Už máte študentov? Clasero vám môže pomôcť importovať zákazníkov a rýchlejšie nastaviť vaše podnikanie

Presun zavedeného mimoškolského programu do nového systému správy sa môže zdať oveľa náročnejší než začínať od nuly.

Už máte študentov. Vaši učitelia pracujú. Kurzy prebiehajú na konkrétnych miestach. Rodičia majú existujúce platobné dohody. Informácie o zákazníkoch môžu byť rozptýlené v súboroch Excel, Google Sheets, kalendároch, faktúrach a ďalších nástrojoch.

Výzvou nie je len otvorenie nového účtu. Ide o správne presunutie vašej existujúcej prevádzky do nového systému.

Preto Clasero ponúka dva spôsoby, ako začať: systém si môžete nakonfigurovať sami pomocou jeho štruktúrovaného režimu nastavenia, alebo môžete požiadať tím Clasero o pomoc s importom vašich existujúcich zákazníkov a nastavením vášho podnikania v Clasero.

Pre zavedené vzdelávacie podnikanie môže táto pomoc prechod výrazne uľahčiť.

Databázu zákazníkov nemusíte obnovovať ručne

Jedna z prvých otázok, ktoré si firmy kladú pri zmene softvéru na správu mimoškolských kurzov, je: čo sa stane s našimi existujúcimi študentmi?

Clasero podporuje import existujúcich údajov o zákazníkoch a študentoch z Excelu alebo Google Sheets. To znamená, že nemusíte nevyhnutne vytvárať každý záznam zákazníka ručne odznova.

Pred importom údajov sa ich však stále oplatí starostlivo pripraviť.

Praktická kontrola údajov o zákazníkoch by mala zahŕňať:

odstránenie zjavne duplicitných záznamov;
kontrolu mien študentov a rodičov;
overenie e-mailových adries a telefónnych čísel;
oddelenie aktívnych a neaktívnych zákazníkov;
revíziu informácií, ktoré v Clasero skutočne potrebujete;
ponechanie nedotknutej kópie pôvodných údajov ako zálohy.

Clasero tiež umožňuje konfigurovať tabuľku údajov o zákazníkoch výberom dostupných polí a usporiadaním ich poradia. To uľahčuje prácu s existujúcou dátovou štruktúrou namiesto toho, aby bola každá organizácia nútená organizovať informácie o zákazníkoch úplne rovnakým spôsobom.

Najdôležitejšie je, že migráciu nemusíte zvládnuť sami. Na požiadanie môže tím Clasero pomôcť s importom existujúcich údajov o zákazníkoch ako súčasťou úvodného procesu nastavenia.

Clasero môže pomôcť nastaviť podnikanie podľa vašej existujúcej prevádzky

Import študentov je len jednou časťou úspešného prechodu.

Existujúca škola alebo poskytovateľ aktivít už môže mať viacero lokalít, miestností, učiteľov, programov, skupín kurzov a platobných dohôd. Tieto vzťahy musia byť v novom systéme správne zohľadnené.

Režim nastavenia v Clasero vedie firmy hlavnými krokmi konfigurácie vrátane:

informácií o spoločnosti;
pobočiek a priestorov;
služieb;
kurzov;
zamestnancov a učiteľov;
možností platby;
firemných preferencií;
existujúcich zákazníkov a študentov.

Tieto kroky môžete dokončiť samostatne.

Ak však uprednostňujete pomoc, Clasero môže pomôcť aj s konfiguráciou informácií potrebných na začatie používania systému, vrátane údajov o firme, pobočiek, služieb, kurzov, zamestnancov, nastavení platieb a ďalších počiatočných údajov.

To je obzvlášť užitočné pre mimoškolský program s viacerými lokalitami a pedagogickým personálom, kde môže byť štruktúra zložitejšia než pri jednom učiteľovi, ktorý vedie jednu triedu.

Vytvorte štruktúru skôr, než priradíte študentov

Dobrá migrácia je jednoduchšia, keď je štruktúra podnikania pripravená ešte pred priradením všetkých záznamov zákazníkov.

