Takut untuk menukar perisian pengurusan kelas? Clasero boleh membantu anda mengimport pelajar sedia ada dan menyediakan perniagaan anda

Anda tahu sistem pentadbiran semasa anda sedang mewujudkan terlalu banyak kerja. Tetapi menukarnya terasa berisiko.

Apa akan berlaku kepada pelajar sedia ada anda? Siapa yang akan mencipta semula kelas, lokasi, guru, dan pengaturan pembayaran anda? Bagaimana jika sesuatu dikonfigurasikan dengan salah? Dan, mungkin yang paling penting, siapa yang ada masa untuk mengurus keseluruhan migrasi sementara kelas masih berjalan?

Kebimbangan ini menghalang banyak sekolah, akademi, studio, dan program selepas sekolah yang telah lama bertapak daripada menukar perisian pengurusan kelas.

Dengan Clasero, anda tidak semestinya perlu mengurus peralihan itu bersendirian.

Data pelanggan dan pelajar sedia ada boleh diimport daripada Excel atau Google Sheets. Struktur perniagaan sedia ada anda kemudian boleh dikonfigurasikan dalam Clasero, dan jika anda tidak selesa melakukan semuanya sendiri, Clasero boleh membantu dengan persediaan awal dan proses onboarding atas permintaan.

Menukar sistem tidak semestinya bermaksud bermula semula—atau memikirkan migrasi itu sendiri tanpa bantuan.

“Kami sudah mempunyai terlalu ramai pelajar untuk bertukar”

Perniagaan dengan 200 pelajar sedia ada mempunyai cabaran migrasi yang sangat berbeza berbanding pengajar baharu yang bermula dengan lima pelanggan.

Memasukkan semula setiap pelajar secara manual akan mewujudkan kerja yang tidak perlu. Oleh itu, Clasero menyokong pengimportan pelajar dan data pelanggan sedia ada daripada Excel atau Google Sheets.

Sebelum bermigrasi, tentukan rekod pelanggan mana yang patut menjadi sebahagian daripada sistem kerja aktif anda.

Anda mungkin mahu memisahkan pelajar semasa daripada rekod tidak aktif, mengenal pasti pendua, menyemak butiran hubungan, dan meneliti maklumat yang telah terkumpul dari semasa ke semasa.

Kekalkan fail sumber asal anda tanpa perubahan. Jika anda membersihkan atau menyusun semula data pelanggan untuk migrasi, gunakan salinan berasingan supaya rekod asal kekal tersedia.

Matlamatnya bukan untuk membina semula pangkalan data pelanggan anda. Matlamatnya ialah membawa maklumat berguna yang anda sudah ada ke dalam sistem yang akan anda gunakan pada masa hadapan.

Apa yang boleh diimport, dan apa yang perlu dikonfigurasikan?

Ini ialah perbezaan penting apabila merancang persediaan Clasero.

Data pelanggan dan pelajar sedia ada boleh diimport daripada Excel atau Google Sheets.

Struktur di sekeliling pelanggan tersebut dikonfigurasikan sebagai sebahagian daripada persediaan awal. Bergantung pada organisasi anda, ini mungkin termasuk cawangan, premis, perkhidmatan, kelas, pekerja, guru, tetapan pembayaran, dan keutamaan syarikat.

Jadi, perpindahan ke Clasero tidak sepatutnya difahami sebagai pemindahan automatik bagi setiap item sejarah daripada setiap sistem yang pernah anda gunakan.

Sebaliknya, proses ini mempunyai dua bahagian praktikal: membawa pangkalan pelanggan sedia ada anda ke hadapan dan mengkonfigurasikan Clasero mengikut cara organisasi anda beroperasi hari ini.

Jika anda mahukan bantuan dengan proses itu, onboarding berbantu Clasero boleh merangkumi kedua-dua import data pelanggan dan bantuan dengan bahagian utama konfigurasi awal perniagaan.

“Organisasi kami terlalu rumit untuk dipindahkan”

Bayangkan penyedia program selepas sekolah dengan 200 pelajar, tiga lokasi, enam guru, lapan kumpulan kelas, langganan bulanan, dan pelanggan bayar setiap lawatan.

Perniagaan itu sudah mempunyai model operasi. Menukar perisian tidak sepatutnya memerlukan penciptaan model baharu.

Penyedia itu boleh menyediakan salinan bersih hamparan pelanggan mereka dan mengenal pasti lokasi semasa, kelas, guru, perkhidmatan, dan pengaturan pembayaran mereka. Elemen perniagaan tersebut kemudian boleh dikonfigurasikan dalam Clasero, sementara maklumat pelanggan dan pelajar sedia ada diimport.

Pelajar kemudian boleh dihubungkan kepada struktur yang sesuai dan disemak sebelum Clasero menjadi sistem utama untuk pentadbiran berterusan.

Organisasi itu boleh melengkapkan proses ini secara bebas melalui Setup Mode, atau meminta bantuan daripada Clasero dengan import data pelanggan dan persediaan awal.

Perbezaan itu penting bagi sekolah berbilang lokasi. Persoalannya bukan lagi sekadar, “Bolehkah kami berpindah?” Ia menjadi, “Berapa banyak daripada peralihan ini yang kami mahu uruskan sendiri?”

“Saya takut saya akan menyediakan sesuatu dengan salah”

Ini mungkin bantahan yang paling penting sekali.

Anda boleh memahami perniagaan anda dengan sempurna dan masih berasa tidak pasti tentang mengkonfigurasikan sistem baharu. Pemilik sekolah tidak sepatutnya perlu menjadi pakar migrasi perisian hanya untuk menambah baik cara perniagaan diuruskan.

