Začať s Clasero je jednoduchšie, než si myslíte: vyberte si samoobslužné alebo asistované nastavenie

Začať s novým softvérom na správu mimoškolských kurzov je jednoduché, keď je vaše podnikanie úplne nové. Náročnejšie je to vtedy, keď už máte študentov, učiteľov, pobočky, kurzy, rozvrhy a nastavené platobné podmienky.

Práve preto nastavenie Clasero ponúka dve praktické možnosti.

Svoje podnikanie si môžete nastaviť sami pomocou štruktúrovaného režimu Setup Mode v Clasero, alebo môžete požiadať tím Clasero o pomoc s úvodným onboardingom. Asistované nastavenie môže zahŕňať import existujúcich údajov o zákazníkoch a konfiguráciu firemných údajov, pobočiek, služieb, kurzov, zamestnancov, nastavení platieb a ďalších informácií potrebných na začatie používania Clasero.

Pre zavedenú školu, akadémiu, štúdio alebo mimoškolský program to znamená, že svoju prevádzku nemusíte nevyhnutne od začiatku manuálne budovať nanovo.

Čo je potrebné nastaviť v Clasero?

Clasero funguje na základe štruktúry vášho skutočného podnikania.

V závislosti od toho, ako vaša organizácia funguje, môže počiatočné nastavenie zahŕňať:

firemné údaje a preferencie;
pobočky a miesta výučby;
priestory alebo miestnosti;
služby a kurzy;
učiteľov a zamestnancov;
možnosti platieb;
existujúcich zákazníkov a študentov.

To je obzvlášť dôležité pre organizácie, ktoré spravujú mimoškolské kurzy na viacerých miestach. Podnikanie s jedným lektorom a jedným kurzom má veľmi odlišné požiadavky na nastavenie než škola, ktorá prevádzkuje viacero programov s viacerými učiteľmi a pobočkami.

Setup Mode v Clasero poskytuje štruktúrovaný kontrolný zoznam, ktorý pomáha pripraviť systém na každodenné používanie.

Možnosť 1: Nastavte si Clasero sami pomocou Setup Mode

Ak máte údaje o zákazníkoch usporiadané a už viete, ako chcete mať svoje podnikanie v systéme zobrazené, samoobslužné nastavenie Clasero môže byť najjednoduchším prístupom.

Praktické poradie je najprv vytvoriť štruktúru podnikania a zákazníkov pridať až potom:

Zadajte informácie o svojej spoločnosti a preferencie.
Vytvorte pobočky a priestory.
Nakonfigurujte svoje služby.
Vytvorte príslušné kurzy.
Pridajte učiteľov a zamestnancov.
Nastavte možnosti platieb.
Pridajte alebo importujte existujúcich zákazníkov a študentov.
Pred začatím každodenného používania skontrolujte štruktúru.

Toto poradie pomáha zabezpečiť, aby mali importovaní študenti pri začatí ich organizovania k dispozícii správne kurzy, služby, miesta a platobnú štruktúru.

Samoobslužné nastavenie je obzvlášť vhodné vtedy, keď niekto vo vašej organizácii už rozumie vašej prevádzkovej štruktúre a chce mať priamu kontrolu nad konfiguráciou.

Možnosť 2: Získajte pomoc s onboardingom do Clasero a importom zákazníkov

Počiatočnú konfiguráciu nemusíte dokončiť sami.

Na požiadanie môže tím Clasero pomôcť s onboardingom, vrátane importu existujúcich informácií o zákazníkoch a konfigurácie častí podnikovej štruktúry potrebných na začatie používania systému.

Pomoc môže zahŕňať:

existujúce údaje o zákazníkoch;
firemné údaje;
pobočky;
služby;
kurzy;
zamestnancov;
nastavenia platieb;
ďalšie informácie potrebné na počiatočné nastavenie.

To môže byť obzvlášť užitočné pri presune zabehnutého podnikania do Clasero.

Predstavte si tanečnú školu so 180 študentmi, tromi pobočkami, šiestimi učiteľmi, ôsmimi pravidelnými skupinami kurzov a kombináciou zákazníkov s predplatným a zákazníkov platiacich za jednotlivé návštevy.

Škola by si mohla všetko nastaviť sama prostredníctvom Setup Mode. Prípadne by mohla pripraviť svoje existujúce záznamy o zákazníkoch a firemné informácie a požiadať o asistovaný onboarding do Clasero pre počiatočné nastavenie a import údajov o zákazníkoch.

Dôležité je, že existencia existujúcej zákazníckej základne neznamená, že musíte začínať znova od nuly.

Môžete do Clasero importovať existujúcich študentov?

Áno. Clasero podporuje pridávanie existujúcich údajov o zákazníkoch a študentoch z Excelu alebo Google Sheets, čo uľahčuje prenos existujúcich záznamov namiesto manuálneho zadávania každého študenta.

Tabuľku údajov o zákazníkoch je možné tiež nakonfigurovať pomocou dostupných polí vrátane zmeny toho, ktoré polia sa zobrazujú, a usporiadania ich poradia.

