Online platby faktúr pre školy: Prečo stále manuálne priraďujete platby k faktúram?
Rodič uhradí faktúru. Peniaze prídu na váš bankový účet. Niekto však stále musí skontrolovať platbu, identifikovať zákazníka, nájsť správnu faktúru a zmeniť jej stav na Uhradená.
Pre školy, akadémie, doučovateľov a firmy prevádzkujúce mimoškolské kurzy sa tento opakujúci sa proces môže stať výraznou administratívnou záťažou.
Clasero ho pomáha skrátiť.
Vďaka podporovaným online platbám faktúr pre školy môže zákazník uhradiť neuhradenú faktúru priamo cez my.clasero.com. Po úspešnej integrovanej platbe sa platba priradí k príslušnej faktúre a Clasero túto faktúru automaticky označí ako Uhradená.
To je kľúčový rozdiel.
Online platba uľahčuje úhradu zákazníkovi. Automatické párovanie platieb odstraňuje prácu na strane firmy.
Skutočný problém s platbami sa často začína až po príchode peňazí
Odoslanie faktúry je len jednou časťou spracovania platieb v školách.
Menej viditeľná časť práce sa začína, keď zákazník zaplatí.
Pri tradičnom bankovom prevode môže administrátor potrebovať:
- skontrolovať prichádzajúce bankové transakcie;
- identifikovať rodiča alebo zákazníka;
- určiť, ku ktorej faktúre platba patrí;
- overiť sumu;
- nájsť faktúru v administratívnom systéme;
- aktualizovať jej stav platby.
Toto je párovanie platieb pre školy.
Každá jednotlivá platba môže vyžadovať len niekoľko úkonov. Problém je v tom, že tieto úkony sa opakujú pri mnohých faktúrach.
Prijatie online platby rieši len časť problému. Väčší prevádzkový prínos prichádza vtedy, keď systém zároveň vie, ktorá faktúra bola uhradená, a automaticky aktualizuje jej stav.
Od neuhradenej faktúry po stav Uhradená automaticky
Clasero prepája proces online platby priamo s faktúrou.
Keď je aktivovaná podporovaná integrácia EveryPay, zákazníci môžu pri neuhradených faktúrach v my.clasero.com vidieť tlačidlo Zaplatiť.
Zákazník vyberie možnosť Zaplatiť, zvolí si z podporovaných bánk a dokončí platbu.
Po úspešnej platbe sú prostriedky pripísané na bankový účet organizácie a Clasero automaticky označí príslušnú faktúru ako Uhradená.
Nie je potrebná žiadna samostatná manuálna aktualizácia stavu faktúry.
Porovnajte tieto dva postupy:
Tradičný postup pri bankovom prevode
Faktúra vystavená → zákazník prevedie peniaze → administrátor skontroluje banku → identifikuje platiteľa → nájde faktúru → potvrdí platbu → zmení stav faktúry.
Integrovaný postup v Clasero
Faktúra je dostupná v Clasero → zákazník vyberie Zaplatiť → zákazník dokončí platbu → úspešná platba sa priradí k príslušnej faktúre → Clasero označí faktúru ako Uhradená.
Toto automatizované párovanie faktúr je hlavnou administratívnou výhodou. Úspešná platba môže faktúru uzavrieť namiesto toho, aby vytvorila ďalšiu úlohu pre personál.
Prečo je automatické párovanie faktúr dôležité
Faktúra môže byť v banke uhradená, no v administratívnom systéme sa stále môže zobrazovať ako neuhradená.
Stáva sa to vtedy, keď prijatie peňazí a aktualizácia faktúry prebiehajú ako oddelené procesy.
Môže to viesť k zbytočnej práci. Zamestnanci môžu znova kontrolovať banku, iný administrátor môže vidieť neaktuálne informácie alebo môže byť zákazník kontaktovaný kvôli faktúre, ktorá už bola uhradená.
Pri automatickom párovaní faktúr úspešná integrovaná platba aktualizuje príslušnú faktúru v Clasero.
Pri týchto platbách môžu zamestnanci využiť aktualizovaný stav faktúry v Clasero namiesto toho, aby najprv kontrolovali banku a potom záznam manuálne menili.
Práve tu sa automatizácia školského fakturovania stáva užitočnou: znižuje počet rutinných úkonov potrebných po každej úspešnej platbe.
Prepojenejší fakturačný proces
Poskytovatelia vzdelávania často spravujú dochádzku, platobné modely, faktúry a prichádzajúce platby ako súčasť jedného prevádzkového procesu.
Clasero podporuje modely platieb založené na predplatnom aj priebežné platby podľa využitia.
Pri službách s priebežnou platbou podľa využitia možno zaznamenanú dochádzku použiť na výpočet toho, čo má študent zaplatiť, a pre oprávnené návštevy možno vygenerovať faktúry. Faktúry za predplatné možno tiež vytvárať jednotlivo alebo hromadne.
