Masz już uczniów? Clasero pomoże Ci zaimportować klientów i szybciej uruchomić firmę

Przeniesienie działającego programu zajęć pozalekcyjnych do nowego systemu zarządzania może wydawać się znacznie trudniejsze niż zaczynanie od zera.

Masz już uczniów. Twoi nauczyciele pracują. Zajęcia odbywają się w określonych lokalizacjach. Rodzice mają już ustalone zasady płatności. Informacje o klientach mogą być rozproszone między plikami Excel, Arkuszami Google, kalendarzami, fakturami i innymi narzędziami.

Wyzwanie nie polega jedynie na otwarciu nowego konta. Chodzi o prawidłowe przeniesienie istniejącej działalności do nowego systemu.

Dlatego Clasero oferuje dwa sposoby rozpoczęcia pracy: możesz samodzielnie skonfigurować system, korzystając z uporządkowanego Trybu konfiguracji, albo poprosić zespół Clasero o pomoc w imporcie istniejących klientów i skonfigurowaniu Twojej działalności w Clasero.

W przypadku działającej firmy edukacyjnej taka pomoc może znacznie ułatwić przejście.

Nie musisz ręcznie odtwarzać bazy danych klientów

Jednym z pierwszych pytań, jakie zadają firmy przy zmianie oprogramowania do zarządzania zajęciami pozalekcyjnymi, jest: co stanie się z naszymi obecnymi uczniami?

Clasero obsługuje import istniejących danych klientów i uczniów z Excela lub Arkuszy Google. Oznacza to, że nie musisz koniecznie ręcznie odtwarzać każdego rekordu klienta.

Przed importem danych nadal warto je starannie przygotować.

Praktyczna kontrola danych klientów powinna obejmować:

• usunięcie oczywistych zduplikowanych rekordów;
• sprawdzenie imion i nazwisk uczniów oraz rodziców;
• weryfikację adresów e-mail i numerów telefonów;
• oddzielenie aktywnych i nieaktywnych klientów;
• przegląd informacji, których rzeczywiście potrzebujesz w Clasero;
• zachowanie nienaruszonej kopii oryginalnych danych jako kopii zapasowej.

Clasero umożliwia również skonfigurowanie tabeli danych klientów poprzez wybór dostępnych pól i ustalenie ich kolejności. Ułatwia to pracę z istniejącą strukturą danych, zamiast zmuszać każdą organizację do porządkowania informacji o klientach dokładnie w ten sam sposób.

Co najważniejsze, nie musisz przeprowadzać migracji samodzielnie. Na życzenie zespół Clasero może pomóc w imporcie istniejących danych klientów w ramach początkowego procesu konfiguracji.

Clasero może pomóc skonfigurować firmę wokół Twojej istniejącej działalności

Import uczniów to tylko jedna część udanego przejścia.

Istniejąca szkoła lub organizator zajęć może już mieć kilka lokalizacji, sal, nauczycieli, programów, grup zajęciowych i ustaleń płatniczych. Te zależności muszą zostać prawidłowo odzwierciedlone w nowym systemie.

Tryb konfiguracji Clasero prowadzi firmy przez główne etapy konfiguracji, w tym:

• informacje o firmie;
• oddziały i obiekty;
• usługi;
• zajęcia;
• pracowników i nauczycieli;
• opcje płatności;
• preferencje firmy;
• istniejących klientów i uczniów.

Możesz wykonać te kroki samodzielnie.

Jeśli jednak wolisz wsparcie, Clasero może również pomóc skonfigurować informacje potrzebne do rozpoczęcia korzystania z systemu, w tym dane firmy, oddziały, usługi, zajęcia, pracowników, ustawienia płatności i inne dane początkowe.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku programu zajęć pozalekcyjnych z wieloma lokalizacjami i kadrą nauczycielską, gdzie struktura może być bardziej skomplikowana niż w przypadku jednego nauczyciela prowadzącego jedną grupę.

Zbuduj strukturę, zanim przypiszesz do niej uczniów

Dobra migracja jest łatwiejsza, gdy struktura firmy zostanie przygotowana przed przypisaniem wszystkich rekordów klientów.

