100 študentov, 100 rôznych faktúr? Automatizujte fakturáciu triedy
Clasero automaticky vypočítava priebežné poplatky každého študenta na základe zaznamenanej dochádzky na hodiny. Administrátori potom môžu hromadne generovať individuálne vypočítané faktúry len niekoľkými kliknutiami.
Predstavte si, že spravujete 100 študentov v tanečnej škole, hudobnej akadémii alebo doučovacom centre. Niektorí navštevujú štyri hodiny, iní osem a viacerí platia za hodinu rôzne ceny.
Naozaj chcete každý mesiac počítať 100 rôznych faktúr?
S Clasero automatizovaná fakturácia študentov uľahčuje mesačné účtovanie. Učitelia zaznamenávajú dochádzku, systém vypočítava poplatky a administrátori spoločne generujú faktúry.
Je to ako mať digitálnu sekretárku pre vaše mesačné účtovanie.
Prečo mesačné účtovanie študentov zaberá toľko času
Najťažšou časťou fakturácie študentov nie je vytvorenie faktúry. Je to presný výpočet toho, koľko každý študent dlhuje.
Pri mimoškolských programoch sa dochádzka môže meniť každý týždeň.
Jeden študent navštevuje každú hodinu. Iný vynechá dve hodiny. Niekto si presunie termín, zatiaľ čo iný platí inú sadzbu.
Pri fakturácii za jednotlivé hodiny môže každý študent vyžadovať iný výpočet.
Bez špecializovaného systému administrátori často musia:
- Zbierať záznamy o dochádzke od učiteľov.
- Kontrolovať tabuľky podľa rozvrhov hodín.
- Vypočítavať individuálne poplatky študentov.
- Pripravovať faktúry s rôznymi sumami.
- Sledovať platby a neuhradené zostatky.
Aj desať študentov môže vytvoriť nečakanú administratívu. Pri 100 alebo 200 študentoch môžu tieto výpočty každý mesiac zabrať hodiny.
Preto je softvér na účtovanie mimoškolských programov obzvlášť užitočný, keď škola rastie.
Ako Clasero premieňa dochádzku na individuálne faktúry
Clasero spája sledovanie dochádzky študentov s automatickými výpočtami platieb a hromadnou fakturáciou.
Namiesto manuálneho počítania toho, koľko každý študent dlhuje, môžu administrátori využiť informácie o dochádzke, ktoré už učitelia zaznamenali.
Takto tento proces funguje.
1. Nastavte triedy a možnosti platieb
Najprv v Clasero nastavte svoje triedy, služby a platobné podmienky.
Môžete nastaviť ceny za návštevu pre študentov s priebežnou platbou a priradiť im vhodné možnosti platieb.
Existujúce informácie o študentoch možno tiež importovať z Excelu alebo Google Sheets, čím sa zníži potreba manuálneho zadávania údajov.
2. Učitelia zaznamenávajú skutočnú dochádzku
Pri každej hodine učitelia priamo v Clasero označia, ktorí študenti sa zúčastnili.
Každá zaznamenaná návšteva je prepojená s príslušnou hodinou, študentom a platobným nastavením.
Administrátori už nemusia zbierať samostatné tabuľky dochádzky od každého učiteľa, aby mohli vypočítať mesačné poplatky.
3. Clasero vypočíta individuálne poplatky
Pri študentoch s priebežnou platbou Clasero vypočíta dlžnú sumu na základe zaznamenaných návštev a príslušných sadzieb.
Študent, ktorý navštívi tri hodiny, môže dlžiť menej ako niekto, kto navštívi osem. Študenti môžu mať tiež rôzne ceny za návštevu.
Pri fakturácii na základe dochádzky tieto výpočty vykonáva systém namiesto toho, aby zostali na administrátorovi.
Ak sa zmení platobné nastavenie študenta, nové nastavenie sa použije na budúce hodiny bez zmeny poplatkov za predchádzajúce hodiny.
4. Hromadne generujte individuálne faktúry
Keď príde čas na mesačné účtovanie, administrátor spustí generovanie faktúr za oprávnené priebežne platené návštevy z predchádzajúceho obdobia.
Clasero použije vypočítané sumy na spoločnú prípravu individuálnych faktúr.
Študenti bez oprávnených návštev v danom období nie sú zahrnutí do fakturácie priebežných platieb za toto obdobie.
Výsledkom je jednoduchší proces prípravy mnohých faktúr, aj keď každý študent dlhuje inú sumu.
Ako to vyzerá pri 100 študentoch?
Predstavte si hudobnú školu, kde študenti navštevujú rôzny počet hodín a platia rôzne sadzby.
Tu je jednoduchý príklad:
ŠtudentPočet navštívených hodínCena za hodinuDlžná sumaEmma5€15€75Oliver8€15€120Sophia3€20€60
Ilustračný príklad s použitím hypotetických cien za hodiny.
Emma a Oliver platia rovnakú cenu za hodinu, ale navštevujú rôzny počet hodín. Sophia má menej hodín a inú sadzbu.
Pri tabuľkách musí niekto skontrolovať dochádzku každého študenta, použiť správnu cenu, vypočítať sumu a pripraviť faktúru.
Pri troch študentoch je to zvládnuteľné. Pri 100 študentoch s rôznymi záznamami dochádzky a platobnými nastaveniami sa z toho stáva opakujúca sa práca.
