هل لديك طلاب بالفعل؟ يمكن لـ Clasero مساعدتك في استيراد العملاء وإعداد أعمالك بشكل أسرع
قد يبدو نقل برنامج قائم لما بعد المدرسة إلى نظام إدارة جديد أصعب بكثير من البدء من الصفر.
لديك بالفعل طلاب. ومعلموك يعملون. والحصص تُعقد في مواقع محددة. ولدى أولياء الأمور ترتيبات دفع قائمة. وقد تكون معلومات العملاء موزعة بين ملفات Excel وجداول Google والتقويمات والفواتير وأدوات أخرى.
ولا يكمن التحدي في مجرد فتح حساب جديد، بل في نقل عملياتك الحالية إلى النظام الجديد بشكل صحيح.
ولهذا يوفّر Clasero طريقتين للبدء: يمكنك إعداد النظام بنفسك باستخدام وضع الإعداد المنظّم الخاص به، أو يمكنك طلب مساعدة فريق Clasero في استيراد عملائك الحاليين وإعداد نشاطك في Clasero.
وبالنسبة إلى مؤسسة تعليمية قائمة، يمكن أن تجعل هذه المساعدة عملية الانتقال أسهل بكثير.
لست بحاجة إلى إعادة إنشاء قاعدة بيانات العملاء يدويًا
أحد أول الأسئلة التي تطرحها المؤسسات عند تغيير برنامج إدارة حصص ما بعد المدرسة هو: ماذا سيحدث لطلابنا الحاليين؟
يدعم Clasero استيراد بيانات العملاء والطلاب الحالية من Excel أو Google Sheets. وهذا يعني أنك لست مضطرًا بالضرورة إلى إعادة إنشاء كل سجل عميل يدويًا.
ومع ذلك، من المفيد إعداد بياناتك بعناية قبل استيرادها.
وينبغي أن يشمل الفحص العملي لبيانات العملاء ما يلي:
- إزالة السجلات المكررة الواضحة؛
- التحقق من أسماء الطلاب وأولياء الأمور؛
- التأكد من عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف؛
- فصل العملاء النشطين عن غير النشطين؛
- مراجعة المعلومات التي تحتاجها فعليًا في Clasero؛
- الاحتفاظ بنسخة غير معدلة من بياناتك الأصلية كنسخة احتياطية.
كما يتيح Clasero تهيئة جدول بيانات العملاء من خلال اختيار الحقول المتاحة وترتيبها. وهذا يسهّل العمل مع بنية بيانات قائمة بدلًا من فرض طريقة موحدة تمامًا لتنظيم معلومات العملاء على كل مؤسسة.
والأهم من ذلك، أنك لست مضطرًا إلى التعامل مع عملية النقل وحدك. عند الطلب، يمكن لفريق Clasero المساعدة في استيراد بيانات العملاء الحالية كجزء من عملية الإعداد الأولية.
يمكن لـ Clasero المساعدة في إعداد نشاطك بما يتوافق مع عملياتك الحالية
استيراد الطلاب ليس سوى جزء واحد من عملية انتقال ناجحة.
قد يكون لدى المدرسة أو مزود الأنشطة القائم بالفعل عدة مواقع وقاعات ومعلمين وبرامج ومجموعات صفية وترتيبات دفع. ويجب أن تنعكس هذه العلاقات بشكل صحيح في النظام الجديد.
يرشد وضع الإعداد في Clasero المؤسسات خلال خطوات التهيئة الرئيسية، بما في ذلك:
- معلومات الشركة؛
- الفروع والمقار؛
- الخدمات؛
- الحصص؛
- الموظفون والمعلمون؛
- خيارات الدفع؛
- تفضيلات الشركة؛
- العملاء والطلاب الحاليون.
يمكنك إكمال هذه الخطوات بشكل مستقل.
ومع ذلك، إذا كنت تفضّل الحصول على المساعدة، يمكن لـ Clasero أيضًا المساعدة في تهيئة المعلومات المطلوبة لبدء استخدام النظام، بما في ذلك تفاصيل النشاط والفروع والخدمات والحصص والموظفين وإعدادات الدفع وغيرها من البيانات الأولية.
ويكون هذا مفيدًا بشكل خاص في برنامج ما بعد المدرسة الذي يضم عدة مواقع وكادرًا تدريسيًا، حيث قد تكون البنية أكثر تعقيدًا من معلم واحد يدير حصة واحدة.
أنشئ البنية أولًا قبل ربط طلابك بها
تكون عملية النقل الجيدة أسهل عندما يتم إعداد هيكل النشاط قبل إسناد جميع سجلات العملاء.
