להתחיל עם Clasero זה קל יותר ממה שאתם חושבים: בחרו בהגדרה עצמית או בהגדרה בסיוע

להתחיל עם תוכנה חדשה לניהול חוגים לאחר שעות הלימודים זה קל כשהעסק שלכם חדש לגמרי. זה מאתגר יותר כשכבר יש לכם תלמידים, מורים, סניפים, חוגים, לוחות זמנים והסדרי תשלום.

זו בדיוק הסיבה שהגדרת Clasero מציעה שני מסלולים מעשיים.

אתם יכולים להגדיר את העסק בעצמכם באמצעות מצב ההגדרה המובנה של Clasero, או לבקש עזרה מצוות Clasero בתהליך ההטמעה הראשוני. הגדרה בסיוע עשויה לכלול ייבוא נתוני לקוחות קיימים והגדרת פרטי העסק, סניפים, שירותים, חוגים, עובדים, הגדרות תשלום ומידע נוסף הנדרש כדי להתחיל להשתמש ב-Clasero.

עבור בית ספר, אקדמיה, סטודיו או תוכנית לאחר שעות הלימודים שכבר פועלים, המשמעות היא שלא בהכרח צריך לבנות מחדש את הפעילות שלכם ידנית מההתחלה.

מה צריך להגדיר ב-Clasero?

Clasero פועלת בהתאם למבנה של העסק האמיתי שלכם.

בהתאם לאופן שבו הארגון שלכם פועל, ההגדרה הראשונית עשויה לכלול:

• פרטי החברה והעדפותיה;
• סניפים ומיקומי הוראה;
• מתחמים או חדרים;
• שירותים וחוגים;
• מורים ועובדים;
• אפשרויות תשלום;
• לקוחות ותלמידים קיימים.

הדבר חשוב במיוחד עבור ארגונים המנהלים חוגים לאחר שעות הלימודים במספר מיקומים. לעסק עם מדריך אחד וחוג אחד יש צרכי הגדרה שונים מאוד מאלה של בית ספר שמפעיל כמה תוכניות עם מספר מורים וסניפים.

מצב ההגדרה של Clasero מספק רשימת בדיקה מובנית כדי לסייע בהכנת המערכת לשימוש יומיומי.

אפשרות 1: להגדיר את Clasero בעצמכם באמצעות מצב ההגדרה

אם נתוני הלקוחות שלכם מסודרים ואתם כבר יודעים איך אתם רוצים שהעסק שלכם יוצג במערכת, הגדרה עצמית של Clasero עשויה להיות הגישה הפשוטה ביותר.

סדר עבודה מעשי הוא ליצור תחילה את מבנה העסק ולאחר מכן להוסיף לקוחות:

• הזינו את פרטי החברה וההעדפות שלכם.
• צרו סניפים ומתחמים.
• הגדירו את השירותים שלכם.
• צרו את החוגים הרלוונטיים.
• הוסיפו מורים ועובדים.
• הגדירו אפשרויות תשלום.
• הוסיפו או ייבאו לקוחות ותלמידים קיימים.
• עברו על המבנה לפני תחילת השימוש היומיומי.

סדר זה מסייע להבטיח שלתלמידים המיובאים יהיו זמינים החוגים, השירותים, המיקומים ומבנה התשלומים הנכונים כאשר תתחילו לארגן אותם.

הגדרה עצמית מתאימה במיוחד כאשר מישהו בתוך הארגון שלכם כבר מבין את המבנה התפעולי שלכם ורוצה שליטה ישירה על ההגדרה.

אפשרות 2: לקבל עזרה בהטמעת Clasero ובייבוא לקוחות

אינכם חייבים להשלים את ההגדרה הראשונית לבד.

לפי בקשה, צוות Clasero יכול לסייע בהטמעה, כולל ייבוא מידע קיים על לקוחות והגדרת חלקים ממבנה העסק הנדרשים כדי להתחיל להשתמש במערכת.

הסיוע עשוי לכלול:

• נתוני לקוחות קיימים;
• פרטי העסק;
• סניפים;
• שירותים;
• חוגים;
• עובדים;
• הגדרות תשלום;
• מידע נוסף הנדרש להגדרה הראשונית.

זה יכול להיות שימושי במיוחד בעת מעבר של עסק קיים ל-Clasero.

דמיינו בית ספר למחול עם 180 תלמידים, שלושה מיקומים, שישה מורים, שמונה קבוצות חוג קבועות ותמהיל של לקוחות במנוי ולקוחות בתשלום לפי ביקור.

בית הספר יכול להגדיר הכול בעצמו דרך מצב ההגדרה. לחלופין, הוא יכול להכין את רישומי הלקוחות הקיימים ואת פרטי העסק ולבקש הטמעה בסיוע של Clasero עבור ההגדרה הראשונית וייבוא נתוני הלקוחות.

הנקודה החשובה היא שבסיס לקוחות קיים אינו אומר שצריך להתחיל מחדש מאפס.

האם אפשר לייבא תלמידים קיימים ל-Clasero?

כן. Clasero תומכת בהוספת נתוני לקוחות ותלמידים קיימים מתוך Excel או Google Sheets, מה שמקל על העברת רשומות קיימות במקום להזין כל תלמיד ידנית.

