Dokumendi mallid

Kokkuvõte

• Loo üks mall ja genereeri automaatselt palju dokumente valitud õpilaste või külastajate jaoks
• Kasuta dünaamilisi välju (eesnimi, perekonnanimi, lepingu number jne), et iga dokument isikupärastada
• Genereeri PDF-dokumente hulgi vaid mõne klõpsuga
• Säästa aega korduva paberimajanduse arvelt, näiteks lepingud, nõusolekuvormid ja registreerimised
• Vähenda käsitsi tehtavaid vigu, kasutades struktureeritud malle üksikfailide muutmise asemel
• Hoia dokumendid korrastatult, sidudes iga genereeritud faili külastaja profiiliga
• Jaga dokumente lapsevanematega vajadusel läbi my.clasero.com
• Filtreeri saajad enne genereerimist, et luua dokumente ainult kindlatele rühmadele
• Kohanda genereeritud dokumente süsteemis, kui on vaja muudatusi teha
• Lisa ettevõtte bränding, paigutades logo dokumendi päisesse
• Prindi või jaga dokumente lihtsalt valmis PDF-failidena
• Toeta skaleeritavat töövoogu koolidele, stuudiotele ja klubidele, kus on palju õpilasi

Dokumendimallid: lihtsusta oma dokumentide haldamist

Dokumendimallid aitavad sul luua isiklikustatud dokumente hulgi paljudele õpilastele või külastajatele korraga. Selle asemel, et iga dokumenti käsitsi koostada, lood ühe malli ja süsteem täidab andmed automaatselt.

Malle saad koostada, kasutades dünaamilisi välju, nagu eesnimi, perekonnanimi, lepingunumber ja muud külastajaga seotud andmed. Kui mall on valmis, saab seda kasutada PDF-dokumentide loomiseks valitud külastajatele vaid mõne klõpsuga.

See on eriti kasulik dokumentide puhul, mida tuleb regulaarselt uuendada, näiteks:

• lepingud
• kokkulepped
• nõusolekuvormid
• hooajalised registreerimisdokumendid

Iga loodud dokument seotakse automaatselt külastaja profiiliga, nii et selle hilisem leidmine on lihtne. Samad dokumendid võivad olla nähtavad ka keskkonnas my.clasero.com, et lapsevanemad või õpilased saaksid neile veebis ligi.

Samuti saad:

• filtreerida valitud külastajaid enne dokumentide loomist
• kohandada loodud dokumente süsteemis vastavalt vajadusele
• lisada dokumendi päisesse (vasakule või keskele) ettevõtte logo
• ühendada loodud failid lihtsamaks printimiseks või jagamiseks

Praktikas säästavad dokumendimallid märkimisväärselt administraatorite aega, vähendavad korduvat käsitööd ning muudavad dokumentide ettevalmistamise süsteemsemaks ja paremini laiendatavaks.

Dokumendimallide automatiseerimise praktiline kasutus

Dokumendimalle kasutatakse siis, kui sama tüüpi dokument tuleb koostada paljudele õpilastele või lapsevanematele, kuid igal dokumendil peavad olema erinevad isikuandmed.

Kuidas seda päriselus kasutatakse

Tüüpiline näide on uue hooaja või kooliaasta algus.

Kool, stuudio või spordiklubi võib vajada järgmiste dokumentide koostamist:

• lepingud
• nõusolekuvormid
• registreerimise kinnitused
• kodukorra või reeglitega tutvumise kinnitused
• maksekokkulepped

Kui õpilasi on 50, 100 või 200, võtab iga dokumendi eraldi koostamine tunde.
Dokumendimallide abil loob administraator ühe malli ja lisab sellised väljad nagu:

• õpilase nimi
• lapsevanema nimi
• lepingu number
• kuupäev
• teenuse / tunni nimetus
• muud isikuandmed

Seejärel loob süsteem iga valitud külastaja jaoks eraldi PDF-i automaatselt.

