Har du allerede elever? Clasero kan hjelpe deg med å importere kunder og sette opp virksomheten din raskere

Å flytte et etablert aktivitetstilbud etter skoletid til et nytt administrasjonssystem kan virke mye vanskeligere enn å starte fra bunnen av.

Du har allerede elever. Lærerne dine er i arbeid. Kursene går på bestemte steder. Foreldre har eksisterende betalingsordninger. Kundeinformasjon kan være spredt på tvers av Excel-filer, Google Sheets, kalendere, fakturaer og andre verktøy.

Utfordringen er ikke bare å åpne en ny konto. Det handler om å flytte den eksisterende driften din korrekt inn i det nye systemet.

Derfor tilbyr Clasero to måter å komme i gang på: Du kan konfigurere systemet selv ved hjelp av den strukturerte oppsettmodusen, eller du kan be Clasero-teamet om hjelp med å importere dine eksisterende kunder og sette opp virksomheten din i Clasero.

For en etablert utdanningsvirksomhet kan denne hjelpen gjøre overgangen betydelig enklere.

Du trenger ikke å bygge opp kundedatabasen manuelt på nytt

Et av de første spørsmålene virksomheter stiller når de bytter programvare for administrasjon av aktiviteter etter skoletid, er: Hva skjer med de eksisterende elevene våre?

Clasero støtter import av eksisterende kunde- og elevdata fra Excel eller Google Sheets. Dette betyr at du ikke nødvendigvis må opprette hver kundepost manuelt på nytt.

Før du importerer dataene dine, er det likevel lurt å forberede dem nøye.

En praktisk gjennomgang av kundedata bør omfatte:

fjerne åpenbare duplikatposter;
kontrollere navn på elever og foreldre;
verifisere e-postadresser og telefonnumre;
skille mellom aktive og inaktive kunder;
gå gjennom hvilken informasjon du faktisk trenger i Clasero;
beholde en urørt kopi av de opprinnelige dataene dine som sikkerhetskopi.

Clasero gjør det også mulig å konfigurere kundedatatabellen ved å velge tilgjengelige felt og bestemme rekkefølgen på dem. Dette gjør det enklere å arbeide med en eksisterende datastruktur, i stedet for å tvinge alle organisasjoner til å organisere kundeinformasjonen sin på nøyaktig samme måte.

Viktigst av alt er at du ikke trenger å håndtere migreringen alene. På forespørsel kan Clasero-teamet hjelpe med import av eksisterende kundedata som en del av den innledende oppsettsprosessen.

Clasero kan hjelpe med å sette opp virksomheten rundt den eksisterende driften din

Import av elever er bare én del av en vellykket overgang.

En eksisterende skole eller aktivitetsleverandør kan allerede ha flere lokasjoner, rom, lærere, programmer, kursgrupper og betalingsordninger. Disse sammenhengene må gjenspeiles korrekt i det nye systemet.

Claseros oppsettmodus veileder virksomheter gjennom de viktigste konfigurasjonstrinnene, inkludert:

firmainformasjon;
avdelinger og lokaler;
tjenester;
kurs;
ansatte og lærere;
betalingsalternativer;
firmainnstillinger;
eksisterende kunder og elever.

Du kan fullføre disse trinnene på egen hånd.

Men hvis du foretrekker hjelp, kan Clasero også bistå med å konfigurere informasjonen som kreves for å begynne å bruke systemet, inkludert virksomhetsdetaljer, avdelinger, tjenester, kurs, ansatte, betalingsinnstillinger og andre innledende data.

Dette er spesielt nyttig for et aktivitetstilbud etter skoletid med flere lokasjoner og lærerstab, der strukturen kan være mer komplisert enn én enkelt lærer som administrerer ett kurs.

Bygg strukturen før du kobler til elevene dine

En god migrering er enklere når virksomhetsstrukturen er forberedt før alle kundeposter blir tildelt.

La oss si at organisasjonen din har 150 elever, tre undervisningssteder, åtte ukentlige grupper og seks lærere.

En praktisk rekkefølge vil være å opprette avdelingene og lokalene først, definere tjenestene du tilbyr, opprette de relevante kursene, legge til lærere, konfigurere betalingsalternativer og deretter koble de eksisterende elevene dine til de riktige kursene.

Dette gir de importerte kundedataene kontekst.

I stedet for å ende opp med en stor liste over elever som fortsatt må omorganiseres, kan hver elev bli en del av den riktige driftsstrukturen.

Clasero skiller mellom tjenester og kurs. En tjeneste kan definere de relevante betalingsalternativene, mens individuelle kurs er knyttet til den tjenesten. Dette er nyttig når den samme aktiviteten tilbys gjennom flere grupper eller lokasjoner.

Hold eksisterende betalingsordninger organisert

Konfigurering av betaling fortjener særlig oppmerksomhet når eksisterende kunder flyttes inn i et nytt system for elevadministrasjon og fakturering.

Clasero støtter både abonnementsbaserte betalingsmodeller og betalingsmodeller der man betaler per gang.

Abonnementer kan konfigureres med en definert varighet og pris, med et valgfritt antall inkluderte besøk. Betalingsordninger der man betaler per gang kan beregne kostnader basert på registrert tellende oppmøte.

Det kan opprettes flere betalingsmodeller, slik at virksomheter kan bruke ulike ordninger for ulike kunder ved behov.

Før du begynner med ordinær fakturering i Clasero, bør du gå gjennom de eksisterende kundene dine og forsikre deg om at riktig betalingsmodell er tildelt.

