Como a Clasero ajuda você a começar
Não precisa de configurar o Clasero sozinho.
Mediante pedido, o Clasero pode ajudar com a configuração inicial e o processo de onboarding. Isto pode incluir a importação de dados de clientes existentes e a configuração dos dados da sua empresa, filiais, serviços, aulas, colaboradores, professores, definições de pagamento e outras informações necessárias para começar a utilizar o sistema.
Se preferir tratar da configuração do Clasero por conta própria, o Modo de Configuração fornece uma lista de verificação estruturada que o orienta ao longo da configuração essencial.
Quer gere um programa de atividades extracurriculares, um centro de explicações, uma escola de dança, uma academia desportiva, uma escola de música ou outro negócio na área da educação, a ideia é simples: trazer para o Clasero a organização que já tem e prepará-la para a utilização diária.
Com o que o Clasero o pode ajudar a configurar
A maioria dos negócios na área da educação já está em funcionamento antes de introduzir um novo software de gestão de aulas. Os alunos podem estar guardados em folhas de cálculo, os professores podem trabalhar em vários locais e as aulas e os acordos de pagamento podem já estar definidos.
O onboarding do Clasero pode ajudar a trazer esta estrutura existente para o sistema.
Dependendo da sua organização, a configuração inicial pode abranger informações da empresa, filiais e instalações, serviços e aulas, colaboradores e professores, definições de pagamento, preferências da empresa e clientes ou alunos existentes.
Isto significa que pode concentrar-se primeiro na forma como a sua organização realmente funciona e depois refletir essa estrutura no Clasero.
O que preparar antes de começar
Ter a informação básica pronta torna o onboarding mais simples.
Antes de iniciar o seu onboarding do Clasero, é útil preparar:
- Os dados da sua empresa e as preferências da empresa
- Filiais ou locais de ensino
- Salas ou instalações utilizadas em cada local
- Serviços que presta
- Aulas ou grupos existentes
- Informações sobre professores e colaboradores
- Modelos de pagamento atuais
- A sua base de dados existente de clientes ou alunos
As preferências da empresa podem incluir detalhes práticos como moeda, fuso horário, formato de data e hora e o primeiro dia da semana.
Se os seus alunos já estiverem guardados no Excel ou no Google Sheets, tenha também essa informação pronta. O Clasero permite trazer dados existentes de clientes e alunos para o sistema, pelo que mudar para um software de gestão de aulas extracurriculares dedicado não significa reconstruir manualmente todos os registos.
Traga a estrutura atual do seu negócio para o Clasero
As filiais, os serviços e as aulas desempenham papéis diferentes no Clasero.
Uma filial representa um dos seus locais. Dentro de uma filial, pode configurar instalações ou salas e as aulas disponíveis nesse local.
Um serviço representa o que a sua organização oferece e pode incluir a estrutura de pagamento relevante. As aulas individuais podem depois ser associadas a esse serviço.
Por exemplo, imagine que oferece um programa de natação infantil em dois locais. O programa de natação pode ser criado como um serviço, enquanto grupos separados de iniciantes podem ser criados como aulas em cada filial.
Esta estrutura é particularmente útil para a gestão de aulas em vários locais, porque a configuração de pagamento não tem de ser recriada separadamente para cada aula relacionada. O Clasero suporta modelos de pagamento por subscrição e pay-as-you-go, e as aulas associadas a um serviço podem utilizar as opções de pagamento definidas para esse serviço.
Depois de esta estrutura estar configurada, torna-se a base para agendar alunos, professores, salas e aulas.
Importe os seus alunos e clientes existentes
Mover uma base de dados de clientes existente é frequentemente uma das partes mais importantes da mudança de sistema.
O Clasero suporta a importação de dados de alunos a partir do Excel ou do Google Sheets. Os perfis dos alunos também podem ser criados manualmente quando necessário.
A tabela de dados de clientes pode ser adaptada para corresponder às informações que já mantém. Os campos podem ser ativados ou desativados, e as colunas podem ser reorganizadas para se adequarem melhor à sua estrutura de dados existente.
Antes de importar, vale a pena rever os seus registos para garantir que a informação que traz para o Clasero está atualizada e organizada.
Mediante pedido, o Clasero também pode ajudar com a importação de dados de clientes existentes como parte do processo inicial de onboarding.
