Asiakirjamallit

Yhteenveto

• Luo yksi mallipohja ja generoi useita asiakirjoja automaattisesti valituille oppilaille tai kävijöille
• Käytä dynaamisia kenttiä (etunimi, sukunimi, sopimusnumero jne.) jokaisen asiakirjan personointiin
• Generoi PDF-asiakirjoja massana vain muutamalla klikkauksella
• Säästä aikaa toistuvassa paperityössä, kuten sopimuksissa, suostumuslomakkeissa ja ilmoittautumisissa
• Vähennä manuaalisia virheitä käyttämällä valmiita mallipohjia yksittäisten tiedostojen muokkaamisen sijaan
• Pidä asiakirjat järjestyksessä liittämällä jokainen luotu tiedosto kävijäprofiiliin
• Jaa asiakirjoja huoltajille my.clasero.com-palvelun kautta tarvittaessa
• Suodata vastaanottajat ennen generointia ja luo asiakirjat vain tietyille ryhmille
• Muokkaa luotuja asiakirjoja järjestelmässä, jos muutoksia tarvitaan
• Lisää yritysilme sijoittamalla logo asiakirjan ylätunnisteeseen
• Tulosta tai jaa asiakirjat helposti käyttövalmiina PDF-tiedostoina
• Tue skaalautuvaa työnkulkua oppilaitoksille, studioille ja seuroille, joilla on paljon oppilaita

Asiakirjamallit: helpota asiakirjahallintaasi

Asiakirjamallien avulla voit luoda henkilökohtaisia asiakirjoja massana monille opiskelijoille tai kävijöille kerralla. Sen sijaan, että valmistelisit jokaisen asiakirjan käsin, luot yhden mallin ja annat järjestelmän täyttää tiedot automaattisesti.

Voit rakentaa malleja käyttämällä dynaamisia kenttiä, kuten etunimi, sukunimi, sopimusnumero ja muita kävijään liittyviä tietoja. Kun malli on valmis, sitä voidaan käyttää PDF-asiakirjojen luomiseen valituille kävijöille vain muutamalla klikkauksella.

Tämä on erityisen hyödyllistä asiakirjoille, jotka on uusittava säännöllisesti, kuten:

• sopimukset
• puitesopimukset
• suostumuslomakkeet
• kausittaiset ilmoittautumislomakkeet

Jokainen luotu asiakirja linkitetään automaattisesti kävijän profiiliin, joten se on helppo löytää myöhemmin. Samat asiakirjat voivat näkyä myös my.clasero.com-palvelussa, jolloin huoltajat tai opiskelijat voivat tarkastella niitä verkossa.

Voit myös:

• suodattaa valitut kävijät ennen asiakirjojen luontia
• muokata luotuja asiakirjoja järjestelmässä tarvittaessa
• lisätä yrityksen logon asiakirjan yläosaan (vasemmalle tai keskelle)
• yhdistää luodut tiedostot helpompaa tulostusta tai jakelua varten

Käytännössä asiakirjamallit säästävät paljon hallinnollista työaikaa, vähentävät toistuvaa käsityötä ja tekevät asiakirjojen valmistelusta järjestelmällisempää ja helpommin laajennettavaa.

Asiakirjapohjien automaation käytännön soveltaminen

Asiakirjapohjia käytetään silloin, kun samaa asiakirjatyyppiä pitää laatia monille oppilaille tai huoltajille, mutta jokaisessa asiakirjassa on oltava eri henkilötiedot.

Miten sitä käytetään käytännössä

Tyypillinen esimerkki on uuden kauden tai lukuvuoden alku.

Koulun, studion tai urheiluseuran voi olla tarpeen valmistella esimerkiksi:

• sopimuksia
• suostumuslomakkeita
• ilmoittautumisvahvistuksia
• järjestyssääntöjen kuittauksia
• maksusopimuksia

Jos oppilaita on 50, 100 tai 200, näiden tekeminen yksitellen vie tunteja.
Asiakirjapohjien avulla ylläpitäjä tekee yhden pohjan ja lisää siihen kenttiä, kuten:

• oppilaan nimi
• huoltajan nimi
• sopimusnumero
• päivämäärä
• palvelun / tunnin nimi
• muut henkilötiedot

Tämän jälkeen järjestelmä luo automaattisesti erillisen PDF-tiedoston jokaiselle valitulle kävijälle.

