חוששים להחליף תוכנת ניהול כיתות? Clasero יכולה לעזור לכם לייבא תלמידים קיימים ולהקים את העסק שלכם

אתם יודעים שהמערכת האדמיניסטרטיבית הנוכחית שלכם יוצרת יותר מדי עבודה. אבל שינוי שלה מרגיש מסוכן.

מה יקרה לתלמידים הקיימים שלכם? מי ישחזר את הכיתות, המיקומים, המורים והסדרי התשלום שלכם? מה אם משהו יוגדר בצורה שגויה? ואולי הכי חשוב, למי יש זמן לנהל את כל תהליך ההגירה בזמן שהשיעורים עדיין מתקיימים?

החששות האלה מונעים מבתי ספר, אקדמיות, סטודיואים ותוכניות צהרון מבוססים רבים לעבור לתוכנה לניהול כיתות.

עם Clasero, לא בהכרח תצטרכו להתמודד עם המעבר לבד.

ניתן לייבא נתוני לקוחות ותלמידים קיימים מ-Excel או מ-Google Sheets. לאחר מכן ניתן להגדיר ב-Clasero את המבנה העסקי הקיים שלכם, ואם אינכם מרגישים בנוח לעשות הכול בעצמכם, Clasero יכולה לסייע בהגדרה הראשונית ובתהליך ההטמעה לפי בקשה.

החלפת מערכות לא חייבת להיות התחלה מחדש — או ניסיון להבין את תהליך ההגירה לבד.

“כבר יש לנו יותר מדי תלמידים כדי לעבור”

לעסק עם 200 תלמידים קיימים יש אתגר הגירה שונה מאוד מזה של מדריך חדש שמתחיל עם חמישה לקוחות.

הזנה מחדש של כל תלמיד באופן ידני תיצור עבודה מיותרת. לכן Clasero תומכת בייבוא תלמידים ונתוני לקוחות קיימים מ-Excel או מ-Google Sheets.

לפני ההגירה, החליטו אילו רשומות לקוחות צריכות להפוך לחלק ממערכת העבודה הפעילה שלכם.

ייתכן שתרצו להפריד בין תלמידים נוכחיים לרשומות לא פעילות, לזהות כפילויות, לבדוק פרטי קשר ולעבור על מידע שהצטבר לאורך זמן.

השאירו את קובץ המקור המקורי שלכם ללא שינוי. אם אתם מנקים או מארגנים מחדש נתוני לקוחות לצורך ההגירה, עבדו מעותק נפרד כדי שהרשומות המקוריות יישארו זמינות.

המטרה אינה לבנות מחדש את מסד הנתונים של הלקוחות שלכם. המטרה היא להעביר למערכת שבה תשתמשו מעתה והלאה את המידע השימושי שכבר יש לכם.

מה ניתן לייבא, ומה צריך להגדיר?

זוהי הבחנה חשובה בעת תכנון הגדרת Clasero.

ניתן לייבא נתוני לקוחות ותלמידים קיימים מ-Excel או מ-Google Sheets.

המבנה שסביב אותם לקוחות מוגדר כחלק מההגדרה הראשונית. בהתאם לארגון שלכם, זה עשוי לכלול סניפים, מתחמים, שירותים, כיתות, עובדים, מורים, הגדרות תשלום והעדפות חברה.

לכן, מעבר ל-Clasero לא צריך להיתפס כהעברה אוטומטית של כל פריט היסטורי מכל מערכת שאי פעם השתמשתם בה.

במקום זאת, לתהליך יש שני חלקים מעשיים: להעביר קדימה את בסיס הלקוחות הקיים שלכם ולהגדיר את Clasero בהתאם לאופן שבו הארגון שלכם פועל כיום.

אם אתם רוצים עזרה בתהליך הזה, הטמעה מלווה של Clasero יכולה לכלול גם ייבוא נתוני לקוחות וגם סיוע בחלקים מרכזיים של ההגדרה העסקית הראשונית.

“הארגון שלנו מורכב מדי בשביל לעבור”

דמיינו ספק צהרון עם 200 תלמידים, שלושה מיקומים, שישה מורים, שמונה קבוצות כיתה, מנויים חודשיים ולקוחות בתשלום לפי ביקור.

לעסק כזה כבר יש מודל תפעולי. החלפת תוכנה לא אמורה לדרוש המצאה של מודל חדש.

הספק יכול להכין עותק נקי של גיליון הלקוחות שלו ולזהות את המיקומים, הכיתות, המורים, השירותים והסדרי התשלום הנוכחיים שלו. לאחר מכן ניתן להגדיר את המרכיבים העסקיים האלה ב-Clasero, בזמן שמידע הלקוחות והתלמידים הקיים מיובא.

לאחר מכן ניתן לחבר את התלמידים למבנה המתאים ולבדוק הכול לפני ש-Clasero הופכת למערכת הראשית לניהול השוטף.

הארגון יכול להשלים את התהליך הזה באופן עצמאי דרך Setup Mode, או לבקש סיוע מ-Clasero עם ייבוא נתוני הלקוחות וההגדרה הראשונית.

ההבחנה הזו חשובה לבית ספר עם כמה מיקומים. השאלה כבר אינה רק “האם אנחנו יכולים לעבור?” אלא הופכת ל“כמה מהמעבר אנחנו רוצים לנהל בעצמנו?”

“אני חושש/ת שאגדיר משהו בצורה שגויה”

ייתכן שזו ההתנגדות החשובה ביותר מכולן.

