Бірден бәрін көшірмей, бірнеше локацияны Clasero-ға кезең-кезеңімен қалай көшіруге болады

Көп филиалы бар білім беру бизнесін жаңа бағдарламалық жасақтамаға көшіру тәуекелді болып көрінуі мүмкін. Сізде жүздеген студент, бірнеше филиал, көптеген мұғалім, қайталанатын сабақтар, әртүрлі төлем үлгілері және жылдар бойы жиналған клиент деректері болуы мүмкін.

Ең қауіпсіз тәсіл — әдетте бәрін бірден көшірмеу.

Егер сізге бірнеше локациядағы сыныптарды басқару бағдарламасын ауыстыру қажет болса, бір өкілдік филиалдан бастаңыз. Clasero-ны нақты студенттермен, мұғалімдермен, сабақтармен, төлемдермен және ата-аналарға қолжетімділікпен сынап көріңіз. Анықталған мәселелерді түзетіңіз, содан кейін сол тексерілген процесті келесі локация үшін қолданыңыз.

Бұл кезең-кезеңімен жасалатын Clasero-ға көшірудің басты артықшылығы: сіз әлі үйреніп жатқан кезде мәселелер шағын күйінде қалады.

Тәжірибелік енгізу мынадай көрінеді:

Пилоттық филиалды таңдаңыз → деректерді тазалаңыз → Clasero-ны баптаңыз → импортты тексеріңіз → нақты сабақтарды өткізіңіз → төлемдер мен ата-аналарға қолжетімділікті растаңыз → пилотты мақұлдаңыз → келесі филиал үшін қайталаңыз.

Пилот келесі кезеңге өтуге дайын деп есептеледі, егер деректер дұрыс болса, мұғалімдер сабақтарды қалыпты түрде өткізе алса, төлемдерді тексеруге болса, ата-аналар өздеріне қажет ақпаратқа қол жеткізе алса және ешбір маңызды мәселе қайта-қайта қолмен түзетуді талап етпесе.

1. Көшіруді бастамас бұрын ағымдағы құрылымыңызды картаға түсіріңіз

Алдымен ұйымыңыздың қазір қалай жұмыс істейтінін құжаттаудан бастаңыз.

Мыналарды тізімдеңіз:

• локациялар мен бөлмелерді;
• қызметтер мен сыныптарды;
• мұғалімдерді;
• белсенді студенттерді;
• сабақ кестелерін;
• төлем үлгілерін;
• маңызды әкімшілік процестерді.

Сондай-ақ әдеттен тыс жағдайларды анықтаңыз.

Мұғалім бірнеше локацияда жұмыс істеуі мүмкін. Студент бірден бірнеше сыныпқа қатысуы мүмкін. Бір филиалда басқа төлем тәртібі қолданылуы мүмкін.

Мұны көшіруге дейін білу көп локациялы сыныптарды басқаруды дұрыс қайта құруды жеңілдетеді.

Сондай-ақ қандай деректерді шынымен көшіру қажет екенін шешуіңіз керек.

Ескі жүйеңізде жылдар бойғы жазбалар болуы мүмкін, бірақ олардың бәрі күнделікті жұмыс үшін қажет емес. Сізге бірден қажет ақпаратты тек анықтама үшін қолжетімді болып қалуы тиіс тарихи деректерден бөліп алыңыз.

Егер қазіргі жүйеңіз мүмкіндік берсе, ауысу алдында маңызды ескі жазбалардың экспортын немесе қолжетімді көшірмесін сақтап қойыңыз.

2. Пилот ретінде бір өкілдік филиалды таңдаңыз

Барлық локацияны көшіруден бастамаңыз.

Ұйымыңыздың әдеттегі жұмыс тәсілін көрсететін бір филиалды таңдаңыз.

Ең жақсы пилот әдетте ең кішкентай филиал да емес, ең күрделі филиал да емес. Оның орнына, қалыпты жұмыс процестеріңіздің көпшілігін пайдаланатын, бірақ алғашқы көшіру кезінде ең үлкен клиенттік тобыңызды тәуекелге ұшыратпайтын локацияны таңдаңыз.

Жақсы пилот мыналарды қамтуы керек:

• әдеттегі сыныптар мен кестелерді;
• кең таралған төлем тәртіптерін;
• бірнеше белсенді мұғалімді;
• күнделікті операцияларды тексеруге жеткілікті студенттерді;
• пайдалы кері байланыс бере алатын қызметкерлерді.

Мақсат — мінсіз демонстрация жасау емес. Мақсат — ұйымыңыздың қалған бөлігі оған тәуелді болмай тұрып, Clasero-ны нақты жұмыс ортасында сынау.

