100 студент, 100 түрлі шот-фактура ма? Сынып төлемдерін автоматтандырыңыз

Clasero әрбір оқушының сабаққа қатысу жазбалары негізінде pay-as-you-go төлемдерін автоматты түрде есептейді. Содан кейін әкімшілер бірнеше рет басу арқылы жеке есептелген шот-фактураларды жаппай жасай алады.

Би мектебінде, музыка академиясында немесе қосымша білім беру орталығында 100 оқушыны басқарып отырмын деп елестетіңіз. Кейбірі төрт сабаққа қатысады, басқалары сегізге, ал бірнешеуі әр сабақ үшін әртүрлі баға төлейді.

Сіз шынымен ай сайын 100 түрлі шотты есептегіңіз келе ме?

Clasero көмегімен оқушыларға шот-фактураны автоматты түрде ұсыну ай сайынғы есеп айырысуды жеңілдетеді. Мұғалімдер қатысуды тіркейді, жүйе төлемдерді есептейді, ал әкімшілер шот-фактураларды бірге жасайды.

Мұны ай сайынғы есеп айырысуға арналған цифрлық хатшыңыз бар сияқты елестетіңіз.

Неліктен оқушыларға ай сайын шот ұсыну сонша көп уақыт алады

Оқушыларға шот-фактура ұсынудағы ең қиын бөлік — шот-фактураны жасау емес. Ең қиыны — әр оқушының нақты қанша қарыз екенін дәл есептеу.

Мектептен кейінгі бағдарламаларда қатысу әр апта сайын өзгеруі мүмкін.

Бір оқушы әр сабаққа қатысады. Екіншісі екі сабақты жіберіп алады. Біреу сабақты басқа уақытқа ауыстырады, ал тағы біреуі басқа тарифпен төлейді.

Әр сабақ үшін төлеммен шот ұсыну кезінде әр оқушы үшін бөлек есептеу қажет болуы мүмкін.

Арнайы жүйе болмаса, әкімшілерге жиі мынадай істерді орындауға тура келеді:

• Мұғалімдерден қатысу жазбаларын жинау.
• Кестелерді сабақ кестелерімен салыстыру.
• Әр оқушының төлемін жеке есептеу.
• Әртүрлі сомалармен шот-фактуралар дайындау.
• Төлемдер мен өтелмеген қалдықтарды қадағалау.

Тіпті он оқушының өзі күтпеген құжат жұмысын тудыруы мүмкін. 100 немесе 200 оқушы болғанда, мұндай есептеулер ай сайын бірнеше сағат алуы мүмкін.

Сондықтан мектептен кейінгі бағдарламаларға арналған есеп айырысу бағдарламасы мектеп өскен сайын әсіресе пайдалы бола түседі.

Clasero қатысуды қалай жеке шот-фактураларға айналдырады

Clasero оқушылардың қатысуын бақылауды автоматты төлем есептеулерімен және жаппай шот-фактура жасаумен біріктіреді.

Әр оқушының қанша қарыз екенін қолмен есептеудің орнына, әкімшілер мұғалімдер тіркеп қойған қатысу ақпаратын пайдалана алады.

Процесс осылай жұмыс істейді.

1. Сыныптар мен төлем опцияларын орнатыңыз

Алдымен Clasero жүйесінде сыныптарыңызды, қызметтеріңізді және төлем шарттарын баптаңыз.

Pay-as-you-go жүйесіндегі оқушылар үшін бір келуге арналған бағаларды орнатып, тиісті төлем опцияларын тағайындай аласыз.

Қолмен дерек енгізуді азайту үшін бар оқушы ақпараты Excel немесе Google Sheets арқылы да импортталуы мүмкін.

2. Мұғалімдер нақты қатысуды тіркейді

Әр сабақ үшін мұғалімдер қай оқушылардың қатысқанын тікелей Clasero жүйесінде белгілейді.

Әрбір тіркелген келу тиісті сабақпен, оқушымен және төлем шартымен байланыстырылады.

Әкімшілерге енді ай сайынғы төлемдерді есептеу үшін әр мұғалімнен бөлек қатысу кестелерін жинаудың қажеті жоқ.

3. Clasero жеке төлемдерді есептейді

Pay-as-you-go жүйесіндегі оқушылар үшін Clasero тіркелген келулер мен қолданылатын тарифтер негізінде төленуге тиіс соманы есептейді.

