Kaip pradėti naudoti „Clasero“: savarankiškas konfigūravimas, duomenų importas ir diegimo pagalba

Pradėti naudoti naują popamokinių užsiėmimų valdymo programinę įrangą paprasta, kai veiklą tik pradedate. Sudėtingiau, kai jau turite mokinių, mokytojų, vietų, užsiėmimų, tvarkaraščių ir skirtingų atsiskaitymo būdų.

Būtent todėl „Clasero“ galima pradėti naudoti dviem praktiškais būdais.

Sistemą galite susikonfigūruoti patys naudodami struktūruotą „Clasero“ nustatymo režimą arba galite paprašyti „Clasero“ komandos pagalbos diegimo pradžioje. Komanda gali padėti importuoti turimus klientų duomenis, įvesti įmonės informaciją, sukurti filialus, paslaugas ir užsiėmimus, pridėti darbuotojus, sukonfigūruoti mokėjimų nustatymus bei parengti kitas darbui reikalingas sistemos dalis.

Jau veikiančiai mokyklai, akademijai, studijai ar popamokinei programai tai reiškia, kad visos veiklos nebūtina kurti iš naujo.

Ką reikia nustatyti „Clasero“ sistemoje?

„Clasero“ galima pritaikyti prie to, kaip iš tikrųjų organizuojama jūsų veikla.

Priklausomai nuo to, kaip veikia jūsų organizacija, pradžioje gali reikėti nustatyti:

įmonės informaciją ir nuostatas;
filialus ir mokymo vietas;
patalpas ar kambarius;
paslaugas ir užsiėmimus;
mokytojus ir darbuotojus;
atsiskaitymo būdus;
jau turimus klientus ir mokinius.

Tai ypač svarbu organizacijoms, valdančioms popamokinius užsiėmimus keliose vietose. Jei dirba vienas instruktorius ir vyksta vienas užsiėmimas, sistemos konfigūracija bus visai kitokia nei mokykloje, kuri siūlo kelias programas, turi kelis mokytojus ir filialus.

„Clasero“ nustatymo režimas pateikia aiškų kontrolinį sąrašą, padedantį parengti sistemą kasdieniam darbui.

1 galimybė: nustatykite „Clasero“ patys naudodami nustatymo režimą

Jei jūsų klientų duomenys yra tvarkingi ir jau žinote, kaip norite sistemoje organizuoti savo veiklą, savarankiškas „Clasero“ konfigūravimas gali būti paprasčiausias pasirinkimas.

Patogiausia pirmiausia sukurti pagrindinę veiklos struktūrą, o klientus pridėti vėliau:

Įveskite savo įmonės informaciją ir nuostatas.
Sukurkite filialus ir patalpas.
Sukonfigūruokite savo paslaugas.
Sukurkite reikiamus užsiėmimus.
Pridėkite mokytojus ir darbuotojus.
Nustatykite atsiskaitymo būdus.
Pridėkite arba importuokite turimus klientus ir mokinius.
Prieš pradėdami kasdienį darbą, peržiūrėkite visą suvestą informaciją ir nustatymus.

Tokia tvarka padeda užtikrinti, kad importuoti mokiniai būtų tinkamai priskirti užsiėmimams, paslaugoms ir vietoms, o jų paskyroms ar paslaugoms būtų pritaikytas tinkamas atsiskaitymo būdas.

Savarankiškas konfigūravimas ypač tinka tada, kai kas nors jūsų organizacijoje gerai išmano veiklą ir nori pats valdyti sistemos nustatymus.

2 galimybė: gaukite pagalbą diegiant „Clasero“ ir importuojant klientus

Pradinio sistemos konfigūravimo nebūtina atlikti patiems.

Jei reikia, „Clasero“ komanda gali padėti diegimo procese, įskaitant klientų duomenų importavimą ir sistemos parengimą darbui.

Komanda gali padėti su:

turimais klientų duomenimis;
įmonės informacija;
filialais;
paslaugomis;
užsiėmimais;
darbuotojais;
mokėjimų nustatymais;
kita informacija, reikalinga diegimo pradžioje.

Tai gali būti ypač naudinga perkeliant jau veikiančios įmonės duomenis ir darbo procesus į „Clasero“.

Įsivaizduokite šokių mokyklą, kurioje mokosi 180 mokinių, kuri veikia trijose vietose, turi šešis mokytojus ir aštuonias nuolatines užsiėmimų grupes, o klientai atsiskaito tiek prenumeratos pagrindu, tiek už atskirus apsilankymus.

Mokykla galėtų viską susikonfigūruoti pati naudodama nustatymo režimą. Arba ji galėtų paruošti turimus klientų įrašus ir įmonės informaciją bei paprašyti pagalbos diegiant „Clasero“, atliekant pradinę konfigūraciją ir importuojant klientų duomenis.

Svarbiausia, kad turint klientų bazę nereikia visko pradėti nuo nulio.

Ar galite importuoti esamus mokinius į „Clasero“?

Taip. „Clasero“ leidžia pridėti turimus klientų ir mokinių duomenis iš „Excel“ arba „Google Sheets“, todėl įrašus perkelti gerokai paprasčiau nei kiekvieną mokinį įvesti rankiniu būdu.

Klientų duomenų lentelės rodinį taip pat galima pritaikyti pasirenkant, kurie laukai rodomi ir kokia jų tvarka.