Miks seda vaja on

Ilma mallideta kopeerib ja muudab personal dokumente tavaliselt käsitsi:

• avatakse fail
• asendatakse nimi
• asendatakse lepingu number
• salvestatakse PDF-ina
• korratakse sama uuesti ja uuesti

See on aeglane ja viib sageli vigadeni:

• vale nimi dokumendis
• vale lepingu number
• mõni väli jääb täitmata
• failid on topelt või mõni on puudu

Dokumendimallid lahendavad selle, muutes protsessi:

• kiiremaks
• täpsemaks
• ühtlasemaks
• lihtsamini hallatavaks

Kuidas see igapäevatööd aitab

Praktikas aitab see ettevõttel:

• säästa tipphooajal tunde administratiivsest tööst
• vältida käsitsi sisestamise vigu
• koostada dokumente hulgi vaid mõne klõpsuga
• hoida kõik loodud dokumendid seotud õige külastajaga
• leida dokumendid hiljem külastaja profiilist
• jagada dokumente lapsevanematega läbi my.clasero.com
• printida dokumendid mugavalt, kui on vaja füüsilisi allkirju

Praktiline töövoo näide

Siin on lihtne näide päriselus kasutatavast töövoost:

• Loo mall hooajalise lepingu jaoks
• Lisa dünaamilised väljad (eesnimi, perekonnanimi, lepingu number jne)
• Vali külastajad, kellele dokumenti on vaja
• Genereeri dokumendid PDF-formaadis
• Vaata dokumendid üle ja vajadusel tee parandusi
• Saada dokumendid lapsevanematele või lase neil neile ligi pääseda keskkonnas my.clasero.com
• Prindi dokumendid välja, kui on vaja paberil allkirju

Nii muutub mitmetunnine töö lühikeseks ja selgelt struktureeritud protsessiks.

Miks see on ettevõtte jaoks oluline

Dokumendimallid on olulised, sest need toetavad ettevõtte kasvamist ja mahukasvu.

Kui õpilaste arv kasvab, muutub dokumentide käsitsi koostamine tõsiseks koormaks. Mallid võimaldavad teenindada rohkem õpilasi ilma, et administratiivne töökoormus samas mahus suureneks.

Need tõstavad ka professionaalsust:

• dokumendid näevad ühtsed välja
• ettevõtte brändingut (logo) saab lisada
• andmed ja dokumendid püsivad ühes süsteemis korrastatult

Lühidalt

Dokumendimalle on vaja, et automatiseerida korduvate dokumentide koostamist.
Need aitavad ettevõtetel luua kiiresti paljudele külastajatele personaalseid PDF-e, vähendada vigade arvu ning hoida dokumendid korrastatult ja kergesti kättesaadavana nii personalile kui ka lapsevanematele.

Eelised

• Säästa igal hooajal tunde haldusaega, asendades korduva dokumentide muutmise üheainsa hulgitöötlusega
• Vabasta oma tiim kõrgema lisandväärtusega töö jaoks, näiteks kliendisuhtlus ja tundide planeerimine paberimajanduse asemel
• Vähenda kulukaid inimlikke vigu lepingutes ja vormides, kaitstes oma ettevõtet segaduse ja ületöö tegemise eest
• Paku professionaalsemat kliendikogemust puhaste ja ühtsete dokumentidega igale lapsevanemale ja õpilasele
• Toeta kasvu ilma halduskoormust suurendamata, kui sinu õpilaste arv kasvab
• Kiirenda uute õpilaste sisseelamist, et pered saaksid registreerimise kiiremini lõpetada
• Suurenda lapsevanemate usaldust, pakkudes täpseid ja hästi korraldatud dokumente, millele on lihtne ligi pääseda
• Hoia oluline paberimajandus kontrolli all, salvestades dokumendid automaatselt õigesse külastajaprofiili
• Reageeri kiiremini tipphooajal, näiteks hooaja alguses, lepingute uuendamisel ja registreerimiskampaaniate ajal
• Vähenda administraatorite stressi, muutes mitmetunnise ülesande lihtsaks korduvaks töövooguks
• Suurenda töökorralduse ühtlust töötajate, filiaalide ja dokumentide tüüpide lõikes
• Jäta oma ettevõttest professionaalsem mulje bränditud PDF‑dokumentide ja standardiseeritud vormingu abil
• Vähenda dokumentide kaduma minemise riski, sest koostamine ja salvestamine toimuvad ühes struktureeritud süsteemis
• Paranda sisemist tõhusust kiire filtreerimise ja sihitud hulgitöötlusega dokumentide loomisel
• Loo skaleeritav protsess, mis toimib usaldusväärselt ka siis, kui sinu ettevõte laieneb