Έχετε ήδη μαθητές; Το Clasero μπορεί να σας βοηθήσει να εισαγάγετε πελάτες και να οργανώσετε την επιχείρησή σας πιο γρήγορα

Η μεταφορά ενός ήδη καθιερωμένου προγράμματος εξωσχολικών δραστηριοτήτων σε ένα νέο σύστημα διαχείρισης μπορεί να φαίνεται πολύ πιο δύσκολη από το να ξεκινήσετε από το μηδέν.

Έχετε ήδη μαθητές. Οι εκπαιδευτικοί σας εργάζονται. Τα μαθήματα πραγματοποιούνται σε συγκεκριμένες τοποθεσίες. Οι γονείς έχουν υφιστάμενες ρυθμίσεις πληρωμής. Οι πληροφορίες πελατών μπορεί να είναι διασκορπισμένες σε αρχεία Excel, Google Sheets, ημερολόγια, τιμολόγια και άλλα εργαλεία.

Η πρόκληση δεν είναι απλώς να ανοίξετε έναν νέο λογαριασμό. Είναι να μεταφέρετε σωστά την υπάρχουσα λειτουργία σας στο νέο σύστημα.

Γι’ αυτό η Clasero προσφέρει δύο τρόπους για να ξεκινήσετε: μπορείτε να ρυθμίσετε το σύστημα μόνοι σας χρησιμοποιώντας τη δομημένη Λειτουργία Ρύθμισης, ή μπορείτε να ζητήσετε από την ομάδα της Clasero να βοηθήσει με την εισαγωγή των υπαρχόντων πελατών σας και τη ρύθμιση της επιχείρησής σας στο Clasero.

Για μια καθιερωμένη εκπαιδευτική επιχείρηση, αυτή η βοήθεια μπορεί να κάνει τη μετάβαση σημαντικά ευκολότερη.

Δεν χρειάζεται να ξαναχτίσετε χειροκίνητα τη βάση δεδομένων πελατών σας

Μία από τις πρώτες ερωτήσεις που κάνουν οι επιχειρήσεις όταν αλλάζουν λογισμικό διαχείρισης εξωσχολικών μαθημάτων είναι: τι συμβαίνει με τους υπάρχοντες μαθητές μας;

Η Clasero υποστηρίζει την εισαγωγή υπαρχόντων δεδομένων πελατών και μαθητών από Excel ή Google Sheets. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται απαραίτητα να δημιουργήσετε ξανά χειροκίνητα κάθε εγγραφή πελάτη.

Πριν από την εισαγωγή των δεδομένων σας, εξακολουθεί να αξίζει να τα προετοιμάσετε προσεκτικά.

Ένας πρακτικός έλεγχος δεδομένων πελατών θα πρέπει να περιλαμβάνει:

αφαίρεση προφανών διπλότυπων εγγραφών·
έλεγχο των ονομάτων μαθητών και γονέων·
επαλήθευση διευθύνσεων email και αριθμών τηλεφώνου·
διαχωρισμό ενεργών και ανενεργών πελατών·
ανασκόπηση των πληροφοριών που πραγματικά χρειάζεστε στο Clasero·
διατήρηση ενός ανέγγιχτου αντιγράφου των αρχικών σας δεδομένων ως εφεδρικό αντίγραφο.

Η Clasero επιτρέπει επίσης τη διαμόρφωση του πίνακα δεδομένων πελατών με επιλογή των διαθέσιμων πεδίων και οργάνωση της σειράς τους. Αυτό διευκολύνει την εργασία με μια υπάρχουσα δομή δεδομένων, αντί να αναγκάζει κάθε οργανισμό να οργανώνει τις πληροφορίες πελατών του με ακριβώς τον ίδιο τρόπο.

Το σημαντικότερο είναι ότι δεν χρειάζεται να διαχειριστείτε τη μετάβαση μόνοι σας. Κατόπιν αιτήματος, η ομάδα της Clasero μπορεί να βοηθήσει με την εισαγωγή υπαρχόντων δεδομένων πελατών ως μέρος της αρχικής διαδικασίας ρύθμισης.

Η Clasero μπορεί να βοηθήσει στη ρύθμιση της επιχείρησης γύρω από την υπάρχουσα λειτουργία σας

Η εισαγωγή μαθητών είναι μόνο ένα μέρος μιας επιτυχημένης μετάβασης.

Ένα υπάρχον σχολείο ή πάροχος δραστηριοτήτων μπορεί να έχει ήδη πολλές τοποθεσίες, αίθουσες, εκπαιδευτικούς, προγράμματα, τμήματα και ρυθμίσεις πληρωμής. Αυτές οι σχέσεις πρέπει να αποτυπωθούν σωστά στο νέο σύστημα.

