Redd for å bytte programvare for klasseadministrasjon? Clasero kan hjelpe deg med å importere eksisterende elever og sette opp virksomheten din

Du vet at det nåværende administrative systemet ditt skaper for mye arbeid. Men det føles risikabelt å bytte det ut.

Hva skjer med de eksisterende elevene dine? Hvem skal opprette klassene, lokasjonene, lærerne og betalingsordningene dine på nytt? Hva om noe blir konfigurert feil? Og kanskje viktigst av alt: Hvem har tid til å håndtere hele migreringen mens undervisningen fortsatt pågår?

Disse bekymringene hindrer mange etablerte skoler, akademier, studioer og aktivitetsskoler fra å bytte programvare for klasseadministrasjon.

Med Clasero trenger du ikke nødvendigvis å håndtere overgangen alene.

Eksisterende kunde- og elevdata kan importeres fra Excel eller Google Sheets. Den eksisterende virksomhetsstrukturen din kan deretter konfigureres i Clasero, og hvis du ikke er komfortabel med å gjøre alt selv, kan Clasero bistå med det første oppsettet og onboardingen på forespørsel.

Å bytte system trenger ikke å bety å starte på nytt – eller å måtte finne ut av migreringen på egen hånd.

«Vi har allerede for mange elever til å bytte»

En virksomhet med 200 eksisterende elever har en helt annen migreringsutfordring enn en ny instruktør som starter med fem kunder.

Å registrere hver elev manuelt på nytt ville skape unødvendig arbeid. Clasero støtter derfor import av eksisterende elev- og kundedata fra Excel eller Google Sheets.

Før migreringen bør du bestemme hvilke kundeposter som skal bli en del av det aktive arbeidssystemet ditt.

Det kan være lurt å skille nåværende elever fra inaktive poster, identifisere duplikater, kontrollere kontaktopplysninger og gjennomgå informasjon som har samlet seg opp over tid.

Behold den opprinnelige kildefilen uendret. Hvis du rydder opp i eller omorganiserer kundedata for migreringen, bør du arbeide fra en separat kopi slik at de opprinnelige postene fortsatt er tilgjengelige.

Målet er ikke å bygge opp kundedatabasen din på nytt. Det er å ta med den nyttige informasjonen du allerede har inn i systemet du skal bruke videre.

Hva kan importeres, og hva må konfigureres?

Dette er et viktig skille når du planlegger et Clasero-oppsett.

Eksisterende kunde- og elevdata kan importeres fra Excel eller Google Sheets.

Strukturen rundt disse kundene konfigureres som en del av det første oppsettet. Avhengig av organisasjonen din kan dette omfatte avdelinger, lokaler, tjenester, klasser, ansatte, lærere, betalingsinnstillinger og bedriftspreferanser.

Å gå over til Clasero bør derfor ikke forstås som en automatisk overføring av alle historiske elementer fra alle systemer du noen gang har brukt.

I stedet har prosessen to praktiske deler: å ta med den eksisterende kundebasen din videre og å konfigurere Clasero rundt måten organisasjonen din drives på i dag.

Hvis du ønsker hjelp med denne prosessen, kan assistert onboarding i Clasero omfatte både import av kundedata og bistand med sentrale deler av den innledende virksomhetskonfigurasjonen.

«Organisasjonen vår er for komplisert til å flyttes»

Se for deg en aktivitetsskole med 200 elever, tre lokasjoner, seks lærere, åtte klassegrupper, månedlige abonnementer og kunder som betaler per oppmøte.

Denne virksomheten har allerede en driftsmodell. Å bytte programvare bør ikke kreve at man finner opp en ny.

Tilbyderen kan forberede en ryddet kopi av kunderegnarket sitt og identifisere nåværende lokasjoner, klasser, lærere, tjenester og betalingsordninger. Disse virksomhetselementene kan deretter konfigureres i Clasero, mens eksisterende kunde- og elevinformasjon importeres.

Elevene kan deretter kobles til riktig struktur og kontrolleres før Clasero blir hovedsystemet for løpende administrasjon.

Organisasjonen kan fullføre denne prosessen selvstendig gjennom oppsettmodus, eller be om bistand fra Clasero med import av kundedata og første oppsett.

Dette skillet er viktig for en skole med flere lokasjoner. Spørsmålet er ikke lenger bare: «Kan vi flytte?» Det blir: «Hvor mye av overgangen ønsker vi å håndtere selv?»

«Jeg er redd for at jeg skal sette opp noe feil»

Dette kan være den viktigste innvendingen av alle.

Du kan forstå virksomheten din perfekt og likevel føle deg usikker på å konfigurere et nytt system. En skoleeier bør ikke måtte bli spesialist på programvaremigrering bare for å forbedre hvordan virksomheten administreres.