Prieš importuodami mokinių duomenis, atidžiai juos peržiūrėkite.

Patikrinkite, ar nėra:

pasikartojančių klientų įrašų;
mokinių, kurie jau nebėra aktyvūs;
neteisingų vardų ar kontaktinės informacijos;
nenuoseklių duomenų;
informacijos, kurios jums nebereikia;
trūkstamos informacijos, kurią reikėtų papildyti prieš perkėlimą.

Taip pat rekomenduojama prieš taisant ar pertvarkant duomenis išsaugoti atsarginę originalaus klientų failo kopiją.

Iš anksto sutvarkius duomenis, tiek savarankiškas konfigūravimas, tiek diegimas su pagalba vyksta sklandžiau.

Ką reikėtų paruošti prieš pradedant?

Prieš pradedant naudotis „Clasero“ nereikia iš naujo kurti visos savo veiklos, tačiau tvarkingai paruošta informacija gali gerokai palengvinti sistemos konfigūravimą.

Priklausomai nuo jūsų organizacijos, paruoškite:

dabartinius mokinių ar klientų įrašus;
tėvų ar globėjų informaciją, jei ji aktuali;
informaciją apie filialus ir veiklos vietas;
kambarius ar patalpas, naudojamas užsiėmimams;
paslaugas, kurias šiuo metu teikiate;
užsiėmimų ar grupių pavadinimus;
mokytojų ir darbuotojų informaciją;
šiuo metu taikomus prenumeratos ar atsiskaitymo už atskirus apsilankymus būdus;
įmonės nuostatas, pavyzdžiui, valiutą ir regioninius nustatymus.

Jei klientų informaciją jau tvarkote „Excel“ arba „Google Sheets“, šis failas gali tapti svarbiu atspirties tašku importuojant mokinius į „Clasero“.

Ne kiekvienas šio kontrolinio sąrašo punktas būtinai atitinka masinio importo lauką. Dalį informacijos tiesiog naudinga turėti po ranka konfigūruojant sistemą.

Savarankiškas konfigūravimas ar diegimas su pagalba: kas jums tinka labiau?

Vieno visiems tinkamo pasirinkimo nėra.

Savarankiškas konfigūravimas gali tikti, jei jūsų veikla nėra sudėtinga, klientų duomenys jau sutvarkyti, o kas nors jūsų komandoje gali savarankiškai sukonfigūruoti sistemą.

Diegimą su pagalba verta apsvarstyti, jei turite:

daug mokinių;
kelis filialus ar vietas;
kelis mokytojus ar darbuotojus;
daug paslaugų ar užsiėmimų grupių;
skirtingus klientų atsiskaitymo būdus;
klientų duomenų, kuriuos reikia perkelti.

Pasirinkimas priklauso nuo to, kiek pradinio administracinio darbo norite atlikti patys.

„Clasero“ galite konfigūruoti savarankiškai, tačiau prireikus galite paprašyti papildomos pagalbos. Didesnės ar sudėtingesnės jau veikiančios organizacijos poreikiai gali skirtis nuo nedidelės, tik veiklą pradedančios įmonės, todėl ir diegimo procesas nebūtinai turi būti toks pats.

Kodėl svarbu teisingai sukurti pradinę struktūrą

Tinkamai sukonfigūruoti sistemą reiškia daugiau nei tik užbaigti diegimo kontrolinį sąrašą. Nuo pradinės konfigūracijos priklauso, kaip lengvai „Clasero“ vėliau padės valdyti kasdienius administracinius procesus.

Sukonfigūravus sistemą, joje galima susieti užsiėmimų tvarkaraščius, mokinius, mokytojus, lankomumą, paslaugas ir atsiskaitymo būdus.

Pamokas galima planuoti pasirenkant atitinkamą filialą ar vietą, užsiėmimą, mokytoją, kambarį ir pamokos laiką. Mokytojai gali žymėti lankomumą pamokų metu, o paslaugoms galima taikyti prenumeratos modelį arba atsiskaitymą už atskirus apsilankymus.

Tėvai taip pat gali pasiekti aktualią informaciją per my.clasero.com, įskaitant pamokų tvarkaraščius, lankomumo duomenis, sąskaitas, mokėjimų būseną ir informaciją apie jų vaiko paslaugas.

Kuo tiksliau sistema atspindi jūsų organizacijos veiklą, tuo sklandžiau galima valdyti tarpusavyje susijusius procesus.

Pasirinkite savo verslui tinkamiausią „Clasero“ diegimo būdą

Perėjimas prie naujos valdymo sistemos neturėtų reikšti, kad turite iš naujo kurti jau turimą veiklos struktūrą ar klientų įrašus.

Naudodami nustatymo režimą, „Clasero“ galite susikonfigūruoti savarankiškai, įskaitant turimų mokinių duomenų perkėlimą iš „Excel“ arba „Google Sheets“.

Jei jūsų organizacija jau veikia arba jos veikla sudėtingesnė, galite paprašyti „Clasero“ komandos pagalbos dėl klientų duomenų importo ir pradinio diegimo.

Pradėkite nuo informacijos, kurią jau naudojate savo užsiėmimams valdyti, peržiūros. Tada nuspręskite, ar norite „Clasero“ konfigūruoti savarankiškai, ar pasinaudoti pagalba pritaikant sistemą prie jau veikiančios organizacijos.