Үш сабаққа қатысқан оқушы сегіз сабаққа қатысқан адамға қарағанда аз төлеуі мүмкін. Сондай-ақ оқушыларда бір келуге әртүрлі баға болуы мүмкін.

Қатысуға негізделген шот ұсыну кезінде бұл есептеулерді әкімшіге қалдырмай, жүйе өзі орындайды.

Егер оқушының төлем шарты өзгерсе, жаңа шарт алдағы сабақтарға қолданылады, ал алдыңғы сабақтар үшін төлемдер өзгермейді.

4. Жеке шот-фактураларды жаппай жасаңыз

Ай сайынғы есеп айырысу уақыты келгенде, әкімші алдыңғы кезеңдегі жарамды pay-as-you-go келулері үшін шот-фактура жасауды бастайды.

Clasero есептелген сомаларды пайдаланып, жеке шот-фактураларды бірге дайындайды.

Сол кезеңде жарамды келулері болмаған оқушылар оның pay-as-you-go шот ұсынуына кірмейді.

Нәтижесінде, әр оқушының қарызы әртүрлі болса да, көптеген шот-фактураларды дайындау процесі жеңілдейді.

Бұл 100 оқушымен қалай көрінеді?

Оқушылар әртүрлі сандағы сабақтарға қатысып, әртүрлі тарифтер төлейтін музыка мектебін елестетіңіз.

Міне, қарапайым мысал:

ОқушыҚатысқан сабақтар саныБір сабақтың бағасыТөленуге тиіс сомаEmma5€15€75Oliver8€15€120Sophia3€20€60

Гипотетикалық сабақ бағалары қолданылған көрнекі мысал.

Emma мен Oliver бір сабақ үшін бірдей баға төлейді, бірақ әртүрлі сандағы сабақтарға қатысады. Sophia-ның сабақтары азырақ және тарифі басқа.

Кестелермен жұмыс істегенде, біреу әр оқушының қатысуын тексеріп, дұрыс бағаны қолданып, соманы есептеп, шот-фактура дайындауы керек.

Үш оқушы үшін бұл басқаруға болады. Бірақ қатысу жазбалары мен төлем шарттары әртүрлі 100 оқушы үшін бұл қайталанатын жұмысқа айналады.

Clasero бұл жеке төлемдерді тіркелген келулер мен бапталған тарифтер негізінде есептейді. Содан кейін әкімші шот-фактураларды бірге жасай алады.

Міне, шот-фактураны жай ғана жасаудың және оларды жаппай жасамас бұрын әр оқушының шотын жеке есептеудің айырмашылығы осы.

Шот-фактура жасамас бұрын тексеретін үш нәрсе

Автоматтандырылған есептеулер нақты қатысу және төлем ақпаратына байланысты.

Ай сайынғы шот-фактураларды дайындамас бұрын, мына үш нәрсені тексеріп шыққан жөн:

• Қатысу жазбалары: Мұғалімдердің есеп айырысу кезеңі үшін қатысуды тіркегеніне көз жеткізіңіз.
• Төлем шарттары: Оқушыларға дұрыс бағалар мен төлем опциялары тағайындалғанын растаңыз.
• Сабақ жазбалары: Тиісті қатысу ақпаратын қарап шығыңыз, әсіресе сабақтар басқа уақытқа ауыстырылған болса.

Бұлар автоматты тексеру қадамдары емес, ұсынылатын әкімшілік тексерулер.

Жазбалар жаңартылғаннан кейін, Clasero жүйеде бар ақпаратты пайдаланып, жарамды pay-as-you-go төлемдерін есептей алады.

Бұл бөлек кестелерді қайта-қайта тексермей-ақ оқушыларға ай сайын шот ұсынуды басқаруды жеңілдетеді.

Автоматтандырылған шот ұсыну қанша уақыт үнемдей алады?

Clasero құжаттамасында шамамен 200 оқушыны басқаратын би мектебінің мұғалімі туралы айтылады.

Бұрын ай сайынғы шот-фактураларды дайындау төрт сағаттан көп уақыт алатын, себебі әр оқушының қатысуын жеке қарастыру қажет болатын.

