Työntekijätiedot
Yhteenveto
- Hallitse kaikkia työntekijätietoja yhdessä paikassa (yhteystiedot, roolit, asiakirjat, saatavuus ja maksuasetukset)
- Määritä käyttöoikeudet roolin mukaan, jotta kukin työntekijä näkee vain järjestelmän ne osat, joita hän tarvitsee
- Paranna tietoturvaa ja hallintaa rajaamalla pääsyä arkaluonteisiin tietoihin
- Aseta opettajien saatavuusajat paremman tuntisuunnittelun tueksi
- Saa ilmoituksia aikataulujen ristiriidoista (esimerkiksi kun opettaja ei ole käytettävissä)
- Määritä opettajien palkkiosäännöt vakiotaksoilla tai oppituntikohtaisilla hinnoilla
- Laske opettajien ansiot automaattisesti toteutuneiden oppituntien perusteella
- Tallenna työntekijäasiakirjat, kuten sopimukset ja todistukset, samaan profiiliin
- Helpota hallinnollista työtä yhdistämällä henkilöstötiedot aikatauluihin ja raportteihin
- Auttaa ylläpitäjiä työskentelemään nopeammin selkeän ja jäsennellyn henkilöstöhallinnan työnkulun avulla
Työntekijätiedot ja henkilöstöhallinta
Työntekijätiedot-toiminnallisuus auttaa yrityksiä hallinnoimaan opettajien ja muun henkilöstön tietoja jäsennellysti ja käytännöllisesti. Se yhdistää työntekijäprofiilit järjestelmän käyttöoikeuksiin, työrooleihin, oppituntitoimintaan ja sisäisiin asiakirjoihin, jotta yritys voi hoitaa sekä päivittäistä toimintaa että pitkäaikaista henkilöstörekisteriä yhdessä paikassa.
Jokaisella opettajalla on työntekijäprofiili, joka on yhdistetty hänen clasero.com-käyttäjätiliinsä. Näin sama henkilö voi työskennellä eri organisaatioissa ja olla liitettynä erilliseen opettajaprofiiliin jokaisessa yrityksessä. Tämä on erityisen hyödyllistä opettajille, jotka työskentelevät useissa kouluissa tai koulutuskeskuksissa.
Järjestelmä tukee roolipohjaisia käyttöoikeuksia, joten jokaiselle työntekijälle voidaan antaa oikeudet hänen vastuidensa mukaan. Esimerkiksi:
- opettajalle voidaan antaa oikeus hallita oppitunteja ja läsnäoloja,
- kirjanpitäjälle voidaan antaa pääsy laskuihin ja taloustietoihin,
- muulle henkilöstölle voidaan määrittää vain katseluoikeus tai rajatut käyttöoikeudet.
Tämä auttaa yritystä suojaamaan arkaluonteisia tietoja ja samalla antamaan jokaiselle työntekijälle pääsyn juuri niihin työkaluihin, joita hän tarvitsee.
Työntekijäprofiilit voivat sisältää:
- henkilö- ja yhteystiedot
- linkitetyn järjestelmän käyttäjätilin
- määritellyt oikeudet ja käyttöoikeustason
- liitetyt asiakirjat (sopimukset, todistukset, sisäiset tiedostot jne.)
- profiilikuvan (valinnainen, näkyy julkisesti luokan profiilissa ja my.clasero.com-sivustolla)
- opettajan palkkioasetukset
- saatavuusajat
Tämän toiminnallisuuden keskeinen osa on opettajien palkkiojärjestelmä. Työntekijäprofiilissa yritys voi määritellä, miten opettajalle maksetaan:
- yleinen palkkio per oppitunti
- ja tarvittaessa räätälöidyt palkkiot tietyille oppituntityypeille (esimerkiksi keston, yksityistuntien tai osallistujamäärän perusteella)
Järjestelmä laskee automaattisesti opettajan ansiot pidetyistä oppitunneista, ja näitä tietoja käytetään Opettajan työ -raportissa.
Toinen käytännöllinen ominaisuus ovat opettajan saatavuusajat. Yritys voi määritellä, milloin opettaja on käytettävissä, ja tuntisuunnittelu näyttää varoitukset, jos joku yrittää ajoittaa oppitunnin näiden aikojen ulkopuolelle. Tämä tekee suunnittelusta tarkempaa ja auttaa välttämään päällekkäisiä varauksia.
Järjestelmä tukee myös työntekijöiden asiakirjahallintaa. Työntekijäprofiileihin voidaan liittää erilaisia tiedostoja, mikä helpottaa tärkeiden dokumenttien säilyttämistä yhdessä paikassa.
Yhteenvetona Clasero-työntekijätietojen avulla yritys voi hallita:
- keitä työntekijät ovat
- mihin heillä on pääsy
- milloin he ovat käytettävissä
- miten heille maksetaan
- sekä mitkä tiedot ja asiakirjat liittyvät heihin
Tämä luo selkeän ja tehokkaan toimintamallin opettajien ja muun henkilöstön hallintaan tuntisuunnittelussa, palkanlaskennan seurannassa ja hallinnollisissa tehtävissä.
