Tem receio de mudar de software de gestão de aulas? A Clasero pode ajudá-lo a importar os alunos existentes e a configurar o seu negócio
Sabe que o seu sistema administrativo atual está a criar trabalho a mais. Mas mudá-lo parece arriscado.
O que acontece aos seus alunos atuais? Quem vai recriar as suas turmas, localizações, professores e modalidades de pagamento? E se algo ficar configurado incorretamente? E, talvez mais importante ainda, quem tem tempo para gerir toda a migração enquanto as aulas continuam a decorrer?
Estas preocupações impedem muitas escolas, academias, estúdios e programas de atividades extracurriculares já estabelecidos de mudar de software de gestão de aulas.
Com a Clasero, não tem necessariamente de tratar da transição sozinho.
Os dados existentes de clientes e alunos podem ser importados a partir do Excel ou do Google Sheets. A estrutura atual do seu negócio pode depois ser configurada na Clasero e, se não se sentir à vontade para fazer tudo sozinho, a Clasero pode ajudar com a configuração inicial e a integração, mediante pedido.
Mudar de sistema não tem de significar começar do zero — nem ter de descobrir sozinho como fazer a migração.
“Já temos alunos a mais para mudar”
Uma empresa com 200 alunos existentes enfrenta um desafio de migração muito diferente do de um novo instrutor que começa com cinco clientes.
Voltar a introduzir manualmente cada aluno criaria trabalho desnecessário. Por isso, a Clasero permite importar alunos e dados de clientes existentes a partir do Excel ou do Google Sheets.
Antes de migrar, decida quais os registos de clientes que devem passar a fazer parte do seu sistema ativo de trabalho.
Pode querer separar os alunos atuais dos registos inativos, identificar duplicados, verificar os dados de contacto e rever informações que se foram acumulando ao longo do tempo.
Mantenha o seu ficheiro de origem original inalterado. Se limpar ou reorganizar os dados dos clientes para a migração, trabalhe a partir de uma cópia separada para que os registos originais continuem disponíveis.
O objetivo não é reconstruir a sua base de dados de clientes. É trazer para o sistema que vai utilizar daqui para a frente a informação útil que já tem.
O que pode ser importado e o que precisa de ser configurado?
Esta é uma distinção importante ao planear uma configuração da Clasero.
Os dados existentes de clientes e alunos podem ser importados a partir do Excel ou do Google Sheets.
A estrutura em torno desses clientes é configurada como parte da configuração inicial. Dependendo da sua organização, isso pode incluir filiais, instalações, serviços, aulas, colaboradores, professores, definições de pagamento e preferências da empresa.
Por isso, a mudança para a Clasero não deve ser entendida como uma transferência automática de todos os elementos históricos de todos os sistemas que alguma vez utilizou.
Em vez disso, o processo tem duas partes práticas: trazer consigo a sua base de clientes existente e configurar a Clasero de acordo com a forma como a sua organização funciona atualmente.
Se quiser ajuda com esse processo, a integração assistida da Clasero pode incluir tanto a importação de dados de clientes como apoio nas partes principais da configuração inicial do negócio.
“A nossa organização é demasiado complexa para mudar”
Imagine um prestador de atividades extracurriculares com 200 alunos, três localizações, seis professores, oito grupos de aulas, subscrições mensais e clientes com pagamento por visita.
Esse negócio já tem um modelo operacional. Mudar de software não deve exigir inventar um novo.
O prestador pode preparar uma cópia limpa da sua folha de cálculo de clientes e identificar as suas localizações atuais, aulas, professores, serviços e modalidades de pagamento. Esses elementos do negócio podem depois ser configurados na Clasero, enquanto a informação existente de clientes e alunos é importada.
Os alunos podem depois ser associados à estrutura adequada e verificados antes de a Clasero se tornar o sistema principal para a administração contínua.
A organização pode concluir este processo de forma independente através do Modo de Configuração, ou pedir ajuda à Clasero com a importação de dados de clientes e a configuração inicial.
Essa distinção é importante para uma escola com várias localizações. A questão deixa de ser simplesmente “Podemos mudar?” e passa a ser “Quanto da transição queremos gerir nós próprios?”
“Tenho receio de configurar algo incorretamente”
Esta pode ser a objeção mais importante de todas.
Pode compreender perfeitamente o seu negócio e, ainda assim, sentir-se inseguro ao configurar um novo sistema. O proprietário de uma escola não deveria ter de se tornar especialista em migração de software só para melhorar a forma como o negócio é gerido.
