Вече имате ученици? Clasero може да ви помогне да импортирате клиенти и да настроите бизнеса си по-бързо

Преместването на вече утвърдена извънкласна програма в нова система за управление може да изглежда много по-трудно, отколкото да започнете от нулата.

Вече имате ученици. Вашите учители работят. Занятията се провеждат на конкретни места. Родителите имат съществуващи договорености за плащане. Информацията за клиентите може да е разпръсната в Excel файлове, Google Sheets, календари, фактури и други инструменти.

Предизвикателството не е просто да откриете нов акаунт. То е да прехвърлите правилно съществуващата си дейност в новата система.

Ето защо Clasero предлага два начина да започнете: можете сами да конфигурирате системата чрез нейния структуриран режим за настройка, или можете да поискате екипът на Clasero да помогне с импортирането на съществуващите ви клиенти и с настройването на бизнеса ви в Clasero.

За утвърден образователен бизнес тази помощ може значително да улесни прехода.

Не е нужно ръчно да изграждате наново базата си данни с клиенти

Един от първите въпроси, които бизнесите задават при смяна на софтуер за управление на извънкласни занятия, е: какво се случва със съществуващите ни ученици?

Clasero поддържа импортиране на съществуващи данни за клиенти и ученици от Excel или Google Sheets. Това означава, че не е задължително да създавате наново всеки клиентски запис ръчно.

Преди да импортирате данните си, все пак си струва да ги подготвите внимателно.

Една практична проверка на клиентските данни трябва да включва:

• премахване на очевидни дублиращи се записи;
• проверка на имената на учениците и родителите;
• потвърждаване на имейл адресите и телефонните номера;
• разделяне на активните и неактивните клиенти;
• преглед на информацията, която действително ви е необходима в Clasero;
• запазване на непроменено копие на оригиналните ви данни като резервно копие.

Clasero също така позволява таблицата с клиентски данни да бъде конфигурирана чрез избор на наличните полета и подреждане на техния ред. Това улеснява работата със съществуваща структура на данните, вместо да принуждава всяка организация да организира клиентската си информация по абсолютно един и същ начин.

Най-важното е, че не е нужно да се справяте с миграцията сами. При заявка екипът на Clasero може да помогне с импортирането на съществуващите клиентски данни като част от първоначалния процес по настройка.

Clasero може да помогне за настройването на бизнеса според съществуващата ви дейност

Импортирането на ученици е само една част от успешния преход.

Съществуващо училище или доставчик на дейности може вече да има няколко локации, помещения, учители, програми, групи за занятия и договорености за плащане. Тези взаимовръзки трябва да бъдат отразени правилно в новата система.

Режимът за настройка на Clasero насочва бизнесите през основните стъпки по конфигуриране, включително:

• информация за компанията;
• филиали и помещения;
• услуги;
• занятия;
• служители и учители;
• опции за плащане;
• предпочитания на компанията;
• съществуващи клиенти и ученици.

Можете да изпълните тези стъпки самостоятелно.

Ако обаче предпочитате съдействие, Clasero може също да помогне с конфигурирането на информацията, необходима за започване на работа със системата, включително данни за бизнеса, филиали, услуги, занятия, служители, настройки за плащане и други първоначални данни.

Това е особено полезно за извънкласна програма с множество локации и преподавателски екип, където структурата може да е по-сложна от тази на един учител, който води един клас.

Изградете структурата, преди да свържете учениците си

Добрата миграция е по-лесна, когато структурата на бизнеса е подготвена, преди да бъдат разпределени всички клиентски записи.

Да предположим, че вашата организация има 150 ученици, три учебни локации, осем седмични групи и шестима учители.

Практичният ред би бил първо да създадете филиалите и помещенията, да определите услугите, които предлагате, да създадете съответните занятия, да добавите учителите, да конфигурирате опциите за плащане и след това да свържете съществуващите си ученици със съответните занятия.

Това дава контекст на импортираните клиентски данни.

Вместо да се окажете с голям списък от ученици, който все още трябва да бъде реорганизиран, всеки ученик може да стане част от правилната оперативна структура.

Clasero разделя услугите от занятията. Една услуга може да определя съответните опции за плащане, докато отделните занятия са свързани с тази услуга. Това е полезно, когато една и съща дейност се предлага чрез няколко групи или на няколко локации.

Поддържайте съществуващите договорености за плащане организирани

Конфигурирането на плащанията заслужава специално внимание при прехвърляне на съществуващи клиенти в нова система за управление на ученици и фактуриране.

Clasero поддържа както абонаментни модели на плащане, така и модели с плащане според посещенията.

Абонаментите могат да бъдат конфигурирани с определена продължителност и цена, с опционален брой включени посещения. Договореностите с плащане според посещенията могат да изчисляват таксите според отчетеното допустимо присъствие.

Могат да бъдат създадени множество модели на плащане, което позволява на бизнесите да използват различни договорености за различни клиенти, когато е необходимо.

Преди да започнете редовното фактуриране в Clasero, прегледайте съществуващите си клиенти и се уверете, че е зададен правилният модел на плащане.