Assim que os alunos estiverem no sistema, podem ser atribuídos às aulas adequadas e associados ao serviço e ao acordo de pagamento relevantes.
Configure os professores e crie o seu horário
A próxima parte da configuração do Clasero é preparar a sua equipa e o horário.
Os perfis dos professores podem ser ligados a contas de utilizador, enquanto os direitos de acesso podem ser ajustados de acordo com as responsabilidades de cada pessoa. Por exemplo, um professor pode ter permissão para gerir aulas ou ter acesso apenas de visualização, enquanto as informações financeiras podem ser disponibilizadas ao pessoal apropriado.
A disponibilidade dos professores também pode ser introduzida. Quando uma aula estiver a ser agendada, o Clasero pode alertá-lo se o professor selecionado não estiver disponível nesse horário.
Quando a estrutura principal estiver pronta, pode começar a criar o horário.
O planeador de aulas do Clasero liga a filial ou local, a aula, o professor, a sala e o horário da aula num único evento. As aulas recorrentes podem ser criadas definindo datas de início e fim juntamente com a frequência de repetição.
Isto torna simples a transição da configuração inicial para o agendamento de aulas do dia a dia, especialmente para programas que decorrem semanalmente ao longo de um período letivo ou de uma época.
Os professores também podem ligar o seu horário a aplicações de calendário externas que suportem iCal.
Como é o seu primeiro dia normal no Clasero
O objetivo do onboarding não é simplesmente preencher o sistema com informação. É preparar o Clasero para o trabalho diário normal.
Um administrador ou proprietário da empresa pode começar o dia visualizando o horário geral da empresa e verificando quais as aulas planeadas, em curso ou concluídas.
O professor vê as aulas que lhe foram atribuídas e abre o perfil da aula relevante.
Antes ou durante a aula, o professor pode rever notas da sessão anterior. Essas notas podem funcionar como um diário da aula e ajudar o professor a recordar o que foi abordado e o que deve vir a seguir.
Durante a aula, o professor regista quais os alunos que compareceram e pode adicionar comentários a visitas individuais.
Isto integra a gestão de presenças diretamente no fluxo de trabalho da aula, em vez de manter as presenças, os horários e as notas dos professores em locais separados.
Os administradores também podem utilizar o painel para acompanhar a atividade das aulas e as presenças em toda a organização.
Os pais têm a sua própria vista através de my.clasero.com
O Clasero também disponibiliza um portal online separado para alunos e pais em my.clasero.com.
Os pais podem ver os horários das aulas relevantes, incluindo aulas futuras e passadas, bem como informações de presença. Também podem ver faturas e o estado dos pagamentos.
Se uma criança estiver doente, faltar a uma aula ou prever chegar atrasada, um dos pais pode deixar uma nota relacionada com a presença para o professor através das informações da aula.
Isto dá aos pais um local direto para consultar informações importantes, enquanto os professores e administradores continuam a gerir a organização através do Clasero.
Perguntas frequentes sobre como começar a utilizar o Clasero
O Clasero pode ajudar-me com a configuração inicial?
Sim. Mediante pedido, o Clasero pode ajudar com o processo inicial de onboarding, incluindo a importação de dados de clientes existentes e a configuração dos dados da empresa, filiais, serviços, aulas, colaboradores, definições de pagamento e outras informações necessárias para começar a utilizar o sistema.
Posso importar alunos do Excel ou do Google Sheets?
Sim. O Clasero permite trazer informações existentes de clientes e alunos a partir do Excel ou do Google Sheets, para que não tenha de introduzir manualmente cada aluno existente.
Posso configurar o Clasero sozinho?
Sim. O Modo de Configuração fornece uma lista de verificação estruturada que o ajuda a concluir a configuração essencial e a preparar o sistema para a utilização diária.
Comece pela forma como a sua organização já funciona
Começar a utilizar o Clasero não significa que tenha de gerir a transição sozinho.
Pode seguir o Modo de Configuração e configurar o sistema de forma independente, ou pedir ajuda com os seus dados de clientes e a configuração inicial da empresa. Assim que as suas filiais, serviços, aulas, professores, alunos e horário estiverem definidos, a sua equipa pode passar para a gestão diária das aulas.
Se estiver pronto para reunir a sua administração existente num único sistema interligado, o Clasero oferece-lhe uma forma clara de começar — com ajuda disponível quando precisar.