“저희는 이미 자체 소프트웨어를 갖추고 있습니다.”
학교, 학원, 무용 스튜디오, 스포츠 클럽, 과외 사업체 또는 기타 방과후 교육 제공자에게는 이것이 다른 시스템을 검토하지 않아도 되는 그럴듯한 이유처럼 들릴 수 있습니다.
하지만 진짜 질문은 이미 소프트웨어를 가지고 있느냐가 아닙니다.
질문은 이것입니다:
향후 12개월 동안 그 소프트웨어에 얼마의 비용이 들까요?
Clasero를 사용하면 표준 소프트웨어 개발 비용을 직접 부담하는 일을 멈추고, 방과후 교육 사업을 위해 이미 구축되고 유지관리되는 워크플로를 활용할 수 있습니다.
이를 방과후 수업 운영에 특화된 관리 소프트웨어라고 생각해 보세요. 조직이 감당해야 하는 개발 부담의 일부를 덜어줄 수 있습니다. 일정 기능, 청구 워크플로, 보고서, 학부모용 도구를 새로 의뢰하는 대신, 먼저 Clasero가 이미 이를 제공하는지 확인할 수 있습니다.
그러면 비교 기준이 다음과 같이 바뀝니다:
“우리 소프트웨어 대 또 다른 구독 서비스.”
에서
“또 1년의 유지관리, 개발, 수작업 행정, 기술 의존성 대 우리가 구축하려던 기능을 이미 제공할 수도 있는 소프트웨어.”
자체 소프트웨어에도 실제 연간 비용이 듭니다
맞춤형 소프트웨어는 매월 SaaS 청구서를 발생시키지 않을 수 있지만, 그렇다고 무료인 것은 아닙니다.
그 비용은 여러 예산과 직원에게 분산되어 있는 경우가 많습니다.
실제 소프트웨어 유지관리 비용을 파악하려면, 지난 12개월 동안 해당 시스템에 무엇이 필요했는지 계산해 보세요:
- 개발자 또는 IT 지원
- 호스팅 및 인프라
- 버그 수정 및 기술 업데이트
- 보안 및 호환성 작업
- 새 기능 및 연동
- 요구사항 정의에 투입된 직원 시간
- 변경 사항 테스트 및 개발자 조율에 투입된 직원 시간
- 기능 부족으로 인해 발생한 수작업
그다음 향후 12개월 동안의 동일한 비용을 추정해 보세요.
기술 의존성도 중요합니다.
한 명의 직원, 프리랜서, 에이전시 또는 소프트웨어 회사가 귀사의 맞춤형 수업 관리 소프트웨어 대부분을 이해하고 있다면, 그 사람이 더 이상 대응할 수 없게 되었을 때 다른 누군가가 이를 얼마나 쉽게 유지관리할 수 있을까요?
기다림에도 비용이 있습니다. 맞춤 기능이 명세되고, 개발되고, 테스트되고, 수정되고, 배포되는 동안 직원들은 그 기능이 대체하기로 했던 수작업 프로세스를 계속 사용해야 할 수 있습니다.
따라서 진지한 맞춤형 소프트웨어와 SaaS 비교는 과거가 아니라 미래를 봐야 합니다.
Clasero가 비용을 상쇄하려면 몇 시간을 절약해야 할까요?
간단한 계산으로 의사결정을 더 실용적으로 만들 수 있습니다:
연간 Clasero 비용 ÷ 실제 시간당 고용 비용 = 손익분기 행정 업무 시간
가능하다면 업무를 수행하는 직원의 실질적인 고용 비용을 사용하고, 단순히 실수령액만 보지 마세요.
이 결과는 1년 동안 Clasero가 대략 몇 시간의 업무 시간을 절약해야 그 시간의 가치만으로도 구독 비용과 같아지는지를 보여줍니다.
그다음 이 수치를 작년에 귀사 팀이 실제로 사용한 행정 업무 시간과 비교해 보세요.
개발 비용은 별도로 고려해야 합니다.
Clasero가 이미 귀사가 도입을 준비하던 기능을 제공하고 있다면, 해당 기능의 개발, 테스트, 향후 유지관리는 더 이상 필요하지 않을 수 있습니다.
가정한 절감액이 아니라 실제 사업 비용을 기준으로 판단하세요.
더 나은 질문은 단순히 이것이 아닙니다:
“Clasero 비용은 얼마인가요?”
질문은 이것입니다:
“Clasero가 어떤 업무와 향후 개발을 대체할 수 있을까?”
반복되는 작업 하나가 계산을 바꿀 수 있습니다
청구 업무가 좋은 예입니다.
Clasero 사양에는 약 200명의 학생을 관리하는 한 무용학원 강사가 이전에는 매달 4시간이 넘는 시간을 들여 개별 청구서를 준비했던 사례가 설명되어 있습니다. 그 특정 사례에서는 Clasero를 사용함으로써 적어도 그 매월 반복되는 4시간의 업무를 절약했습니다.
같은 업무량이 매달 발생했다면, 1년 기준으로 약 48시간에 해당합니다.
이는 하나의 구체적인 예시일 뿐이며, 모든 조직에서 보장되는 결과는 아닙니다.
하지만 중요한 점을 보여줍니다. 유용한 수업 청구 소프트웨어는 단순히 청구 기능이 존재하는지가 아니라, 얼마나 많은 업무를 없애주는지로 평가되어야 합니다.
Clasero는 정기 구독형 및 종량제 결제 모델을 지원합니다. 종량제 서비스의 경우, 기록된 방문 내역을 청구 금액 계산에 사용할 수 있습니다.
즉, 출석과 청구가 서로 분리된 두 개의 행정 업무가 아니라 동일한 워크플로의 일부가 될 수 있습니다.