لنفترض أن مؤسستك تضم 150 طالبًا، وثلاثة مواقع للتدريس، وثماني مجموعات أسبوعية، وستة معلمين.
وسيكون الترتيب العملي هو إنشاء الفروع والمقار أولًا، ثم تحديد الخدمات التي تقدمها، وإنشاء الحصص ذات الصلة، وإضافة المعلمين، وتهيئة خيارات الدفع، ثم ربط طلابك الحاليين بالحصص المناسبة.
وهذا يمنح بيانات العملاء المستوردة سياقًا واضحًا.
فبدلًا من أن ينتهي بك الأمر إلى قائمة كبيرة من الطلاب لا تزال بحاجة إلى إعادة تنظيم، يمكن أن يصبح كل طالب جزءًا من الهيكل التشغيلي الصحيح.
يفصل Clasero بين الخدمات والحصص. ويمكن للخدمة أن تحدد خيارات الدفع ذات الصلة، بينما ترتبط الحصص الفردية بتلك الخدمة. ويكون هذا مفيدًا عندما يتم تقديم النشاط نفسه من خلال عدة مجموعات أو مواقع.
حافظ على تنظيم ترتيبات الدفع الحالية
تستحق تهيئة الدفع اهتمامًا خاصًا عند نقل العملاء الحاليين إلى نظام جديد لإدارة الطلاب وإصدار الفواتير.
يدعم Clasero كلاً من نماذج الدفع القائمة على الاشتراك ونماذج الدفع حسب الاستخدام.
يمكن تهيئة الاشتراكات باستخدام مدة وسعر محددين، مع عدد اختياري من الزيارات المشمولة. أما ترتيبات الدفع حسب الاستخدام، فيمكنها احتساب الرسوم وفقًا للحضور المؤهل المسجل.
ويمكن إنشاء عدة نماذج للدفع، مما يتيح للمؤسسات استخدام ترتيبات مختلفة لعملاء مختلفين عند الحاجة.
وقبل بدء إصدار الفواتير بشكل منتظم في Clasero، راجع عملاءك الحاليين وتأكد من تعيين نموذج الدفع الصحيح لكل منهم.
وبالنسبة إلى مؤسسة قائمة، من المنطقي أيضًا اختيار نقطة واضحة يبدأ عندها التعامل مع الحضور والفوترة الجديدة من خلال Clasero. ويساعد ذلك على تجنب الاحتفاظ بالمعلومات التشغيلية نفسها في مكانين عن طريق الخطأ.
اختبر إعدادك قبل نقل الجميع
عندما يكون لديك عدد كبير من العملاء الحاليين، يمكن لاختبار صغير أن يجعل التحقق من عملية الانتقال أسهل.
وقبل إكمال عملية النقل بالكامل، فكّر في التحقق من الإعداد باستخدام عينة ممثلة من العملاء.
على سبيل المثال، ضمّن ما يلي:
- عميلًا بنظام اشتراك؛
- عميلًا بنظام الدفع حسب الاستخدام؛
- طلابًا من حصص مختلفة؛
- طلابًا يحضرون في مواقع مختلفة؛
- عملاء مرتبطين بمعلمين مختلفين.
وتحقق من أن معلوماتهم الشخصية، وتعيينات الحصص، وترتيبات الدفع، والدروس القادمة تظهر كما هو متوقع.
وبمجرد أن تعمل البنية بشكل صحيح، يمكنك المتابعة مع بقية قاعدة عملائك بثقة أكبر.
وإذا كنت تتلقى مساعدة التهيئة الأولية من Clasero، فهذه أيضًا مرحلة مفيدة لتحديد أي حالات خاصة في نشاطك الحالي ينبغي أن تنعكس في الإعداد.
أضف المعلمين وأعد إنشاء جدول عملك
بمجرد أن تصبح بنية نشاطك وعملاؤك في مكانهم، يمكنك إعداد الجدول التشغيلي.
يمكن تخطيط الدروس من خلال اختيار الفرع أو الموقع، والحصة، والمعلم، والقاعة، ووقت الدرس. كما يمكن جدولة الدروس المتكررة باستخدام تاريخي البداية والنهاية مع تكرار محدد.
ويمكن أيضًا تهيئة مدى توفر المعلمين، مما يساعد المسؤولين على تحديد تعارضات الجدولة.
يمكن للمعلمين ربط جدول دروسهم في Clasero بالتقويمات الخارجية عبر رابط iCal.
وبالنسبة إلى مؤسسة كانت تنسق سابقًا مع المعلمين عبر جداول بيانات وتقويمات ورسائل منفصلة، فإن هذا يوفّر سير عمل أكثر توحيدًا في جدولة الحصص وإدارة الحضور.