ניתן גם להגדיר את טבלת נתוני הלקוחות באמצעות השדות הזמינים, כולל שינוי השדות המוצגים וסידור הסדר שלהם.

לפני ייבוא תלמידים קיימים, עברו על הנתונים שלכם בקפידה.

בדקו אם יש:

• רשומות לקוח כפולות;
• תלמידים שכבר אינם פעילים;
• שמות או פרטי קשר שגויים;
• נתונים לא עקביים;
• מידע שאינכם זקוקים לו עוד;
• פרטים חסרים שיש לתקן לפני ההעברה.

כדאי גם לשמור עותק ללא שינויים של קובץ הלקוחות המקורי שלכם לפני ניקויו או ארגונו מחדש.

הכנת הנתונים מראש מקלה גם על הטמעה עצמית וגם על הטמעה בסיוע.

מה כדאי להכין לפני שמתחילים?

אינכם צריכים לעצב מחדש את כל העסק שלכם לפני פתיחת Clasero, אבל אם המידע הקיים שלכם מסודר, תהליך ההגדרה יכול להיות חלק הרבה יותר.

בהתאם לארגון שלכם, הכינו:

• רישומי התלמידים או הלקוחות הנוכחיים שלכם;
• פרטי הורים או אפוטרופוסים, לפי הצורך;
• מבנה הסניפים והמיקומים שלכם;
• חדרים או מתחמים המשמשים לחוגים;
• השירותים שאתם מספקים כיום;
• שמות חוגים או קבוצות;
• פרטי מורים ועובדים;
• הסדרי מנוי קיימים או תשלום לפי שימוש;
• העדפות החברה כגון מטבע והגדרות אזוריות.

אם פרטי הלקוחות שלכם כבר מנוהלים ב-Excel או ב-Google Sheets, הקובץ הקיים הזה יכול להיות נקודת פתיחה חשובה עבור ייבוא תלמידים ל-Clasero.

לא כל פריט ברשימת הבדיקה הזו מייצג בהכרח שדה לייבוא מרוכז. חלק מהמידע פשוט מועיל שיהיה מוכן בעת הגדרת הארגון שלכם.

הגדרה עצמית או הגדרה בסיוע: מה עדיף עבורכם?

אין בחירה אחת נכונה לכולם.

הגדרה עצמית עשויה להתאים אם לארגון שלכם יש מבנה פשוט יחסית, נתוני הלקוחות שלכם כבר מסודרים, ומישהו בצוות שלכם מרגיש בנוח להגדיר את המערכת.

כדאי לשקול הגדרה בסיוע אם יש לכם:

• תלמידים קיימים רבים;
• מספר סניפים או מיקומים;
• כמה מורים או עובדים;
• שירותים רבים או קבוצות חוג רבות;
• הסדרי תשלום שונים ללקוחות;
• נתוני לקוחות קיימים שצריך להעביר.

הבחירה תלויה בכמה מהעבודה האדמיניסטרטיבית הראשונית אתם רוצים לנהל בעצמכם.

אתם יכולים להגדיר את Clasero באופן עצמאי, בעוד שהאפשרות לבקש עזרה נוספת פירושה שעסק קיים ומורכב יותר לא חייב לגשת להטמעה בדיוק באותה דרך כמו פעילות חדשה וקטנה.

למה חשוב שהמבנה הראשוני יהיה נכון

הגדרה טובה אינה רק עניין של השלמת רשימת בדיקה להטמעה. היא קובעת עד כמה בקלות Clasero תוכל לתמוך בניהול היומיומי לאחר מכן.

לאחר ההגדרה, המערכת יכולה לחבר בין תזמון חוגים, תלמידים, מורים, נוכחות, שירותים והסדרי תשלום.

ניתן לתכנן שיעורים על ידי בחירת הסניף או המיקום הרלוונטי, החוג, המורה, החדר ושעת השיעור. מורים יכולים לרשום נוכחות במהלך השיעורים, בעוד ששירותים יכולים להשתמש במבני תשלום מבוססי מנוי או בתשלום לפי שימוש.

הורים יכולים גם לגשת למידע רלוונטי דרך my.clasero.com, כולל לוחות זמנים של שיעורים, מידע על נוכחות, חשבוניות וסטטוס תשלום, ופרטים הקשורים לשירותים של ילדם.

ככל שהמבנה הראשוני משקף טוב יותר את הארגון האמיתי שלכם, כך זרימת העבודה המחוברת הזו הופכת לשימושית יותר.

התחילו בגישת ההגדרה שמתאימה לעסק שלכם

מעבר למערכת ניהול חדשה לא אמור לדרוש מכם לשכוח את מבנה העסק ואת רישומי הלקוחות שכבר יש לכם.

עם Clasero, אתם יכולים להשתמש במצב ההגדרה כדי להשלים את הגדרת Clasero בעצמכם, כולל הבאת מידע קיים על תלמידים מ-Excel או Google Sheets.

אם הארגון שלכם כבר מבוסס או מורכב יותר, תוכלו במקום זאת לבקש סיוע מצוות Clasero בייבוא נתוני לקוחות ובהטמעה הראשונית.

התחילו בבחינת המידע שבו אתם כבר משתמשים כדי לנהל את החוגים שלכם. לאחר מכן בחרו אם אתם רוצים להגדיר את Clasero באופן עצמאי או לקבל עזרה בהכנת המערכת סביב העסק שכבר יש לכם.