Clasero мәліметі бойынша, қазір мұғалім жүйені пайдалану арқылы ай сайын кемінде төрт сағат үнемдейді.

Бұл — компания келтірген мысал, кепілдендірілген нәтиже емес. Нақты үнемдеу оқушылар санына, төлем шарттарына және қолданыстағы есеп айырысу процестеріне байланысты.

Соған қарамастан, бұл әр оқушыға жеке есептелген шот қажет болғанда шот-фактураларды жаппай жасау неліктен құнды болатынын көрсетеді.

Егер оқушыларда әртүрлі төлем жоспарлары болса ше?

Кейбір отбасылар тұрақты жазылымды қалайды, ал басқалары қатысуына қарай төлейді.

Clasero бір жүйе ішінде екі төлем моделін де қолдайды.

Жазылымдар үшін әкімшілер бағаларды, мерзімдерді және кіретін келулерге арналған қосымша шектеулерді баптай алады. Жазылым шот-фактуралары бөлек процесс арқылы жеке де, жаппай да жасалуы мүмкін.

Pay-as-you-go жүйесіндегі оқушылар үшін төлемдер тіркелген қатысу мен бапталған тарифтер негізінде есептеледі.

Бұл икемділік мектептерге бөлек есеп айырысу кестелерін жүргізбей-ақ әртүрлі төлем шарттарын басқаруға көмектеседі.

Мұғалімдер мен филиалдар бойынша есеп айырысуды ретке келтіріңіз

Бірнеше мұғалімді немесе филиалды басқару қатысу ақпаратын жинауды күрделендіреді.

Clasero сабақ кестелері мен қатысу жазбаларын бір жерде реттеп сақтайды.

Мұғалімдер өз сыныптары бойынша қатысуды тіркейді, ал әкімшілер ұйым бойынша немесе нақты филиалдар мен сыныптар үшін сыныпқа қатысу есептерін қарай алады.

Бұл мектеп иелері мен бағдарлама үйлестірушілеріне әр мұғалімнен бөлек жазбалар жинамай-ақ анағұрлым айқын шолу береді.

Көп филиалды қолдау таңдалған Clasero жоспарына байланысты.

Ата-аналар үшін оқушы шоттарын түсініктірек етіңіз

Отбасылар әр сабақ үшін төлегенде, олар шотқа қай сабақтардың кіретінін білгісі келуі мүмкін.

Clasero әкімшілерге шот-фактураларға егжей-тегжейлі қатысу жазбаларын қосуға мүмкіндік береді, бұл жеке төлемдерді түсінуді жеңілдетеді.

Clasero ата-аналар порталы арқылы отбасылар балаларының сабақ кестелерін, қатысу жазбаларын, шот-фактураларын және төлем мәртебелерін көре алады.

Әкімшілер сондай-ақ төленбеген шот-фактуралар мен өтелмеген қалдықтарды бақылай алады.

Төлемдерді қадағалауды жеңілдету үшін, егер банк үйлесімді экспортты ұсынса, Clasero баптаудан кейін банк транзакцияларының CSV файлдарын импорттауды және төлемдерді шот-фактуралармен сәйкестендіруді қолдайды.

Бұл мүмкіндіктер мектептерге төлем ақпаратын ретке келтіруге және ата-аналардың есеп айырысуға қатысты сұрақтарына жауап беруге көмектеседі.

Шоттарды есептеуге аз уақыт жұмсап, оқытуға көбірек уақыт бөліңіз

Ондаған немесе жүздеген оқушы үшін әртүрлі шоттарды есептеу кешкі уақытыңызды алмауы керек.

Clasero тіркелген сабаққа қатысуды автоматты pay-as-you-go есептеулерімен және шот-фактураларды жаппай жасаумен байланыстырып, қайталанатын әкімшілік жұмысты азайтуға көмектеседі.

Сіз тәуелсіз мұғалім болсаңыз да, өсіп келе жатқан мектептен кейінгі бағдарламаны басқарып отырсаңыз да, қарапайымдау есеп айырысу процесі оқытуға көбірек уақыт қалдыруы мүмкін.

Қатысуға негізделген автоматтандырылған есеп айырысу ай сайынғы шот ұсынуды қалай жеңілдете алатынын көру үшін Clasero-ны зерттеп көріңіз.