Пилот екі нәрсені істеуі керек: баптаудың жұмыс істейтінін дәлелдеу және қайталауға болатын процесті жасау.

3. Импорттаудан бұрын клиент деректерін тазалап, сәйкестендіріңіз

Жақсы студент деректерін көшіру импортқа дейін басталады.

Clasero студент профильдерін қолмен жасауға мүмкіндік береді және Excel немесе Google Sheets-тен бар клиент деректерін импорттауды қолдайды.

Студенттерді Excel-ден импорттамас бұрын, бастапқы деректерді тазалаңыз.

Қайталанатын жазбаларды, белсенді емес клиенттерді, ескірген байланыс деректерін, бірізді емес атауларды, жетіспейтін ата-ана ақпаратын және қате сынып тағайындауларын тексеріңіз.

Содан кейін ескі жүйедегі ақпаратты жаңа құрылымға сәйкестендіріңіз.

Мысалы:

• Студенттің аты → студент профилі
• Ата-ананың email-ы → ата-ананың байланыс ақпараты
• Ағымдағы сынып → сыныпқа тағайындау
• Төлем тәртібі → тиісті қызмет пен төлем баптауы

Нақты сәйкестендіру сіздің қолданыстағы деректеріңізге байланысты.

Бүкіл филиал бойынша клиент деректерін көшіруге бірден тырыспаңыз.

Алдымен шағын үлгіден бастаңыз. Импортталған бірнеше жазбаны ашып, аттарды, байланыс деректерін, сынып тағайындауларын және басқа маңызды ақпаратты тексеріңіз.

Егер импортталған мәндер қате болса, бастапқы деректерді немесе өрістердің сәйкестендірілуін түзетіңіз. Егер деректер дұрыс болса, бірақ студенттер қате сыныпта, қызметте немесе филиалда көрінсе, оның орнына Clasero баптауларын қайта қарап шығыңыз.

Бұл айырмашылық маңызды. Ол жекелеген жазбаларды қайта-қайта түзетудің орнына нақты мәселені шешуге көмектеседі.

4. Clasero-ны баптап, нақты сабақтарды тексеріңіз

Пилоттық деректер дайын болғаннан кейін, Clasero-да локацияны баптаңыз.

Филиалды, үй-жайларды немесе бөлмелерді, қызметтерді, сыныптарды, мұғалімдерді, төлем опцияларын және компанияға қатысты баптауларды орнатыңыз. Clasero-ның Setup Mode режимі жүйені күнделікті пайдалануға дайындауға арналған құрылымдалған тексеру тізімін ұсынады.

Содан кейін нақты сабақ кестесін жасаңыз.

Clasero-ның сабақ жоспарлаушысы сабақтарды филиал, сынып, мұғалім, бөлме, сабақ уақыты және қайталанатын кесте сияқты ақпаратты пайдаланып жоспарлауға мүмкіндік береді.

Енді мұны нақты сабақтар кезінде тексеріңіз.

Мұғалімдер өз сыныптарын таба алуы, дұрыс студенттерді көре алуы және әкімшінің тұрақты көмегінсіз қатысуды тіркей алуы керек.

Көшіруге ішкі жауапты бір адамды тағайындаңыз. Бұл адам енгізу бойынша тексеру тізімін жүргізуі, мәселелерді тіркеуі, түзетулердің тексерілгенін растауы, мұғалімдерден кері байланыс жинауы және пилоттың келесі кезеңге дайын екенін шешуі керек.

Бұл көшіру процесіне нақты иелік береді және мәселелердің әртүрлі адамдар арасында шашырап қалуына жол бермейді.

5. Төлемдерді тексеріп, нақты ауысу нүктесін таңдаңыз

Төлемдерді клиент импорттарынан бөлек тексеру керек.

Clasero жазылым және пайдаланған сайын төлеу үлгілерін қолдайды. Пилоттық клиенттеріңіз шын мәнінде қолданатын төлем тәртіптерін тексеріңіз.

Бірнеше нақты клиент мысалын алып, күтілетін нәтижені жаңа Clasero жұмыс процесінің нәтижесімен салыстырыңыз.

Қажет болған жағдайда, әртүрлі төлем тәртіптері бар немесе сирек кездесетін жағдайлардағы клиенттерді қосыңыз.

Бұл мысалдар тексерілмейінше, бірден ауқымды шот ұсынуға көшпеңіз.

Сондай-ақ нақты ауысу нүктесін таңдауыңыз керек.

