Heb je al studenten? Clasero kan je helpen klanten te importeren en je bedrijf sneller op te zetten
Het overzetten van een bestaand naschools programma naar een nieuw beheersysteem kan veel moeilijker lijken dan helemaal vanaf nul beginnen.
Je hebt al leerlingen. Je docenten zijn aan het werk. Lessen vinden plaats op specifieke locaties. Ouders hebben bestaande betalingsafspraken. Klantinformatie kan verspreid zijn over Excel-bestanden, Google Sheets, agenda’s, facturen en andere tools.
De uitdaging is niet simpelweg het openen van een nieuw account. Het gaat erom je bestaande organisatie correct over te zetten naar het nieuwe systeem.
Daarom biedt Clasero twee manieren om te starten: je kunt het systeem zelf configureren met de gestructureerde Setup Mode, of je kunt het Clasero-team vragen te helpen met het importeren van je bestaande klanten en het instellen van je organisatie in Clasero.
Voor een gevestigde onderwijsorganisatie kan die ondersteuning de overstap aanzienlijk eenvoudiger maken.
Je hoeft je klantendatabase niet handmatig opnieuw op te bouwen
Een van de eerste vragen die organisaties stellen bij het overstappen naar software voor het beheer van naschoolse lessen is: wat gebeurt er met onze bestaande leerlingen?
Clasero ondersteunt het importeren van bestaande klant- en leerlinggegevens uit Excel of Google Sheets. Dit betekent dat je niet per se elk klantrecord handmatig opnieuw hoeft aan te maken.
Voordat je je gegevens importeert, is het nog steeds verstandig om ze zorgvuldig voor te bereiden.
Een praktische controle van klantgegevens zou het volgende moeten omvatten:
- het verwijderen van duidelijke dubbele records;
- het controleren van namen van leerlingen en ouders;
- het verifiëren van e-mailadressen en telefoonnummers;
- het scheiden van actieve en inactieve klanten;
- het beoordelen van de informatie die je daadwerkelijk nodig hebt in Clasero;
- het bewaren van een ongewijzigde kopie van je oorspronkelijke gegevens als back-up.
Clasero maakt het ook mogelijk om de tabel met klantgegevens te configureren door beschikbare velden te selecteren en hun volgorde te bepalen. Dit maakt het eenvoudiger om met een bestaande gegevensstructuur te werken, in plaats van elke organisatie te dwingen haar klantinformatie op precies dezelfde manier te organiseren.
Het belangrijkste is dat je de migratie niet alleen hoeft uit te voeren. Op verzoek kan het Clasero-team helpen met het importeren van bestaande klantgegevens als onderdeel van het initiële installatieproces.
Clasero kan helpen je organisatie in te richten rond je bestaande werkwijze
Het importeren van leerlingen is slechts één onderdeel van een succesvolle overstap.
Een bestaande school of activiteitenaanbieder heeft mogelijk al meerdere locaties, ruimtes, docenten, programma’s, lesgroepen en betalingsafspraken. Die onderlinge relaties moeten correct worden weergegeven in het nieuwe systeem.
De Setup Mode van Clasero begeleidt organisaties door de belangrijkste configuratiestappen, waaronder:
- bedrijfsinformatie;
- vestigingen en locaties;
- diensten;
- lessen;
- medewerkers en docenten;
- betalingsopties;
- bedrijfsvoorkeuren;
- bestaande klanten en leerlingen.
Je kunt deze stappen zelfstandig voltooien.
Als je echter liever ondersteuning wilt, kan Clasero ook helpen bij het configureren van de informatie die nodig is om het systeem te gaan gebruiken, waaronder bedrijfsgegevens, vestigingen, diensten, lessen, medewerkers, betalingsinstellingen en andere initiële gegevens.
Dit is vooral nuttig voor een naschools programma met meerdere locaties en docenten, waarbij de structuur ingewikkelder kan zijn dan één docent die één les beheert.
