Har du allerede elever? Clasero kan hjælpe dig med at importere kunder og oprette din virksomhed hurtigere

At flytte et etableret fritidsprogram til et nyt administrationssystem kan virke meget sværere end at starte fra bunden.

Du har allerede elever. Dine lærere er i gang med arbejdet. Undervisningen foregår på bestemte lokationer. Forældre har eksisterende betalingsordninger. Kundeoplysninger kan være spredt på tværs af Excel-filer, Google Sheets, kalendere, fakturaer og andre værktøjer.

Udfordringen er ikke blot at åbne en ny konto. Det handler om at flytte din eksisterende drift korrekt over i det nye system.

Derfor tilbyder Clasero to måder at komme i gang på: Du kan selv konfigurere systemet ved hjælp af dets strukturerede opsætningstilstand, eller du kan bede Clasero-teamet om at hjælpe med at importere dine eksisterende kunder og opsætte din virksomhed i Clasero.

For en etableret uddannelsesvirksomhed kan den hjælp gøre overgangen betydeligt lettere.

Du behøver ikke at genopbygge din kundedatabase manuelt

Et af de første spørgsmål, virksomheder stiller, når de skifter software til administration af fritidsundervisning, er: Hvad sker der med vores eksisterende elever?

Clasero understøtter import af eksisterende kunde- og elevdata fra Excel eller Google Sheets. Det betyder, at du ikke nødvendigvis behøver at genskabe hver enkelt kundepost manuelt.

Før du importerer dine data, er det stadig værd at forberede dem omhyggeligt.

Et praktisk tjek af kundedata bør omfatte:

fjernelse af åbenlyse dubletposter;
kontrol af elev- og forældrenavne;
verificering af e-mailadresser og telefonnumre;
adskillelse af aktive og inaktive kunder;
gennemgang af de oplysninger, du faktisk har brug for i Clasero;
opbevaring af en urørt kopi af dine originale data som backup.

Clasero gør det også muligt at konfigurere kundedatatabellen ved at vælge tilgængelige felter og arrangere deres rækkefølge. Det gør det lettere at arbejde med en eksisterende datastruktur i stedet for at tvinge alle organisationer til at organisere deres kundeoplysninger på præcis samme måde.

Vigtigst af alt behøver du ikke at håndtere migreringen alene. Efter anmodning kan Clasero-teamet hjælpe med at importere eksisterende kundedata som en del af den indledende opsætningsproces.

Clasero kan hjælpe med at opsætte virksomheden omkring din eksisterende drift

Import af elever er kun én del af en vellykket overgang.

En eksisterende skole eller aktivitetsudbyder kan allerede have flere lokationer, lokaler, lærere, programmer, hold og betalingsordninger. Disse relationer skal afspejles korrekt i det nye system.

Claseros opsætningstilstand guider virksomheder gennem de vigtigste konfigurationstrin, herunder:

virksomhedsoplysninger;
afdelinger og lokaler;
ydelser;
hold;
medarbejdere og lærere;
betalingsmuligheder;
virksomhedsindstillinger;
eksisterende kunder og elever.

Du kan gennemføre disse trin selvstændigt.

Men hvis du foretrækker hjælp, kan Clasero også hjælpe med at konfigurere de oplysninger, der er nødvendige for at begynde at bruge systemet, herunder virksomhedsoplysninger, afdelinger, ydelser, hold, medarbejdere, betalingsindstillinger og andre indledende data.

Dette er især nyttigt for et fritidsprogram med flere lokationer og undervisningspersonale, hvor strukturen kan være mere kompliceret end én lærer, der administrerer ét hold.

Opbyg strukturen, før du tilknytter dine elever

En god migrering er lettere, når virksomhedsstrukturen er forberedt, før alle kundeposter bliver tildelt.

Antag, at din organisation har 150 elever, tre undervisningssteder, otte ugentlige hold og seks lærere.

En praktisk rækkefølge ville være først at oprette afdelinger og lokaler, definere de ydelser, du tilbyder, oprette de relevante hold, tilføje lærere, konfigurere betalingsmuligheder og derefter tilknytte dine eksisterende elever til de relevante hold.

Det giver de importerede kundedata kontekst.

I stedet for at ende med en stor liste over elever, som stadig skal omorganiseres, kan hver elev blive en del af den korrekte driftsstruktur.

Clasero adskiller ydelser fra hold. En ydelse kan definere de relevante betalingsmuligheder, mens de enkelte hold er knyttet til den ydelse. Det er nyttigt, når den samme aktivitet tilbydes gennem flere hold eller lokationer.

Hold styr på eksisterende betalingsordninger

Betalingskonfiguration fortjener særlig opmærksomhed, når eksisterende kunder flyttes til et nyt system til elevadministration og fakturering.

Clasero understøtter både abonnementsbaserede betalingsmodeller og betalingsmodeller efter forbrug.

Abonnementer kan konfigureres med en defineret varighed og pris samt et valgfrit antal inkluderede besøg. Betalingsordninger efter forbrug kan beregne opkrævninger ud fra registreret betalingsberettiget fremmøde.

Der kan oprettes flere betalingsmodeller, så virksomheder kan bruge forskellige ordninger til forskellige kunder, når det er nødvendigt.

Før du begynder den almindelige fakturering i Clasero, bør du gennemgå dine eksisterende kunder og sikre dig, at den korrekte betalingsmodel er blevet tildelt.