За утвърден бизнес е разумно също да изберете ясен момент, от който новото присъствие и фактуриране ще започнат да се управляват чрез Clasero. Това помага да се избегне неволното поддържане на една и съща оперативна информация на две места.

Тествайте настройката си, преди да преместите всички

Когато имате много съществуващи клиенти, един малък тест може да улесни проверката на прехода.

Преди да завършите цялата миграция, помислете дали да не проверите настройката с представителна извадка от клиенти.

Например включете:

• клиент с абонамент;
• клиент с плащане според посещенията;
• ученици от различни занятия;
• ученици, посещаващи различни локации;
• клиенти, свързани с различни учители.

Проверете дали личната им информация, разпределението по занятия, договореностите за плащане и предстоящите уроци се показват според очакванията.

След като структурата работи правилно, можете да продължите с останалата част от клиентската си база с по-голяма увереност.

Ако получавате съдействие при внедряване на Clasero, това също е полезен етап за установяване на всякакви специални ситуации в съществуващия ви бизнес, които трябва да бъдат отразени в настройката.

Добавете учители и пресъздайте работния си график

След като структурата на бизнеса и клиентите ви са на мястото си, можете да подготвите оперативния график.

Уроците могат да бъдат планирани чрез избор на филиал или локация, занятие, учител, помещение и време на урока. Повтарящите се уроци могат да бъдат насрочени чрез използване на начална и крайна дата заедно с честота на повторение.

Наличността на учителите също може да бъде конфигурирана, което помага на администраторите да установяват конфликти в графика.

Учителите могат да свържат графика си за уроци в Clasero с външни календари чрез iCal връзка.

За бизнес, който преди това е координирал учителите чрез отделни електронни таблици, календари и съобщения, това създава по-единен работен процес за планиране на занятия и управление на присъствието.

Започнете управлението на присъствието от избраната от вас начална точка

По време на уроците учителите могат да отбелязват кои ученици са присъствали и да добавят коментари за отделни посещения.

Тези записи за присъствие са полезни и извън класната стая.

Те могат да допринасят за отчетите за присъствие, да помагат на родителите да следят участието и да подпомагат изчисленията при плащане според посещенията, когато е приложимо.

Това е едно от предимствата на преминаването от несвързани административни инструменти към свързана система за управление на извънкласни занятия: планирането, клиентските записи, присъствието, договореностите за плащане и фактурирането могат да работят като части от един и същ процес.

Запознайте родителите с my.clasero.com

След като вътрешната ви настройка е готова, съществуващите родители също могат да започнат да използват my.clasero.com.

Родителският портал предоставя достъп до информация като графици на уроците, предишни и предстоящи уроци, присъствие, фактури и статус на плащанията, регистрирани услуги, информация за учителите и важни новини.

Родителите могат също да оставят информация за присъствието, например когато детето ще отсъства или ще закъснее.

Когато представяте нов портал на съществуваща клиентска база, поддържайте комуникацията проста. Обяснете какво могат да намерят родителите там и какво трябва да направят първо.

Целта не е просто да преместите администрацията в Clasero. Тя е да направите рутинната информация по-лесно достъпна както за бизнеса, така и за неговите клиенти.

Практичен начин да преместите съществуващ бизнес в Clasero

За повечето утвърдени организации преходът може да бъде осъществен в шест етапа:

• Подготовка — прегледайте и почистете съществуващата си клиентска информация.
• Конфигуриране — настройте компанията си, филиалите, помещенията, услугите, занятията, учителите и моделите на плащане.
• Тестване — проверете структурата с помощта на малка извадка от съществуващи клиенти.
• Импортиране — внесете останалите си данни за клиенти и ученици и завършете необходимите разпределения.
• Стартиране — започнете да използвате Clasero за планиране, присъствие, управление на клиенти и съответните процеси по фактуриране.
• Проверка — проверете първите си уроци, записите за присъствие, разпределението на клиентите и настройката на плащанията, преди да считате миграцията за завършена.

Можете сами да управлявате тази настройка чрез режима за настройка на Clasero, но не е нужно да правите всичко самостоятелно.

Екипът на Clasero може да помогне с импортирането на съществуващите ви клиенти и с конфигурирането на информацията, необходима за започване на работа с Clasero. Това може да бъде особено ценно, ако бизнесът ви вече функционира и искате да прехвърлите настоящата си структура в системата, вместо да изграждате всичко ръчно.

Съществуващите ви клиенти са отправна точка, а не пречка

Наличието на утвърдена клиентска база не бива да ви възпира да подобрите начина, по който се управлява вашият извънкласен бизнес.

Clasero е създаден така, че съществуващите организации да могат да прехвърлят настоящите си клиенти в системата, да конфигурират своите занятия и услуги, да организират учители и локации, да установят модели на плащане и да продължат да управляват дейностите си в по-свързана среда.

А ако подготовката на всичко това сами ви се струва ненужно административно натоварване, можете да поискате помощ от екипа на Clasero за първоначалната настройка и импортирането на клиентски данни.

Започнете с информацията, която вече имате, решете дали искате да конфигурирате Clasero самостоятелно или със съдействие при внедряване, и изградете системата около бизнеса, който вече управлявате.