes de importar os seus dados, continua a valer a pena prepará-los cuidadosamente.
Uma verificação prática dos dados dos clientes deve incluir:
- remover registos duplicados óbvios;
- verificar os nomes dos alunos e dos pais;
- confirmar endereços de e-mail e números de telefone;
- separar clientes ativos e inativos;
- rever as informações de que realmente precisa na Clasero;
- manter uma cópia intocada dos seus dados originais como cópia de segurança.
A Clasero também permite configurar a tabela de dados dos clientes selecionando os campos disponíveis e organizando a sua ordem. Isto facilita trabalhar com uma estrutura de dados já existente, em vez de obrigar todas as organizações a organizar as informações dos seus clientes exatamente da mesma forma.
Mais importante ainda, não tem de tratar da migração sozinho. Mediante pedido, a equipa da Clasero pode ajudar na importação dos dados de clientes existentes como parte do processo de configuração inicial.
A Clasero pode ajudar a configurar o negócio em torno da sua operação atual
Importar alunos é apenas uma parte de uma transição bem-sucedida.
Uma escola ou prestador de atividades já existente pode já ter várias localizações, salas, professores, programas, grupos de aulas e acordos de pagamento. Essas relações precisam de ser refletidas corretamente no novo sistema.
O Modo de Configuração da Clasero orienta as empresas pelas principais etapas de configuração, incluindo:
- informações da empresa;
- filiais e instalações;
- serviços;
- aulas;
- colaboradores e professores;
- opções de pagamento;
- preferências da empresa;
- clientes e alunos existentes.
Pode concluir estas etapas de forma independente.
No entanto, se preferir ajuda, a Clasero também pode ajudar a configurar as informações necessárias para começar a utilizar o sistema, incluindo dados do negócio, filiais, serviços, aulas, colaboradores, definições de pagamento e outros dados iniciais.
Isto é particularmente útil para um programa extracurricular com várias localizações e equipa docente, em que a estrutura pode ser mais complexa do que um único professor a gerir uma aula.
Construa a estrutura antes de ligar os seus alunos
Uma boa migração é mais fácil quando a estrutura do negócio está preparada antes de todos os registos de clientes serem atribuídos.
Suponha que a sua organização tem 150 alunos, três locais de ensino, oito grupos semanais e seis professores.
Uma ordem prática seria criar primeiro as filiais e as instalações, definir os serviços que presta, criar as aulas relevantes, adicionar professores, configurar as opções de pagamento e depois ligar os seus alunos existentes às aulas adequadas.
Isto dá contexto aos dados dos clientes importados.
Em vez de acabar com uma grande lista de alunos que ainda precisa de ser reorganizada, cada aluno pode passar a fazer parte da estrutura operacional correta.
A Clasero separa os serviços das aulas. Um serviço pode definir as opções de pagamento relevantes, enquanto as aulas individuais são associadas a esse serviço. Isto é útil quando a mesma atividade é oferecida através de vários grupos ou localizações.
Mantenha os acordos de pagamento existentes organizados
A configuração dos pagamentos merece especial atenção ao transferir clientes existentes para um novo sistema de gestão de alunos e faturação.
A Clasero suporta modelos de pagamento por subscrição e por utilização.
As subscrições podem ser configuradas com uma duração e preço definidos, com um número opcional de visitas incluídas. Os acordos de pagamento por utilização podem calcular os encargos de acordo com a assiduidade elegível registada.
Podem ser criados vários modelos de pagamento, permitindo às empresas utilizar diferentes acordos para diferentes clientes quando necessário.
Antes de iniciar a faturação regular na Clasero, reveja os seus clientes existentes e certifique-se de que o modelo de pagamento correto foi atribuído.
Para um negócio já estabelecido, também faz sentido escolher um ponto claro a partir do qual a nova assiduidade e faturação passam a ser geridas através da Clasero. Isto ajuda a evitar manter acidentalmente a mesma informação operacional em dois locais.
Teste a sua configuração antes de transferir todos
Quando tem muitos clientes existentes, um pequeno teste pode tornar a transição mais fácil de verificar.
Antes de concluir toda a migração, considere verificar a configuração com uma amostra representativa de clientes.
Por exemplo, inclua:
- um cliente com subscrição;
- um cliente com pagamento por utilização;
- alunos de diferentes aulas;
- alunos que frequentam diferentes localizações;
- clientes ligados a diferentes professores.
Verifique se as suas informações pessoais, atribuições de aulas, acordos de pagamento e próximas aulas aparecem como esperado.