Anda mungkin bimbang tentang menetapkan pelanggan secara salah, terlupa satu kelas, memilih pengaturan pembayaran yang salah, atau menyusun beberapa lokasi dengan cara yang menimbulkan masalah kemudian.

Itulah sebabnya Clasero menawarkan kedua-dua persediaan layan diri dan bantuan.

Atas permintaan, Clasero boleh membantu dengan bahagian yang didokumenkan dalam onboarding awal, termasuk mengimport data pelanggan sedia ada dan mengkonfigurasikan maklumat perniagaan, cawangan, perkhidmatan, kelas, pekerja, tetapan pembayaran, dan maklumat lain yang diperlukan untuk mula menggunakan sistem.

Onboarding berbantu tidak bermaksud setiap maklumat sejarah daripada sistem lama dipindahkan secara automatik. Ia bermaksud anda boleh mendapatkan bantuan praktikal dengan onboarding Clasero awal dan bukannya perlu melalui setiap bahagian persediaan bersendirian.

Apa yang perlu anda sediakan jika anda mahukan bantuan dengan migrasi?

Anda mengenali organisasi anda lebih baik daripada orang lain. Tujuan persediaan berbantu adalah untuk membantu menterjemahkan maklumat pelanggan dan struktur operasi yang anda sudah ada ke dalam Clasero.

Sebelum bermula, adalah membantu untuk menyediakan:

• hamparan pelanggan atau pelajar semasa anda;
• butiran ibu bapa atau penjaga jika berkaitan;
• cawangan aktif dan lokasi pengajaran anda;
• bilik atau premis yang digunakan untuk pelajaran;
• perkhidmatan semasa dan kumpulan kelas;
• maklumat guru dan pekerja;
• pengaturan langganan atau bayar setiap lawatan sedia ada;
• keutamaan syarikat yang berkaitan;
• sebarang pengaturan pelanggan luar biasa yang mungkin memerlukan perhatian individu.

Tidak semua perkara dalam senarai ini semestinya diimport secara pukal. Sesetengah maklumat digunakan untuk mengkonfigurasikan perniagaan dengan betul.

Menyediakannya lebih awal memberikan sama ada pasukan anda sendiri atau pasukan Clasero titik permulaan yang lebih jelas.

“Bagaimana jika pertukaran mengganggu kelas semasa kami?”

Migrasi sepatutnya menyokong operasi sedia ada anda, bukan mengganggunya.

Pendekatan yang munasabah ialah menyediakan struktur baharu sementara kelas semasa anda diteruskan, membawa masuk data pelanggan yang berkaitan, dan menyemak persediaan sebelum bergantung pada Clasero untuk pentadbiran harian.

Pilih satu titik yang jelas dari mana pentadbiran berterusan akan berpindah ke sistem baharu dan bukannya mengekalkan rekod yang sama di dua tempat tanpa had.

Sebelum mula digunakan sepenuhnya, semak bahawa migrasi itu mencerminkan perniagaan sebenar anda.

Buka beberapa profil pelajar. Semak pelanggan daripada kelas dan lokasi yang berbeza. Sahkan penugasan guru. Tinjau sampel pengaturan pembayaran yang berbeza. Pastikan cawangan, perkhidmatan, dan kelas sepadan dengan organisasi yang anda benar-benar kendalikan.

Ini ialah amalan terbaik migrasi dan bukannya fungsi automatik Clasero, tetapi ia boleh membantu mengenal pasti masalah konfigurasi sebelum ia menjadi sebahagian daripada aliran kerja harian anda.

Migrasi boleh meninggalkan anda dengan sistem yang lebih kemas berbanding sebelumnya

Menukar perisian pengurusan pelajar juga boleh mendedahkan masalah pentadbiran yang telah terkumpul dari semasa ke semasa.

Anda mungkin menemui pelajar pendua, maklumat hubungan yang lapuk, nama kelas yang tidak lagi digunakan, lokasi lama, atau lajur hamparan yang tidak lagi diperlukan oleh sesiapa.

Tidak banyak nilai dalam memindahkan kerumitan yang tidak perlu hanya kerana ia wujud dalam proses sebelumnya.

Migrasi ialah peluang untuk mengekalkan maklumat pelanggan yang anda perlukan, memelihara rekod asal secara berasingan, dan membina struktur kerja yang lebih jelas untuk masa hadapan.

Bagi program selepas sekolah dan penyedia kelas berbilang lokasi yang sedang berkembang, itu boleh menjadi hampir sama bernilai dengan menukar perisian itu sendiri.

Anda boleh bertukar tanpa melalui peralihan itu bersendirian

Pelajar anda sudah pun wujud. Guru anda sudah pun mengetahui kelas mereka. Lokasi, perkhidmatan, dan pengaturan pembayaran anda sudah pun menjadi sebahagian daripada perniagaan.

Menukar perisian pengurusan kelas tidak sepatutnya memerlukan pembinaan semula semua itu daripada ingatan.

Clasero membolehkan maklumat pelanggan dan pelajar sedia ada dibawa masuk daripada Excel atau Google Sheets sementara sistem dikonfigurasikan mengikut operasi semasa anda. Dan jika pemikiran untuk mengurus migrasi sendiri itulah yang telah menghalang anda, anda boleh meminta bantuan dengan import pelanggan awal dan persediaan.

Mulakan dengan maklumat yang anda sudah ada, tentukan apa yang anda mahu bawa ke hadapan, dan pilih sama ada untuk melengkapkan persediaan secara bebas atau dengan bantuan Clasero.