Predstavte si, že vaša organizácia má 150 študentov, tri vyučovacie lokality, osem týždenných skupín a šiestich učiteľov.

Praktické poradie by bolo najprv vytvoriť pobočky a priestory, definovať služby, ktoré poskytujete, vytvoriť príslušné kurzy, pridať učiteľov, nakonfigurovať možnosti platieb a až potom pripojiť existujúcich študentov k príslušným kurzom.

Tým sa importovaným údajom o zákazníkoch dá kontext.

Namiesto toho, aby ste skončili s veľkým zoznamom študentov, ktorý ešte treba reorganizovať, sa každý študent môže stať súčasťou správnej prevádzkovej štruktúry.

Clasero oddeľuje služby od kurzov. Služba môže definovať príslušné možnosti platieb, zatiaľ čo jednotlivé kurzy sú prepojené s touto službou. To je užitočné, keď sa tá istá aktivita ponúka prostredníctvom viacerých skupín alebo lokalít.

Udržte existujúce platobné dohody prehľadne usporiadané

Konfigurácia platieb si zaslúži osobitnú pozornosť pri presune existujúcich zákazníkov do nového systému na správu študentov a fakturáciu.

Clasero podporuje platobné modely založené na predplatnom aj priebežné platby.

Predplatné možno nakonfigurovať s definovaným trvaním a cenou, s voliteľným počtom zahrnutých návštev. Priebežné platby môžu vypočítavať poplatky podľa zaznamenanej oprávnenej dochádzky.

Je možné vytvoriť viacero platobných modelov, čo firmám umožňuje v prípade potreby používať rôzne dohody pre rôznych zákazníkov.

Pred začatím pravidelnej fakturácie v Clasero skontrolujte svojich existujúcich zákazníkov a uistite sa, že im bol priradený správny platobný model.

Pre zavedené podnikanie je tiež rozumné zvoliť jasný bod, od ktorého sa nová dochádzka a fakturácia začnú spravovať cez Clasero. Pomáha to predísť tomu, aby sa tie isté prevádzkové informácie omylom udržiavali na dvoch miestach.

Pred presunom všetkých všetko otestujte

Ak máte veľa existujúcich zákazníkov, malý test môže uľahčiť overenie prechodu.

Pred dokončením celej migrácie zvážte kontrolu nastavenia na reprezentatívnej vzorke zákazníkov.

Napríklad zahrňte:

zákazníka s predplatným;
zákazníka s priebežnými platbami;
študentov z rôznych kurzov;
študentov navštevujúcich rôzne lokality;
zákazníkov prepojených s rôznymi učiteľmi.

Skontrolujte, či sa ich osobné údaje, priradenia ku kurzom, platobné dohody a nadchádzajúce lekcie zobrazujú podľa očakávania.

Keď štruktúra funguje správne, môžete pokračovať so zvyškom zákazníckej základne s väčšou istotou.

Ak využívate pomoc pri onboardingu Clasero, je to tiež užitočná fáza na identifikáciu akýchkoľvek špecifických situácií vo vašom existujúcom podnikaní, ktoré by sa mali zohľadniť v nastavení.

Pridajte učiteľov a obnovte svoj pracovný rozvrh

Keď už máte pripravenú štruktúru podnikania a zákazníkov, môžete pripraviť prevádzkový rozvrh.

Lekcie možno plánovať výberom pobočky alebo lokality, kurzu, učiteľa, miestnosti a času lekcie. Opakujúce sa lekcie možno naplánovať pomocou dátumu začiatku a konca spolu s frekvenciou opakovania.

Dostupnosť učiteľov možno tiež nakonfigurovať, čo pomáha administrátorom identifikovať konflikty v rozvrhu.

Učitelia môžu prepojiť svoj rozvrh lekcií v Clasero s externými kalendármi prostredníctvom odkazu iCal.

Pre podnikanie, ktoré predtým koordinovalo učiteľov cez samostatné tabuľky, kalendáre a správy, to vytvára jednotnejší pracovný postup plánovania kurzov a správy dochádzky.

