Viestintä

🔗 Edistä saumatonta vuorovaikutusta ja yhteyksiä 🌐

Tehosta saumatonta viestintää ja sitoutumista dynaamisen viestintämoduulimme avulla. Tutustu joukkoon ominaisuuksia, jotka on suunniteltu parantamaan yhteyksiä ja yhteistyötä:

👥 Henkilökohtaiset verkkotilit: Tarjoa räätälöityjä verkkotilejä opettajille, henkilökunnalle ja asiakkaille, jotka myöntävät pääsyn heidän omiin tietoihinsa tilityypin ja käyttöoikeusasetusten perusteella, mikä edistää autonomiaa ja läpinäkyvyyttä.

📧 Sähköpostin toimittavuuden seuranta: Seuraa sähköpostin toimittavuuden mittareita, jotta voit seurata viestintästrategioiden tehokkuutta ja varmistaa, että viestit tavoittavat aiotut vastaanottajat.

💸 Automaattiset laskumuistutukset: Lähetä asiakkaille automaattiset laskun erääntymismuistutukset varmistaen oikea-aikaiset maksut ja paremman kassavirran hallinnan.

💌 Räätälöity sähköpostiviestintä: Lähetä asiakkaille massaa tai yksilöllisesti räätälöityjä sähköposteja, mikä helpottaa henkilökohtaista viestintää ja edistää asiakassuhteita.

Koe parannetut yhteydet ja viestintäominaisuudet viestintämoduulimme avulla. Vahvista suhteita, virtaviivaista prosesseja ja lisää sitoutumista koko organisaatiossasi. 🚀

Clasero-sisäinen ja -ulkoinen viestintä | Työkalut vanhempien, opettajien ja henkilöstön väliseen viestintään

Clasero tukee sekä sisäistä viestintää (yrityksen sisällä) että ulkoista viestintää (vanhempien ja oppilaiden kanssa) useiden toisiinsa kytkettyjen työkalujen avulla. Näin kaikki pysyvät ajan tasalla, yhteistyö sujuu paremmin ja tärkeää tietoa ei jää huomaamatta.

Sisäinen viestintä (yrityksen sisällä)

Clasero sisältää työkaluja, joiden avulla johto, opettajat ja muu henkilökunta voivat jakaa tietoa ja pysyä linjassa arjen työssä.

1) Opettajan muistiinpanot (yksityinen tuntipäiväkirja)

Opettajat voivat lisätä oppitunneille yksityisiä muistiinpanoja. Ne toimivat tuntipäiväkirjana ja auttavat seuraamaan:

• mitä tunnilla käsiteltiin
• mitä jatketaan seuraavalla kerralla
• tärkeitä muistutuksia tuleville tunneille

Uuden tunnin alussa opettaja näkee edellisen tunnin muistutukset, mikä tukee jatkuvuutta ja parempaa tuntien suunnittelua.

2) Sisäiset asiakirjat työntekijöille

Sisäiset asiakirjat -osio on johdon käytössä yrityksen asiakirjojen jakamiseen henkilöstölle, kuten:

• sisäiset säännöt
• ohjeistukset ja linjaukset
• toimintatavat ja prosessikuvaukset
• tietosuojaan liittyvät asiakirjat

Liitteiksi voidaan lisätä PDF-tiedostoja, ja järjestelmä kirjaa kuka on katsonut minkäkin asiakirjan ja milloin, mikä auttaa johtoa varmistamaan, että työntekijät ovat perehtyneet tärkeään tietoon.

3) Järjestelmäilmoitukset

Clasero näyttää järjestelmäilmoituksia ylävalikossa ja erillisellä ilmoitussivulla. Ilmoitukset voivat sisältää esimerkiksi:

• päivityksiä
• muistutuksia
• klikattavia linkkejä liittyviin tietoihin tai osioihin

Tämä auttaa käyttäjiä reagoimaan nopeasti ja pysymään ajan tasalla ilman, että tietoa tarvitsee etsiä käsin.

4) Tukipyyntöihin liittyvä viestintä

Teknistä tai alustaan liittyvää apua varten käyttäjät voivat olla yhteydessä Support Center -osion kautta luomalla tukipyynnön. Näin syntyy selkeä ja seurattava viestintäkanava yrityksen ja Clasero-tuen välille.

