Bojíte sa zmeniť softvér na správu tried? Clasero vám môže pomôcť importovať existujúcich študentov a nastaviť vaše podnikanie
Viete, že váš súčasný administratívny systém vytvára príliš veľa práce. Jeho zmena však pôsobí riskantne.
Čo sa stane s vašimi existujúcimi študentmi? Kto znovu vytvorí vaše triedy, pobočky, učiteľov a platobné nastavenia? Čo ak bude niečo nakonfigurované nesprávne? A čo je možno najdôležitejšie, kto má čas riadiť celú migráciu, kým výučba stále prebieha?
Tieto obavy bránia mnohým etablovaným školám, akadémiám, štúdiám a mimoškolským programom prejsť na softvér na správu tried.
S Clasero nemusíte prechod nevyhnutne zvládnuť sami.
Existujúce údaje o zákazníkoch a študentoch je možné importovať z Excelu alebo Google Sheets. Vašu existujúcu obchodnú štruktúru potom možno nakonfigurovať v Clasero a ak sa necítite komfortne robiť všetko sami, Clasero môže na požiadanie pomôcť s úvodným nastavením a onboardingom.
Prechod na iný systém nemusí znamenať začínať odznova — ani riešiť migráciu úplne sami.
„Už máme príliš veľa študentov na to, aby sme prešli na iný systém“
Firma s 200 existujúcimi študentmi čelí pri migrácii úplne inej výzve než nový lektor, ktorý začína s piatimi zákazníkmi.
Opätovné manuálne zadávanie každého študenta by vytvorilo zbytočnú prácu. Clasero preto podporuje import existujúcich študentov a údajov o zákazníkoch z Excelu alebo Google Sheets.
Pred migráciou sa rozhodnite, ktoré záznamy o zákazníkoch by sa mali stať súčasťou vášho aktívneho pracovného systému.
Možno budete chcieť oddeliť aktuálnych študentov od neaktívnych záznamov, identifikovať duplicity, skontrolovať kontaktné údaje a preveriť informácie, ktoré sa časom nahromadili.
Ponechajte svoj pôvodný zdrojový súbor nezmenený. Ak údaje o zákazníkoch pre migráciu čistíte alebo reorganizujete, pracujte s oddelenou kópiou, aby pôvodné záznamy zostali dostupné.
Cieľom nie je znovu vybudovať vašu databázu zákazníkov. Cieľom je preniesť užitočné informácie, ktoré už máte, do systému, ktorý budete používať ďalej.
Čo je možné importovať a čo je potrebné nakonfigurovať?
Pri plánovaní nastavenia Clasero je to dôležité rozlíšenie.
Existujúce údaje o zákazníkoch a študentoch je možné importovať z Excelu alebo Google Sheets.
Štruktúra okolo týchto zákazníkov sa konfiguruje v rámci úvodného nastavenia. V závislosti od vašej organizácie to môže zahŕňať pobočky, priestory, služby, triedy, zamestnancov, učiteľov, nastavenia platieb a firemné preferencie.
Prechod na Clasero by sa teda nemal chápať ako automatický prenos každej historickej položky z každého systému, ktorý ste kedy používali.
Namiesto toho má tento proces dve praktické časti: preniesť vašu existujúcu zákaznícku základňu a nakonfigurovať Clasero podľa toho, ako vaša organizácia funguje dnes.
Ak chcete s týmto procesom pomôcť, asistovaný onboarding Clasero môže zahŕňať import údajov o zákazníkoch aj pomoc s kľúčovými časťami počiatočnej konfigurácie firmy.
„Naša organizácia je príliš zložitá na presun“
Predstavte si poskytovateľa mimoškolskej výučby s 200 študentmi, tromi pobočkami, šiestimi učiteľmi, ôsmimi skupinami tried, mesačnými predplatnými a zákazníkmi platiacimi za jednotlivé návštevy.
Takýto podnik už má svoj prevádzkový model. Zmena softvéru by nemala vyžadovať vymýšľanie nového.
Poskytovateľ si môže pripraviť vyčistenú kópiu svojej zákazníckej tabuľky a identifikovať svoje aktuálne pobočky, triedy, učiteľov, služby a platobné nastavenia. Tieto obchodné prvky potom možno nakonfigurovať v Clasero, zatiaľ čo existujúce informácie o zákazníkoch a študentoch sa importujú.
Študentov potom možno priradiť k príslušnej štruktúre a všetko skontrolovať predtým, než sa Clasero stane hlavným systémom pre priebežnú administratívu.
Organizácia môže tento proces dokončiť samostatne prostredníctvom režimu Setup Mode alebo požiadať Clasero o pomoc s importom údajov o zákazníkoch a úvodným nastavením.
Toto rozlíšenie je dôležité pre školu s viacerými pobočkami. Otázka už neznie len: „Môžeme sa presunúť?“ Mení sa na: „Koľko z prechodu chceme zvládnuť sami?“
„Obávam sa, že niečo nastavím nesprávne“
Toto môže byť zo všetkých námietok tá najdôležitejšia.
Svojmu podnikaniu môžete dokonale rozumieť a napriek tomu sa cítiť neisto pri konfigurácii nového systému. Majiteľ školy by sa nemal musieť stať špecialistom na migráciu softvéru len preto, aby zlepšil spôsob riadenia firmy.