Začnite správu dochádzky od zvoleného bodu spustenia

Počas lekcií môžu učitelia označiť, ktorí študenti sa zúčastnili, a pridať komentáre k jednotlivým návštevám.

Tieto záznamy o dochádzke sú užitočné aj mimo triedy.

Môžu prispieť k reportom o dochádzke, pomôcť rodičom sledovať účasť a podporiť výpočty priebežných platieb tam, kde je to relevantné.

To je jedna z výhod prechodu od nesúvisiacich administratívnych nástrojov k prepojenému systému na správu mimoškolských kurzov: plánovanie, záznamy o zákazníkoch, dochádzka, platobné dohody a fakturácia môžu fungovať ako súčasti toho istého procesu.

Predstavte rodičom my.clasero.com

Keď je vaše interné nastavenie pripravené, existujúci rodičia môžu tiež začať používať my.clasero.com.

Rodičovský portál poskytuje prístup k informáciám, ako sú rozvrhy lekcií, predchádzajúce a nadchádzajúce lekcie, dochádzka, faktúry a stav platieb, registrované služby, informácie o učiteľoch a relevantné novinky.

Rodičia môžu tiež zanechať informácie o dochádzke, napríklad keď bude dieťa chýbať alebo meškať.

Pri predstavovaní novej platformy existujúcej zákazníckej základni udržujte komunikáciu jednoduchú. Vysvetlite, čo tam rodičia nájdu a čo musia urobiť ako prvé.

Cieľom nie je len presunúť administratívu do Clasero. Ide o to, aby boli bežné informácie ľahšie dostupné pre podnik aj jeho zákazníkov.

Praktický spôsob, ako presunúť existujúce podnikanie do Clasero

Pre väčšinu zavedených organizácií možno prechod rozdeliť do šiestich fáz:

Príprava — skontrolujte a vyčistite svoje existujúce informácie o zákazníkoch.
Konfigurácia — nastavte svoju spoločnosť, pobočky, priestory, služby, kurzy, učiteľov a platobné modely.
Testovanie — overte štruktúru na malej vzorke existujúcich zákazníkov.
Import — preneste zvyšné údaje o zákazníkoch a študentoch a dokončite potrebné priradenia.
Spustenie — začnite používať Clasero na plánovanie, dochádzku, správu zákazníkov a príslušné fakturačné procesy.
Overenie — skontrolujte svoje prvé lekcie, záznamy o dochádzke, priradenia zákazníkov a nastavenie platieb predtým, než budete migráciu považovať za dokončenú.

Toto nastavenie môžete spravovať sami pomocou režimu nastavenia v Clasero, no nemusíte robiť všetko samostatne.

Tím Clasero môže pomôcť s importom vašich existujúcich zákazníkov a konfiguráciou informácií potrebných na začatie používania Clasero. To môže byť obzvlášť cenné, ak vaše podnikanie už funguje a chcete do systému preniesť svoju súčasnú štruktúru namiesto toho, aby ste všetko budovali ručne.

Vaši existujúci zákazníci sú východiskovým bodom, nie prekážkou

To, že už máte zavedenú zákaznícku základňu, by vám nemalo brániť v zlepšení spôsobu, akým riadite svoje mimoškolské podnikanie.

Clasero je navrhnuté tak, aby existujúce organizácie mohli preniesť svojich súčasných zákazníkov do systému, nakonfigurovať svoje kurzy a služby, organizovať učiteľov a lokality, nastaviť platobné modely a pokračovať v správe svojich aktivít v prepojenejšom prostredí.

A ak sa vám príprava toho všetkého svojpomocne zdá ako zbytočná administratívna záťaž, môžete požiadať tím Clasero o pomoc s úvodným nastavením a importom údajov o zákazníkoch.

Začnite s informáciami, ktoré už máte, rozhodnite sa, či chcete Clasero nakonfigurovať samostatne alebo s pomocou pri onboardingu, a vybudujte systém okolo podnikania, ktoré už prevádzkujete.