Ulkoinen viestintä (vanhempien ja oppilaiden kanssa)

Clasero sisältää myös tehokkaat viestintätyökalut tunti- ja yritystiedon jakamiseen vanhemmille ja oppilaille my.clasero.com-palvelun kautta.

1) Julkiset tuntitiedot

Opettajat tai ylläpitäjät voivat lisätä tunnille julkista tietoa kävijöille. Se voi sisältää esimerkiksi:

• tuntisuunnitelman tietoja
• tärkeitä muistutuksia
• käytännön ohjeita vanhemmille ja oppilaille

Nämä tiedot näkyvät my.clasero.com-palvelussa, jotta vanhemmat pysyvät ajan tasalla siitä, mitä tunneilla tapahtuu.

2) Läsnäolomerkintöjen kommentit vanhempien nähtävillä

Läsnäoloa merkitessään opettaja voi lisätä kommentin jokaiselle käynnille. Nämä kommentit näkyvät vanhemmille my.clasero.com-palvelussa.

Tämä parantaa viestintää esimerkiksi seuraavista asioista:

• läsnäolo- ja poissaoloasiat
• osallistuminen tunneille
• tärkeät huomiot oppilaan käynnistä

3) Vanhemman viesti opettajalle (läsnäoloviesti tunnille)

Vanhemmat voivat jättää viestin opettajalle tuntisivulla, esimerkiksi:

• lapsi on sairas
• lapsi tulee myöhässä
• lapsi ei pääse tunnille

Näin syntyy käytännöllinen, kaksisuuntainen viestintä suoraan tiettyyn tuntiin liittyen.

4) News Manager (kohdennettu viestintä)

News Manager -toiminnolla yritys voi julkaista uutisartikkeleita vanhemmille ja oppilaille my.clasero.com-palvelussa.

Uutiset voidaan kohdentaa:

• kaikille yrityksen asiakkaille
• tietyn toimipisteen asiakkaille
• tietyn toimipisteen ja ryhmän asiakkaille

Julkaisut voivat sisältää:

• tekstiä
• valokuvia
• upotettuja videoita (YouTube, TikTok, Instagram, X.com, Vimeo)

Jokaiselle julkaisulle voidaan määrittää myös alkamispäivä ja päättymispäivä, mikä on hyödyllistä esimerkiksi:

• tiedotteissa
• kausiluonteisissa viesteissä
• määräaikaisissa päivityksissä

Tämä tekee siitä tehokkaan työkalun jäsenneltyyn ulkoiseen viestintään.

5) Asiakirjojen jakaminen vanhemmille

Järjestelmässä luodut asiakirjat (esimerkiksi mallipohjista) voidaan liittää kävijäprofiileihin ja asettaa saataville my.clasero.com-palveluun. Näin vanhemmat pääsevät helposti käsiksi esimerkiksi:

• sopimuksiin
• lomakkeisiin
• muihin tärkeisiin tiedostoihin

Tämä vähentää tarvetta lähettää asiakirjoja manuaalisesti sähköpostitse.

6) Laskut ja maksutilanteen näkyvyys

Vanhemmat voivat tarkastella laskuja ja maksutilannetta, mukaan lukien avoimet saldot, my.clasero.com-palvelussa. Tämä selkeyttää maksuihin liittyvää viestintää ja vähentää väärinkäsityksiä.

Miten tämä auttaa käytännössä

Clasero:n viestintätyökalut auttavat yrityksiä:

• pitämään henkilöstön ajan tasalla muistiinpanojen, asiakirjojen ja ilmoitusten avulla
• parantamaan tuntien jatkuvuutta opettajan muistutusten ja tuntimuistiinpanojen avulla
• tiedottamaan vanhemmille selkeästi tunneista, läsnäolosta ja ajankohtaisista asioista
• vähentämään hukkaan meneviä viestejä keskittämällä viestinnän suoraan järjestelmään
• kohdentamaan viestit oikealle yleisölle toimipiste- ja ryhmäkohtaisten uutisten avulla
• säästämään aikaa keskittämällä viestinnän yhden alustan alle monen erillisen työkalun sijaan

Yhteenveto

Clasero tukee viestintää kahteen suuntaan:

• Sisäinen viestintä henkilöstön yhteistyöhön, sisäisiin asiakirjoihin, muistutuksiin ja ilmoituksiin
• Ulkoinen viestintä vanhemmille ja oppilaille tuntitietojen, läsnäolokommenttien, vanhempien viestien, asiakirjojen, laskujen ja kohdennettujen uutisjulkaisujen kautta

Näin koko organisaation viestintästä tulee järjestelmällisempää, läpinäkyvämpää ja ammattimaisempaa.

