¿Ya tienes estudiantes? Clasero puede ayudarte a importar clientes y configurar tu negocio más rápido
Trasladar un programa extraescolar ya establecido a un nuevo sistema de gestión puede parecer mucho más difícil que empezar desde cero.
Ya tiene alumnos. Sus profesores están trabajando. Las clases se imparten en ubicaciones específicas. Los padres ya tienen acuerdos de pago establecidos. La información de los clientes puede estar repartida entre archivos de Excel, Google Sheets, calendarios, facturas y otras herramientas.
El reto no consiste simplemente en abrir una cuenta nueva. Consiste en trasladar correctamente su operación actual al nuevo sistema.
Por eso Clasero ofrece dos formas de empezar: puede configurar el sistema usted mismo mediante su estructurado Modo de Configuración, o puede pedir al equipo de Clasero que le ayude a importar sus clientes actuales y a configurar su negocio en Clasero.
Para un negocio educativo ya establecido, esa ayuda puede hacer que la transición sea considerablemente más sencilla.
No tiene que reconstruir manualmente su base de datos de clientes
Una de las primeras preguntas que se hacen las empresas al cambiar de software de gestión de clases extraescolares es: ¿qué pasa con nuestros alumnos actuales?
Clasero permite importar datos existentes de clientes y alumnos desde Excel o Google Sheets. Esto significa que no necesariamente tiene que volver a crear manualmente cada registro de cliente.
Aun así, antes de importar sus datos, conviene prepararlos cuidadosamente.
Una revisión práctica de los datos de clientes debería incluir:
- eliminar registros duplicados evidentes;
- comprobar los nombres de alumnos y padres;
- verificar direcciones de correo electrónico y números de teléfono;
- separar a los clientes activos de los inactivos;
- revisar la información que realmente necesita en Clasero;
- conservar una copia intacta de sus datos originales como respaldo.
Clasero también permite configurar la tabla de datos de clientes seleccionando los campos disponibles y organizando su orden. Esto facilita trabajar con una estructura de datos existente, en lugar de obligar a todas las organizaciones a organizar la información de sus clientes exactamente de la misma manera.
Lo más importante es que no tiene que gestionar la migración solo. Si lo solicita, el equipo de Clasero puede ayudarle a importar los datos de clientes existentes como parte del proceso de configuración inicial.
Clasero puede ayudarle a configurar el negocio en torno a su operación actual
Importar alumnos es solo una parte de una transición exitosa.
Una escuela o proveedor de actividades ya existente puede tener varias ubicaciones, aulas, profesores, programas, grupos de clase y acuerdos de pago. Esas relaciones deben reflejarse correctamente en el nuevo sistema.
El Modo de Configuración de Clasero guía a las empresas a través de los principales pasos de configuración, entre ellos:
- información de la empresa;
- sucursales e instalaciones;
- servicios;
- clases;
- empleados y profesores;
- opciones de pago;
- preferencias de la empresa;
- clientes y alumnos existentes.
Puede completar estos pasos de forma independiente.
Sin embargo, si prefiere recibir ayuda, Clasero también puede ayudarle a configurar la información necesaria para empezar a usar el sistema, incluidos los datos del negocio, sucursales, servicios, clases, empleados, configuración de pagos y otros datos iniciales.
Esto resulta especialmente útil para un programa extraescolar con varias ubicaciones y personal docente, donde la estructura puede ser más compleja que la de un solo profesor gestionando una clase.
Construya la estructura antes de vincular a sus alumnos
Una buena migración es más sencilla cuando la estructura del negocio está preparada antes de asignar todos los registros de clientes.
Supongamos que su organización tiene 150 alumnos, tres ubicaciones de enseñanza, ocho grupos semanales y seis profesores.
Un orden práctico sería crear primero las sucursales y las instalaciones, definir los servicios que ofrece, crear las clases correspondientes, añadir a los profesores, configurar las opciones de pago y, después, vincular a sus alumnos actuales con las clases adecuadas.
Esto da contexto a los datos de clientes importados.
En lugar de terminar con una gran lista de alumnos que todavía necesita reorganizarse, cada alumno puede pasar a formar parte de la estructura operativa correcta.
Clasero separa los servicios de las clases. Un servicio puede definir las opciones de pago correspondientes, mientras que las clases individuales se vinculan a ese servicio. Esto resulta útil cuando la misma actividad se ofrece a través de varios grupos o ubicaciones.
Mantenga organizados los acuerdos de pago existentes
La configuración de pagos merece una atención especial al trasladar clientes existentes a un nuevo sistema de gestión de alumnos y facturación.
Clasero admite tanto modelos de pago por suscripción como de pago por uso.
Las suscripciones pueden configurarse con una duración y un precio definidos, con un número opcional de visitas incluidas. Los acuerdos de pago por uso pueden calcular los cargos según la asistencia registrada que corresponda.
Se pueden crear varios modelos de pago, lo que permite a las empresas utilizar distintos acuerdos para diferentes clientes cuando sea necesario.
Antes de comenzar la facturación habitual en Clasero, revise a sus clientes actuales y asegúrese de que se haya asignado el modelo de pago correcto.