Załóżmy, że Twoja organizacja ma 150 uczniów, trzy lokalizacje nauczania, osiem cotygodniowych grup i sześciu nauczycieli.

Praktyczna kolejność działań to najpierw utworzenie oddziałów i obiektów, zdefiniowanie świadczonych usług, utworzenie odpowiednich zajęć, dodanie nauczycieli, skonfigurowanie opcji płatności, a następnie przypisanie istniejących uczniów do odpowiednich zajęć.

Dzięki temu zaimportowane dane klientów zyskują kontekst.

Zamiast skończyć z dużą listą uczniów, którą nadal trzeba reorganizować, każdy uczeń może stać się częścią właściwej struktury operacyjnej.

Clasero oddziela usługi od zajęć. Usługa może definiować odpowiednie opcje płatności, a poszczególne zajęcia są powiązane z tą usługą. Jest to przydatne, gdy ta sama aktywność jest oferowana w kilku grupach lub lokalizacjach.

Utrzymuj porządek w istniejących ustaleniach płatniczych

Konfiguracja płatności zasługuje na szczególną uwagę przy przenoszeniu istniejących klientów do nowego systemu zarządzania uczniami i fakturowania.

Clasero obsługuje zarówno model płatności abonamentowych, jak i płatności za pojedyncze zajęcia.

Abonamenty można skonfigurować z określonym czasem trwania i ceną, z opcjonalną liczbą wliczonych wizyt. Rozliczenia za pojedyncze zajęcia mogą naliczać opłaty na podstawie zarejestrowanej kwalifikującej się obecności.

Można utworzyć wiele modeli płatności, co pozwala firmom stosować różne rozwiązania dla różnych klientów, gdy jest to potrzebne.

Przed rozpoczęciem regularnego fakturowania w Clasero przejrzyj swoich obecnych klientów i upewnij się, że przypisano im właściwy model płatności.

W przypadku działającej firmy rozsądnie jest również wybrać wyraźny moment, od którego nowa obecność i rozliczenia będą zarządzane w Clasero. Pomaga to uniknąć przypadkowego utrzymywania tych samych informacji operacyjnych w dwóch miejscach.

Przetestuj konfigurację przed przeniesieniem wszystkich

Gdy masz wielu obecnych klientów, mały test może ułatwić zweryfikowanie przejścia.

Przed zakończeniem całej migracji warto sprawdzić konfigurację na reprezentatywnej próbce klientów.

Na przykład uwzględnij:

• klienta abonamentowego;
• klienta rozliczanego za pojedyncze zajęcia;
• uczniów z różnych zajęć;
• uczniów uczęszczających do różnych lokalizacji;
• klientów powiązanych z różnymi nauczycielami.

Sprawdź, czy ich dane osobowe, przypisania do zajęć, ustalenia płatnicze i nadchodzące lekcje są wyświetlane zgodnie z oczekiwaniami.

Gdy struktura działa prawidłowo, możesz przejść do reszty bazy klientów z większą pewnością.

Jeśli korzystasz ze wsparcia wdrożeniowego Clasero, jest to również dobry etap, aby zidentyfikować wszelkie szczególne sytuacje w Twojej obecnej działalności, które powinny zostać odzwierciedlone w konfiguracji.

Dodaj nauczycieli i odtwórz swój harmonogram pracy

Gdy struktura firmy i klienci są już na miejscu, możesz przygotować harmonogram operacyjny.

Lekcje można planować, wybierając oddział lub lokalizację, zajęcia, nauczyciela, salę i czas lekcji. Powtarzające się lekcje można zaplanować przy użyciu daty rozpoczęcia i zakończenia wraz z częstotliwością powtórzeń.

Dostępność nauczycieli również można skonfigurować, co pomaga administratorom identyfikować konflikty w harmonogramie.

Nauczyciele mogą połączyć swój harmonogram lekcji w Clasero z zewnętrznymi kalendarzami za pomocą linku iCal.

Dla firmy, która wcześniej koordynowała pracę nauczycieli za pomocą oddzielnych arkuszy kalkulacyjnych, kalendarzy i wiadomości, tworzy to bardziej spójny przepływ pracy w zakresie planowania zajęć i zarządzania obecnością.

