Começar a usar o Clasero é mais fácil do que pensa: escolha a configuração autónoma ou assistida

Começar a usar um novo software de gestão de atividades extracurriculares é fácil quando o seu negócio é totalmente novo. É mais desafiante quando já tem alunos, professores, localizações, aulas, horários e modalidades de pagamento definidos.

É exatamente por isso que a configuração do Clasero oferece dois caminhos práticos.

Pode configurar o seu negócio por conta própria utilizando o Modo de Configuração estruturado do Clasero, ou pode pedir ajuda à equipa do Clasero no processo inicial de integração. A configuração assistida pode incluir a importação de dados de clientes existentes e a configuração dos dados do negócio, filiais, serviços, aulas, colaboradores, definições de pagamento e outras informações necessárias para começar a utilizar o Clasero.

Para uma escola, academia, estúdio ou programa extracurricular já estabelecido, isto significa que não tem necessariamente de reconstruir toda a sua operação manualmente desde o início.

O que precisa de ser configurado no Clasero?

O Clasero funciona com base na estrutura real do seu negócio.

Dependendo da forma como a sua organização opera, a configuração inicial pode incluir:

dados e preferências da empresa;
filiais e locais de ensino;
instalações ou salas;
serviços e aulas;
professores e colaboradores;
opções de pagamento;
clientes e alunos existentes.

Isto é particularmente importante para organizações que gerem atividades extracurriculares em várias localizações. Um negócio com um instrutor e uma aula tem necessidades de configuração muito diferentes de uma escola que gere vários programas com múltiplos professores e filiais.

O Modo de Configuração do Clasero fornece uma lista de verificação estruturada para ajudar a preparar o sistema para a utilização diária.

Opção 1: Configure o Clasero por conta própria com o Modo de Configuração

Se os dados dos seus clientes estiverem organizados e já souber como pretende que o seu negócio esteja representado no sistema, a configuração autónoma do Clasero pode ser a abordagem mais simples.

Uma ordem prática é criar primeiro a estrutura do negócio e adicionar os clientes depois:

Introduza as informações e preferências da sua empresa.
Crie filiais e instalações.
Configure os seus serviços.
Crie as aulas relevantes.
Adicione professores e colaboradores.
Configure as opções de pagamento.
Adicione ou importe clientes e alunos existentes.
Reveja a estrutura antes de começar a utilização diária.

Esta ordem ajuda a garantir que os alunos importados têm as aulas, serviços, localizações e estrutura de pagamento corretos disponíveis quando começar a organizá-los.

A configuração autónoma é particularmente adequada quando alguém dentro da sua organização já compreende a sua estrutura operacional e pretende ter controlo direto sobre a configuração.

Opção 2: Obtenha ajuda com a integração no Clasero e a importação de clientes

Não tem de concluir a configuração inicial sozinho.

Mediante pedido, a equipa do Clasero pode ajudar na integração, incluindo a importação de informações de clientes existentes e a configuração de partes da estrutura do negócio necessárias para começar a utilizar o sistema.

A assistência pode abranger:

dados de clientes existentes;
dados do negócio;
filiais;
serviços;
aulas;
colaboradores;
definições de pagamento;
outras informações necessárias para a configuração inicial.

Isto pode ser especialmente útil ao transferir um negócio já estabelecido para o Clasero.

Imagine uma escola de dança com 180 alunos, três localizações, seis professores, oito grupos de aulas regulares e uma combinação de clientes com subscrição e pagamento por visita.

A escola poderia configurar tudo por conta própria através do Modo de Configuração. Em alternativa, poderia preparar os seus registos de clientes existentes e as informações do negócio e solicitar integração assistida no Clasero para a configuração inicial e a importação dos dados dos clientes.

O ponto importante é que ter uma base de clientes existente não significa começar novamente do zero.

É possível importar alunos existentes para o Clasero?

Sim. O Clasero permite adicionar dados de clientes e alunos existentes a partir de Excel ou Google Sheets, facilitando a transferência de registos existentes em vez de introduzir cada aluno manualmente.

A tabela de dados dos clientes também pode ser configurada utilizando os campos disponíveis, incluindo a alteração dos campos apresentados e a organização da sua ordem.