Para un negocio ya establecido, también es sensato elegir un punto claro a partir del cual la nueva asistencia y la facturación comiencen a gestionarse a través de Clasero. Esto ayuda a evitar mantener accidentalmente la misma información operativa en dos lugares.
Pruebe su configuración antes de trasladar a todos
Cuando tiene muchos clientes existentes, una pequeña prueba puede facilitar la verificación de la transición.
Antes de completar toda la migración, considere comprobar la configuración con una muestra representativa de clientes.
Por ejemplo, incluya:
- un cliente con suscripción;
- un cliente de pago por uso;
- alumnos de distintas clases;
- alumnos que asisten a distintas ubicaciones;
- clientes vinculados a distintos profesores.
Compruebe que su información personal, asignaciones de clase, acuerdos de pago y próximas lecciones aparezcan como se espera.
Una vez que la estructura funcione correctamente, podrá continuar con el resto de su base de clientes con mayor confianza.
Si está recibiendo asistencia de incorporación de Clasero, esta también es una etapa útil para identificar cualquier situación especial de su negocio actual que deba reflejarse en la configuración.
Añada profesores y recree su horario de trabajo
Una vez que la estructura de su negocio y sus clientes estén en su sitio, podrá preparar el horario operativo.
Las lecciones pueden planificarse seleccionando la sucursal o ubicación, la clase, el profesor, el aula y la hora de la lección. Las lecciones recurrentes pueden programarse utilizando fechas de inicio y fin junto con una frecuencia de repetición.
La disponibilidad de los profesores también puede configurarse, lo que ayuda a los administradores a identificar conflictos de programación.
Los profesores pueden conectar su horario de lecciones de Clasero a calendarios externos mediante un enlace iCal.
Para un negocio que antes coordinaba a los profesores mediante hojas de cálculo, calendarios y mensajes separados, esto crea un flujo de trabajo más unificado de programación de clases y gestión de asistencia.
Empiece a gestionar la asistencia desde el punto de inicio que elija
Durante las lecciones, los profesores pueden marcar qué alumnos asistieron y añadir comentarios para visitas individuales.
Esos registros de asistencia son útiles más allá del aula.
Pueden contribuir a los informes de asistencia, ayudar a los padres a supervisar la participación y respaldar los cálculos de pago por uso cuando corresponda.
Esta es una de las ventajas de pasar de herramientas administrativas desconectadas a un sistema de gestión de clases extraescolares conectado: la programación, los registros de clientes, la asistencia, los acuerdos de pago y la facturación pueden funcionar como partes del mismo proceso.
Presente my.clasero.com a los padres
Una vez que su configuración interna esté lista, los padres actuales también podrán empezar a usar my.clasero.com.
El portal para padres proporciona acceso a información como horarios de lecciones, lecciones anteriores y próximas, asistencia, facturas y estado de pago, servicios registrados, información del profesor y noticias relevantes.
Los padres también pueden dejar información sobre la asistencia, por ejemplo, cuando un niño vaya a estar ausente o llegue tarde.
Al presentar un nuevo portal a una base de clientes existente, mantenga la comunicación simple. Explique qué pueden encontrar allí los padres y qué deben hacer primero.
El objetivo no es solo trasladar la administración a Clasero. Es hacer que la información rutinaria sea más fácil de consultar tanto para el negocio como para sus clientes.
Una forma práctica de trasladar un negocio existente a Clasero
Para la mayoría de las organizaciones ya establecidas, la transición puede abordarse en seis etapas:
- Preparar — revise y depure la información de sus clientes actuales.
- Configurar — configure su empresa, sucursales, instalaciones, servicios, clases, profesores y modelos de pago.
- Probar — compruebe la estructura utilizando una pequeña selección de clientes existentes.
- Importar — incorpore los datos restantes de clientes y alumnos y complete las asignaciones necesarias.
- Lanzar — empiece a usar Clasero para la programación, la asistencia, la gestión de clientes y los procesos de facturación correspondientes.
- Verificar — revise sus primeras lecciones, registros de asistencia, asignaciones de clientes y configuración de pagos antes de considerar completada la migración.
Puede gestionar esta configuración usted mismo utilizando el Modo de Configuración de Clasero, pero no tiene que hacerlo todo de forma independiente.
El equipo de Clasero puede ayudarle a importar sus clientes actuales y a configurar la información necesaria para empezar a usar Clasero. Esto puede ser especialmente valioso si su negocio ya está en funcionamiento y desea trasladar su estructura actual al sistema en lugar de construirlo todo manualmente.
Sus clientes actuales son un punto de partida, no un obstáculo
Tener una base de clientes ya establecida no debería impedirle mejorar la forma en que se gestiona su negocio extraescolar.
Clasero está diseñado para que las organizaciones existentes puedan incorporar sus clientes actuales al sistema, configurar sus clases y servicios, organizar profesores y ubicaciones, establecer modelos de pago y seguir gestionando sus actividades desde un entorno más conectado.
Y si preparar todo eso usted mismo le parece una carga administrativa innecesaria, puede solicitar ayuda al equipo de Clasero con la configuración inicial y la importación de datos de clientes.
Empiece con la información que ya tiene, decida si quiere configurar Clasero de forma independiente o con asistencia de incorporación, y construya el sistema en torno al negocio que ya está gestionando.