100 תלמידים, 100 חשבוניות שונות? הפכו את חיוב הכיתות לאוטומטי
Clasero מחשבת באופן אוטומטי את החיובים לפי שימוש של כל תלמיד על סמך נוכחות מתועדת בשיעורים. לאחר מכן, מנהלים יכולים להפיק חשבוניות המחושבות באופן אישי בכמות גדולה בכמה לחיצות בלבד.
דמיינו שאתם מנהלים 100 תלמידים בבית ספר למחול, אקדמיה למוזיקה או מרכז תגבור. חלקם משתתפים בארבעה שיעורים, אחרים בשמונה, וכמה מהם משלמים מחירים שונים לכל שיעור.
האם באמת תרצו לחשב 100 חשבונות שונים בכל חודש?
עם Clasero, הפקת חשבוניות אוטומטית לתלמידים הופכת את החיוב החודשי לפשוט יותר. המורים מתעדים נוכחות, המערכת מחשבת את החיובים, והמנהלים מפיקים את החשבוניות יחד.
חשבו על זה כמו מזכירה דיגיטלית לחיוב החודשי שלכם.
למה חיוב חודשי לתלמידים גוזל כל כך הרבה זמן
החלק הקשה ביותר בהפקת חשבוניות לתלמידים אינו יצירת החשבונית. הוא חישוב מדויק של הסכום שכל תלמיד חייב.
בתוכניות אחר הצהריים, הנוכחות יכולה להשתנות בכל שבוע.
תלמיד אחד משתתף בכל שיעור. אחר מחסיר שני שיעורים. מישהו משנה מועד למפגש, בעוד אחר משלם תעריף שונה.
עם חיוב לפי שיעור, ייתכן שכל תלמיד יצריך חישוב שונה.
ללא מערכת ייעודית, מנהלים נדרשים לעיתים קרובות:
- לאסוף רישומי נוכחות מהמורים.
- לבדוק גיליונות אלקטרוניים מול לוחות הזמנים של השיעורים.
- לחשב חיובים אישיים לכל תלמיד.
- להכין חשבוניות עם סכומים שונים.
- לעקוב אחר תשלומים ויתרות פתוחות.
אפילו עשרה תלמידים יכולים ליצור כמות בלתי צפויה של ניירת. עם 100 או 200 תלמידים, החישובים האלה יכולים להימשך שעות בכל חודש.
לכן תוכנה לחיוב תוכניות אחר הצהריים הופכת לשימושית במיוחד ככל שבית הספר גדל.
איך Clasero הופכת נוכחות לחשבוניות אישיות
Clasero משלבת מעקב נוכחות תלמידים עם חישובי תשלום אוטומטיים והפקת חשבוניות מרוכזת.
במקום לחשב ידנית מה כל תלמיד חייב, מנהלים יכולים להשתמש במידע על הנוכחות שכבר תועד על ידי המורים.
כך התהליך עובד.
1. הגדרת שיעורים ואפשרויות תשלום
תחילה, הגדירו ב-Clasero את השיעורים, השירותים והסדרי התשלום שלכם.
ניתן להגדיר מחירים לכל ביקור עבור תלמידים המשלמים לפי שימוש ולהקצות את אפשרויות התשלום המתאימות.
ניתן גם לייבא מידע קיים על תלמידים מ-Excel או מ-Google Sheets, וכך לצמצם הזנת נתונים ידנית.
2. המורים מתעדים נוכחות בפועל
עבור כל שיעור, המורים מסמנים ישירות ב-Clasero אילו תלמידים השתתפו.
כל ביקור מתועד מקושר לשיעור הרלוונטי, לתלמיד ולהסדר התשלום.
מנהלים כבר לא צריכים לאסוף גיליונות נוכחות נפרדים מכל מורה כדי לחשב חיובים חודשיים.
3. Clasero מחשבת חיובים אישיים
עבור תלמידים המשלמים לפי שימוש, Clasero מחשבת את הסכום לתשלום על סמך ביקורים מתועדים והתעריפים החלים.