Pred importom existujúcich študentov svoje údaje dôkladne skontrolujte.

Skontrolujte:

duplicitné záznamy o zákazníkoch;
študentov, ktorí už nie sú aktívni;
nesprávne mená alebo kontaktné údaje;
nekonzistentné údaje;
informácie, ktoré už nepotrebujete;
chýbajúce údaje, ktoré by sa mali pred migráciou opraviť.

Je tiež dobrým zvykom ponechať si nezmenenú kópiu pôvodného súboru so zákazníkmi ešte pred jeho čistením alebo reorganizáciou.

Ak si údaje pripravíte vopred, uľahčí to samoobslužný aj asistovaný onboarding.

Čo by ste si mali pripraviť pred začiatkom?

Pred otvorením Clasero nemusíte prepracovať celé svoje podnikanie, ale ak budete mať existujúce informácie usporiadané, nastavenie môže prebehnúť oveľa hladšie.

V závislosti od vašej organizácie si pripravte:

aktuálne záznamy o študentoch alebo zákazníkoch;
informácie o rodičoch alebo zákonných zástupcoch, ak sú relevantné;
štruktúru pobočiek a miest;
miestnosti alebo priestory používané na kurzy;
služby, ktoré v súčasnosti poskytujete;
názvy kurzov alebo skupín;
informácie o učiteľoch a zamestnancoch;
existujúce predplatné alebo priebežné platobné nastavenia;
firemné preferencie, ako sú mena a regionálne nastavenia.

Ak už svoje informácie o zákazníkoch spravujete v Exceli alebo Google Sheets, tento existujúci súbor môže byť dôležitým východiskovým bodom pre import študentov do Clasero.

Nie každá položka v tomto kontrolnom zozname nevyhnutne predstavuje pole pre hromadný import. Niektoré informácie je jednoducho užitočné mať pripravené pri konfigurácii vašej organizácie.

Samoobslužné alebo asistované nastavenie: čo je pre vás lepšie?

Neexistuje jedna jediná správna voľba.

Samoobslužné nastavenie môže byť vhodné, ak má vaša organizácia relatívne jednoduchú štruktúru, údaje o zákazníkoch už máte usporiadané a niekto z vášho tímu sa cíti komfortne pri konfigurácii systému.

Asistované nastavenie môže stáť za zváženie, ak máte:

veľa existujúcich študentov;
viacero pobočiek alebo miest;
niekoľko učiteľov alebo zamestnancov;
množstvo služieb alebo skupín kurzov;
rôzne platobné podmienky zákazníkov;
existujúce údaje o zákazníkoch, ktoré je potrebné preniesť.

Voľba závisí od toho, akú veľkú časť počiatočnej administratívnej práce chcete spravovať sami.

Clasero si môžete nakonfigurovať samostatne, pričom možnosť požiadať o dodatočnú pomoc znamená, že zložitejšie existujúce podnikanie nemusí pristupovať k onboardingu úplne rovnako ako malá nová prevádzka.

Prečo je dôležité správne nastaviť počiatočnú štruktúru

Dobré nastavenie nie je len o dokončení kontrolného zoznamu onboardingu. Určuje, ako jednoducho môže Clasero následne podporovať každodennú administratívu.

Po nakonfigurovaní môže systém prepojiť plánovanie kurzov, študentov, učiteľov, dochádzku, služby a platobné podmienky.

Lekcie možno plánovať výberom príslušnej pobočky alebo miesta, kurzu, učiteľa, miestnosti a času lekcie. Učitelia môžu počas lekcií zaznamenávať dochádzku, zatiaľ čo služby môžu využívať platobné štruktúry založené na predplatnom alebo priebežných platbách.

Rodičia môžu tiež pristupovať k relevantným informáciám prostredníctvom my.clasero.com, vrátane rozvrhov lekcií, informácií o dochádzke, faktúr a stavu platieb a údajov súvisiacich so službami ich dieťaťa.

Čím lepšie počiatočná štruktúra odráža vašu skutočnú organizáciu, tým užitočnejší sa tento prepojený pracovný postup stáva.

Začnite s prístupom k nastaveniu, ktorý vyhovuje vášmu podnikaniu

Prechod na nový systém správy by nemal znamenať, že musíte zabudnúť na štruktúru podnikania a záznamy o zákazníkoch, ktoré už máte.

S Clasero môžete použiť Setup Mode na to, aby ste nastavenie Clasero dokončili sami, vrátane prenosu existujúcich informácií o študentoch z Excelu alebo Google Sheets.

Ak je vaša organizácia už zabehnutá alebo zložitejšia, môžete namiesto toho požiadať tím Clasero o pomoc s importom údajov o zákazníkoch a počiatočným onboardingom.

Začnite tým, že si skontrolujete informácie, ktoré už používate na riadenie svojich kurzov. Potom sa rozhodnite, či chcete Clasero nakonfigurovať samostatne, alebo získať pomoc s prípravou systému podľa podnikania, ktoré už máte.