Ja tens estudiants? Clasero et pot ajudar a importar clients i configurar el teu negoci més ràpidament
Traslladar un programa extraescolar ja consolidat a un nou sistema de gestió pot semblar molt més difícil que començar de zero.
Ja tens alumnes. Els teus professors estan treballant. Les classes es fan en ubicacions concretes. Els pares tenen acords de pagament existents. La informació dels clients pot estar repartida entre fitxers d’Excel, Google Sheets, calendaris, factures i altres eines.
El repte no és simplement obrir un compte nou. És traslladar correctament la teva operativa actual al nou sistema.
Per això Clasero ofereix dues maneres de començar: pots configurar el sistema tu mateix mitjançant el seu Mode de configuració estructurat, o pots demanar al equip de Clasero que t’ajudi a importar els teus clients actuals i a configurar el teu negoci a Clasero.
Per a un negoci educatiu consolidat, aquesta ajuda pot fer que la transició sigui considerablement més fàcil.
No has de reconstruir manualment la teva base de dades de clients
Una de les primeres preguntes que es fan les empreses quan canvien de programari de gestió de classes extraescolars és: què passa amb els nostres alumnes actuals?
Clasero permet importar dades existents de clients i alumnes des d’Excel o Google Sheets. Això vol dir que no necessàriament has de recrear manualment cada fitxa de client.
Abans d’importar les teves dades, continua sent recomanable preparar-les amb cura.
Una revisió pràctica de les dades dels clients hauria d’incloure:
- eliminar registres duplicats evidents;
- comprovar els noms dels alumnes i dels pares;
- verificar les adreces electròniques i els números de telèfon;
- separar els clients actius dels inactius;
- revisar la informació que realment necessites a Clasero;
- conservar una còpia intacta de les dades originals com a còpia de seguretat.
Clasero també permet configurar la taula de dades dels clients seleccionant els camps disponibles i ordenant-los. Això facilita treballar amb una estructura de dades existent en lloc d’obligar totes les organitzacions a organitzar la informació dels seus clients exactament de la mateixa manera.
El més important és que no has de gestionar la migració tot sol. Si ho demanes, l’equip de Clasero pot ajudar-te a importar les dades existents dels clients com a part del procés de configuració inicial.
Clasero pot ajudar a configurar el negoci al voltant de la teva operativa actual
Importar els alumnes és només una part d’una transició reeixida.
Una escola o proveïdor d’activitats ja establert pot tenir diverses ubicacions, aules, professors, programes, grups de classe i acords de pagament. Aquestes relacions s’han de reflectir correctament en el nou sistema.
El Mode de configuració de Clasero guia les empreses pels principals passos de configuració, incloent-hi:
- informació de l’empresa;
- sucursals i instal·lacions;
- serveis;
- classes;
- empleats i professors;
- opcions de pagament;
- preferències de l’empresa;
- clients i alumnes existents.
Pots completar aquests passos de manera independent.
Tanmateix, si prefereixes ajuda, Clasero també pot ajudar a configurar la informació necessària per començar a utilitzar el sistema, incloent-hi les dades del negoci, les sucursals, els serveis, les classes, els empleats, la configuració de pagaments i altres dades inicials.
Això és especialment útil per a un programa extraescolar amb diverses ubicacions i personal docent, on l’estructura pot ser més complicada que la d’un sol professor gestionant una sola classe.
Crea l’estructura abans de connectar-hi els teus alumnes
Una bona migració és més fàcil quan l’estructura del negoci està preparada abans d’assignar tots els registres de clients.
Suposem que la teva organització té 150 alumnes, tres ubicacions d’ensenyament, vuit grups setmanals i sis professors.
Un ordre pràctic seria crear primer les sucursals i les instal·lacions, definir els serveis que ofereixes, crear les classes corresponents, afegir els professors, configurar les opcions de pagament i després vincular els teus alumnes actuals a les classes adequades.
Això dona context a les dades importades dels clients.
En lloc d’acabar amb una gran llista d’alumnes que encara s’ha de reorganitzar, cada alumne pot passar a formar part de l’estructura operativa correcta.
Clasero separa els serveis de les classes. Un servei pot definir les opcions de pagament pertinents, mentre que les classes individuals estan vinculades a aquest servei. Això és útil quan la mateixa activitat s’ofereix a través de diversos grups o ubicacions.
Mantén organitzats els acords de pagament existents
La configuració dels pagaments mereix una atenció especial quan es traslladen clients existents a un nou sistema de gestió d’alumnes i facturació.
Clasero admet tant models de pagament basats en subscripció com models de pagament per ús.
Les subscripcions es poden configurar amb una durada i un preu definits, amb un nombre opcional de sessions incloses. Els acords de pagament per ús poden calcular els càrrecs segons l’assistència registrada que sigui aplicable.
Es poden crear diversos models de pagament, cosa que permet a les empreses utilitzar acords diferents per a clients diferents quan sigui necessari.
Abans de començar la facturació habitual a Clasero, revisa els teus clients actuals i assegura’t que s’ha assignat el model de pagament correcte.