Môžete sa obávať nesprávneho priradenia zákazníkov, zabudnutia na nejakú triedu, výberu nesprávneho platobného nastavenia alebo usporiadania viacerých pobočiek spôsobom, ktorý neskôr spôsobí problémy.
Preto Clasero ponúka samostatné nastavenie aj asistenciu.
Na požiadanie môže Clasero pomôcť so zdokumentovanými časťami úvodného onboardingu vrátane importu existujúcich údajov o zákazníkoch a konfigurácie obchodných informácií, pobočiek, služieb, tried, zamestnancov, nastavení platieb a ďalších informácií potrebných na začatie používania systému.
Asistovaný onboarding neznamená, že sa automaticky prenesie každý kus historických informácií zo starého systému. Znamená to, že môžete získať praktickú pomoc s úvodným onboardingom Clasero namiesto toho, aby ste museli prechádzať každou časťou nastavenia sami.
Čo by ste si mali pripraviť, ak chcete pomoc s migráciou?
Svoju organizáciu poznáte lepšie než ktokoľvek iný. Cieľom asistovaného nastavenia je pomôcť preniesť informácie o zákazníkoch a prevádzkovú štruktúru, ktoré už máte, do Clasero.
Pred začiatkom je užitočné pripraviť si:
- vašu aktuálnu tabuľku zákazníkov alebo študentov;
- údaje o rodičoch alebo zákonných zástupcoch, kde je to relevantné;
- vaše aktívne pobočky a miesta výučby;
- miestnosti alebo priestory používané na výučbu;
- aktuálne služby a skupiny tried;
- informácie o učiteľoch a zamestnancoch;
- existujúce predplatné alebo nastavenia platieb za jednotlivé návštevy;
- relevantné firemné preferencie;
- akékoľvek neobvyklé dohody so zákazníkmi, ktoré si môžu vyžadovať individuálnu pozornosť.
Nie všetko z tohto zoznamu sa nevyhnutne importuje hromadne. Niektoré informácie sa používajú na správnu konfiguráciu firmy.
Ak to budete mať pripravené, váš tím alebo tím Clasero bude mať jasnejší východiskový bod.
„Čo ak prechod naruší naše aktuálne triedy?“
Migrácia by mala podporiť vašu existujúcu prevádzku, nie ju prerušiť.
Rozumný prístup je pripraviť novú štruktúru, kým vaše aktuálne triedy pokračujú, preniesť relevantné údaje o zákazníkoch a skontrolovať nastavenie predtým, než sa budete na Clasero spoliehať pri každodennej administratíve.
Zvoľte si jasný bod, od ktorého sa priebežná administratíva presunie do nového systému, namiesto toho, aby ste tie isté záznamy udržiavali na dvoch miestach donekonečna.
Pred spustením skontrolujte, či migrácia odráža vaše skutočné podnikanie.
Otvorte niekoľko profilov študentov. Skontrolujte zákazníkov z rôznych tried a pobočiek. Potvrďte priradenia učiteľov. Preverte vzorku rôznych platobných nastavení. Uistite sa, že pobočky, služby a triedy zodpovedajú organizácii, ktorú skutočne prevádzkujete.
Ide o osvedčené postupy pri migrácii, nie o automatické funkcie Clasero, ale môžu pomôcť odhaliť problémy s konfiguráciou skôr, než sa stanú súčasťou vášho každodenného pracovného postupu.
Migrácia vám môže zanechať čistejší systém než predtým
Zmena softvéru na správu študentov môže tiež odhaliť administratívne problémy, ktoré sa časom nahromadili.
Môžete objaviť duplicitných študentov, zastarané kontaktné informácie, názvy tried, ktoré sa už nepoužívajú, staré pobočky alebo stĺpce v tabuľke, ktoré už nikto nepotrebuje.
Má len malý zmysel prenášať zbytočnú zložitosť len preto, že existovala v predchádzajúcom procese.
Migrácia je príležitosť ponechať si informácie o zákazníkoch, ktoré potrebujete, zachovať pôvodné záznamy oddelene a vytvoriť pre budúcnosť prehľadnejšiu pracovnú štruktúru.
Pre rastúce mimoškolské programy a poskytovateľov výučby s viacerými pobočkami to môže byť takmer rovnako hodnotné ako samotná zmena softvéru.
Prejsť môžete aj bez toho, aby ste prechod zvládali sami
Vaši študenti už existujú. Vaši učitelia už poznajú svoje triedy. Vaše pobočky, služby a platobné nastavenia sú už súčasťou podnikania.
Prechod na softvér na správu tried by nemal vyžadovať, aby ste to všetko znovu vytvárali z pamäti.
Clasero umožňuje preniesť existujúce informácie o zákazníkoch a študentoch z Excelu alebo Google Sheets, zatiaľ čo systém sa konfiguruje podľa vašej aktuálnej prevádzky. A ak vás doteraz odrádzala predstava, že by ste migráciu museli zvládnuť sami, môžete požiadať o pomoc s úvodným importom zákazníkov a nastavením.
Začnite s informáciami, ktoré už máte, rozhodnite sa, čo chcete preniesť ďalej, a vyberte si, či nastavenie dokončíte samostatne alebo s pomocou Clasero.