Sudah Mempunyai Perisian Pengurusan Kelas Anda Sendiri? Kira Kos Sebenarnya Sebelum Anda Membina Ciri Lain

“Kami sudah mempunyai perisian kami sendiri.”

Bagi sebuah sekolah, akademi, studio tarian, kelab sukan, perniagaan tuisyen, atau penyedia pendidikan selepas sekolah yang lain, itu mungkin kedengaran seperti alasan yang baik untuk tidak mempertimbangkan sistem lain.

Tetapi persoalan sebenar bukanlah sama ada anda sudah mempunyai perisian.

Ianya ialah:

Berapakah kos perisian itu kepada anda dalam tempoh 12 bulan akan datang?

Clasero membolehkan anda berhenti membiayai pembangunan perisian standard sendiri dan menggunakan aliran kerja yang sudah dibina serta diselenggara untuk perniagaan selepas sekolah.

Anggaplah ia sebagai perisian pengurusan kelas selepas sekolah yang khusus yang boleh mengurangkan sebahagian beban pembangunan daripada organisasi anda. Daripada menempah satu lagi ciri penjadualan, aliran kerja pengebilan, laporan, atau alat untuk ibu bapa, anda boleh terlebih dahulu menyemak sama ada Clasero sudah menyediakannya.

Itu mengubah perbandingan daripada:

“Perisian kami berbanding satu lagi langganan.”

kepada:

“Satu lagi tahun penyelenggaraan, pembangunan, pentadbiran manual, dan kebergantungan teknikal berbanding perisian yang mungkin sudah menyediakan apa yang kami rancang untuk bina.”

Perisian anda sendiri tetap mempunyai kos tahunan yang sebenar

Perisian tersuai mungkin tidak menghasilkan invois SaaS bulanan, tetapi itu tidak bermakna ia percuma.

Kosnya selalunya tersebar merentasi bajet dan pekerja yang berbeza.

Untuk memahami kos penyelenggaraan perisian sebenar anda, kira apa yang diperlukan oleh sistem itu sepanjang 12 bulan yang lalu:

• Sokongan pembangun atau IT
• Pengehosan dan infrastruktur
• Pembetulan pepijat dan kemas kini teknikal
• Kerja keselamatan dan keserasian
• Ciri baharu dan integrasi
• Masa kakitangan yang dihabiskan untuk mentakrifkan keperluan
• Masa kakitangan yang dihabiskan untuk menguji perubahan dan menyelaras pembangun
• Kerja manual yang disebabkan oleh fungsi yang tiada

Kemudian anggarkan kos yang sama untuk 12 bulan akan datang.

Kebergantungan teknikal juga penting.

Jika seorang pekerja, pekerja bebas, agensi, atau syarikat perisian memahami sebahagian besar perisian pengurusan kelas tersuai anda, sejauh mana mudahnya orang lain menyelenggarakannya jika individu itu tidak lagi tersedia?

Terdapat juga kos menunggu. Sementara satu ciri tersuai sedang ditentukan, dibangunkan, diuji, diperbetulkan, dan dilancarkan, pekerja mungkin terus menggunakan proses manual yang sepatutnya digantikan oleh ciri tersebut.

Oleh itu, perbandingan perisian tersuai vs SaaS yang serius perlu melihat ke hadapan, bukan ke belakang.

Berapa jam yang perlu dijimatkan oleh Clasero untuk menampung kosnya?

Satu pengiraan mudah menjadikan keputusan itu lebih praktikal:

Kos tahunan Clasero ÷ kos pekerjaan sebenar setiap jam = jam pentadbiran pulang modal

Jika boleh, gunakan kos pekerjaan sebenar pekerja yang melakukan kerja itu, bukan hanya gaji bersih yang mereka bawa pulang.

Hasilnya menunjukkan secara anggaran berapa banyak jam kerja yang perlu dijimatkan oleh Clasero dalam tempoh setahun supaya nilai jam tersebut sahaja menyamai kos langganannya.

