Det er enklere å komme i gang med Clasero enn du tror: velg selvbetjent eller assistert oppsett

Det er enkelt å komme i gang med ny programvare for administrasjon av aktiviteter etter skoletid når virksomheten din er helt ny. Det er mer utfordrende når du allerede har elever, lærere, lokasjoner, klasser, timeplaner og betalingsordninger på plass.

Det er nettopp derfor oppsett av Clasero tilbyr to praktiske alternativer.

Du kan konfigurere virksomheten din selv ved hjelp av Claseros strukturerte oppsettmodus, eller du kan be om hjelp fra Clasero-teamet med den innledende onboardingprosessen. Assistert oppsett kan omfatte import av eksisterende kundedata og konfigurering av virksomhetsdetaljer, avdelinger, tjenester, klasser, ansatte, betalingsinnstillinger og annen informasjon som trengs for å begynne å bruke Clasero.

For en etablert skole, akademi, et studio eller et aktivitetstilbud etter skoletid betyr dette at du ikke nødvendigvis må bygge opp driften manuelt fra bunnen av.

Hva må settes opp i Clasero?

Clasero er bygget rundt strukturen i den faktiske virksomheten din.

Avhengig av hvordan organisasjonen din drives, kan det innledende oppsettet omfatte:

virksomhetsdetaljer og innstillinger;
avdelinger og undervisningssteder;
lokaler eller rom;
tjenester og klasser;
lærere og ansatte;
betalingsalternativer;
eksisterende kunder og elever.

Dette er spesielt viktig for organisasjoner som administrerer aktiviteter etter skoletid på tvers av flere lokasjoner. En virksomhet med én instruktør og én klasse har helt andre behov for oppsett enn en skole som driver flere programmer med flere lærere og avdelinger.

Claseros oppsettmodus gir en strukturert sjekkliste som hjelper deg med å klargjøre systemet for daglig bruk.

Alternativ 1: Sett opp Clasero selv med oppsettmodus

Hvis kundedataene dine er organisert og du allerede vet hvordan du vil at virksomheten din skal være representert i systemet, kan selvbetjent oppsett av Clasero være den enkleste tilnærmingen.

En praktisk rekkefølge er å opprette virksomhetsstrukturen først og legge til kunder etterpå:

Legg inn bedriftsinformasjon og innstillinger.
Opprett avdelinger og lokaler.
Konfigurer tjenestene dine.
Opprett de relevante klassene.
Legg til lærere og ansatte.
Sett opp betalingsalternativer.
Legg til eller importer eksisterende kunder og elever.
Gå gjennom strukturen før du begynner med daglig bruk.

Denne rekkefølgen bidrar til å sikre at importerte elever har riktige klasser, tjenester, lokasjoner og betalingsstruktur tilgjengelig når du begynner å organisere dem.

Selvbetjent oppsett er særlig egnet når noen i organisasjonen din allerede forstår driftsstrukturen og ønsker direkte kontroll over konfigureringen.

Alternativ 2: Få hjelp med onboarding i Clasero og kundeimport

Du trenger ikke å fullføre den innledende konfigureringen alene.

På forespørsel kan Clasero-teamet hjelpe med onboarding, inkludert import av eksisterende kundeinformasjon og konfigurering av deler av virksomhetsstrukturen som kreves for å begynne å bruke systemet.

Hjelpen kan omfatte:

eksisterende kundedata;
virksomhetsdetaljer;
avdelinger;
tjenester;
klasser;
ansatte;
betalingsinnstillinger;
annen informasjon som trengs for det innledende oppsettet.

Dette kan være spesielt nyttig når en etablert virksomhet skal flyttes over til Clasero.

Se for deg en danseskole med 180 elever, tre lokasjoner, seks lærere, åtte faste klassegrupper og en blanding av abonnements- og betal-per-besøk-kunder.

Skolen kan konfigurere alt selv gjennom oppsettmodus. Alternativt kan den forberede sine eksisterende kunderegistre og virksomhetsinformasjon og be om assistert onboarding i Clasero for det innledende oppsettet og import av kundedata.

Det viktige poenget er at det å ha en eksisterende kundebase ikke betyr at du må starte helt på nytt.

Kan du importere eksisterende elever til Clasero?

Ja. Clasero støtter å legge til eksisterende kunde- og elevdata fra Excel eller Google Sheets, noe som gjør det enklere å overføre eksisterende registre i stedet for å legge inn hver elev manuelt.

