Už máte studenty? Clasero vám může pomoci importovat zákazníky a rychleji nastavit vaše podnikání

Přesun zavedeného mimoškolního programu do nového systému správy se může zdát mnohem náročnější než začínat od nuly.

Už máte studenty. Vaši učitelé pracují. Výuka probíhá na konkrétních místech. Rodiče mají stávající platební ujednání. Informace o zákaznících mohou být rozptýlené v souborech Excel, Tabulkách Google, kalendářích, fakturách a dalších nástrojích.

Výzvou není jen otevření nového účtu. Jde o správné převedení vašeho stávajícího provozu do nového systému.

Proto Clasero nabízí dva způsoby, jak začít: systém si můžete nastavit sami pomocí jeho strukturovaného režimu nastavení, nebo můžete požádat tým Clasero o pomoc s importem vašich stávajících zákazníků a nastavením vašeho podnikání v Clasero.

Pro zavedené vzdělávací podnikání může tato pomoc přechod výrazně usnadnit.

Databázi zákazníků nemusíte znovu vytvářet ručně

Jedna z prvních otázek, které si firmy kladou při změně softwaru pro správu mimoškolních kurzů, zní: co se stane s našimi stávajícími studenty?

Clasero podporuje import stávajících údajů o zákaznících a studentech z Excelu nebo Tabulek Google. To znamená, že nemusíte nutně znovu ručně vytvářet každý záznam o zákazníkovi.

Před importem dat se však stále vyplatí je pečlivě připravit.

Praktická kontrola zákaznických dat by měla zahrnovat:

• odstranění zjevných duplicitních záznamů;
• kontrolu jmen studentů a rodičů;
• ověření e-mailových adres a telefonních čísel;
• oddělení aktivních a neaktivních zákazníků;
• revizi informací, které v Clasero skutečně potřebujete;
• ponechání nedotčené kopie původních dat jako zálohy.

Clasero také umožňuje konfigurovat tabulku zákaznických dat výběrem dostupných polí a uspořádáním jejich pořadí. To usnadňuje práci se stávající datovou strukturou, místo aby byla každá organizace nucena organizovat informace o svých zákaznících úplně stejným způsobem.

Nejdůležitější je, že migraci nemusíte řešit sami. Na vyžádání může tým Clasero pomoci s importem stávajících zákaznických dat v rámci úvodního procesu nastavení.

Clasero může pomoci nastavit podnikání podle vašeho stávajícího provozu

Import studentů je jen jednou částí úspěšného přechodu.

Stávající škola nebo poskytovatel aktivit už může mít několik poboček, místností, učitelů, programů, skupin kurzů a platebních ujednání. Tyto vztahy je potřeba v novém systému správně zohlednit.

Režim nastavení v Clasero provádí firmy hlavními kroky konfigurace, včetně:

• firemních údajů;
• poboček a prostor;
• služeb;
• kurzů;
• zaměstnanců a učitelů;
• možností plateb;
• firemních preferencí;
• stávajících zákazníků a studentů.

Tyto kroky můžete dokončit samostatně.

Pokud však dáváte přednost pomoci, Clasero může také pomoci nakonfigurovat informace potřebné k zahájení používání systému, včetně firemních údajů, poboček, služeb, kurzů, zaměstnanců, nastavení plateb a dalších počátečních dat.

To je obzvlášť užitečné pro mimoškolní program s více pobočkami a pedagogickým personálem, kde může být struktura složitější než u jednoho učitele, který vede jeden kurz.

Než propojíte studenty, vytvořte strukturu

Dobrá migrace je snazší, když je struktura podnikání připravena ještě před přiřazením všech zákaznických záznamů.

Představte si, že vaše organizace má 150 studentů, tři výuková místa, osm týdenních skupin a šest učitelů.

Praktický postup by byl nejprve vytvořit pobočky a prostory, definovat poskytované služby, vytvořit příslušné kurzy, přidat učitele, nakonfigurovat platební možnosti a teprve poté propojit stávající studenty s odpovídajícími kurzy.

Tím získají importovaná zákaznická data kontext.

Místo toho, abyste skončili s dlouhým seznamem studentů, který je ještě potřeba znovu organizovat, se každý student může stát součástí správné provozní struktury.

Clasero odděluje služby od kurzů. Služba může definovat příslušné platební možnosti, zatímco jednotlivé kurzy jsou s touto službou propojeny. To je užitečné, když je stejná aktivita nabízena prostřednictvím několika skupin nebo na několika místech.

Udržujte stávající platební ujednání přehledně uspořádaná

Nastavení plateb si při převodu stávajících zákazníků do nového systému pro správu studentů a fakturaci zaslouží zvláštní pozornost.

Clasero podporuje jak platební modely založené na předplatném, tak modely pay-as-you-go.

Předplatné lze nastavit s definovanou dobou trvání a cenou, s volitelným počtem zahrnutých návštěv. Ujednání pay-as-you-go mohou vypočítávat poplatky podle zaznamenané způsobilé docházky.

Lze vytvořit více platebních modelů, což firmám umožňuje v případě potřeby používat různá ujednání pro různé zákazníky.

Před zahájením pravidelné fakturace v Clasero zkontrolujte své stávající zákazníky a ujistěte se, že jim byl přiřazen správný platební model.

Pro zavedené podnikání je také rozumné zvolit jasný okamžik, od kterého se nová docházka a fakturace začnou spravovat prostřednictvím Clasero. To pomáhá předejít nechtěnému vedení stejných provozních informací na dvou místech.