다음 기능을 개발하기 전에, Clasero가 이미 제공하는지 확인하세요
Clasero를 귀사의 소프트웨어 개발 로드맵과 직접 비교해 보세요.
반복 수업 일정 기능을 구축할 계획이신가요?
Clasero는 이미 지점, 수업, 강사, 강의실, 수업 시간, 반복 일정 기준의 수업 계획을 지원합니다.
출석 관리를 개선할 계획이신가요?
강사는 수업 워크플로의 일부로 학생 출석을 기록할 수 있습니다.
강사 가능 시간 확인 기능을 추가할 계획이신가요?
Clasero는 선택한 수업 시간에 강사가 불가능한 경우 사용자에게 경고할 수 있습니다.
청구를 자동화할 계획이신가요?
Clasero는 이미 여러 결제 모델과 자동 청구를 지원합니다.
여러 지점에 걸친 더 나은 보고 기능을 계획 중이신가요?
Clasero 보고 기능은 모든 지점을 포괄하거나 개별 지점 및 수업별로 필터링할 수 있습니다.
더 나은 학부모용 시스템을 계획 중이신가요?
학부모는 my.clasero.com을 사용해 관련 일정, 출석 기록, 청구서, 수업 정보를 확인할 수 있습니다.
이 모든 기능은 맞춤 개발이 가능합니다.
중요한 질문은 그것을 정말 그렇게 해야 하느냐입니다.
표준 기능을 다시 만들기 위해 개발 예산을 사용하기 전에, 특화된 학교 행정 소프트웨어가 이미 무엇을 제공하는지 확인하세요.
실제로 맞춤형으로 남겨야 하는 것은 무엇일까요?
Clasero가 모든 고유한 프로세스를 대체할 필요는 없습니다.
목표는 업계 전반에서 표준인 기능에 맞춤 개발 비용을 계속 지불하지 않는 것입니다.
간단한 기준을 사용해 보세요:
다른 무용학원, 스포츠 아카데미, 어학원, 과외 사업체 또는 방과후 프로그램도 같은 기능이 합리적으로 필요할 수 있을까?
답이 예라면, 먼저 특화 소프트웨어를 확인하세요.
일정 관리, 출석, 강사 가능 시간, 청구, 보고, 학부모 접근은 일반적인 운영 요구사항입니다.
맞춤 개발은 귀사에 진정으로 고유한 프로세스를 위해 남겨두세요. 단지 현재 소프트웨어에 없다는 이유만으로는 충분하지 않습니다.
분리된 기능보다 연결된 워크플로가 더 중요합니다
워크플로가 연결될 때 가치가 더 커집니다:
일정 → 출석 → 청구 → 보고 → 학부모 접근
같은 정보를 스프레드시트, 별도 애플리케이션, 이메일, 보고서 사이에서 반복적으로 옮기는 대신, 데이터는 하나의 운영 흐름 안에 그대로 남을 수 있습니다.
여러 지점에서 운영하는 사업체의 경우, 이는 각 지점마다 별도의 행정 프로세스를 구축하지 않고도 다지점 수업 관리를 더 쉽게 구성할 수 있게 해줍니다.
이미 수년치 고객 데이터가 있나요? 전환 비용도 솔직하게 포함하세요
시스템을 바꾸는 데에도 비용이 듭니다.
마이그레이션에는 설정, 직원 교육, 프로세스 변경, 그리고 때로는 두 시스템이 동시에 운영되는 일시적인 기간이 포함될 수 있습니다.
이러한 비용도 비교에 포함하세요.
Clasero는 Excel 또는 Google Sheets에서 기존 고객 및 학생 정보를 가져오는 기능을 지원합니다. 또한 설정 과정에서 지점, 시설, 서비스, 수업, 직원, 강사, 결제 설정 및 기타 필수 정보를 구성하도록 사업체를 안내합니다.
첫해에는 두 옵션을 비교해 보세요:
Clasero 구독료 + 마이그레이션 및 온보딩 노력
대비
기존 시스템 유지관리 + 계획된 개발 + 수작업 행정
그다음 이후 2~3년도 함께 비교해 보세요.
일회성 전환 비용 때문에 첫해는 이후 연도와 매우 다르게 보일 수 있습니다. 어느 쪽이 더 저렴하다고 가정하지 마세요. 귀사의 실제 수치를 사용하세요.
또 다른 소프트웨어 프로젝트를 승인하기 전에 던져야 할 7가지 질문
다음 개발 요청에 승인 서명을 하기 전에, 다음을 물어보세요:
- 지난 12개월 동안 기존 소프트웨어에 실제로 얼마가 들었는가?
- 향후 12개월 동안 유지관리와 계획된 개발에 얼마가 들 것인가?
- 현재 우리가 다음으로 누군가에게 비용을 지불해 구축하려는 표준 기능은 무엇인가?
- 계획된 기능 중 어떤 것이 이미 Clasero에 존재하는가?
- 직원들은 아직도 스프레드시트, 중복 입력, 계산, 수작업 우회 방식에 몇 시간을 쓰고 있는가?
- 어떤 요구사항이 맞춤 개발을 정당화할 만큼 진정으로 충분히 고유한가?
- 현재 개발자가 내일 갑자기 대응할 수 없게 된다면, 다른 누군가가 시스템을 얼마나 쉽게 유지관리할 수 있을까?
기존 시스템이 이미 필요를 충족하고, 유지관리 비용이 적으며, 추가 개발이 거의 필요하지 않다면 그대로 유지하는 것이 합리적일 수 있습니다.
하지만 다음 맞춤 기능을 승인하기 전에, 그것을 구축하고 유지관리하는 데 드는 비용과 Clasero가 이미 제공하는 것을 비교해 보세요.