For en etableret virksomhed er det også fornuftigt at vælge et klart tidspunkt, hvor nyt fremmøde og ny fakturering begynder at blive administreret gennem Clasero. Det hjælper med at undgå ved et uheld at vedligeholde de samme driftsoplysninger to steder.

Test din opsætning, før du flytter alle

Når du har mange eksisterende kunder, kan en lille test gøre overgangen lettere at verificere.

Før du gennemfører hele migreringen, bør du overveje at kontrollere opsætningen med et repræsentativt udvalg af kunder.

Inkludér for eksempel:

en abonnementskunde;
en kunde med betaling efter forbrug;
elever fra forskellige hold;
elever, der deltager på forskellige lokationer;
kunder tilknyttet forskellige lærere.

Kontrollér, at deres personlige oplysninger, holdtilknytninger, betalingsordninger og kommende lektioner vises som forventet.

Når strukturen fungerer korrekt, kan du fortsætte med resten af din kundebase med større sikkerhed.

Hvis du modtager onboardinghjælp fra Clasero, er dette også en nyttig fase til at identificere eventuelle særlige forhold i din eksisterende virksomhed, som bør afspejles i opsætningen.

Tilføj lærere og genskab din arbejdsplan

Når din virksomhedsstruktur og dine kunder er på plads, kan du forberede den operationelle plan.

Lektioner kan planlægges ved at vælge afdeling eller lokation, hold, lærer, lokale og lektionstidspunkt. Tilbagevendende lektioner kan planlægges ved hjælp af start- og slutdatoer sammen med en gentagelsesfrekvens.

Lærernes tilgængelighed kan også konfigureres, hvilket hjælper administratorer med at identificere planlægningskonflikter.

Lærere kan forbinde deres Clasero-lektionsplan med eksterne kalendere via et iCal-link.

For en virksomhed, der tidligere har koordineret lærere gennem separate regneark, kalendere og beskeder, skaber dette en mere samlet arbejdsgang for planlægning af hold og administration af fremmøde.

Start fremmødestyring fra dit valgte opstartstidspunkt

Under lektioner kan lærere markere, hvilke elever der deltog, og tilføje kommentarer til individuelle besøg.

Disse fremmøderegistreringer er nyttige ud over klasseværelset.

De kan bidrage til fremmøderapportering, hjælpe forældre med at følge deltagelse og understøtte beregninger for betaling efter forbrug, hvor det er relevant.

Dette er en af fordelene ved at gå fra adskilte administrative værktøjer til et sammenhængende administrationssystem til fritidsundervisning: planlægning, kundeposter, fremmøde, betalingsordninger og fakturering kan fungere som dele af den samme proces.

Introducér forældre til my.clasero.com

Når din interne opsætning er klar, kan eksisterende forældre også begynde at bruge my.clasero.com.

Forældreportalen giver adgang til oplysninger som lektionsplaner, tidligere og kommende lektioner, fremmøde, fakturaer og betalingsstatus, registrerede ydelser, læreroplysninger og relevante nyheder.

Forældre kan også give oplysninger om fremmøde, for eksempel når et barn vil være fraværende eller komme for sent.

Når du introducerer en eksisterende kundebase til en ny portal, så hold kommunikationen enkel. Forklar, hvad forældre kan finde der, og hvad de først skal gøre.

Målet er ikke kun at flytte administrationen til Clasero. Det er at gøre rutineoplysninger lettere tilgængelige for både virksomheden og dens kunder.

En praktisk måde at flytte en eksisterende virksomhed til Clasero på

For de fleste etablerede organisationer kan overgangen gribes an i seks faser:

Forbered — gennemgå og rens dine eksisterende kundeoplysninger.
Konfigurer — opsæt din virksomhed, afdelinger, lokaler, ydelser, hold, lærere og betalingsmodeller.
Test — kontrollér strukturen ved hjælp af et lille udvalg af eksisterende kunder.
Importér — indfør dine resterende kunde- og elevdata, og fuldfør de nødvendige tilknytninger.
Lancér — begynd at bruge Clasero til planlægning, fremmøde, kundeadministration og de relevante faktureringsprocesser.
Verificér — kontrollér dine første lektioner, fremmøderegistreringer, kundetilknytninger og betalingsopsætning, før du betragter migreringen som afsluttet.

Du kan selv håndtere denne opsætning ved hjælp af Claseros opsætningstilstand, men du behøver ikke at gøre alting selvstændigt.

Clasero-teamet kan hjælpe med at importere dine eksisterende kunder og konfigurere de oplysninger, der er nødvendige for at begynde at bruge Clasero. Dette kan være særligt værdifuldt, hvis din virksomhed allerede er i drift, og du ønsker at flytte din nuværende struktur ind i systemet i stedet for at opbygge alt manuelt.

Dine eksisterende kunder er et udgangspunkt, ikke en hindring

At have en etableret kundebase bør ikke forhindre dig i at forbedre den måde, din fritidsvirksomhed administreres på.

Clasero er designet, så eksisterende organisationer kan bringe deres nuværende kunder ind i systemet, konfigurere deres hold og ydelser, organisere lærere og lokationer, etablere betalingsmodeller og fortsætte med at administrere deres aktiviteter fra et mere sammenhængende miljø.

Og hvis det føles som en unødvendig administrativ byrde at forberede alt dette selv, kan du bede Clasero-teamet om hjælp til den indledende opsætning og import af kundedata.

Start med de oplysninger, du allerede har, beslut om du vil konfigurere Clasero selvstændigt eller med onboardinghjælp, og byg systemet op omkring den virksomhed, du allerede driver.