אתם יכולים להבין את העסק שלכם בצורה מושלמת ועדיין להרגיש חוסר ודאות לגבי הגדרת מערכת חדשה. בעל/ת בית ספר לא אמור/ה להפוך למומחה/ית בהגירת תוכנה רק כדי לשפר את אופן ניהול העסק.

ייתכן שתחששו משיוך שגוי של לקוחות, משכחת כיתה, בחירת הסדר תשלום לא נכון, או בניית כמה מיקומים בצורה שתיצור בעיות בהמשך.

לכן Clasero מציעה גם הגדרה בשירות עצמי וגם סיוע.

לפי בקשה, Clasero יכולה לסייע בחלקים המתועדים של ההטמעה הראשונית, כולל ייבוא נתוני לקוחות קיימים והגדרת מידע עסקי, סניפים, שירותים, כיתות, עובדים, הגדרות תשלום ומידע נוסף הנדרש כדי להתחיל להשתמש במערכת.

הטמעה מלווה אינה אומרת שכל פיסת מידע היסטורית ממערכת ישנה מועברת אוטומטית. המשמעות היא שתוכלו לקבל עזרה מעשית עם ההטמעה הראשונית של Clasero במקום לעבור לבד על כל חלק בתהליך ההגדרה.

מה כדאי להכין אם אתם רוצים עזרה עם ההגירה?

אתם מכירים את הארגון שלכם טוב יותר מכל אחד אחר. מטרת ההגדרה המלווה היא לעזור לתרגם את מידע הלקוחות ואת המבנה התפעולי שכבר יש לכם אל תוך Clasero.

לפני שמתחילים, כדאי להכין:

• גיליון הלקוחות או התלמידים הנוכחי שלכם;
• פרטי הורים או אפוטרופוסים, היכן שרלוונטי;
• הסניפים ומיקומי ההוראה הפעילים שלכם;
• חדרים או מתחמים המשמשים לשיעורים;
• השירותים וקבוצות הכיתה הנוכחיים;
• מידע על מורים ועובדים;
• הסדרי מנוי או תשלום לפי ביקור קיימים;
• העדפות חברה רלוונטיות;
• כל הסדר לקוח חריג שעשוי לדרוש תשומת לב פרטנית.

לא כל מה שברשימה הזו בהכרח מיובא בכמות גדולה. חלק מהמידע משמש להגדרה נכונה של העסק.

הכנה מראש שלו מעניקה לצוות שלכם או לצוות של Clasero נקודת פתיחה ברורה יותר.

“מה אם המעבר ישבש את השיעורים הנוכחיים שלנו?”

ההגירה אמורה לתמוך בפעילות הקיימת שלכם, לא להפריע לה.

גישה הגיונית היא להכין את המבנה החדש בזמן שהשיעורים הנוכחיים שלכם נמשכים, להכניס את נתוני הלקוחות הרלוונטיים ולעבור על ההגדרה לפני שמסתמכים על Clasero לניהול היומיומי.

בחרו נקודה ברורה שממנה הניהול השוטף יעבור למערכת החדשה, במקום לתחזק את אותן רשומות בשני מקומות ללא הגבלת זמן.

לפני העלייה לאוויר, בדקו שההגירה משקפת את העסק האמיתי שלכם.

פתחו כמה פרופילי תלמידים. בדקו לקוחות מכיתות וממיקומים שונים. אשרו שיוכי מורים. עברו על מדגם של הסדרי תשלום שונים. ודאו שהסניפים, השירותים והכיתות תואמים לארגון שאתם באמת מפעילים.

אלה שיטות עבודה מומלצות להגירה ולא פונקציות אוטומטיות של Clasero, אבל הן יכולות לעזור לזהות בעיות הגדרה לפני שהן הופכות לחלק מתהליך העבודה היומיומי שלכם.

הגירה יכולה להשאיר אתכם עם מערכת נקייה יותר מבעבר

החלפת תוכנה לניהול תלמידים יכולה גם לחשוף בעיות אדמיניסטרטיביות שהצטברו לאורך זמן.

ייתכן שתגלו תלמידים כפולים, פרטי קשר לא מעודכנים, שמות כיתות שכבר אינם בשימוש, מיקומים ישנים או עמודות בגיליון שאף אחד כבר לא צריך.

יש מעט מאוד ערך בהעברת מורכבות מיותרת רק משום שהיא הייתה קיימת בתהליך הקודם.

הגירה היא הזדמנות לשמור את מידע הלקוחות שאתם צריכים, לשמר את הרשומות המקוריות בנפרד ולבנות מבנה עבודה ברור יותר לעתיד.

עבור תוכניות צהרון וספקי כיתות מרובי מיקומים שנמצאים בצמיחה, זה יכול להיות כמעט בעל ערך כמו החלפת התוכנה עצמה.

אפשר לעבור בלי לעשות את המעבר לבד

התלמידים שלכם כבר קיימים. המורים שלכם כבר מכירים את הכיתות שלהם. המיקומים, השירותים והסדרי התשלום שלכם כבר חלק מהעסק.

מעבר לתוכנה לניהול כיתות לא אמור לדרוש בנייה מחדש של כל זה מהזיכרון.

Clasero מאפשרת להביא מידע קיים על לקוחות ותלמידים מ-Excel או מ-Google Sheets, בזמן שהמערכת מוגדרת סביב אופן הפעילות הנוכחי שלכם. ואם המחשבה על ניהול ההגירה בעצמכם היא מה שעצר אתכם עד עכשיו, תוכלו לבקש עזרה עם ייבוא הלקוחות הראשוני וההגדרה.

התחילו עם המידע שכבר יש לכם, החליטו מה אתם רוצים להעביר קדימה, ובחרו אם להשלים את ההגדרה באופן עצמאי או בעזרת Clasero.