תלמיד שמשתתף בשלושה שיעורים עשוי לשלם פחות ממי שמשתתף בשמונה. לתלמידים יכולים להיות גם מחירים שונים לכל ביקור.
עם חיוב המבוסס על נוכחות, המערכת מבצעת את החישובים האלה במקום להשאיר אותם למנהל.
אם הסדר התשלום של תלמיד משתנה, ההסדר החדש יחול על שיעורים עתידיים מבלי לשנות חיובים עבור שיעורים קודמים.
4. הפקת חשבוניות אישיות בכמות גדולה
כאשר מגיע הזמן לחיוב חודשי, המנהל מתחיל את תהליך הפקת החשבוניות עבור ביקורים זכאים בתשלום לפי שימוש מהתקופה הקודמת.
Clasero משתמשת בסכומים המחושבים כדי להכין את החשבוניות האישיות יחד.
תלמידים שלא היו להם ביקורים זכאים במהלך אותה תקופה אינם נכללים בחיוב לפי שימוש שלה.
התוצאה היא תהליך פשוט יותר להכנת חשבוניות רבות, גם כאשר כל תלמיד חייב סכום שונה.
איך זה נראה עם 100 תלמידים?
דמיינו בית ספר למוזיקה שבו תלמידים משתתפים במספר שונה של שיעורים ומשלמים תעריפים שונים.
הנה דוגמה פשוטה:
תלמידשיעורים שבהם השתתףמחיר לשיעורסכום לתשלוםEmma5€15€75Oliver8€15€120Sophia3€20€60
דוגמה להמחשה המבוססת על מחירי שיעורים היפותטיים.
Emma ו-Oliver משלמים את אותו מחיר לשיעור אך משתתפים במספר שונה של שיעורים. ל-Sophia יש פחות שיעורים ותעריף שונה.
עם גיליונות אלקטרוניים, מישהו חייב לבדוק את הנוכחות של כל תלמיד, להחיל את המחיר הנכון, לחשב את הסכום ולהכין חשבונית.
עבור שלושה תלמידים, זה ניתן לניהול. עבור 100 תלמידים עם רישומי נוכחות והסדרי תשלום שונים, זו הופכת לעבודה חוזרת.
Clasero מחשבת את החיובים האישיים האלה מתוך ביקורים מתועדים ותעריפים שהוגדרו. לאחר מכן המנהל יכול להפיק את החשבוניות יחד.
זה ההבדל בין יצירת חשבוניות בלבד לבין חישוב חשבונות אישיים לתלמידים לפני הפקתם בכמות גדולה.
שלושה דברים שכדאי לבדוק לפני הפקת חשבוניות
חישובים אוטומטיים תלויים במידע מדויק על נוכחות ותשלומים.
לפני הכנת חשבוניות חודשיות, כדאי לבדוק שלושה דברים:
- רישומי נוכחות: ודאו שהמורים תיעדו נוכחות עבור תקופת החיוב.
- הסדרי תשלום: אשרו שלתלמידים הוקצו המחירים ואפשרויות התשלום הנכונים.
- רישומי שיעורים: עברו על מידע הנוכחות הרלוונטי, במיוחד כאשר שיעורים נדחו למועד אחר.
אלו בדיקות ניהוליות מומלצות, לא שלבי אימות אוטומטיים.
לאחר שהרישומים מעודכנים, Clasero יכולה לחשב את החיובים הזכאים לפי שימוש באמצעות המידע שכבר נמצא במערכת.
כך החיוב החודשי לתלמידים הופך לקל יותר לניהול, בלי לבדוק שוב ושוב גיליונות נפרדים.
כמה זמן יכולה הפקת חשבוניות אוטומטית לחסוך?
התיעוד של Clasero מתאר מורה בבית ספר למחול שמנהלת כ-200 תלמידים.
בעבר, הכנת חשבוניות חודשיות ארכה יותר מארבע שעות, משום שהיה צריך להתחשב בנוכחות של כל תלמיד בנפרד.