Quando a estrutura estiver a funcionar corretamente, pode avançar com o resto da sua base de clientes com maior confiança.
Se estiver a receber assistência de onboarding da Clasero, esta também é uma fase útil para identificar quaisquer situações especiais no seu negócio atual que devam ser refletidas na configuração.
Adicione professores e recrie o seu horário de trabalho
Assim que a estrutura do seu negócio e os clientes estiverem definidos, pode preparar o horário operacional.
As aulas podem ser planeadas selecionando a filial ou localização, a aula, o professor, a sala e a hora da aula. As aulas recorrentes podem ser agendadas utilizando datas de início e fim juntamente com uma frequência de repetição.
A disponibilidade dos professores também pode ser configurada, ajudando os administradores a identificar conflitos de horário.
Os professores podem ligar o seu horário de aulas da Clasero a calendários externos através de uma ligação iCal.
Para um negócio que anteriormente coordenava professores através de folhas de cálculo, calendários e mensagens separados, isto cria um fluxo de trabalho mais unificado de agendamento de aulas e gestão de assiduidade.
Comece a gerir a assiduidade a partir do ponto de lançamento escolhido
Durante as aulas, os professores podem assinalar quais os alunos que estiveram presentes e adicionar comentários para visitas individuais.
Esses registos de assiduidade são úteis para além da sala de aula.
Podem contribuir para relatórios de assiduidade, ajudar os pais a acompanhar a participação e apoiar os cálculos de pagamento por utilização, quando aplicável.
Esta é uma das vantagens de passar de ferramentas administrativas desconectadas para um sistema de gestão de aulas extracurriculares conectado: agendamento, registos de clientes, assiduidade, acordos de pagamento e faturação podem funcionar como partes do mesmo processo.
Apresente aos pais o my.clasero.com
Assim que a sua configuração interna estiver pronta, os pais atuais também podem começar a utilizar o my.clasero.com.
O portal dos pais dá acesso a informações como horários das aulas, aulas anteriores e futuras, assiduidade, faturas e estado dos pagamentos, serviços registados, informações dos professores e notícias relevantes.
Os pais também podem deixar informações sobre a assiduidade, por exemplo quando uma criança vai faltar ou chegar atrasada.
Ao apresentar uma nova plataforma a uma base de clientes já existente, mantenha a comunicação simples. Explique o que os pais podem encontrar lá e o que precisam de fazer primeiro.
O objetivo não é apenas transferir a administração para a Clasero. É tornar as informações de rotina mais fáceis de aceder tanto para o negócio como para os seus clientes.
Uma forma prática de transferir um negócio existente para a Clasero
Para a maioria das organizações já estabelecidas, a transição pode ser abordada em seis etapas:
- Preparar — reveja e limpe as informações dos seus clientes existentes.
- Configurar — configure a sua empresa, filiais, instalações, serviços, aulas, professores e modelos de pagamento.
- Testar — verifique a estrutura utilizando uma pequena seleção de clientes existentes.
- Importar — importe os restantes dados de clientes e alunos e conclua as atribuições necessárias.
- Lançar — comece a utilizar a Clasero para agendamento, assiduidade, gestão de clientes e os processos de faturação relevantes.
- Verificar — confirme as suas primeiras aulas, registos de assiduidade, atribuições de clientes e configuração de pagamentos antes de considerar a migração concluída.
Pode gerir esta configuração por si próprio utilizando o Modo de Configuração da Clasero, mas não tem de fazer tudo de forma independente.
A equipa da Clasero pode ajudar a importar os seus clientes existentes e a configurar as informações necessárias para começar a utilizar a Clasero. Isto pode ser especialmente valioso se o seu negócio já estiver em funcionamento e quiser transferir a sua estrutura atual para o sistema em vez de construir tudo manualmente.
Os seus clientes existentes são um ponto de partida, não um obstáculo
Ter uma base de clientes já estabelecida não deve impedi-lo de melhorar a forma como o seu negócio extracurricular é gerido.
A Clasero foi concebida para que as organizações existentes possam trazer os seus clientes atuais para o sistema, configurar as suas aulas e serviços, organizar professores e localizações, estabelecer modelos de pagamento e continuar a gerir as suas atividades a partir de um ambiente mais conectado.
E se preparar tudo isso por si próprio parecer um encargo administrativo desnecessário, pode pedir ajuda à equipa da Clasero com a configuração inicial e a importação dos dados dos clientes.
Comece com as informações que já tem, decida se quer configurar a Clasero de forma independente ou com assistência de onboarding, e construa o sistema em torno do negócio que já está a gerir.