Sisäisen ja ulkoisen viestinnän käytännön soveltaminen

Päivittäisessä työssä viestintä on yksi suurimmista syistä, miksi asiat menevät pieleen: huoltaja ei huomaa tiedotetta, opettaja unohtaa mitä viime tunnilla tehtiin tai henkilökunta ei lue sisäistä ohjetta. Clasero ratkaisee tämän sijoittamalla viestinnän suoraan osaksi työnkulkuja — liitettynä oppitunteihin, oppilaisiin, asiakirjoihin ja ilmoituksiin.

Alla esimerkkejä sen käytöstä arjessa.

1) Sisäisen viestinnän käytännön käyttö (organisaation sisällä)

Opettajan muistiinpanot tuntien jatkuvuuden varmistamiseen

Opettajat käyttävät yksityisiä tuntimuistiinpanoja työpäiväkirjana.

Käytännön esimerkki:

Pianonsoiton opettaja päättää tunnin ja kirjoittaa:

• harjoiteltiin C-duuriasteikkoja
• aloitettiin uusi kappale
• seuraavalla tunnilla: keskitytään vasemman käden rytmiin

Seuraavalla tunnilla opettaja näkee muistutuksen ja tietää heti, mistä jatkaa.

Miksi tästä on hyötyä:

• tunnit pysyvät johdonmukaisina
• opettajien ei tarvitse luottaa muistiinsa
• sijaisopettajat hahmottavat tuntien etenemisen nopeammin
• opetuksen laatu paranee ajan myötä

Sisäiset asiakirjat henkilökunnan ohjeille ja käytännöille

Johto käyttää Sisäisiä asiakirjoja jakaakseen tärkeää organisaatiotietoa työntekijöille.

Käytännön esimerkki:

Tanssikoulu lataa järjestelmään:

• lasten turvallisuutta koskevat säännöt
• sisäiset opetusstandardit
• tietosuojaselosteen
• loma-aikojen peruutuskäytännön

Opettajat voivat lukea asiakirjat järjestelmässä, ja johto näkee, ketkä ovat ne avanneet.

Miksi tästä on hyötyä:

• henkilökunnalla on aina pääsy ajantasaisiin ohjeisiin
• vähemmän väärinkäsityksiä toimintatavoista
• helpompi perehdytys uusille työntekijöille
• johto voi varmistaa, että pakolliset asiakirjat on luettu

Järjestelmäilmoitukset muistutuksiin ja päivityksiin

Ilmoitukset auttavat henkilökuntaa huomaamaan tärkeät päivitykset nopeasti.

Käytännön esimerkki:

Ylläpitäjä saa ilmoituksen:

• maksamattomista laskuista
• tukipäivityksestä
• tuntiin liittyvästä muutoksesta
• muistutuksesta, jossa on suora linkki oikealle sivulle

Miksi tästä on hyötyä:

• nopeampi reagointiaika
• vähemmän etsimistä järjestelmässä
• vähemmän unohtuneita tehtäviä
• sujuvampi arjen koordinointi

2) Ulkoisen viestinnän käytännön käyttö (huoltajien ja oppilaiden kanssa)

Julkiset tuntitiedot huoltajille

Opettajat tai ylläpitäjät lisäävät julkiset tuntitiedot, jotka huoltajat näkevät palvelussa my.clasero.com.

Käytännön esimerkki:

Jalkapallovalmentaja lisää:

• tämän päivän harjoituksen teema: syöttöharjoitukset
• ota mukaan ulkokengät
• harjoitus siirretty kentälle B

Huoltajat voivat tarkistaa tämän ennen tuntia sen sijaan, että soittaisivat koululle.

