100 alunos, 100 faturas diferentes? Automatize a faturação das aulas
O Clasero calcula automaticamente os encargos pay-as-you-go de cada aluno com base na assiduidade registada nas aulas. Os administradores podem depois gerar, em massa e com apenas alguns cliques, faturas calculadas individualmente.
Imagine gerir 100 alunos numa escola de dança, academia de música ou centro de explicações. Alguns frequentam quatro aulas, outros oito, e vários pagam preços diferentes por aula.
Quer mesmo calcular 100 faturas diferentes todos os meses?
Com o Clasero, a faturação automatizada de alunos torna a faturação mensal mais simples. Os professores registam a assiduidade, o sistema calcula os encargos e os administradores geram as faturas em conjunto.
Pense nisto como ter uma secretária digital para a sua faturação mensal.
Porque é que a faturação mensal de alunos consome tanto tempo
A parte mais difícil da faturação de alunos não é criar a fatura. É calcular exatamente quanto cada aluno deve.
Nos programas de atividades extracurriculares, a assiduidade pode mudar todas as semanas.
Um aluno frequenta todas as aulas. Outro falta a duas. Alguém remarca uma sessão, enquanto outro paga uma tarifa diferente.
Com a faturação por aula, cada aluno pode precisar de um cálculo diferente.
Sem um sistema dedicado, os administradores muitas vezes precisam de:
- Recolher os registos de assiduidade dos professores.
- Verificar folhas de cálculo em relação aos horários das aulas.
- Calcular os encargos individuais dos alunos.
- Preparar faturas com montantes diferentes.
- Acompanhar pagamentos e saldos em dívida.
Mesmo dez alunos podem gerar uma quantidade inesperada de trabalho administrativo. Com 100 ou 200 alunos, esses cálculos podem demorar horas todos os meses.
É por isso que um software de faturação para atividades extracurriculares se torna especialmente útil à medida que uma escola cresce.
Como o Clasero transforma a assiduidade em faturas individuais
O Clasero combina o controlo de assiduidade dos alunos com cálculos automáticos de pagamento e faturação em massa.
Em vez de calcular manualmente quanto cada aluno deve, os administradores podem usar a informação de assiduidade já registada pelos professores.
Veja como funciona o processo.
1. Configurar aulas e opções de pagamento
Primeiro, configure as suas aulas, serviços e modalidades de pagamento no Clasero.
Pode definir preços por visita para alunos pay-as-you-go e atribuir as opções de pagamento adequadas.
A informação existente dos alunos também pode ser importada do Excel ou do Google Sheets, reduzindo a introdução manual de dados.
2. Os professores registam a assiduidade real
Em cada aula, os professores assinalam diretamente no Clasero quais os alunos que estiveram presentes.
Cada visita registada fica associada à aula, ao aluno e à modalidade de pagamento relevantes.
Os administradores deixam de precisar de recolher folhas de cálculo de assiduidade separadas de cada professor para calcular os encargos mensais.
3. O Clasero calcula os encargos individuais
Para alunos pay-as-you-go, o Clasero calcula o montante em dívida com base nas visitas registadas e nas tarifas aplicáveis.
Um aluno que frequenta três aulas pode dever menos do que alguém que frequenta oito. Os alunos também podem ter preços diferentes por visita.
Com a faturação baseada na assiduidade, é o sistema que faz estes cálculos em vez de os deixar a cargo do administrador.
Se a modalidade de pagamento de um aluno mudar, a nova modalidade aplica-se às aulas futuras sem alterar os encargos das aulas anteriores.
4. Gerar faturas individuais em massa
Quando chega o momento da faturação mensal, o administrador inicia a geração de faturas para as visitas pay-as-you-go elegíveis do período anterior.
O Clasero usa os montantes calculados para preparar em conjunto as faturas individuais.
Os alunos sem visitas elegíveis durante esse período não são incluídos na respetiva faturação pay-as-you-go.
O resultado é um processo mais simples para preparar muitas faturas, mesmo quando cada aluno deve um montante diferente.
Como é isto com 100 alunos?
Imagine uma escola de música onde os alunos frequentam números diferentes de aulas e pagam tarifas diferentes.
Aqui está um exemplo simples:
AlunoAulas frequentadasPreço por aulaMontante em dívidaEmma5€15€75Oliver8€15€120Sophia3€20€60
Exemplo ilustrativo com preços de aulas hipotéticos.
A Emma e o Oliver pagam o mesmo preço por aula, mas frequentam números diferentes de aulas. A Sophia tem menos aulas e uma tarifa diferente.
Com folhas de cálculo, alguém tem de verificar a assiduidade de cada aluno, aplicar o preço correto, calcular o montante e preparar uma fatura.