Rozpocznij zarządzanie obecnością od wybranego momentu uruchomienia

Podczas lekcji nauczyciele mogą zaznaczać, którzy uczniowie byli obecni, oraz dodawać komentarze do poszczególnych wizyt.

Te rejestry obecności są przydatne nie tylko w klasie.

Mogą wspierać raportowanie obecności, pomagać rodzicom monitorować uczestnictwo oraz wspierać rozliczenia za pojedyncze zajęcia tam, gdzie ma to zastosowanie.

To jedna z zalet przejścia z rozproszonych narzędzi administracyjnych do połączonego systemu zarządzania zajęciami pozalekcyjnymi: harmonogramy, rekordy klientów, obecność, ustalenia płatnicze i fakturowanie mogą działać jako części tego samego procesu.

Przedstaw rodzicom my.clasero.com

Gdy Twoja wewnętrzna konfiguracja będzie gotowa, obecni rodzice również mogą zacząć korzystać z my.clasero.com.

Portal rodzica zapewnia dostęp do takich informacji jak harmonogramy lekcji, poprzednie i nadchodzące lekcje, obecność, faktury i status płatności, zarejestrowane usługi, informacje o nauczycielach oraz istotne aktualności.

Rodzice mogą również przekazywać informacje dotyczące obecności, na przykład gdy dziecko będzie nieobecne lub się spóźni.

Wprowadzając istniejącą bazę klientów do nowego portalu, zachowaj prostą komunikację. Wyjaśnij, co rodzice mogą tam znaleźć i co powinni zrobić najpierw.

Celem nie jest tylko przeniesienie administracji do Clasero. Chodzi o to, aby rutynowe informacje były łatwiej dostępne zarówno dla firmy, jak i jej klientów.

Praktyczny sposób na przeniesienie istniejącej firmy do Clasero

W przypadku większości działających organizacji przejście można podzielić na sześć etapów:

• Przygotowanie — przejrzyj i uporządkuj istniejące informacje o klientach.
• Konfiguracja — skonfiguruj firmę, oddziały, obiekty, usługi, zajęcia, nauczycieli i modele płatności.
• Test — sprawdź strukturę na małej grupie obecnych klientów.
• Import — zaimportuj pozostałe dane klientów i uczniów oraz wykonaj niezbędne przypisania.
• Uruchomienie — rozpocznij korzystanie z Clasero do planowania, rejestrowania obecności, zarządzania klientami i odpowiednich procesów rozliczeniowych.
• Weryfikacja — sprawdź pierwsze lekcje, rejestry obecności, przypisania klientów i konfigurację płatności, zanim uznasz migrację za zakończoną.

Możesz samodzielnie zarządzać tą konfiguracją, korzystając z Trybu konfiguracji Clasero, ale nie musisz robić wszystkiego sam.

Zespół Clasero może pomóc w imporcie istniejących klientów i skonfigurowaniu informacji potrzebnych do rozpoczęcia korzystania z Clasero. Może to być szczególnie cenne, jeśli Twoja firma już działa i chcesz przenieść obecną strukturę do systemu, zamiast budować wszystko ręcznie.

Twoi obecni klienci to punkt wyjścia, a nie przeszkoda

Posiadanie ugruntowanej bazy klientów nie powinno powstrzymywać Cię przed ulepszaniem sposobu zarządzania Twoją działalnością pozalekcyjną.

Clasero zostało zaprojektowane tak, aby istniejące organizacje mogły przenieść swoich obecnych klientów do systemu, skonfigurować zajęcia i usługi, uporządkować nauczycieli i lokalizacje, ustalić modele płatności oraz dalej zarządzać swoją działalnością w bardziej połączonym środowisku.

A jeśli samodzielne przygotowanie tego wszystkiego wydaje się niepotrzebnym obciążeniem administracyjnym, możesz poprosić zespół Clasero o pomoc przy początkowej konfiguracji i imporcie danych klientów.

Zacznij od informacji, które już masz, zdecyduj, czy chcesz skonfigurować Clasero samodzielnie, czy ze wsparciem wdrożeniowym, i zbuduj system wokół firmy, którą już prowadzisz.