For en etablert virksomhet er det også fornuftig å velge et tydelig tidspunkt der nytt oppmøte og ny fakturering begynner å bli administrert gjennom Clasero. Dette bidrar til å unngå at den samme driftsinformasjonen ved et uhell opprettholdes to steder.

Test oppsettet før du flytter over alle

Når du har mange eksisterende kunder, kan en liten test gjøre overgangen enklere å verifisere.

Før du fullfører hele migreringen, bør du vurdere å kontrollere oppsettet med et representativt utvalg av kunder.

Ta for eksempel med:

en abonnementskunde;
en kunde som betaler per gang;
elever fra ulike kurs;
elever som deltar på ulike lokasjoner;
kunder knyttet til ulike lærere.

Kontroller at personopplysningene deres, kurstilknytningene, betalingsordningene og kommende undervisningstimer vises som forventet.

Når strukturen fungerer riktig, kan du gå videre med resten av kundebasen med større trygghet.

Hvis du får oppstartshjelp fra Clasero, er dette også et nyttig stadium for å identifisere eventuelle spesielle forhold i den eksisterende virksomheten din som bør gjenspeiles i oppsettet.

Legg til lærere og gjenskap arbeidsplanen din

Når virksomhetsstrukturen og kundene dine er på plass, kan du forberede driftsplanen.

Undervisningstimer kan planlegges ved å velge avdeling eller lokasjon, kurs, lærer, rom og tidspunkt for timen. Gjentakende timer kan planlegges ved hjelp av start- og sluttdatoer sammen med en gjentakelsesfrekvens.

Lærernes tilgjengelighet kan også konfigureres, noe som hjelper administratorer med å identifisere planleggingskonflikter.

Lærere kan koble Clasero-timeplanen sin til eksterne kalendere via en iCal-lenke.

For en virksomhet som tidligere har koordinert lærere gjennom separate regneark, kalendere og meldinger, skaper dette en mer samlet arbeidsflyt for kursplanlegging og oppmøteadministrasjon.

Start oppmøteadministrasjonen fra det valgte oppstartstidspunktet

Under undervisningstimer kan lærere markere hvilke elever som deltok og legge til kommentarer for individuelle besøk.

Disse oppmøteregistreringene er nyttige også utenfor klasserommet.

De kan bidra til oppmøterapportering, hjelpe foreldre med å følge med på deltakelse og støtte beregninger for betaling per gang der det er aktuelt.

Dette er en av fordelene ved å gå fra frakoblede administrative verktøy til et sammenkoblet system for administrasjon av aktiviteter etter skoletid: planlegging, kundeposter, oppmøte, betalingsordninger og fakturering kan fungere som deler av den samme prosessen.

Introduser foreldre for my.clasero.com

Når det interne oppsettet ditt er klart, kan eksisterende foreldre også begynne å bruke my.clasero.com.

Foreldreportalen gir tilgang til informasjon som timeplaner, tidligere og kommende undervisningstimer, oppmøte, fakturaer og betalingsstatus, registrerte tjenester, læreropplysninger og relevante nyheter.

Foreldre kan også legge inn informasjon om oppmøte, for eksempel når et barn vil være fraværende eller forsinket.

Når du introduserer en eksisterende kundebase for en ny portal, bør du holde kommunikasjonen enkel. Forklar hva foreldre kan finne der, og hva de må gjøre først.

Målet er ikke bare å flytte administrasjonen inn i Clasero. Det er å gjøre rutineinformasjon enklere tilgjengelig for både virksomheten og kundene.

En praktisk måte å flytte en eksisterende virksomhet inn i Clasero på

For de fleste etablerte organisasjoner kan overgangen gjennomføres i seks trinn:

Forbered — gå gjennom og rydd opp i den eksisterende kundeinformasjonen din.
Konfigurer — sett opp firmaet ditt, avdelinger, lokaler, tjenester, kurs, lærere og betalingsmodeller.
Test — kontroller strukturen ved hjelp av et lite utvalg av eksisterende kunder.
Importer — ta inn resten av kunde- og elevdataene dine og fullfør de nødvendige tilordningene.
Start opp — begynn å bruke Clasero til planlegging, oppmøte, kundeadministrasjon og de relevante faktureringsprosessene.
Verifiser — kontroller de første undervisningstimene, oppmøteregistreringene, kundetilknytningene og betalingsoppsettet før du anser migreringen som fullført.

Du kan håndtere dette oppsettet selv ved hjelp av Claseros oppsettmodus, men du trenger ikke å gjøre alt på egen hånd.

Clasero-teamet kan hjelpe med å importere dine eksisterende kunder og konfigurere informasjonen som trengs for å begynne å bruke Clasero. Dette kan være spesielt verdifullt hvis virksomheten din allerede er i drift og du ønsker å flytte den nåværende strukturen inn i systemet i stedet for å bygge opp alt manuelt.

De eksisterende kundene dine er et utgangspunkt, ikke en hindring

Å ha en etablert kundebase bør ikke hindre deg i å forbedre måten virksomheten din for aktiviteter etter skoletid blir administrert på.

Clasero er utformet slik at eksisterende organisasjoner kan ta med sine nåværende kunder inn i systemet, konfigurere kursene og tjenestene sine, organisere lærere og lokasjoner, etablere betalingsmodeller og fortsette å administrere aktivitetene sine fra et mer sammenkoblet miljø.

Og hvis det å forberede alt dette selv føles som en unødvendig administrativ byrde, kan du be Clasero-teamet om hjelp med det innledende oppsettet og import av kundedata.

Start med informasjonen du allerede har, bestem om du vil konfigurere Clasero selvstendig eller med oppstartshjelp, og bygg systemet rundt virksomheten du allerede driver.