תשלומי חשבוניות מקוונים לבתי ספר: למה אתם עדיין מקשרים תשלומים לחשבוניות באופן ידני?

הורה משלם חשבונית. הכסף מגיע לחשבון הבנק שלכם. אבל מישהו עדיין צריך לבדוק את התשלום, לזהות את הלקוח, למצוא את החשבונית הנכונה ולשנות את הסטטוס שלה ל"שולמה".

עבור בתי ספר, אקדמיות, מורים פרטיים ועסקים המפעילים חוגים לאחר שעות הלימודים, התהליך החוזר הזה יכול להפוך לנטל אדמיניסטרטיבי משמעותי.

Clasero עוזרת לקצר אותו.

עם תשלומי חשבוניות מקוונים לבתי ספר הנתמכים, לקוח יכול לשלם חשבונית שלא שולמה ישירות דרך my.clasero.com. לאחר תשלום משולב מוצלח, התשלום מקושר לחשבונית המתאימה ו-Clasero מסמנת אוטומטית את החשבונית כ"שולמה".

זהו ההבדל המרכזי.

תשלום מקוון מקל על הלקוח לשלם. התאמה אוטומטית של תשלומים מפחיתה עבודה עבור העסק.

בעיית התשלומים האמיתית מתחילה לעיתים קרובות אחרי שהכסף מגיע

שליחת חשבונית היא רק חלק אחד מעיבוד תשלומים לבתי ספר.

עומס העבודה הפחות נראה לעין מתחיל כשהלקוח משלם.

בהעברה בנקאית מסורתית, מנהל מערכת עשוי להידרש:

• לבדוק עסקאות בנקאיות נכנסות;
• לזהות את ההורה או הלקוח;
• לקבוע לאיזו חשבונית שייך התשלום;
• לאמת את הסכום;
• למצוא את החשבונית במערכת הניהול;
• לעדכן את סטטוס התשלום שלה.

זהו תיאום תשלומים לבתי ספר.

כל תשלום בודד עשוי לדרוש רק כמה פעולות. הבעיה היא שהפעולות האלה חוזרות על עצמן על פני חשבוניות רבות.

קבלת תשלום באינטרנט פותרת רק חלק מהבעיה. היתרון התפעולי הגדול יותר מגיע כאשר המערכת גם יודעת איזו חשבונית שולמה ומעדכנת את הסטטוס שלה אוטומטית.

מחשבונית שלא שולמה ל"שולמה" באופן אוטומטי

Clasero מחברת את תהליך התשלום המקוון ישירות לחשבונית.

כאשר האינטגרציה הנתמכת עם EveryPay מופעלת, לקוחות יכולים לראות כפתור תשלום לצד חשבוניות שלא שולמו ב-my.clasero.com.

הלקוח בוחר "שלם", בוחר מבין הבנקים הנתמכים ומשלים את התשלום.

לאחר תשלום מוצלח, הכספים מזוכים לחשבון הבנק של הארגון ו-Clasero מסמנת אוטומטית את החשבונית המתאימה כ"שולמה".

אין צורך בעדכון ידני נפרד של סטטוס החשבונית.

השוו בין שני תהליכי העבודה:

תהליך עבודה מסורתי של העברה בנקאית

חשבונית הונפקה → הלקוח מעביר כסף → מנהל המערכת בודק את הבנק → מזהה את המשלם → מוצא את החשבונית → מאשר את התשלום → משנה את סטטוס החשבונית.

תהליך העבודה המשולב של Clasero

החשבונית זמינה ב-Clasero → הלקוח בוחר "שלם" → הלקוח משלים את התשלום → התשלום המוצלח מקושר לחשבונית המתאימה → Clasero מסמנת את החשבונית כ"שולמה".

התאמת חשבוניות אוטומטית זו היא היתרון האדמיניסטרטיבי המרכזי. תשלום מוצלח יכול לסגור את החשבונית במקום ליצור משימה נוספת לצוות.

למה תיאום חשבוניות אוטומטי חשוב

חשבונית יכולה להיות משולמת בבנק ועדיין להופיע כלא משולמת במערכת ניהול.

זה קורה כאשר קבלת הכסף ועדכון החשבונית הם תהליכים נפרדים.

זה עלול להוביל לעבודה מיותרת. הצוות עשוי לבדוק שוב את הבנק, מנהל אחר עשוי לראות מידע לא מעודכן, או שלקוח יקבל פנייה לגבי חשבונית שכבר שולמה.

עם תיאום חשבוניות אוטומטי, תשלום משולב מוצלח מעדכן את החשבונית המתאימה ב-Clasero.

עבור תשלומים אלה, הצוות יכול להשתמש בסטטוס החשבונית המעודכן ב-Clasero במקום לבדוק קודם את הבנק ואז לשנות את הרשומה ידנית.

כאן אוטומציית חיוב לבתי ספר הופכת לשימושית: היא מפחיתה את מספר הפעולות השגרתיות הנדרשות לאחר כל תשלום מוצלח.

תהליך חיוב מחובר יותר

ספקי שירותי חינוך מנהלים לעיתים קרובות נוכחות, מודלי תשלום, חשבוניות ותשלומים נכנסים כחלק מאותו תהליך תפעולי.

Clasero תומכת הן במודלי תשלום מבוססי מנוי והן במודלי תשלום לפי שימוש.

עבור שירותים בתשלום לפי שימוש, ניתן להשתמש בנוכחות שנרשמה כדי לחשב מה תלמיד צריך לשלם, וניתן להפיק חשבוניות עבור ביקורים זכאים. ניתן גם ליצור חשבוניות מנוי באופן פרטני או בכמות גדולה.