Miksi tästä on hyötyä:

• henkilökunnalle tulee vähemmän samoja kysymyksiä
• huoltajat ovat paremmin valmistautuneita
• viestintä pysyy oikeaan oppituntiin kytkettynä

Läsnäolomerkintöjen kommentit näkyvät huoltajille

Läsnäoloa merkitessään opettaja voi lisätä kommentin jokaiselle lapselle.

Käytännön esimerkki:

Opettaja merkitsee läsnäolon ja lisää:

• “Saapui 10 minuuttia myöhässä”
• “Osallistui tänään hyvin”
• “Lähti aikaisin huoltajan haettua”

Huoltajat näkevät tämän suoraan portaalissa.

Miksi tästä on hyötyä:

• huoltajat saavat selkeämmän kuvan läsnäolosta
• pienistäkin asioista viestitään ajoissa
• vähemmän väärinkäsityksiä siitä, mitä tunnilla tapahtui

Huoltajat voivat lähettää tuntiin liittyviä viestejä opettajille

Huoltajat voivat jättää opettajalle viestin tuntisivulle.

Käytännön esimerkki:

Huoltaja kirjoittaa:

• “Anna on tänään sairaana eikä tule tunnille”
• “Tom tulee 15 minuuttia myöhässä”
• “Voitteko muistuttaa Saraa ottamaan vihkonsa kotiin”

Viesti on liitetty suoraan oppituntiin, eikä huku sähköpostiin tai chattiin.

Miksi tästä on hyötyä:

• opettaja saa tiedon oikeassa yhteydessä
• vähemmän edestakaista soittelua ja viestittelyä
• läsnäolon seuranta ja tuntien suunnittelu helpottuvat

News Manager kohdennettuihin tiedotteisiin

Johto käyttää News Manager -toimintoa julkaistakseen tiedotteita tietyille huoltajaryhmille.

Käytännön esimerkki:

Koulu haluaa tiedottaa:

• muutoksesta loma-aikojen aikatauluun (kaikille huoltajille)
• yksittäisen toimipisteen sulkemisesta (vain yhden toimipisteen perheille)
• pukumuistutuksesta balettitunnille (vain yhden toimipisteen balettioppilaiden huoltajille)

Sen sijaan, että lähetettäisiin useita erillisiä sähköposteja, henkilökunta julkaisee yhden kohdennetun uutisen, jossa on:

• teksti
• kuvia
• videolinkki
• näkyvyyden alku- ja päättymispäivä

Miksi tästä on hyötyä:

• oikea viesti tavoittaa oikean kohderyhmän
• ei tarvitse kuormittaa kaikkia huoltajia heille turhilla tiedotteilla
• parempi viestintä tapahtumien, lomien ja kausivaihteluiden aikana

Asiakirjat ja laskut näkyvät huoltajaportaalissa

Huoltajat voivat tarkastella asiakirjoja ja laskuja palvelussa my.clasero.com.

Käytännön esimerkki:

Kausi alussa studio luo sopimukset massana ja liittää ne kävijäprofiileihin. Huoltajat kirjautuvat sisään ja näkevät:

• sopimuksen PDF-muodossa
• laskun
• maksun tilan

Ei tarvetta lähettää satoja erillisiä sähköposteja liitteineen.

Miksi tästä on hyötyä:

• huoltajat löytävät asiakirjat milloin tahansa
• henkilökunta käyttää vähemmän aikaa tiedostojen uudelleenlähettämiseen
• maksuihin liittyvä viestintä on selkeämpää ja läpinäkyvämpää

Käytännön esimerkki arjen työnkulusta

Tyypillinen päivä urheiluseurassa voi näyttää tältä:

• Ylläpitäjä julkaisee uutisen viikonlopun turnauksesta (vain yhdelle toimipisteelle ja ryhmälle)
• Valmentaja lisää julkiset tuntitiedot (“ota mukaan juomapullo ja ulkovarusteet”)
• Huoltajat lähettävät läsnäoloviestejä (“lapsi tulee myöhässä”)
• Valmentaja merkitsee läsnäolon ja lisää kommentit tunnin jälkeen
• Opettajat kirjoittavat yksityiset muistiinpanot seuraavaa tuntia varten
• Huoltajat tarkistavat tiedotteet, läsnäolokommentit ja laskut palvelussa my.clasero.com
• Johto jakaa sisäisen ohjeen henkilökunnalle ja seuraa, ketkä ovat sen lukeneet

Kaikki tapahtuu yhdessä järjestelmässä, oikeisiin henkilöihin ja oppitunteihin kytkettynä.