Pode preocupar-se com atribuir clientes incorretamente, esquecer-se de uma aula, escolher a modalidade de pagamento errada ou estruturar várias localizações de uma forma que venha a criar problemas mais tarde.
É por isso que a Clasero oferece tanto configuração autónoma como assistência.
Mediante pedido, a Clasero pode ajudar com as partes documentadas da integração inicial, incluindo a importação de dados de clientes existentes e a configuração de informações do negócio, filiais, serviços, aulas, colaboradores, definições de pagamento e outras informações necessárias para começar a utilizar o sistema.
A integração assistida não significa que toda a informação histórica de um sistema antigo seja transferida automaticamente. Significa que pode obter ajuda prática com a integração inicial na Clasero em vez de ter de tratar sozinho de todas as partes da configuração.
O que deve preparar se quiser ajuda com a migração?
Conhece a sua organização melhor do que ninguém. O objetivo da configuração assistida é ajudar a traduzir para a Clasero a informação de clientes e a estrutura operacional que já tem.
Antes de começar, ajuda preparar:
- a sua folha de cálculo atual de clientes ou alunos;
- dados dos pais ou encarregados de educação, quando relevante;
- as suas filiais e localizações de ensino ativas;
- salas ou instalações utilizadas para as aulas;
- serviços e grupos de aulas atuais;
- informações sobre professores e colaboradores;
- modalidades existentes de subscrição ou pagamento por visita;
- preferências relevantes da empresa;
- quaisquer modalidades incomuns de clientes que possam precisar de atenção individual.
Nem tudo nesta lista é necessariamente importado em massa. Algumas informações são utilizadas para configurar corretamente o negócio.
Tê-las preparadas dá à sua equipa ou à equipa da Clasero um ponto de partida mais claro.
“E se a mudança perturbar as nossas aulas atuais?”
A migração deve apoiar a sua operação atual, não interrompê-la.
Uma abordagem sensata é preparar a nova estrutura enquanto as suas aulas atuais continuam, importar os dados relevantes dos clientes e rever a configuração antes de passar a depender da Clasero para a administração do dia a dia.
Escolha um momento claro a partir do qual a administração contínua passará para o novo sistema, em vez de manter indefinidamente os mesmos registos em dois locais.
Antes de entrar em funcionamento, verifique se a migração reflete o seu negócio real.
Abra vários perfis de alunos. Verifique clientes de diferentes aulas e localizações. Confirme as atribuições de professores. Reveja uma amostra de diferentes modalidades de pagamento. Certifique-se de que as filiais, serviços e aulas correspondem à organização que realmente gere.
Estas são boas práticas de migração, e não funções automáticas da Clasero, mas podem ajudar a identificar problemas de configuração antes de passarem a fazer parte do seu fluxo de trabalho diário.
A migração pode deixá-lo com um sistema mais limpo do que antes
Mudar de software de gestão de alunos também pode revelar problemas administrativos que se foram acumulando ao longo do tempo.
Pode descobrir alunos duplicados, informações de contacto desatualizadas, nomes de aulas que já não são utilizados, localizações antigas ou colunas da folha de cálculo de que ninguém precisa mais.
Há pouco valor em transferir complexidade desnecessária apenas porque ela existia no processo anterior.
A migração é uma oportunidade para manter a informação de clientes de que precisa, preservar os registos originais separadamente e construir uma estrutura de trabalho mais clara para o futuro.
Para programas de atividades extracurriculares e prestadores de aulas com várias localizações em crescimento, isso pode ser quase tão valioso como mudar o próprio software.
Pode mudar sem fazer a transição sozinho
Os seus alunos já existem. Os seus professores já conhecem as suas aulas. As suas localizações, serviços e modalidades de pagamento já fazem parte do negócio.
Mudar de software de gestão de aulas não deve exigir reconstruir tudo isso de memória.
A Clasero permite importar informações existentes de clientes e alunos a partir do Excel ou do Google Sheets, enquanto o sistema é configurado em torno da sua operação atual. E, se a ideia de tratar da migração sozinho é o que o tem impedido de avançar, pode pedir ajuda com a importação inicial de clientes e a configuração.
Comece com a informação que já tem, decida o que quer trazer consigo e escolha se pretende concluir a configuração de forma independente ou com a ajuda da Clasero.