Käytännön soveltaminen arjessa
Tämän toiminnallisuuden avulla hallinnoit työntekijöitä selkeästi, annat oikeat käyttöoikeudet ja pidät päivittäisen toiminnan sujuvana.
Käytännössä se ratkaisee yleisen ongelman: työntekijätiedot ovat usein hajallaan taulukoissa, viesteissä, paperilomakkeissa ja eri järjestelmissä. Clasero kokoaa kaiken yhteen työntekijäprofiiliin — yhteystiedot, dokumentit, käyttöoikeudet, saatavuuden ja maksuasetukset.
Näin yritykset käyttävät sitä käytännössä
Yritys luo jokaiselle opettajalle tai työntekijälle oman profiilin ja liittää sen heidän järjestelmäkäyttäjätunnukseensa. Sen jälkeen yritys voi hallita työntekijän työjärjestelyjä yhdessä paikassa:
- antaa oikeat käyttöoikeudet (opettaja, kirjanpitäjä, ylläpitäjä, vain katselu)
- määrittää saatavuusajat tarkkaa tuntisuunnittelua varten
- määritellä maksusäännöt oppitunneille
- tallentaa sopimukset ja dokumentit samaan profiiliin
- lisätä julkisen kuvan huoltajille näkyväksi tarvittaessa
Tämä on erityisen hyödyllistä kasvaville kouluille ja harrastuskeskuksille, joissa useiden ihmisten täytyy päästä järjestelmään, mutta kaikkien ei pitäisi nähdä samoja tietoja.
Esimerkki: opettajien työvuorot ja palkanlaskenta
Tanssikoululla on useita opettajia, joilla on erilaiset aikataulut ja palkkiotasot.
Tämän toiminnallisuuden avulla koulu voi:
- määrittää kunkin opettajan käytettävissä olevat työajat
- välttää tuntien varaamisen näiden aikojen ulkopuolelle (järjestelmä antaa hälytyksiä)
- määritellä vakiopalkkion oppitunnista
- lisätä erityishinnat yksityistunneille tai pidemmille jaksoille
- antaa järjestelmän laskea ansiot automaattisesti pidetyistä tunneista
Tämä tarkoittaa vähemmän manuaalista koordinointia, vähemmän aikatauluvirheitä ja huomattavasti nopeampaa palkanlaskentaa.
Esimerkki: talous- ja hallintokäyttöoikeudet
Yrityksen kirjanpitäjän täytyy nähdä laskutustiedot, mutta hänen ei pitäisi muokata tunteja tai läsnäolotietoja.
Täyden ylläpitäjäoikeuden jakamisen sijaan yritys voi antaa tarkkaan rajatut oikeudet vain taloustietoihin. Tämä parantaa tietoturvaa, hallintaa ja vastuullisuutta sekä helpottaa tiimityötä merkittävästi.
Miksi tämä on tärkeää arjessa
Tämä toiminnallisuus auttaa yrityksiä toimimaan ammattimaisemmin tekemällä työntekijähallinnasta:
- nopeampaa — kaikki henkilöstötiedot ovat yhdessä paikassa
- turvallisempaa — käyttöoikeudet määräytyvät roolin mukaan
- tarkempaa — saatavuus ja maksusäännöt ovat osa työnkulkuja
- helpommin laajennettavaa — lisää uusia opettajia ilman hallinnollista kaaosta
- läpinäkyvämpää — dokumentit, roolit ja maksulogiikka ovat selkeästi yhdistettyinä jokaiseen työntekijään
Yhteenveto
Työntekijätiedot ja henkilöstöhallinta Clasero-järjestelmässä auttavat järjestämään tiimisi, suojaamaan arkaluonteiset tiedot, parantamaan aikataulutusta ja automatisoimaan opettajien palkkaseurannan — kaikki yhdessä käytännöllisessä työnkulussa, joka tukee todellista päivittäistä toimintaa.
Työntekijätietojen ominaisuuksiemme hyödyt
- Keskitetty henkilöstöhallinta, kun kaikki työntekijätiedot ovat yhdessä profiilissa
- Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta arkaluonteisten tietojen suojaamiseen ja oikeiden käyttöoikeuksien määrittämiseen
- Tarkempi työvuorosuunnittelu opettajien saatavuusasetusten ja automaattisten ristiriitailmoitusten avulla
- Automaattinen opettajien ansioiden laskenta toteutuneiden oppituntien ja maksusääntöjen perusteella
- Joustava palkanmääritys yleisillä ja oppituntikohtaisilla palkkatasoilla
- Nopeampi palkanlaskennan valmistelu jäsennellyn oppitunti- ja ansiodatan avulla
- Turvallinen asiakirjojen säilytys sopimuksille, todistuksille ja sisäisille tiedostoille
- Helpompi tiimin kasvattaminen uusia opettajia tai työntekijöitä lisättäessä
- Parempi toiminnan ohjaus työvuorosuunnittelun, taloushallinnon ja hallinnon osa-alueilla
- Tehokkaammat päivittäiset työnkulut, kun työntekijätiedot, käyttöoikeudet ja maksulogiikka ovat yhdessä paikassa