Бизнесіңізге байланысты бұл жаңа айдың, төлем кезеңінің, тоқсанның немесе курс циклінің басы болуы мүмкін.

Сол сәттен бастап ағымдағы қатысу, клиент өзгерістері және төлем ақпараты қай жерде тіркелетінін бәрі білуі керек.

Ескі жүйені тарихи анықтама үшін уақытша сақтау пайдалы болуы мүмкін. Бірақ ағымдағы деректердің бір-біріне қайшы келетін екі нұсқасын қатар жүргізу — пайдалы емес.

6. Ата-аналарға қолжетімділікті және күрделі жағдайларды тексеріңіз

Көшіруден әсер алатындар тек қызметкерлеріңіз ғана емес.

my.clasero.com арқылы ата-аналар сабақ кестелері, қатысу, шоттар, төлем күйі және сабаққа қатысты маңызды ақпарат сияқты мәліметтерге қол жеткізе алады.

Алдымен порталмен пилоттық топты таныстырыңыз.

Ата-аналардың қандай сұрақтар қоятынын көріңіз, содан кейін жүйені басқа филиалдарға енгізбес бұрын нұсқаулықтарыңызды жетілдіріңіз.

Сонымен қатар, анағұрлым күрделі жағдайларды тексеріңіз.

Мысалы:

• бірнеше сыныпқа қатысатын студент;
• бірнеше локацияда жұмыс істейтін мұғалім;
• әртүрлі төлем үлгілерін пайдаланатын клиенттер;
• әдеттен тыс кесте тәртібі бар сыныптар.

Пилоттың мақсаты — осы мәселелерді ерте анықтау, ең оңай жағдайлардың жұмыс істейтінін дәлелдеу емес.

7. Келесі филиалды көшірмес бұрын Go/No-Go тексерісін қолданыңыз

Пилот белгілі бір күн саны бойы жұмыс істеп тұрғаны үшін ғана келесі локацияны көшірмеңіз.

Маңызды жұмыс процестері тексерілген кезде ғана алға жылжыңыз.

Келесі филиалды мақұлдамас бұрын, мыналарды растаңыз:

• клиент жазбалары импортталып, тексерілгенін;
• студенттердің дұрыс сыныптарда көрінетінін;
• кестелердің дәл екенін;
• мұғалімдердің қатысуды тіркей алатынын;
• қажетті төлем үлгілерінің тексерілгенін;
• шоттарды есептеудің үлгілік нәтижелері тексерілгенін;
• ата-аналарға қолжетімділіктің күткендей жұмыс істейтінін;
• әдеттен тыс жағдайлардың тексерілгенін;
• маңызды мәселелердің шешілгенін.

Егер төлемдерді салыстырып тексеру мүмкін болмаса, клиент тағайындаулары сенімсіз болса немесе мұғалімдерге әлі де әкімшілік көмегі жиі қажет болса, енгізуді тоқтата тұрыңыз.

Мәселе шешілгенше келесі филиалды қолданыстағы жүйеде қалдырыңыз.

Пилот тұрақтанғаннан кейін, соңғы деректерді сәйкестендіру ережелерін, импорт қадамдарын, филиал баптауларын, мұғалімдерге арналған нұсқаулықтарды, төлем тексерістерін, ата-аналарға арналған нұсқаулықтарды және мақұлдау тексеру тізімін сақтап қойыңыз.

Бұл келесі филиал үшін сіздің енгізу пакетіңізге айналады.

Бір филиалды көшіріңіз, одан үйреніңіз, содан кейін қайталаңыз

Ірі білім беру бизнесін Clasero-ға көшіру міндетті түрде бір сәттік үлкен жоба болуы шарт емес.

Бір өкілдік локациядан бастаңыз. Нақты клиент деректерін, нақты мұғалімдерді, нақты сабақтарды, төлемдерді және ата-аналарға қолжетімділікті тексеріңіз. Әсер ететін пайдаланушылар саны әлі шектеулі кезде анықталған мәселелерді түзетіңіз.

Содан кейін пилот кезінде жасалған енгізу пакетін пайдаланып, процесті қайталаңыз.

Кезең-кезеңімен көшірудің шынайы құндылығы осында: бір рет тексеріңіз, бір рет жақсартыңыз, содан кейін дәлелденген процесті ұйымыңыздың қалған бөлігіне ауқымдаңыз.

Егер сіз қазіргі бағдарламаңыздан clasero.com сайтына көшуді жоспарлап жүрсеңіз, алдымен дұрыс пилоттық филиалды таңдаудан және әр локацияда сенімді түрде қайта қолдана алатын көшіру процесін құрудан бастаңыз.