Η Λειτουργία Ρύθμισης της Clasero καθοδηγεί τις επιχειρήσεις στα βασικά βήματα διαμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

στοιχεία εταιρείας·
υποκαταστήματα και εγκαταστάσεις·
υπηρεσίες·
μαθήματα·
εργαζόμενοι και εκπαιδευτικοί·
επιλογές πληρωμής·
προτιμήσεις εταιρείας·
υπάρχοντες πελάτες και μαθητές.

Μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα ανεξάρτητα.

Ωστόσο, αν προτιμάτε βοήθεια, η Clasero μπορεί επίσης να βοηθήσει στη διαμόρφωση των πληροφοριών που απαιτούνται για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το σύστημα, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων της επιχείρησης, των υποκαταστημάτων, των υπηρεσιών, των μαθημάτων, των εργαζομένων, των ρυθμίσεων πληρωμής και άλλων αρχικών δεδομένων.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ένα πρόγραμμα εξωσχολικών δραστηριοτήτων με πολλαπλές τοποθεσίες και διδακτικό προσωπικό, όπου η δομή μπορεί να είναι πιο περίπλοκη από έναν μόνο εκπαιδευτικό που διαχειρίζεται ένα τμήμα.

Χτίστε τη δομή πριν συνδέσετε τους μαθητές σας

Μια καλή μετάβαση είναι ευκολότερη όταν η δομή της επιχείρησης έχει προετοιμαστεί πριν αντιστοιχιστούν όλες οι εγγραφές πελατών.

Ας υποθέσουμε ότι ο οργανισμός σας έχει 150 μαθητές, τρεις τοποθεσίες διδασκαλίας, οκτώ εβδομαδιαίες ομάδες και έξι εκπαιδευτικούς.

Μια πρακτική σειρά θα ήταν να δημιουργήσετε πρώτα τα υποκαταστήματα και τις εγκαταστάσεις, να ορίσετε τις υπηρεσίες που παρέχετε, να δημιουργήσετε τα σχετικά μαθήματα, να προσθέσετε εκπαιδευτικούς, να διαμορφώσετε τις επιλογές πληρωμής και έπειτα να συνδέσετε τους υπάρχοντες μαθητές σας με τα κατάλληλα μαθήματα.

Αυτό δίνει πλαίσιο στα εισαγόμενα δεδομένα πελατών.

Αντί να καταλήξετε με μια μεγάλη λίστα μαθητών που εξακολουθεί να χρειάζεται αναδιοργάνωση, κάθε μαθητής μπορεί να ενταχθεί στη σωστή λειτουργική δομή.

Η Clasero διαχωρίζει τις υπηρεσίες από τα μαθήματα. Μια υπηρεσία μπορεί να ορίζει τις σχετικές επιλογές πληρωμής, ενώ τα επιμέρους μαθήματα συνδέονται με αυτή την υπηρεσία. Αυτό είναι χρήσιμο όταν η ίδια δραστηριότητα προσφέρεται μέσω πολλών ομάδων ή τοποθεσιών.

Διατηρήστε οργανωμένες τις υπάρχουσες ρυθμίσεις πληρωμής

Η διαμόρφωση πληρωμών αξίζει ιδιαίτερη προσοχή όταν μεταφέρετε υπάρχοντες πελάτες σε ένα νέο σύστημα διαχείρισης μαθητών και τιμολόγησης.

Η Clasero υποστηρίζει τόσο μοντέλα πληρωμής βάσει συνδρομής όσο και μοντέλα πληρωμής ανά χρήση.

Οι συνδρομές μπορούν να διαμορφωθούν με καθορισμένη διάρκεια και τιμή, με προαιρετικό αριθμό περιλαμβανόμενων επισκέψεων. Οι ρυθμίσεις πληρωμής ανά χρήση μπορούν να υπολογίζουν τις χρεώσεις σύμφωνα με την καταγεγραμμένη επιλέξιμη παρουσία.

Μπορούν να δημιουργηθούν πολλαπλά μοντέλα πληρωμής, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να χρησιμοποιούν διαφορετικές ρυθμίσεις για διαφορετικούς πελάτες όταν είναι απαραίτητο.

Πριν ξεκινήσετε την τακτική τιμολόγηση στο Clasero, εξετάστε τους υπάρχοντες πελάτες σας και βεβαιωθείτε ότι έχει αντιστοιχιστεί το σωστό μοντέλο πληρωμής.

Για μια καθιερωμένη επιχείρηση, είναι επίσης λογικό να επιλέξετε ένα σαφές σημείο από το οποίο και μετά η νέα παρακολούθηση παρουσιών και η χρέωση θα διαχειρίζονται μέσω του Clasero. Αυτό βοηθά να αποφευχθεί η κατά λάθος διατήρηση των ίδιων λειτουργικών πληροφοριών σε δύο μέρη.