Miksi sitä tarvitaan

Ilman pohjia henkilökunta kopioi ja muokkaa asiakirjoja yleensä käsin:

• avaa tiedoston
• vaihtaa nimen
• vaihtaa sopimusnumeron
• tallentaa PDF-muotoon
• toistaa saman yhä uudelleen

Tämä on hidasta ja johtaa usein virheisiin:

• väärä nimi asiakirjassa
• väärä sopimusnumero
• jokin kenttä unohtuu täyttää
• tiedostoja puuttuu tai on kahteen kertaan

Asiakirjapohjat ratkaisevat tämän tekemällä prosessista:

• nopeamman
• tarkemman
• yhtenäisemmän
• helpommin hallittavan

Miten se auttaa arjessa

Käytännössä se auttaa yritystä:

• säästämään tuntikausia hallinnollista työtä kiireisinä aikoina
• välttämään manuaaliset kirjoitusvirheet
• valmistamaan asiakirjoja massana vain muutamalla klikkauksella
• pitämään kaikki luodut asiakirjat linkitettyinä oikeaan kävijään
• löytämään asiakirjat myöhemmin kävijän profiilista
• jakamaan asiakirjat huoltajille palvelun my.clasero.com kautta
• tulostamaan asiakirjat helposti, kun tarvitaan käsin kirjoitettuja allekirjoituksia

Käytännön työnkulun esimerkki

Tässä yksinkertainen esimerkki todellisesta työnkulusta:

• Luo pohja kausisopimukselle
• Lisää dynaamiset kentät (etunimi, sukunimi, sopimusnumero jne.)
• Valitse kävijät, joille asiakirja tarvitaan
• Luo asiakirjat PDF-muodossa
• Tarkista ja muokkaa yksittäisiä asiakirjoja tarvittaessa
• Lähetä asiakirjat huoltajille tai anna heidän käyttää niitä palvelussa my.clasero.com
• Tulosta asiakirjat, jos paperiset allekirjoitukset vaaditaan

Näin monen tunnin työ muuttuu lyhyeksi, selkeäksi prosessiksi.

Miksi se on tärkeää liiketoiminnalle

Asiakirjapohjat ovat tärkeitä, koska ne tukevat toiminnan kasvattamista.

Kun oppilasmäärä kasvaa, asiakirjojen manuaalisesta valmistelusta tulee merkittävä rasite. Pohjien avulla yritys voi palvella enemmän oppilaita ilman, että hallinnollinen työ lisääntyy samassa suhteessa.

Ne parantavat myös ammattimaisuutta:

• asiakirjat näyttävät yhtenäisiltä
• yrityksen brändi (logo) voidaan sisällyttää asiakirjoihin
• tiedot pysyvät järjestyksessä yhdessä ja samassa järjestelmässä

Lyhyesti

Asiakirjapohjia tarvitaan toistuvan asiakirjatyön automatisointiin.
Ne auttavat yrityksiä luomaan henkilökohtaisia PDF-tiedostoja monille kävijöille nopeasti, vähentävät virheitä ja pitävät asiakirjat järjestyksessä ja helposti saatavilla sekä henkilökunnalle että huoltajille.

Hyödyt

• Säästä tuntikausia hallinnollista työtä joka kausi korvaamalla toistuva asiakirjojen muokkaus yhdellä massatoiminnolla
• Vapauta tiimisi tekemään enemmän lisäarvoa tuottavaa työtä, kuten asiakasviestintää ja tuntisuunnittelua paperitöiden sijaan
• Vähennä kalliita inhimillisiä virheitä sopimuksissa ja lomakkeissa ja suojaa liiketoimintaasi sekaannuksilta ja uudelleentekemiseltä
• Tarjoa ammattimaisempi asiakaskokemus selkeillä ja yhdenmukaisilla asiakirjoilla jokaiselle huoltajalle ja oppilaalle
• Hallitse kasvua ilman hallinnollista kuormitusta, vaikka oppilasmäärät kasvavat
• Nopeuta uusien oppilaiden aloitusta, jotta perheet voivat hoitaa ilmoittautumisen nopeammin
• Lisää huoltajien luottamusta tarjoamalla tarkat ja hyvin jäsennellyt asiakirjat, joihin heidän on helppo päästä käsiksi
• Pidä tärkeät asiakirjat hallinnassa tallentamalla ne automaattisesti oikeaan vierailijaprofiiliin
• Reagoi nopeammin kiireisinä aikoina, kuten kauden aloituksissa, uusimisissa ja ilmoittautumiskampanjoissa
• Vähennä hallinnon stressiä muuttamalla monen tunnin tehtävä yksinkertaiseksi, toistettavaksi työnkuluksi
• Lisää toiminnan yhdenmukaisuutta henkilöstön, toimipisteiden ja asiakirjatyyppien välillä
• Saa yrityksesi näyttämään vakiintuneemmalta brändätyillä PDF-asiakirjoilla ja standardoidulla muotoilulla
• Pienennä puuttuvien asiakirjojen riskiä, koska asiakirjojen luonti ja tallennus tapahtuvat yhdessä jäsennellyssä järjestelmässä
• Paranna sisäistä tehokkuutta nopealla suodatuksella ja kohdennetulla massaluontitoiminnolla asiakirjoille
• Luo helposti laajennettava prosessi, joka toimii sujuvasti myös yrityksesi kasvaessa