Per a un negoci consolidat, també és assenyat triar un punt clar a partir del qual la nova assistència i la facturació es comencin a gestionar mitjançant Clasero. Això ajuda a evitar mantenir accidentalment la mateixa informació operativa en dos llocs.
Prova la configuració abans de traslladar-hi tothom
Quan tens molts clients existents, una petita prova pot facilitar la verificació de la transició.
Abans de completar tota la migració, considera comprovar la configuració amb una mostra representativa de clients.
Per exemple, inclou:
- un client amb subscripció;
- un client de pagament per ús;
- alumnes de classes diferents;
- alumnes que assisteixen a ubicacions diferents;
- clients vinculats a professors diferents.
Comprova que la seva informació personal, les assignacions de classe, els acords de pagament i les properes lliçons apareguin tal com s’espera.
Un cop l’estructura funcioni correctament, pots continuar amb la resta de la teva base de clients amb més confiança.
Si estàs rebent ajuda d’incorporació de Clasero, aquesta també és una fase útil per identificar qualsevol situació especial del teu negoci actual que s’hagi de reflectir en la configuració.
Afegeix professors i recrea el teu horari de treball
Un cop l’estructura del teu negoci i els clients estiguin al seu lloc, pots preparar l’horari operatiu.
Les lliçons es poden planificar seleccionant la sucursal o ubicació, la classe, el professor, l’aula i l’hora de la lliçó. Les lliçons recurrents es poden programar utilitzant dates d’inici i de finalització juntament amb una freqüència de repetició.
La disponibilitat dels professors també es pot configurar, cosa que ajuda els administradors a identificar conflictes de programació.
Els professors poden connectar el seu horari de lliçons de Clasero a calendaris externs mitjançant un enllaç iCal.
Per a un negoci que abans coordinava els professors mitjançant fulls de càlcul, calendaris i missatges separats, això crea un flux de treball més unificat de programació de classes i gestió de l’assistència.
Comença la gestió de l’assistència des del punt de llançament que triïs
Durant les lliçons, els professors poden marcar quins alumnes han assistit i afegir comentaris per a visites individuals.
Aquests registres d’assistència són útils més enllà de l’aula.
Poden contribuir als informes d’assistència, ajudar els pares a fer seguiment de la participació i donar suport als càlculs de pagament per ús quan correspongui.
Aquest és un dels avantatges de passar d’eines administratives desconnectades a un sistema de gestió de classes extraescolars connectat: la programació, els registres de clients, l’assistència, els acords de pagament i la facturació poden funcionar com a parts del mateix procés.
Presenta my.clasero.com als pares
Un cop la teva configuració interna estigui a punt, els pares actuals també poden començar a utilitzar my.clasero.com.
El portal per a pares proporciona accés a informació com ara horaris de lliçons, lliçons anteriors i properes, assistència, factures i estat dels pagaments, serveis registrats, informació del professorat i notícies rellevants.
Els pares també poden deixar informació sobre l’assistència, per exemple quan un infant estarà absent o arribarà tard.
Quan presentis una base de clients existent a un nou portal, mantén la comunicació senzilla. Explica què hi poden trobar els pares i què han de fer primer.
L’objectiu no és només traslladar l’administració a Clasero. És facilitar l’accés a la informació rutinària tant per al negoci com per als seus clients.
Una manera pràctica de traslladar un negoci existent a Clasero
Per a la majoria d’organitzacions consolidades, la transició es pot abordar en sis etapes:
- Preparar — revisa i neteja la informació existent dels teus clients.
- Configurar — configura la teva empresa, sucursals, instal·lacions, serveis, classes, professors i models de pagament.
- Provar — comprova l’estructura amb una petita selecció de clients existents.
- Importar — incorpora la resta de dades dels teus clients i alumnes i completa les assignacions necessàries.
- Llançar — comença a utilitzar Clasero per a la programació, l’assistència, la gestió de clients i els processos de facturació pertinents.
- Verificar — comprova les primeres lliçons, els registres d’assistència, les assignacions de clients i la configuració dels pagaments abans de considerar la migració completada.
Pots gestionar aquesta configuració tu mateix mitjançant el Mode de configuració de Clasero, però no has de fer-ho tot de manera independent.
L’equip de Clasero pot ajudar-te a importar els teus clients actuals i a configurar la informació necessària per començar a utilitzar Clasero. Això pot ser especialment valuós si el teu negoci ja està en funcionament i vols traslladar la teva estructura actual al sistema en lloc de construir-ho tot manualment.
Els teus clients actuals són un punt de partida, no un obstacle
Tenir una base de clients consolidada no hauria d’impedir-te millorar la manera com es gestiona el teu negoci extraescolar.
Clasero està dissenyat perquè les organitzacions existents puguin incorporar els seus clients actuals al sistema, configurar les seves classes i serveis, organitzar professors i ubicacions, establir models de pagament i continuar gestionant les seves activitats des d’un entorn més connectat.
I si preparar tot això tu mateix et sembla una càrrega administrativa innecessària, pots demanar ajuda a l’equip de Clasero amb la configuració inicial i la importació de dades dels clients.
Comença amb la informació que ja tens, decideix si vols configurar Clasero de manera independent o amb ajuda d’incorporació, i construeix el sistema al voltant del negoci que ja estàs gestionant.