Δοκιμάστε τη ρύθμισή σας πριν μεταφέρετε τους πάντες

Όταν έχετε πολλούς υπάρχοντες πελάτες, μια μικρή δοκιμή μπορεί να κάνει τη μετάβαση ευκολότερη στην επαλήθευση.

Πριν ολοκληρώσετε ολόκληρη τη μετάβαση, εξετάστε το ενδεχόμενο να ελέγξετε τη ρύθμιση με ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα πελατών.

Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε:

έναν πελάτη με συνδρομή·
έναν πελάτη με πληρωμή ανά χρήση·
μαθητές από διαφορετικά μαθήματα·
μαθητές που παρακολουθούν σε διαφορετικές τοποθεσίες·
πελάτες συνδεδεμένους με διαφορετικούς εκπαιδευτικούς.

Ελέγξτε ότι τα προσωπικά τους στοιχεία, οι αντιστοιχίσεις μαθημάτων, οι ρυθμίσεις πληρωμής και τα επερχόμενα μαθήματα εμφανίζονται όπως αναμένεται.

Μόλις η δομή λειτουργεί σωστά, μπορείτε να προχωρήσετε με την υπόλοιπη πελατειακή σας βάση με μεγαλύτερη σιγουριά.

Αν λαμβάνετε βοήθεια ένταξης στη Clasero, αυτό είναι επίσης ένα χρήσιμο στάδιο για να εντοπίσετε τυχόν ειδικές περιπτώσεις στην υπάρχουσα επιχείρησή σας που θα πρέπει να αποτυπωθούν στη ρύθμιση.

Προσθέστε εκπαιδευτικούς και αναδημιουργήστε το πρόγραμμα λειτουργίας σας

Μόλις η δομή της επιχείρησής σας και οι πελάτες σας είναι στη θέση τους, μπορείτε να προετοιμάσετε το λειτουργικό πρόγραμμα.

Τα μαθήματα μπορούν να προγραμματιστούν επιλέγοντας το υποκατάστημα ή την τοποθεσία, το μάθημα, τον εκπαιδευτικό, την αίθουσα και την ώρα του μαθήματος. Τα επαναλαμβανόμενα μαθήματα μπορούν να προγραμματιστούν χρησιμοποιώντας ημερομηνίες έναρξης και λήξης μαζί με συχνότητα επανάληψης.

Η διαθεσιμότητα των εκπαιδευτικών μπορεί επίσης να διαμορφωθεί, βοηθώντας τους διαχειριστές να εντοπίζουν συγκρούσεις προγραμματισμού.

Οι εκπαιδευτικοί μπορούν να συνδέσουν το πρόγραμμα μαθημάτων τους στο Clasero με εξωτερικά ημερολόγια μέσω ενός συνδέσμου iCal.

Για μια επιχείρηση που προηγουμένως συντόνιζε τους εκπαιδευτικούς μέσω ξεχωριστών υπολογιστικών φύλλων, ημερολογίων και μηνυμάτων, αυτό δημιουργεί μια πιο ενοποιημένη ροή εργασίας προγραμματισμού μαθημάτων και διαχείρισης παρουσιών.

Ξεκινήστε τη διαχείριση παρουσιών από το σημείο έναρξης που θα επιλέξετε

Κατά τη διάρκεια των μαθημάτων, οι εκπαιδευτικοί μπορούν να σημειώνουν ποιοι μαθητές παρευρέθηκαν και να προσθέτουν σχόλια για μεμονωμένες παρουσίες.

Αυτές οι καταγραφές παρουσιών είναι χρήσιμες και πέρα από την τάξη.

Μπορούν να συμβάλουν στις αναφορές παρουσιών, να βοηθήσουν τους γονείς να παρακολουθούν τη συμμετοχή και να υποστηρίξουν τους υπολογισμούς πληρωμής ανά χρήση όπου εφαρμόζεται.

Αυτό είναι ένα από τα πλεονεκτήματα της μετάβασης από αποσυνδεδεμένα διοικητικά εργαλεία σε ένα συνδεδεμένο σύστημα διαχείρισης εξωσχολικών μαθημάτων: ο προγραμματισμός, τα αρχεία πελατών, οι παρουσίες, οι ρυθμίσεις πληρωμής και η τιμολόγηση μπορούν να λειτουργούν ως μέρη της ίδιας διαδικασίας.

Συστήστε στους γονείς το my.clasero.com

Μόλις η εσωτερική σας ρύθμιση είναι έτοιμη, οι υπάρχοντες γονείς μπορούν επίσης να αρχίσουν να χρησιμοποιούν το my.clasero.com.