Před přesunem všech vše otestujte

Když máte mnoho stávajících zákazníků, malý test může usnadnit ověření přechodu.

Před dokončením celé migrace zvažte kontrolu nastavení na reprezentativním vzorku zákazníků.

Například zahrňte:

• zákazníka s předplatným;
• zákazníka s modelem pay-as-you-go;
• studenty z různých kurzů;
• studenty navštěvující různá místa;
• zákazníky propojené s různými učiteli.

Zkontrolujte, zda se jejich osobní údaje, přiřazení ke kurzům, platební ujednání a nadcházející lekce zobrazují podle očekávání.

Jakmile struktura funguje správně, můžete s větší jistotou pokračovat se zbytkem své zákaznické základny.

Pokud využíváte pomoc s onboardingem od Clasero, je to také užitečná fáze pro identifikaci jakýchkoli zvláštních situací ve vašem stávajícím podnikání, které by se měly promítnout do nastavení.

Přidejte učitele a znovu vytvořte svůj pracovní rozvrh

Jakmile máte připravenou strukturu podnikání a zákazníky, můžete připravit provozní rozvrh.

Lekce lze plánovat výběrem pobočky nebo místa, kurzu, učitele, místnosti a času lekce. Opakující se lekce lze naplánovat pomocí data začátku a konce spolu s frekvencí opakování.

Lze také nastavit dostupnost učitelů, což administrátorům pomáhá identifikovat konflikty v rozvrhu.

Učitelé mohou propojit svůj rozvrh lekcí v Clasero s externími kalendáři prostřednictvím odkazu iCal.

Pro podnikání, které dříve koordinovalo učitele prostřednictvím samostatných tabulek, kalendářů a zpráv, to vytváří jednotnější pracovní postup pro plánování kurzů a správu docházky.

Začněte správu docházky od zvoleného okamžiku spuštění

Během lekcí mohou učitelé označit, kteří studenti se zúčastnili, a přidat komentáře k jednotlivým návštěvám.

Tyto záznamy o docházce jsou užitečné i mimo učebnu.

Mohou přispět k reportingu docházky, pomoci rodičům sledovat účast a podpořit výpočty pay-as-you-go tam, kde je to relevantní.

To je jedna z výhod přechodu od nespojených administrativních nástrojů k propojenému systému pro správu mimoškolních kurzů: plánování, zákaznické záznamy, docházka, platební ujednání a fakturace mohou fungovat jako součásti jednoho procesu.

Představte rodičům my.clasero.com

Jakmile je vaše interní nastavení připravené, mohou stávající rodiče také začít používat my.clasero.com.

Rodičovský portál poskytuje přístup k informacím, jako jsou rozvrhy lekcí, předchozí a nadcházející lekce, docházka, faktury a stav plateb, registrované služby, informace o učitelích a relevantní novinky.

Rodiče mohou také zanechat informace o docházce, například když dítě bude chybět nebo přijde pozdě.

Při seznamování stávající zákaznické základny s novým portálem udržujte komunikaci jednoduchou. Vysvětlete, co tam rodiče najdou a co musí udělat jako první.

Cílem není jen přesunout administrativu do Clasero. Jde o to usnadnit přístup k běžným informacím jak firmě, tak jejím zákazníkům.

Praktický způsob, jak převést stávající podnikání do Clasero

U většiny zavedených organizací lze přechod rozdělit do šesti fází:

• Příprava — zkontrolujte a vyčistěte své stávající informace o zákaznících.
• Konfigurace — nastavte svou společnost, pobočky, prostory, služby, kurzy, učitele a platební modely.
• Testování — ověřte strukturu na malém výběru stávajících zákazníků.
• Import — přeneste zbývající údaje o zákaznících a studentech a dokončete potřebná přiřazení.
• Spuštění — začněte používat Clasero pro plánování, docházku, správu zákazníků a příslušné fakturační procesy.
• Ověření — zkontrolujte své první lekce, záznamy o docházce, přiřazení zákazníků a nastavení plateb, než budete migraci považovat za dokončenou.

Toto nastavení můžete spravovat sami pomocí režimu nastavení v Clasero, ale nemusíte dělat vše samostatně.

Tým Clasero může pomoci s importem vašich stávajících zákazníků a konfigurací informací potřebných k zahájení používání Clasero. To může být obzvlášť cenné, pokud vaše podnikání již funguje a chcete do systému převést svou současnou strukturu, místo abyste vše budovali ručně.

Vaši stávající zákazníci jsou výchozím bodem, ne překážkou

Mít zavedenou zákaznickou základnu by vám nemělo bránit ve zlepšení způsobu, jakým je vaše mimoškolní podnikání řízeno.

Clasero je navrženo tak, aby stávající organizace mohly do systému převést své současné zákazníky, nakonfigurovat své kurzy a služby, uspořádat učitele a místa, nastavit platební modely a pokračovat ve správě svých aktivit v propojenějším prostředí.

A pokud vám příprava toho všeho svépomocí připadá jako zbytečná administrativní zátěž, můžete požádat tým Clasero o pomoc s úvodním nastavením a importem zákaznických dat.

Začněte s informacemi, které už máte, rozhodněte se, zda chcete Clasero nastavit samostatně nebo s pomocí onboardingu, a vybudujte systém kolem podnikání, které už provozujete.