לפי Clasero, המורה חוסכת כעת לפחות ארבע שעות בכל חודש באמצעות המערכת.
זוהי דוגמה שדווחה על ידי החברה, ולא תוצאה מובטחת. החיסכון בפועל תלוי במספר התלמידים, בהסדרי התשלום ובתהליכי החיוב הקיימים.
ובכל זאת, זה מראה מדוע הפקת חשבוניות מרוכזת יכולה להיות בעלת ערך כאשר כל תלמיד זקוק לחשבון המחושב באופן אישי.
מה אם לתלמידים יש תוכניות תשלום שונות?
יש משפחות שמעדיפות מנוי קבוע, בעוד אחרות משלמות לפי נוכחות.
Clasero תומכת בשני מודלי התשלום בתוך מערכת אחת.
עבור מנויים, מנהלים יכולים להגדיר מחירים, משכים ומגבלות אופציונליות על ביקורים כלולים. ניתן להפיק חשבוניות מנוי בנפרד או בכמות גדולה באמצעות תהליך נפרד.
עבור תלמידים המשלמים לפי שימוש, החיובים מחושבים על סמך נוכחות מתועדת ותעריפים שהוגדרו.
הגמישות הזו מסייעת לבתי ספר לנהל הסדרי תשלום שונים בלי לתחזק גיליונות חיוב נפרדים.
שמרו על סדר בחיוב בין מורים וסניפים
ניהול של כמה מורים או סניפים הופך את איסוף מידע הנוכחות למורכב יותר.
Clasero שומרת על לוחות הזמנים של השיעורים ועל רישומי הנוכחות מסודרים במקום אחד.
המורים מתעדים נוכחות עבור השיעורים שלהם, בעוד שמנהלים יכולים לעיין ב-דוחות נוכחות בכיתות בכל הארגון או עבור סניפים ושיעורים מסוימים.
כך בעלי בתי ספר ומתאמי תוכניות מקבלים תמונה ברורה יותר בלי לאסוף רישומים נפרדים מכל מורה.
הזמינות של עבודה מרובת סניפים תלויה בתוכנית Clasero שנבחרה.
הפכו את חשבוניות התלמידים לברורות יותר עבור ההורים
כאשר משפחות משלמות לפי שיעור, ייתכן שירצו לדעת אילו שיעורים כלולים בחשבון שלהן.
Clasero מאפשרת למנהלים לכלול בחשבוניות רישומי נוכחות מפורטים, וכך להקל על הבנת החיובים האישיים.
באמצעות פורטל ההורים של Clasero, משפחות יכולות לצפות בלוחות הזמנים של השיעורים של ילדיהן, ברישומי הנוכחות, בחשבוניות ובסטטוסי התשלום.
מנהלים יכולים גם לעקוב אחר חשבוניות שלא שולמו ויתרות פתוחות.
למעקב קל יותר אחר תשלומים, Clasero תומכת בייבוא קובצי CSV של עסקאות בנקאיות ובהתאמת תשלומים לחשבוניות לאחר הגדרה, בתנאי שהבנק מציע ייצוא תואם.
התכונות האלה מסייעות לבתי ספר לשמור על מידע התשלומים מסודר ולענות על שאלות ההורים בנוגע לחיוב.
השקיעו פחות זמן בחישוב חשבונות ויותר זמן בהוראה
חישוב חשבונות שונים עבור עשרות או מאות תלמידים לא אמור לגזול את הערבים שלכם.
Clasero מחברת בין נוכחות מתועדת בשיעורים לבין חישובים אוטומטיים לפי שימוש והפקת חשבוניות מרוכזת, וכך מסייעת לצמצם עבודה אדמיניסטרטיבית חוזרת.
בין אם אתם מורים עצמאיים ובין אם אתם מנהלים תוכנית אחר הצהריים בצמיחה, תהליך חיוב פשוט יותר יכול להשאיר יותר זמן להוראה.
גלו את Clasero כדי לראות כיצד חיוב אוטומטי המבוסס על נוכחות יכול להקל על הפקת החשבוניות החודשיות שלכם.