Kemudian bandingkan angka itu dengan jam pentadbiran yang benar-benar dihabiskan oleh pasukan anda tahun lalu.

Kos pembangunan perlu dipertimbangkan secara berasingan.

Jika Clasero sudah menyediakan ciri yang anda sedang bersedia untuk tempah, pembangunan, pengujian, dan penyelenggaraan masa depan bagi ciri itu mungkin tidak lagi diperlukan.

Gunakan kos perniagaan sebenar anda dan bukannya penjimatan yang diandaikan.

Soalan yang lebih baik bukan sekadar:

“Berapakah kos Clasero?”

Ianya ialah:

“Kerja dan pembangunan masa depan apakah yang boleh digantikan oleh Clasero?”

Satu tugas berulang boleh mengubah pengiraan

Pengebilan ialah contoh yang baik.

Spesifikasi Clasero menerangkan seorang guru sekolah tarian yang mengurus sekitar 200 pelajar dan sebelum ini menghabiskan lebih daripada empat jam setiap bulan untuk menyediakan invois individu. Dalam kes khusus itu, penggunaan Clasero menjimatkan sekurang-kurangnya empat jam kerja bulanan berulang tersebut.

Jika beban kerja yang sama berlaku setiap bulan, itu mewakili sekitar 48 jam sepanjang setahun.

Itu ialah satu contoh khusus, bukan hasil yang dijamin untuk setiap organisasi.

Tetapi ia menunjukkan satu perkara penting: perisian pengebilan kelas yang berguna harus dinilai berdasarkan kerja yang dihapuskannya, bukan semata-mata berdasarkan sama ada ciri pengebilan wujud.

Clasero menyokong model pembayaran langganan dan bayar mengikut penggunaan. Untuk perkhidmatan bayar mengikut penggunaan, lawatan yang direkodkan boleh digunakan apabila mengira caj untuk pengebilan.

Ini bermakna kehadiran dan pengebilan boleh menjadi sebahagian daripada aliran kerja yang sama dan bukannya menjadi dua tugas pentadbiran yang berasingan.

Sebelum membina ciri seterusnya, semak sama ada Clasero sudah menyediakannya

Bandingkan Clasero secara langsung dengan pelan hala tuju pembangunan perisian anda.

Bercadang untuk membina penjadualan kelas berulang?
Clasero sudah menyokong perancangan pelajaran mengikut cawangan, kelas, guru, bilik, masa pelajaran, dan jadual berulang.

Bercadang untuk menambah baik pengurusan kehadiran?
Guru boleh merekodkan kehadiran pelajar sebagai sebahagian daripada aliran kerja pelajaran.

Bercadang untuk menambah semakan ketersediaan guru?
Clasero boleh memberi amaran kepada pengguna apabila seorang guru tidak tersedia pada masa pelajaran yang dipilih.

Bercadang untuk mengautomasikan pengebilan?
Clasero sudah menyokong pelbagai model pembayaran dan pengebilan automatik.

Bercadang untuk mendapatkan laporan yang lebih baik merentasi berbilang lokasi?
Pelaporan Clasero boleh meliputi semua cawangan atau ditapis mengikut cawangan dan kelas individu.

Bercadang untuk sistem yang lebih baik untuk ibu bapa?
Ibu bapa boleh menggunakan my.clasero.com untuk mengakses jadual yang berkaitan, rekod kehadiran, invois, dan maklumat pelajaran.

Semua fungsi ini boleh dibangunkan secara tersuai.

Soalan pentingnya ialah sama ada ia patut dibangunkan begitu.

Sebelum menggunakan bajet pembangunan untuk mencipta semula fungsi standard, semak apa yang sudah disediakan oleh perisian pentadbiran sekolah khusus.

Apakah yang sebenarnya patut kekal tersuai?

Clasero tidak perlu menggantikan setiap proses yang unik.