Clasero vypočíta tieto individuálne poplatky zo zaznamenaných návštev a nastavených sadzieb. Administrátor potom môže faktúry vygenerovať spoločne.
To je rozdiel medzi jednoduchým vytváraním faktúr a výpočtom individuálnych účtov študentov pred ich hromadným generovaním.
Tri veci, ktoré treba skontrolovať pred generovaním faktúr
Automatizované výpočty závisia od presných údajov o dochádzke a platbách.
Pred prípravou mesačných faktúr sa oplatí skontrolovať tri veci:
- Záznamy o dochádzke: Uistite sa, že učitelia zaznamenali dochádzku za fakturačné obdobie.
- Platobné nastavenia: Overte, že študenti majú priradené správne ceny a možnosti platieb.
- Záznamy o hodinách: Skontrolujte príslušné informácie o dochádzke, najmä ak boli hodiny presunuté.
Ide o odporúčané administratívne kontroly, nie o automatické validačné kroky.
Keď sú záznamy aktuálne, Clasero môže vypočítať oprávnené priebežné poplatky pomocou informácií, ktoré už v systéme sú.
Vďaka tomu je mesačné účtovanie študentov jednoduchšie na správu bez opakovaného kontrolovania samostatných tabuliek.
Koľko času môže automatizovaná fakturácia ušetriť?
Dokumentácia Clasero opisuje učiteľa tanečnej školy, ktorý spravuje približne 200 študentov.
Predtým príprava mesačných faktúr trvala viac ako štyri hodiny, pretože dochádzku každého študenta bolo potrebné posudzovať individuálne.
Podľa Clasero teraz učiteľ pomocou systému ušetrí každý mesiac aspoň štyri hodiny.
Ide o príklad uvádzaný spoločnosťou, nie o zaručený výsledok. Skutočná úspora závisí od počtu študentov, platobných nastavení a existujúcich fakturačných procesov.
Napriek tomu to ukazuje, prečo môže byť hromadné generovanie faktúr cenné, keď každý študent potrebuje individuálne vypočítaný účet.
Čo ak majú študenti rôzne platobné plány?
Niektoré rodiny uprednostňujú pevné predplatné, zatiaľ čo iné platia podľa dochádzky.
Clasero podporuje oba platobné modely v rámci jedného systému.
Pri predplatnom môžu administrátori nastaviť ceny, trvanie a voliteľné limity zahrnutých návštev. Faktúry za predplatné možno generovať individuálne alebo hromadne prostredníctvom samostatného procesu.
Pri študentoch s priebežnou platbou sa poplatky vypočítavajú na základe zaznamenanej dochádzky a nastavených sadzieb.
Táto flexibilita pomáha školám spravovať rôzne platobné nastavenia bez vedenia samostatných fakturačných tabuliek.
Udržte účtovanie organizované naprieč učiteľmi a pobočkami
Správa viacerých učiteľov alebo pobočiek komplikuje zhromažďovanie informácií o dochádzke.
Clasero udržiava rozvrhy hodín a záznamy o dochádzke organizované na jednom mieste.
Učitelia zaznamenávajú dochádzku na svojich hodinách, zatiaľ čo administrátori môžu kontrolovať prehľady dochádzky na hodinách v rámci celej organizácie alebo pre konkrétne pobočky a triedy.
To dáva majiteľom škôl a koordinátorom programov jasnejší prehľad bez zbierania samostatných záznamov od každého učiteľa.
Dostupnosť viacerých pobočiek závisí od zvoleného plánu Clasero.
Urobte faktúry pre rodičov prehľadnejšími
Keď rodiny platia za jednotlivé hodiny, môžu chcieť vedieť, ktoré hodiny sú zahrnuté v ich faktúre.
Clasero umožňuje administrátorom zahrnúť do faktúr podrobné záznamy o dochádzke, vďaka čomu sú jednotlivé poplatky ľahšie pochopiteľné.
Prostredníctvom rodičovského portálu Clasero si rodiny môžu prezerať rozvrhy hodín svojich detí, záznamy o dochádzke, faktúry a stavy platieb.
Administrátori môžu tiež sledovať neuhradené faktúry a nesplatené zostatky.
Pre jednoduchšie sledovanie platieb Clasero podporuje import CSV súborov s bankovými transakciami a po konfigurácii párovanie platieb s faktúrami, za predpokladu, že banka ponúka kompatibilný export.
Tieto funkcie pomáhajú školám udržiavať informácie o platbách organizované a odpovedať na otázky rodičov týkajúce sa fakturácie.
Trávte menej času počítaním faktúr a viac času vyučovaním
Výpočet rôznych faktúr pre desiatky alebo stovky študentov by vám nemal zaberať večery.
Clasero prepája zaznamenanú dochádzku na hodiny s automatickými priebežnými výpočtami a hromadným generovaním faktúr, čím pomáha znižovať opakujúcu sa administratívu.
Či už ste samostatný učiteľ alebo riadite rastúci mimoškolský program, jednoduchší proces účtovania vám môže ponechať viac času na vyučovanie.
Preskúmajte Clasero a zistite, ako by automatizované účtovanie na základe dochádzky mohlo uľahčiť vaše mesačné fakturovanie.