Para três alunos, isso é gerível. Para 100 alunos com registos de assiduidade e modalidades de pagamento diferentes, torna-se trabalho repetitivo.
O Clasero calcula esses encargos individuais a partir das visitas registadas e das tarifas configuradas. O administrador pode depois gerar as faturas em conjunto.
Essa é a diferença entre simplesmente criar faturas e calcular as contas individuais dos alunos antes de as gerar em massa.
Três coisas a verificar antes de gerar faturas
Os cálculos automáticos dependem de informação precisa sobre assiduidade e pagamentos.
Antes de preparar as faturas mensais, vale a pena verificar três coisas:
- Registos de assiduidade: Certifique-se de que os professores registaram a assiduidade para o período de faturação.
- Modalidades de pagamento: Confirme que os alunos têm os preços e as opções de pagamento corretos atribuídos.
- Registos das aulas: Reveja a informação de assiduidade relevante, especialmente quando as aulas foram remarcadas.
Estas são verificações administrativas recomendadas, não etapas automáticas de validação.
Assim que os registos estiverem atualizados, o Clasero pode calcular os encargos pay-as-you-go elegíveis usando a informação já existente no sistema.
Isto torna a faturação mensal de alunos mais fácil de gerir sem ter de verificar repetidamente folhas de cálculo separadas.
Quanto tempo pode a faturação automatizada poupar?
A documentação do Clasero descreve uma professora de uma escola de dança que gere aproximadamente 200 alunos.
Anteriormente, preparar as faturas mensais demorava mais de quatro horas porque a assiduidade de cada aluno tinha de ser considerada individualmente.
Segundo o Clasero, a professora poupa agora pelo menos quatro horas por mês ao usar o sistema.
Este é um exemplo reportado pela empresa, não um resultado garantido. A poupança real depende do número de alunos, das modalidades de pagamento e dos processos de faturação existentes.
Ainda assim, mostra porque a geração de faturas em massa pode ser valiosa quando cada aluno precisa de uma fatura calculada individualmente.
E se os alunos tiverem planos de pagamento diferentes?
Algumas famílias preferem uma subscrição fixa, enquanto outras pagam de acordo com a assiduidade.
O Clasero suporta ambos os modelos de pagamento num único sistema.
Para subscrições, os administradores podem configurar preços, durações e limites opcionais de visitas incluídas. As faturas de subscrição podem ser geradas individualmente ou em massa através de um processo separado.
Para alunos pay-as-you-go, os encargos são calculados com base na assiduidade registada e nas tarifas configuradas.
Esta flexibilidade ajuda as escolas a gerir diferentes modalidades de pagamento sem manter folhas de cálculo de faturação separadas.
Manter a faturação organizada entre professores e localizações
Gerir vários professores ou localizações torna a recolha de informação de assiduidade mais complicada.
O Clasero mantém os horários das aulas e os registos de assiduidade organizados num só lugar.
Os professores registam a assiduidade das suas aulas, enquanto os administradores podem rever relatórios de assiduidade das aulas em toda a organização ou para filiais e aulas específicas.
Isto dá aos proprietários da escola e aos coordenadores dos programas uma visão mais clara sem recolher registos separados de cada professor.
A disponibilidade para várias filiais depende do plano Clasero selecionado.
Torne as faturas dos alunos mais claras para os pais
Quando as famílias pagam por aula, podem querer saber quais as aulas incluídas na sua fatura.
O Clasero permite aos administradores incluir registos detalhados de assiduidade nas faturas, tornando os encargos individuais mais fáceis de compreender.
Através do portal de pais do Clasero, as famílias podem ver os horários das aulas dos seus filhos, os registos de assiduidade, as faturas e os estados dos pagamentos.
Os administradores também podem monitorizar faturas por pagar e saldos em dívida.
Para facilitar o acompanhamento de pagamentos, o Clasero suporta a importação de ficheiros CSV de transações bancárias e a correspondência de pagamentos com faturas após configuração, desde que o banco ofereça uma exportação compatível.
Estas funcionalidades ajudam as escolas a manter a informação de pagamentos organizada e a responder às questões dos pais sobre faturação.
Dedique menos tempo a calcular faturas e mais tempo a ensinar
Calcular faturas diferentes para dezenas ou centenas de alunos não deveria consumir as suas noites.
O Clasero liga a assiduidade registada nas aulas a cálculos automáticos pay-as-you-go e à geração de faturas em massa, ajudando a reduzir a administração repetitiva.
Quer seja um professor independente ou esteja a gerir um programa extracurricular em crescimento, um processo de faturação mais simples pode deixar mais tempo para ensinar.
Explore o Clasero para ver como a faturação automatizada baseada na assiduidade pode tornar a sua faturação mensal mais fácil.