Bouw de structuur op voordat je je leerlingen koppelt
Een goede migratie verloopt gemakkelijker wanneer de organisatiestructuur is voorbereid voordat alle klantrecords worden toegewezen.
Stel dat je organisatie 150 leerlingen, drie leslocaties, acht wekelijkse groepen en zes docenten heeft.
Een praktische volgorde zou zijn om eerst de vestigingen en locaties aan te maken, vervolgens de diensten die je aanbiedt te definiëren, de relevante lessen aan te maken, docenten toe te voegen, betalingsopties te configureren en daarna je bestaande leerlingen aan de juiste lessen te koppelen.
Dit geeft geïmporteerde klantgegevens context.
In plaats van te eindigen met een grote lijst leerlingen die nog steeds opnieuw moet worden georganiseerd, kan elke leerling onderdeel worden van de juiste operationele structuur.
Clasero scheidt diensten van lessen. Een dienst kan de relevante betalingsopties definiëren, terwijl individuele lessen aan die dienst zijn gekoppeld. Dit is handig wanneer dezelfde activiteit via meerdere groepen of locaties wordt aangeboden.
Houd bestaande betalingsafspraken overzichtelijk
De configuratie van betalingen verdient bijzondere aandacht wanneer je bestaande klanten overzet naar een nieuw systeem voor leerlingbeheer en facturatie.
Clasero ondersteunt zowel abonnementsgebaseerde als pay-as-you-go-betaalmodellen.
Abonnementen kunnen worden geconfigureerd met een vastgestelde duur en prijs, met een optioneel aantal inbegrepen bezoeken. Pay-as-you-go-regelingen kunnen kosten berekenen op basis van geregistreerde in aanmerking komende aanwezigheid.
Er kunnen meerdere betaalmodellen worden aangemaakt, zodat organisaties indien nodig verschillende regelingen voor verschillende klanten kunnen gebruiken.
Voordat je begint met reguliere facturatie in Clasero, controleer je je bestaande klanten en zorg je ervoor dat het juiste betaalmodel is toegewezen.
Voor een gevestigde organisatie is het ook verstandig om een duidelijk moment te kiezen waarop nieuwe aanwezigheid en facturatie via Clasero worden beheerd. Dit helpt te voorkomen dat dezelfde operationele informatie per ongeluk op twee plaatsen wordt bijgehouden.
Test je configuratie voordat je iedereen overzet
Wanneer je veel bestaande klanten hebt, kan een kleine test de overstap gemakkelijker controleerbaar maken.
Voordat je de volledige migratie afrondt, is het verstandig om de configuratie te controleren met een representatieve steekproef van klanten.
Neem bijvoorbeeld het volgende op:
- een abonnementsklant;
- een pay-as-you-go-klant;
- leerlingen uit verschillende lessen;
- leerlingen die verschillende locaties bezoeken;
- klanten die aan verschillende docenten zijn gekoppeld.
Controleer of hun persoonlijke informatie, lesindelingen, betalingsafspraken en aankomende lessen verschijnen zoals verwacht.
Zodra de structuur correct werkt, kun je met meer vertrouwen verdergaan met de rest van je klantenbestand.
Als je onboardingondersteuning van Clasero ontvangt, is dit ook een nuttige fase om eventuele bijzondere situaties in je bestaande organisatie te identificeren die in de configuratie moeten worden opgenomen.
Voeg docenten toe en bouw je werkschema opnieuw op
Zodra je organisatiestructuur en klanten op hun plek staan, kun je het operationele rooster voorbereiden.
Lessen kunnen worden gepland door de vestiging of locatie, les, docent, ruimte en lestijd te selecteren. Terugkerende lessen kunnen worden ingepland met behulp van begin- en einddatums in combinatie met een herhalingsfrequentie.
De beschikbaarheid van docenten kan ook worden geconfigureerd, waardoor beheerders planningsconflicten kunnen identificeren.
Docenten kunnen hun Clasero-lesrooster via een iCal-link koppelen aan externe agenda’s.