Automatizácia úhrad faktúr rozširuje tento proces aj za samotné vytvorenie faktúry.
Tam, kde je to podporované, môže proces pokračovať od vygenerovania faktúry cez platbu zákazníka až po automaticky aktualizovaný stav faktúry.
To pomáha znížiť potrebu vnímať fakturáciu a párovanie platieb ako dve samostatné administratívne úlohy.
Rodičia môžu vidieť faktúry a stav platieb
Rodičia používajúci my.clasero.com si môžu zobraziť svoje najnovšie faktúry, vidieť stav platby každej faktúry a skontrolovať, či existuje neuhradený zostatok.
Keď sú online platby aktivované, môžu tiež iniciovať platbu z neuhradenej faktúry.
Pre firmy ponúkajúce online platby za mimoškolské programy to vytvára jasnejšiu cestu od faktúry k platbe pre zákazníka aj administrátora.
Čo ak rodič zaplatí bežným bankovým prevodom?
Nie každá platba musí prejsť integrovaným online platobným procesom.
Automatický stav Uhradená opísaný vyššie sa vzťahuje na úspešné platby dokončené prostredníctvom podporovanej integrácie EveryPay.
Ak zákazníci použijú iný spôsob platby, Clasero poskytuje ďalšie možnosti na zaznamenanie a spárovanie týchto platieb.
Ak banka poskytuje vhodný export transakcií vo formáte CSV, firma môže nakonfigurovať Clasero tak, aby súbor importovalo a synchronizovalo prichádzajúce platby s vystavenými faktúrami. Po nakonfigurovaní počiatočného mapovania možno uložené nastavenie znovu použiť pri budúcich importoch.
Platby možno zaznamenať aj manuálne vrátane skutočného dátumu prijatia platby.
To znamená, že organizácia môže kombinovať online platby faktúr s existujúcimi spôsobmi platby namiesto toho, aby vyžadovala od každého zákazníka rovnaký postup.
Čo je potrebné na aktiváciu online platieb faktúr?
Aktuálna špecifikácia Clasero dokumentuje integráciu s EveryPay od Swedbank v Lotyšsku, Litve a Estónsku.
Organizácia najprv potrebuje príslušnú zmluvu s EveryPay a Swedbank, ktorá pokrýva platby cez Clasero. Následne je potrebné integráciu nakonfigurovať s požadovanými prihlasovacími údajmi EveryPay a nastaveniami spätných volaní.
Po dokončení aktivácie a konfigurácie môžu zákazníci platiť neuhradené faktúry cez my.clasero.com pomocou podporovaného platobného procesu.
Každodenný výsledok je jednoduchý: po úspešnej integrovanej platbe Clasero automaticky označí príslušnú faktúru ako Uhradená.
Online platby faktúr: časté otázky
Môže Clasero automaticky označiť faktúru ako uhradenú?
Áno. Po úspešnej platbe prostredníctvom podporovanej integrácie EveryPay Clasero automaticky označí príslušnú faktúru ako Uhradená. Pri tejto platbe nie je potrebná žiadna samostatná manuálna aktualizácia stavu faktúry.
Páruje Clasero automaticky každý bankový prevod?
Nie. Plne automatizovaný proces sa vzťahuje na úspešné platby vykonané prostredníctvom podporovanej online integrácie. Ostatné platby možno spracovať pomocou podporovanej synchronizácie bankového CSV alebo ich zaznamenať manuálne.
Kde môžu rodičia vidieť a platiť faktúry?
Rodičia si môžu faktúry zobraziť cez my.clasero.com. Portál zobrazuje stav úhrady faktúr a neuhradené zostatky. Keď je aktivovaná podporovaná integrácia online platieb, zákazníci môžu iniciovať platbu z neuhradenej faktúry.
Platba by mala faktúru uzavrieť, nie vytvoriť ďalšiu úlohu
Školy a vzdelávacie organizácie už teraz spravujú študentov, učiteľov, rozvrhy, dochádzku, komunikáciu a financie.
Kontrola banky, identifikácia platby, jej priradenie k faktúre a manuálna aktualizácia faktúry pridávajú ďalší opakujúci sa proces.
So softvérom na školské fakturovanie, ktorý prepája faktúry, platby a stav platieb, sa proces stáva oveľa priamejším:
Zákazník zaplatí → úspešná platba sa priradí k príslušnej faktúre → Clasero označí faktúru ako Uhradená.
Pri úspešných integrovaných platbách to znamená menej manuálneho párovania a prehľadnejší platobný proces pre poskytovateľa vzdelávania aj zákazníka.
Ak sa párovanie platieb stáva vo vašej škole, akadémii, doučovacej firme alebo mimoškolskom programe pravidelnou administratívnou úlohou, preskúmajte, ako môže Clasero preniesť väčšiu časť tohto platobného procesu do jedného prepojeného workflow.