Kuidas ma vähendasin Clasero abil oma koolijärgse administratiivtöö aega 8 tunnist 10 minutini

Pärast kooli toimuva haridusettevõtte juhtimine on rahuldust pakkuv, kuid administratiivne töö võib tunduda üle jõu käiv. Alates lepingute ettevalmistamisest ja kohalkäimise jälgimisest kuni arvete esitamise ja maksete sissenõudmiseni kulutasin ma administratiivsetele ülesannetele iga kuu üle 8 tunni .

See oli kuni ma proovisin Claserot – haridusjuhtimise tarkvara, mis on loodud pärastkooliprogrammide, juhendamiskeskuste ja õppeklubide jaoks.

Nii muutis Clasero minu töövoogu ja andis mulle aja tagasi.

1. Kliendilepingute ettevalmistamine

Iga hooaja alguses pidin ette valmistama üle 100 lepingu. Wordi dokumentide kasutamine ja igaühe käsitsi redigeerimine oli korduv ja veaaldis. Proovisin isegi tühje malle, mida vanemad käsitsi täitsid, aga see tekitas uusi probleeme, nagu loetamatu käekiri ja valed e-posti aadressid, mis hiljem põhjustasid probleeme maksetega.

Clasero dokumendimallid võimaldavad mul minutitega professionaalseid kliendilepinguid luua.

• Andmed liidetakse automaatselt iga kliendi profiilist.
• Nummerdamist ja vormindamist rakendatakse järjepidevalt.
• Enam pole vaja vanemaid parandusmeetmete saamiseks taga ajada.

2. Kohaloleku jälgimine

Kuna ma küsin klientidelt tasu iga osaletud tunni eest, vajasin täpset kohalkäimise arvestust. Õpetajatelt paberlehtede kogumine ja kõige sisestamine arvutustabelitesse oli tülikas ja lükkas arvete esitamist edasi.

Clasero kohaloleku jälgimise tööriista abil registreerivad õpetajad kohaloleku otse süsteemis.

• Andmed lingitakse koheselt õpilaste profiilidega.
• Vanemad saavad kohalolekut reaalajas vaadata lapsevanemate portaali kaudu.
• Enam ei mingeid viivitusi ega käsitsi konsolideerimist.

3. Arveldamine

Isegi raamatupidamistarkvaraga pidin arveid käsitsi looma ja kohalkäimise andmeid sisestama. Vead olid tavalised ja mõnikord saadeti vale arve valele vanemale.

Clasero pakub pärastkooliprogrammidele automatiseeritud arveldust.

• Arved genereeritakse kohalkäimise andmete põhjal automaatselt.
• Iga arve saadetakse otse õigele vanemale e-posti teel või on see leitav vanemate portaalist.
• Ei mingeid vigu, ei mingit stressi.

4. Maksete linkimine ja meeldetuletused

Maksete ühildamine oli varem üks mu suurimaid ajaraiskajaid. Seoin iga pangaülekande käsitsi arvetega ja saatsin hilinenud vanematele meeldetuletusi.

Clasero muudab koolimaksete haldamise lihtsaks:

• Laadi üles pangaväljavõtted ja sobita need automaatselt arvetega.
• Vanemad saavad oma kontojäägi nägemiseks sisse logida Vanemate Portaali.
• Vaid ühe klõpsuga saatke meeldetuletusi hilinenud klientidele.

See hoiab mu rahavoo stabiilsena ja välistab hilinevate maksjate tagaajamisega kaasneva ebamugavuse.

Miks Clasero on pärastkooliettevõtete jaoks pöördepunkt?

Claserole üleminekuga vähendasin oma administreerimisaega enam kui 8 tunnist kuus alla 10 minuti.

Dokumentide automatiseerimise, kohalkäimise jälgimise, arvelduse ja maksemeeldetuletustega ühel platvormil aitab Clasero väikestel koolijärgse hariduse ettevõtetel aega kokku hoida, vigu vähendada ja keskenduda kõige olulisemale: õpilastele.

👉 Kas oled valmis oma administratiivtöökoormust vähendama?
Proovi Clasero.com-i juba täna ja vaata, kuidas see saab sinu järelkooliprogrammi muuta.