Η πύλη γονέων παρέχει πρόσβαση σε πληροφορίες όπως προγράμματα μαθημάτων, προηγούμενα και επερχόμενα μαθήματα, παρουσίες, τιμολόγια και κατάσταση πληρωμών, εγγεγραμμένες υπηρεσίες, πληροφορίες εκπαιδευτικών και σχετικές ανακοινώσεις.

Οι γονείς μπορούν επίσης να αφήνουν πληροφορίες σχετικά με την παρουσία, για παράδειγμα όταν ένα παιδί θα απουσιάζει ή θα αργήσει.

Όταν παρουσιάζετε μια νέα πύλη σε μια υπάρχουσα πελατειακή βάση, κρατήστε την επικοινωνία απλή. Εξηγήστε τι μπορούν να βρουν εκεί οι γονείς και τι χρειάζεται να κάνουν πρώτα.

Ο στόχος δεν είναι απλώς να μεταφέρετε τη διοίκηση στο Clasero. Είναι να κάνετε τις πληροφορίες ρουτίνας πιο εύκολα προσβάσιμες τόσο για την επιχείρηση όσο και για τους πελάτες της.

Ένας πρακτικός τρόπος για να μεταφέρετε μια υπάρχουσα επιχείρηση στο Clasero

Για τους περισσότερους καθιερωμένους οργανισμούς, η μετάβαση μπορεί να προσεγγιστεί σε έξι στάδια:

Προετοιμασία — εξετάστε και καθαρίστε τις υπάρχουσες πληροφορίες πελατών σας.
Διαμόρφωση — ρυθμίστε την εταιρεία σας, τα υποκαταστήματα, τις εγκαταστάσεις, τις υπηρεσίες, τα μαθήματα, τους εκπαιδευτικούς και τα μοντέλα πληρωμής.
Δοκιμή — ελέγξτε τη δομή χρησιμοποιώντας μια μικρή επιλογή υπαρχόντων πελατών.
Εισαγωγή — μεταφέρετε τα υπόλοιπα δεδομένα πελατών και μαθητών σας και ολοκληρώστε τις απαραίτητες αντιστοιχίσεις.
Έναρξη — αρχίστε να χρησιμοποιείτε το Clasero για προγραμματισμό, παρουσίες, διαχείριση πελατών και τις σχετικές διαδικασίες χρέωσης.
Επαλήθευση — ελέγξτε τα πρώτα σας μαθήματα, τις καταγραφές παρουσιών, τις αντιστοιχίσεις πελατών και τη ρύθμιση πληρωμών πριν θεωρήσετε τη μετάβαση ολοκληρωμένη.

Μπορείτε να διαχειριστείτε αυτή τη ρύθμιση μόνοι σας χρησιμοποιώντας τη Λειτουργία Ρύθμισης της Clasero, αλλά δεν χρειάζεται να κάνετε τα πάντα ανεξάρτητα.

Η ομάδα της Clasero μπορεί να βοηθήσει με την εισαγωγή των υπαρχόντων πελατών σας και τη διαμόρφωση των πληροφοριών που χρειάζονται για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το Clasero. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα πολύτιμο αν η επιχείρησή σας λειτουργεί ήδη και θέλετε να μεταφέρετε την τρέχουσα δομή σας στο σύστημα αντί να χτίσετε τα πάντα χειροκίνητα.

Οι υπάρχοντες πελάτες σας είναι αφετηρία, όχι εμπόδιο

Το να έχετε μια καθιερωμένη πελατειακή βάση δεν θα πρέπει να σας εμποδίζει να βελτιώσετε τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε την επιχείρησή σας στις εξωσχολικές δραστηριότητες.

Η Clasero έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε οι υπάρχοντες οργανισμοί να μπορούν να μεταφέρουν τους τρέχοντες πελάτες τους στο σύστημα, να διαμορφώνουν τα μαθήματα και τις υπηρεσίες τους, να οργανώνουν εκπαιδευτικούς και τοποθεσίες, να καθορίζουν μοντέλα πληρωμής και να συνεχίζουν να διαχειρίζονται τις δραστηριότητές τους από ένα πιο συνδεδεμένο περιβάλλον.

Και αν η προετοιμασία όλων αυτών μόνοι σας μοιάζει με περιττό διοικητικό βάρος, μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από την ομάδα της Clasero για την αρχική ρύθμιση και την εισαγωγή δεδομένων πελατών.

Ξεκινήστε με τις πληροφορίες που έχετε ήδη, αποφασίστε αν θέλετε να διαμορφώσετε το Clasero ανεξάρτητα ή με βοήθεια ένταξης, και χτίστε το σύστημα γύρω από την επιχείρηση που ήδη διαχειρίζεστε.