אוטומציית תשלום חשבוניות מרחיבה את תהליך העבודה הזה מעבר ליצירת החשבונית.

היכן שנתמך, התהליך יכול להימשך מהפקת החשבונית לתשלום הלקוח ואז לסטטוס חשבונית שמתעדכן אוטומטית.

זה עוזר להפחית את הצורך להתייחס להפקת חשבוניות ולתיאום תשלומים כאל משימות אדמיניסטרטיביות נפרדות.

הורים יכולים לראות חשבוניות וסטטוס תשלום

הורים המשתמשים ב-my.clasero.com יכולים לצפות בחשבוניות האחרונות שלהם, לראות את סטטוס התשלום של כל חשבונית ולבדוק אם קיימת יתרה פתוחה.

כאשר תשלומים מקוונים מופעלים, הם יכולים גם ליזום תשלום מתוך חשבונית שלא שולמה.

עבור עסקים המציעים תשלומים מקוונים לתוכניות לאחר שעות הלימודים, זה יוצר מסלול ברור יותר מחשבונית לתשלום הן עבור הלקוח והן עבור מנהל המערכת.

מה אם הורה משלם בהעברה בנקאית רגילה?

לא כל תשלום חייב להשתמש בזרימת התשלום המקוון המשולבת.

סטטוס "שולמה" האוטומטי שתואר לעיל חל על תשלומים מוצלחים שהושלמו דרך האינטגרציה הנתמכת עם EveryPay.

אם לקוחות משתמשים באמצעי תשלום אחר, Clasero מספקת אפשרויות נוספות לרישום ולתיאום של תשלומים אלה.

כאשר בנק מספק ייצוא מתאים של עסקאות CSV, העסק יכול להגדיר את Clasero לייבא את הקובץ ולסנכרן תשלומים נכנסים עם חשבוניות שהונפקו. לאחר שהמיפוי הראשוני מוגדר, ניתן לעשות שימוש חוזר בהגדרה השמורה בייבואים עתידיים.

ניתן גם לרשום תשלומים ידנית, כולל התאריך בפועל שבו התקבל התשלום.

המשמעות היא שארגון יכול לשלב תשלומי חשבוניות מקוונים עם שיטות תשלום קיימות במקום לדרוש מכל לקוח לעקוב אחר אותו תהליך.

מה נדרש כדי לאפשר תשלומי חשבוניות מקוונים?

המפרט הנוכחי של Clasero מתעד אינטגרציה עם EveryPay של Swedbank בלטביה, ליטא ואסטוניה.

הארגון צריך תחילה הסכם מתאים עם EveryPay מול Swedbank המכסה תשלומים דרך Clasero. לאחר מכן יש להגדיר את האינטגרציה עם פרטי ההזדהות הנדרשים של EveryPay והגדרות ה-callback.

לאחר השלמת ההפעלה וההגדרה, לקוחות יכולים לשלם חשבוניות שלא שולמו דרך my.clasero.com באמצעות תהליך התשלום הנתמך.

התוצאה היומיומית פשוטה: לאחר תשלום משולב מוצלח, Clasero מסמנת אוטומטית את החשבונית המתאימה כ"שולמה".

תשלומי חשבוניות מקוונים: שאלות נפוצות

האם Clasero יכולה לסמן חשבונית כשולמה באופן אוטומטי?

כן. לאחר תשלום מוצלח דרך האינטגרציה הנתמכת עם EveryPay, Clasero מסמנת אוטומטית את החשבונית המתאימה כ"שולמה". אין צורך בעדכון ידני נפרד של סטטוס החשבונית עבור תשלום זה.

האם Clasero מתאמת אוטומטית כל העברה בנקאית?

לא. תהליך העבודה האוטומטי המלא חל על תשלומים מוצלחים שבוצעו דרך האינטגרציה המקוונת הנתמכת. בתשלומים אחרים ניתן לטפל באמצעות סנכרון CSV בנקאי נתמך או לרשום אותם ידנית.

היכן הורים יכולים לראות ולשלם חשבוניות?

הורים יכולים לצפות בחשבוניות דרך my.clasero.com. הפורטל מציג את סטטוס תשלום החשבונית ואת היתרות הפתוחות. כאשר אינטגרציית התשלום המקוון הנתמכת מופעלת, לקוחות יכולים ליזום תשלום מתוך חשבונית שלא שולמה.

תשלום צריך לסגור את החשבונית, לא ליצור משימה נוספת

בתי ספר ועסקי חינוך כבר מנהלים תלמידים, מורים, לוחות זמנים, נוכחות, תקשורת וכספים.

בדיקת הבנק, זיהוי תשלום, התאמתו לחשבונית ועדכון ידני של החשבונית מוסיפים תהליך חוזר נוסף.

עם תוכנה להפקת חשבוניות לבתי ספר שמחברת בין חשבוניות, תשלומים וסטטוס תשלום, תהליך העבודה הופך להרבה יותר ישיר:

הלקוח משלם → התשלום המוצלח מקושר לחשבונית המתאימה → Clasero מסמנת את החשבונית כ"שולמה".

עבור תשלומים משולבים מוצלחים, המשמעות היא פחות תיאום ידני ותהליך תשלום ברור יותר הן עבור ספק החינוך והן עבור הלקוח.

אם התאמת תשלומים הופכת למשימה אדמיניסטרטיבית קבועה בבית הספר, באקדמיה, בעסק ההוראה הפרטית או בתוכנית לאחר שעות הלימודים שלכם, בדקו כיצד Clasero יכולה להביא יותר מתהליך התשלום הזה לתוך תהליך עבודה מחובר אחד.