Antes de importar alunos existentes, reveja os seus dados cuidadosamente.

Verifique se existem:

registos de clientes duplicados;
alunos que já não estão ativos;
nomes ou informações de contacto incorretos;
dados inconsistentes;
informações de que já não necessita;
dados em falta que devem ser corrigidos antes da migração.

Também é uma boa prática manter uma cópia inalterada do ficheiro original dos seus clientes antes de o limpar ou reorganizar.

Preparar os seus dados antecipadamente facilita tanto a configuração autónoma como a integração assistida.

O que deve preparar antes de começar?

Não precisa de redesenhar todo o seu negócio antes de abrir o Clasero, mas ter as suas informações existentes organizadas pode tornar a configuração muito mais simples.

Dependendo da sua organização, prepare:

os seus registos atuais de alunos ou clientes;
informações dos pais ou encarregados de educação, quando relevante;
a estrutura das suas filiais e localizações;
salas ou instalações utilizadas para as aulas;
os serviços que presta atualmente;
nomes das aulas ou grupos;
informações sobre professores e colaboradores;
modalidades existentes de subscrição ou pagamento avulso;
preferências da empresa, como moeda e definições regionais.

Se as informações dos seus clientes já forem mantidas em Excel ou Google Sheets, esse ficheiro existente pode ser um ponto de partida importante para a importação de alunos para o Clasero.

Nem todos os itens desta lista de verificação representam necessariamente um campo de importação em massa. Algumas informações são simplesmente úteis de ter preparadas ao configurar a sua organização.

Configuração autónoma ou assistida: qual é a melhor para si?

Não existe uma única escolha correta.

A configuração autónoma pode ser adequada se a sua organização tiver uma estrutura relativamente simples, os dados dos seus clientes já estiverem organizados e alguém da sua equipa se sentir confortável a configurar o sistema.

A configuração assistida pode valer a pena considerar se tiver:

muitos alunos existentes;
múltiplas filiais ou localizações;
vários professores ou colaboradores;
numerosos serviços ou grupos de aulas;
diferentes modalidades de pagamento dos clientes;
dados de clientes existentes que precisem de ser transferidos.

A escolha depende de quanto do trabalho administrativo inicial pretende gerir por conta própria.

Pode configurar o Clasero de forma independente, enquanto a opção de pedir ajuda adicional significa que um negócio existente mais complexo não tem de abordar a integração exatamente da mesma forma que uma pequena operação nova.

Porque é importante acertar na estrutura inicial

Uma boa configuração não se resume a concluir uma lista de verificação de integração. Ela determina com que facilidade o Clasero pode apoiar a administração diária posteriormente.

Depois de configurado, o sistema pode ligar o agendamento de aulas, alunos, professores, presenças, serviços e modalidades de pagamento.

As aulas podem ser planeadas selecionando a filial ou localização relevante, a aula, o professor, a sala e o horário da aula. Os professores podem registar presenças durante as aulas, enquanto os serviços podem utilizar estruturas de pagamento por subscrição ou pagamento avulso.

Os pais também podem aceder a informações relevantes através de my.clasero.com, incluindo horários das aulas, informações de presenças, faturas e estado dos pagamentos, bem como detalhes relacionados com os serviços do seu filho.

Quanto melhor a estrutura inicial refletir a sua organização real, mais útil se torna esse fluxo de trabalho interligado.

Comece com a abordagem de configuração que se adapta ao seu negócio

Mudar para um novo sistema de gestão não deve exigir que esqueça a estrutura do negócio e os registos de clientes que já tem.

Com o Clasero, pode utilizar o Modo de Configuração para concluir a configuração do Clasero por conta própria, incluindo a importação de informações de alunos existentes a partir de Excel ou Google Sheets.

Se a sua organização já estiver estabelecida ou for mais complexa, pode, em alternativa, solicitar assistência da equipa do Clasero com a importação de dados de clientes e a integração inicial.

Comece por rever as informações que já utiliza para gerir as suas aulas. Depois escolha se pretende configurar o Clasero de forma independente ou obter ajuda para preparar o sistema em torno do negócio que já tem.