Matlamatnya adalah untuk berhenti membayar harga pembangunan tersuai bagi fungsi yang standard di seluruh industri.

Gunakan ujian mudah:

Bolehkah sekolah tarian, akademi sukan, sekolah bahasa, perniagaan tuisyen, atau program selepas sekolah yang lain secara munasabah memerlukan ciri yang sama?

Jika jawapannya ya, semak perisian khusus terlebih dahulu.

Penjadualan, kehadiran, ketersediaan guru, pengebilan, pelaporan, dan akses ibu bapa ialah keperluan operasi yang biasa.

Simpan pembangunan tersuai untuk proses yang benar-benar unik kepada organisasi anda—bukan sekadar tiada dalam perisian semasa anda.

Aliran kerja yang saling berkaitan lebih penting daripada ciri yang terasing

Nilainya meningkat apabila aliran kerja itu saling berkaitan:

jadual → kehadiran → pengebilan → pelaporan → akses ibu bapa

Daripada berulang kali memindahkan maklumat yang sama antara hamparan, aplikasi berasingan, e-mel, dan laporan, data boleh kekal sebagai sebahagian daripada satu aliran operasi.

Bagi perniagaan yang beroperasi di beberapa lokasi, ini juga menjadikan pengurusan kelas berbilang lokasi lebih mudah diatur tanpa membina proses pentadbiran berasingan untuk setiap cawangan.

Sudah mempunyai data pelanggan bertahun-tahun? Masukkan kos pertukaran secara jujur

Menukar sistem juga mempunyai kos.

Migrasi mungkin melibatkan konfigurasi, latihan kakitangan, perubahan proses, dan kadangkala tempoh sementara apabila kedua-dua sistem beroperasi secara selari.

Masukkan kos tersebut dalam perbandingan.

Clasero menyokong pengimportan maklumat pelanggan dan pelajar sedia ada daripada Excel atau Google Sheets. Proses penyediaannya juga membimbing perniagaan melalui konfigurasi cawangan, premis, perkhidmatan, kelas, pekerja, guru, tetapan pembayaran, dan maklumat penting lain.

Bandingkan kedua-dua pilihan pada tahun pertama:

Langganan Clasero + usaha migrasi dan onboarding

berbanding

penyelenggaraan sistem sedia ada + pembangunan yang dirancang + pentadbiran manual

Kemudian bandingkan juga dua atau tiga tahun berikutnya.

Kos pertukaran sekali sahaja boleh menjadikan tahun pertama kelihatan sangat berbeza daripada tahun-tahun berikutnya. Jangan anggap mana-mana pilihan lebih murah. Gunakan angka anda sendiri.

Tujuh soalan sebelum meluluskan satu lagi projek perisian

Sebelum meluluskan permintaan pembangunan seterusnya, tanya:

• Berapakah kos sebenar perisian sedia ada kami sepanjang 12 bulan yang lalu?
• Berapakah kos penyelenggaraan dan pembangunan yang dirancang sepanjang 12 bulan akan datang?
• Apakah ciri standard yang sedang kami rancang untuk membayar seseorang membinanya seterusnya?
• Ciri yang dirancang manakah yang sudah wujud dalam Clasero?
• Berapa banyak jam kakitangan yang masih dihabiskan untuk hamparan, kemasukan berganda, pengiraan, dan penyelesaian manual?
• Keperluan manakah yang benar-benar cukup unik untuk membenarkan pembangunan tersuai?
• Jika pembangun semasa kami tidak lagi tersedia esok, sejauh mana mudahnya orang lain menyelenggara sistem itu?

Jika sistem sedia ada anda sudah memenuhi keperluan anda, kos penyelenggaraannya rendah, dan memerlukan pembangunan lanjut yang minimum, mengekalkannya mungkin masuk akal.

Tetapi sebelum meluluskan ciri tersuai seterusnya, bandingkan kos untuk membina dan menyelenggarakannya dengan apa yang sudah disediakan oleh Clasero.