ابدأ إدارة الحضور من نقطة الانطلاق التي تختارها
أثناء الدروس، يمكن للمعلمين تحديد الطلاب الذين حضروا وإضافة ملاحظات على الزيارات الفردية.
وتكون سجلات الحضور هذه مفيدة خارج الصف أيضًا.
فهي يمكن أن تسهم في تقارير الحضور، وتساعد أولياء الأمور على متابعة المشاركة، وتدعم احتساب الدفع حسب الاستخدام عند الاقتضاء.
وهذه إحدى مزايا الانتقال من أدوات إدارية منفصلة إلى نظام مترابط لإدارة حصص ما بعد المدرسة: إذ يمكن للجدولة، وسجلات العملاء، والحضور، وترتيبات الدفع، وإصدار الفواتير أن تعمل كأجزاء من العملية نفسها.
عرّف أولياء الأمور على my.clasero.com
بمجرد أن يصبح إعدادك الداخلي جاهزًا، يمكن لأولياء الأمور الحاليين أيضًا البدء في استخدام my.clasero.com.
توفر بوابة أولياء الأمور إمكانية الوصول إلى معلومات مثل جداول الدروس، والدروس السابقة والقادمة، والحضور، والفواتير وحالة الدفع، والخدمات المسجلة، ومعلومات المعلمين، والأخبار ذات الصلة.
كما يمكن لأولياء الأمور أيضًا ترك معلومات حول الحضور، على سبيل المثال عندما يكون الطفل غائبًا أو متأخرًا.
وعند تعريف قاعدة عملائك الحالية على بوابة جديدة، اجعل التواصل بسيطًا. اشرح لأولياء الأمور ما الذي يمكنهم العثور عليه هناك وما الذي يحتاجون إلى القيام به أولًا.
فالهدف ليس مجرد نقل الإدارة إلى Clasero، بل جعل الوصول إلى المعلومات الروتينية أسهل لكل من المؤسسة وعملائها.
طريقة عملية لنقل نشاط قائم إلى Clasero
بالنسبة إلى معظم المؤسسات القائمة، يمكن التعامل مع عملية الانتقال عبر ست مراحل:
- التحضير — راجع معلومات عملائك الحالية ونظّفها.
- التهيئة — أعد إعداد شركتك وفروعك ومقارك وخدماتك وحصصك ومعلميك ونماذج الدفع.
- الاختبار — تحقق من البنية باستخدام مجموعة صغيرة من العملاء الحاليين.
- الاستيراد — أدخل ما تبقى من بيانات العملاء والطلاب وأكمل التعيينات اللازمة.
- الإطلاق — ابدأ استخدام Clasero في الجدولة والحضور وإدارة العملاء وعمليات الفوترة ذات الصلة.
- التحقق — راجع دروسك الأولى، وسجلات الحضور، وتعيينات العملاء، وإعداد الدفع قبل اعتبار عملية النقل مكتملة.
يمكنك إدارة هذا الإعداد بنفسك باستخدام وضع الإعداد في Clasero، لكنك لست مضطرًا إلى القيام بكل شيء بشكل مستقل.
يمكن لفريق Clasero المساعدة في استيراد عملائك الحاليين وتهيئة المعلومات اللازمة لبدء استخدام Clasero. وقد يكون هذا ذا قيمة خاصة إذا كان نشاطك يعمل بالفعل وتريد نقل بنيتك الحالية إلى النظام بدلًا من بناء كل شيء يدويًا.
عملاؤك الحاليون نقطة انطلاق، وليسوا عائقًا
لا ينبغي أن يمنعك امتلاك قاعدة عملاء قائمة من تحسين طريقة إدارة نشاطك لما بعد المدرسة.
صُمم Clasero بحيث تتمكن المؤسسات القائمة من إدخال عملائها الحاليين إلى النظام، وتهيئة حصصها وخدماتها، وتنظيم المعلمين والمواقع، ووضع نماذج الدفع، ومواصلة إدارة أنشطتها من بيئة أكثر ترابطًا.
وإذا كان إعداد كل ذلك بنفسك يبدو عبئًا إداريًا غير ضروري، فيمكنك طلب المساعدة من فريق Clasero في الإعداد الأولي واستيراد بيانات العملاء.
ابدأ بالمعلومات التي لديك بالفعل، وقرّر ما إذا كنت تريد تهيئة Clasero بشكل مستقل أو بمساعدة التهيئة الأولية، وابنِ النظام حول النشاط الذي تديره بالفعل.