Voor een organisatie die docenten eerder coördineerde via losse spreadsheets, agenda’s en berichten, zorgt dit voor een meer uniforme workflow voor lesplanning en aanwezigheidsbeheer.
Start aanwezigheidsbeheer vanaf het door jou gekozen startmoment
Tijdens lessen kunnen docenten aangeven welke leerlingen aanwezig waren en opmerkingen toevoegen voor individuele bezoeken.
Die aanwezigheidsregistraties zijn ook buiten het klaslokaal nuttig.
Ze kunnen bijdragen aan aanwezigheidsrapportages, ouders helpen de deelname te volgen en pay-as-you-go-berekeningen ondersteunen waar van toepassing.
Dit is een van de voordelen van de overstap van losse administratieve tools naar een verbonden systeem voor het beheer van naschoolse lessen: planning, klantrecords, aanwezigheid, betalingsafspraken en facturatie kunnen functioneren als onderdelen van hetzelfde proces.
Laat ouders kennismaken met my.clasero.com
Zodra je interne inrichting klaar is, kunnen bestaande ouders ook my.clasero.com gaan gebruiken.
Het ouderportaal biedt toegang tot informatie zoals lesroosters, eerdere en aankomende lessen, aanwezigheid, facturen en betalingsstatus, geregistreerde diensten, informatie over docenten en relevant nieuws.
Ouders kunnen ook informatie over aanwezigheid doorgeven, bijvoorbeeld wanneer een kind afwezig of te laat zal zijn.
Houd de communicatie eenvoudig wanneer je een bestaand klantenbestand kennis laat maken met een nieuw portaal. Leg uit wat ouders daar kunnen vinden en wat ze als eerste moeten doen.
Het doel is niet alleen om de administratie naar Clasero te verplaatsen. Het is om routinematige informatie gemakkelijker toegankelijk te maken voor zowel de organisatie als haar klanten.
Een praktische manier om een bestaande organisatie naar Clasero over te zetten
Voor de meeste gevestigde organisaties kan de overstap in zes fasen worden aangepakt:
- Voorbereiden — controleer en schonen je bestaande klantinformatie op.
- Configureren — stel je bedrijf, vestigingen, locaties, diensten, lessen, docenten en betaalmodellen in.
- Testen — controleer de structuur met een kleine selectie van bestaande klanten.
- Importeren — importeer je resterende klant- en leerlinggegevens en voltooi de benodigde toewijzingen.
- Starten — begin Clasero te gebruiken voor planning, aanwezigheid, klantbeheer en de relevante facturatieprocessen.
- Controleren — controleer je eerste lessen, aanwezigheidsregistraties, klanttoewijzingen en betalingsinstellingen voordat je de migratie als voltooid beschouwt.
Je kunt deze inrichting zelf beheren met de Setup Mode van Clasero, maar je hoeft niet alles zelfstandig te doen.
Het Clasero-team kan helpen met het importeren van je bestaande klanten en het configureren van de informatie die nodig is om Clasero te gaan gebruiken. Dit kan vooral waardevol zijn als je organisatie al operationeel is en je je huidige structuur naar het systeem wilt overzetten in plaats van alles handmatig op te bouwen.
Je bestaande klanten zijn een uitgangspunt, geen obstakel
Het hebben van een gevestigd klantenbestand zou je er niet van moeten weerhouden de manier waarop je naschoolse organisatie wordt beheerd te verbeteren.
Clasero is ontworpen zodat bestaande organisaties hun huidige klanten in het systeem kunnen opnemen, hun lessen en diensten kunnen configureren, docenten en locaties kunnen organiseren, betaalmodellen kunnen opzetten en hun activiteiten kunnen blijven beheren vanuit een meer verbonden omgeving.
En als het voorbereiden van dat alles zelf als een onnodige administratieve last voelt, kun je het Clasero-team om hulp vragen bij de initiële inrichting en het importeren van klantgegevens.
Begin met de informatie die je al hebt, beslis of je Clasero zelfstandig of met onboardingondersteuning wilt configureren, en bouw het systeem rond de organisatie die je al runt.