Du kan være bekymret for å tildele kunder feil, glemme en klasse, velge feil betalingsordning eller strukturere flere lokasjoner på en måte som skaper problemer senere.

Det er derfor Clasero tilbyr både selvbetjent oppsett og bistand.

På forespørsel kan Clasero hjelpe med de dokumenterte delene av den innledende onboardingen, inkludert import av eksisterende kundedata og konfigurering av virksomhetsinformasjon, avdelinger, tjenester, klasser, ansatte, betalingsinnstillinger og annen informasjon som kreves for å begynne å bruke systemet.

Assistert onboarding betyr ikke at alle deler av historisk informasjon fra et gammelt system automatisk overføres. Det betyr at du kan få praktisk hjelp med den første onboardingen i Clasero i stedet for å måtte arbeide deg gjennom alle deler av oppsettet alene.

Hva bør du forberede hvis du ønsker hjelp med migreringen?

Du kjenner organisasjonen din bedre enn noen andre. Formålet med assistert oppsett er å hjelpe med å overføre kundeinformasjonen og driftsstrukturen du allerede har, til Clasero.

Før du setter i gang, er det nyttig å forberede:

• det nåværende kunde- eller elevregnearket ditt;
• opplysninger om foreldre eller foresatte der det er relevant;
• de aktive avdelingene og undervisningslokasjonene dine;
• rom eller lokaler som brukes til undervisning;
• nåværende tjenester og klassegrupper;
• informasjon om lærere og ansatte;
• eksisterende abonnements- eller betaling-per-oppmøte-ordninger;
• relevante bedriftspreferanser;
• eventuelle uvanlige kundeordninger som kan trenge individuell oppfølging.

Ikke alt på denne listen blir nødvendigvis bulkimportert. Noe av informasjonen brukes til å konfigurere virksomheten riktig.

Å ha dette klart gir enten ditt eget team eller Clasero-teamet et tydeligere utgangspunkt.

«Hva om byttet forstyrrer de nåværende klassene våre?»

Migreringen bør støtte den eksisterende driften din, ikke avbryte den.

En fornuftig tilnærming er å forberede den nye strukturen mens de nåværende klassene fortsetter, hente inn relevante kundedata og gjennomgå oppsettet før du begynner å bruke Clasero til den daglige administrasjonen.

Velg et tydelig tidspunkt der den løpende administrasjonen skal flyttes til det nye systemet, i stedet for å opprettholde de samme postene på to steder på ubestemt tid.

Før du går live, bør du kontrollere at migreringen gjenspeiler den faktiske virksomheten din.

Åpne flere elevprofiler. Kontroller kunder fra ulike klasser og lokasjoner. Bekreft lærertildelinger. Gå gjennom et utvalg av ulike betalingsordninger. Sørg for at avdelingene, tjenestene og klassene samsvarer med organisasjonen du faktisk driver.

Dette er beste praksis for migrering snarere enn automatiske Clasero-funksjoner, men de kan bidra til å identifisere konfigurasjonsproblemer før de blir en del av den daglige arbeidsflyten din.

Migrering kan gi deg et ryddigere system enn før

Å bytte programvare for elevadministrasjon kan også avdekke administrative problemer som har bygget seg opp over tid.

Du kan oppdage dupliserte elever, utdaterte kontaktopplysninger, klassenavn som ikke lenger brukes, gamle lokasjoner eller regnearkkolonner som ingen trenger lenger.

Det er liten verdi i å overføre unødvendig kompleksitet bare fordi den fantes i den forrige prosessen.

Migrering er en mulighet til å beholde kundeinformasjonen du trenger, bevare de opprinnelige postene separat og bygge en tydeligere arbeidsstruktur for fremtiden.

For voksende aktivitetsskoler og undervisningstilbydere med flere lokasjoner kan det være nesten like verdifullt som å bytte selve programvaren.

Du kan bytte uten å måtte håndtere overgangen alene

Elevene dine finnes allerede. Lærerne dine kjenner allerede klassene sine. Lokasjonene, tjenestene og betalingsordningene dine er allerede en del av virksomheten.

Å bytte programvare for klasseadministrasjon bør ikke kreve at alt dette bygges opp på nytt fra hukommelsen.

Clasero gjør det mulig å hente inn eksisterende kunde- og elevinformasjon fra Excel eller Google Sheets, samtidig som systemet konfigureres rundt den nåværende driften din. Og hvis det er tanken på å håndtere migreringen selv som har holdt deg tilbake, kan du be om hjelp med den første kundeimporten og oppsettet.

Begynn med informasjonen du allerede har, bestem hva du vil ta med videre, og velg om du vil fullføre oppsettet selvstendig eller med bistand fra Clasero.