Miksi tätä tarvitaan

Oikeassa liiketoiminnassa viestintä on usein hajallaan eri kanavissa:

• puhelut
• viestisovellukset
• sähköpostit
• paperilaput
• suulliset muistutukset

Tämä johtaa hukattuihin viesteihin, epäselvyyksiin ja ylimääräiseen hallinnolliseen työhön.

Claseroa tarvitaan, koska se keskittää viestinnän:

• organisaation sisällä (opettajat, ylläpitäjät, johto)
• organisaation ulkopuolelle (huoltajat, oppilaat)

Tämä tekee viestinnästä:

• nopeampaa
• selkeämpää
• helpommin jäljitettävää
• helpommin hallittavaa suurissa volyymeissa

Yhteenveto

Viestinnän käytännön hyödyntäminen Claserossa on yksinkertaista: se auttaa kouluja ja harrastustoimijoita pitämään henkilökunnan samalla kartalla ja huoltajat ajan tasalla työkaluilla, jotka ovat suoraan yhteydessä oppitunteihin, läsnäoloon, asiakirjoihin ja tiedotteisiin. Tämä vähentää epäselvyyksiä, säästää aikaa ja parantaa arjen sujuvuutta kaikille osapuolille.

Hyödyt

• Lisää vanhempien luottamusta ja tyytyväisyyttä selkeällä, ajantasaisella viestinnällä, joka on suoraan yhteydessä oppitunteihin ja läsnäoloon
• Vähennä hukkaan meneviä viestejä ja väärinkäsityksiä pitämällä viestintä yhdessä jäsennellyssä järjestelmässä hajanaisten kanavien sijaan
• Säästä henkilökunnan aikaa joka päivä korvaamalla toistuvat puhelut, chatit ja sähköpostiseurannat alustan sisäisillä päivityksillä
• Paranna opetuksen yhtenäisyyttä yksityisten oppituntimuistiinpanojen ja muistutusten avulla, jotka auttavat opettajia jatkamaan opetusta sujuvasti
• Vahvista toiminnan hallintaa antamalla johdolle näkyvyyden sisäiseen viestintään ja asiakirjojen katseluihin
• Tarjoa ammattimaisempi asiakaskokemus kokoamalla päivitykset, uutiset, laskut ja tuntitiedot yhteen portaaliin
• Saavuta oikea kohderyhmä nopeammin kohdennetuilla uutisilla tietyille toimipisteille, ryhmille tai kaikille asiakkaille
• Vähennä vanhempien viestitulvaa näyttämällä vain heille olennaiset päivitykset massaviestien lähettämisen sijaan
• Paranna reagointinopeutta arjen muutoksiin kuten poissaoloihin, myöhästymisiin, tilamuutoksiin ja aikatauluhuomioihin
• Pienennä henkilökunnan väärinymmärrysten riskiä keskittämällä ohjeistukset, käytännöt ja sisäiset toimintaohjeet yhteen paikkaan
• Tue uusien työntekijöiden sujuvampaa perehdytystä tarjoamalla helpon pääsyn sisäisiin asiakirjoihin ja yrityksen sääntöihin
• Tee viestinnästä helposti laajennettavaa kun toimintasi kasvaa useampiin oppilaisiin, opettajiin ja toimipisteisiin
• Lisää läpinäkyvyyttä läsnäolon ja maksujen ympärillä, mikä auttaa vähentämään erimielisyyksiä ja nopeuttamaan ongelmien ratkaisua
• Pidä viestintä jäljitettävänä ja järjestyksessä, jotta tärkeän tiedon tarkistaminen myöhemmin on helpompaa
• Rakenna vahvempi brändikokemus tarjoamalla vanhemmille luotettava, nykyaikainen viestintäkanava my.clasero.comin kautta