Tabellen med kundedata kan også konfigureres ved hjelp av tilgjengelige felt, inkludert å endre hvilke felt som vises og rekkefølgen de vises i.

Før du importerer eksisterende elever, bør du gå nøye gjennom dataene dine.

Se etter:

dupliserte kundeposter;
elever som ikke lenger er aktive;
feil navn eller kontaktinformasjon;
inkonsistente data;
informasjon du ikke lenger trenger;
manglende detaljer som bør rettes opp før migrering.

Det er også god praksis å beholde en uendret kopi av den opprinnelige kundefilen før du rydder opp i eller omorganiserer den.

Å forberede dataene dine først gjør både selvbetjent og assistert onboarding enklere.

Hva bør du forberede før du starter?

Du trenger ikke å redesigne hele virksomheten din før du åpner Clasero, men det kan gjøre oppsettet mye smidigere hvis den eksisterende informasjonen din er organisert.

Avhengig av organisasjonen din bør du forberede:

dine nåværende elev- eller kunderegistre;
informasjon om foreldre eller foresatte der det er relevant;
strukturen for avdelinger og lokasjoner;
rom eller lokaler som brukes til klasser;
tjenester du tilbyr i dag;
navn på klasser eller grupper;
informasjon om lærere og ansatte;
eksisterende abonnements- eller betal-etter-bruk-ordninger;
virksomhetsinnstillinger som valuta og regionale innstillinger.

Hvis kundeinformasjonen din allerede vedlikeholdes i Excel eller Google Sheets, kan denne eksisterende filen være et viktig utgangspunkt for import av elever til Clasero.

Ikke alle punktene i denne sjekklisten representerer nødvendigvis et felt for masseimport. Noe informasjon er rett og slett nyttig å ha klar når du konfigurerer organisasjonen din.

Selvbetjent eller assistert oppsett: hva passer best for deg?

Det finnes ikke ett riktig valg.

Selvbetjent oppsett kan passe hvis organisasjonen din har en relativt enkel struktur, kundedataene dine allerede er organisert, og noen i teamet ditt er komfortable med å konfigurere systemet.

Assistert oppsett kan være verdt å vurdere hvis du har:

mange eksisterende elever;
flere avdelinger eller lokasjoner;
flere lærere eller ansatte;
mange tjenester eller klassegrupper;
ulike betalingsordninger for kunder;
eksisterende kundedata som må overføres.

Valget handler om hvor mye av det innledende administrative arbeidet du ønsker å håndtere selv.

Du kan konfigurere Clasero på egen hånd, samtidig som muligheten til å be om ekstra hjelp betyr at en mer kompleks eksisterende virksomhet ikke trenger å gå frem med onboarding på nøyaktig samme måte som en liten ny virksomhet.

Hvorfor det er viktig å få den innledende strukturen riktig

Et godt oppsett handler ikke bare om å fullføre en sjekkliste for onboarding. Det avgjør hvor enkelt Clasero kan støtte den daglige administrasjonen i etterkant.

Når systemet er konfigurert, kan det koble sammen timeplanlegging for klasser, elever, lærere, oppmøte, tjenester og betalingsordninger.

Undervisningstimer kan planlegges ved å velge relevant avdeling eller lokasjon, klasse, lærer, rom og tidspunkt for timen. Lærere kan registrere oppmøte under timene, mens tjenester kan bruke abonnementsbaserte eller betal-etter-bruk-betalingsstrukturer.

Foreldre kan også få tilgang til relevant informasjon gjennom my.clasero.com, inkludert timeplaner, oppmøteinformasjon, fakturaer og betalingsstatus, samt detaljer knyttet til barnets tjenester.

Jo bedre den innledende strukturen gjenspeiler den faktiske organisasjonen din, desto mer nyttig blir denne sammenkoblede arbeidsflyten.

Start med oppsettet som passer virksomheten din

Å bytte til et nytt administrasjonssystem bør ikke kreve at du ser bort fra virksomhetsstrukturen og kunderegistrene du allerede har.

Med Clasero kan du bruke oppsettmodus til å fullføre oppsett av Clasero selv, inkludert å hente inn eksisterende elevinformasjon fra Excel eller Google Sheets.

Hvis organisasjonen din allerede er etablert eller mer kompleks, kan du i stedet be om hjelp fra Clasero-teamet med import av kundedata og innledende onboarding.

Start med å gå gjennom informasjonen du allerede bruker for å drive klassene dine. Velg deretter om du vil konfigurere Clasero på egen hånd eller få hjelp til å klargjøre systemet rundt virksomheten du allerede har.