Ai deja elevi? Clasero te poate ajuta să imporți clienți și să îți configurezi afacerea mai rapid

Mutarea unui program extrașcolar deja stabilit către un nou sistem de management poate părea mult mai dificilă decât pornirea de la zero.

Aveți deja elevi. Profesorii dumneavoastră lucrează. Cursurile se desfășoară în locații specifice. Părinții au aranjamente de plată existente. Informațiile despre clienți pot fi răspândite în fișiere Excel, Google Sheets, calendare, facturi și alte instrumente.

Provocarea nu constă doar în deschiderea unui cont nou. Ea constă în mutarea corectă a operațiunii dumneavoastră existente în noul sistem.

De aceea, Clasero oferă două modalități de a începe: puteți configura singur sistemul folosind modul său structurat de configurare, sau puteți solicita echipei Clasero să vă ajute cu importarea clienților existenți și configurarea afacerii dumneavoastră în Clasero.

Pentru o afacere educațională deja stabilită, această asistență poate face tranziția considerabil mai ușoară.

Nu trebuie să reconstruiți manual baza de date a clienților

Una dintre primele întrebări pe care le pun afacerile atunci când schimbă software-ul de management pentru cursuri extrașcolare este: ce se întâmplă cu elevii noștri existenți?

Clasero permite importarea datelor existente despre clienți și elevi din Excel sau Google Sheets. Acest lucru înseamnă că nu trebuie neapărat să recreați manual fiecare înregistrare de client.

Înainte de a importa datele, merită totuși să le pregătiți cu atenție.

O verificare practică a datelor despre clienți ar trebui să includă:

• eliminarea înregistrărilor duplicate evidente;
• verificarea numelor elevilor și părinților;
• verificarea adreselor de e-mail și a numerelor de telefon;
• separarea clienților activi de cei inactivi;
• revizuirea informațiilor de care aveți efectiv nevoie în Clasero;
• păstrarea unei copii nemodificate a datelor originale ca rezervă.

Clasero permite, de asemenea, configurarea tabelului de date despre clienți prin selectarea câmpurilor disponibile și aranjarea ordinii acestora. Acest lucru face mai ușoară lucrul cu o structură de date existentă, în loc să oblige fiecare organizație să își organizeze informațiile despre clienți exact în același mod.

Cel mai important, nu trebuie să gestionați migrarea singur. La cerere, echipa Clasero vă poate ajuta cu importarea datelor existente despre clienți ca parte a procesului inițial de configurare.

Clasero poate ajuta la configurarea afacerii în jurul operațiunii dumneavoastră existente

Importarea elevilor este doar o parte a unei tranziții reușite.

O școală sau un furnizor de activități existent poate avea deja mai multe locații, săli, profesori, programe, grupe și aranjamente de plată. Aceste relații trebuie reflectate corect în noul sistem.

Modul de configurare al Clasero ghidează afacerile prin pașii principali de configurare, inclusiv:

• informațiile companiei;
• filiale și spații;
• servicii;
• cursuri;
• angajați și profesori;
• opțiuni de plată;
• preferințele companiei;
• clienți și elevi existenți.

Puteți parcurge acești pași în mod independent.

Totuși, dacă preferați asistență, Clasero vă poate ajuta și cu configurarea informațiilor necesare pentru a începe să utilizați sistemul, inclusiv detalii despre afacere, filiale, servicii, cursuri, angajați, setări de plată și alte date inițiale.

Acest lucru este deosebit de util pentru un program extrașcolar cu mai multe locații și personal didactic, unde structura poate fi mai complicată decât în cazul unui singur profesor care gestionează o singură clasă.

Construiți structura înainte de a conecta elevii

O migrare bună este mai ușoară atunci când structura afacerii este pregătită înainte ca toate înregistrările clienților să fie atribuite.

Să presupunem că organizația dumneavoastră are 150 de elevi, trei locații de predare, opt grupe săptămânale și șase profesori.

O ordine practică ar fi să creați mai întâi filialele și spațiile, să definiți serviciile pe care le oferiți, să creați cursurile relevante, să adăugați profesorii, să configurați opțiunile de plată și apoi să conectați elevii existenți la cursurile corespunzătoare.

Acest lucru oferă context datelor importate despre clienți.

În loc să ajungeți cu o listă mare de elevi care încă trebuie reorganizată, fiecare elev poate deveni parte a structurii operaționale corecte.

Clasero separă serviciile de cursuri. Un serviciu poate defini opțiunile de plată relevante, în timp ce cursurile individuale sunt asociate acelui serviciu. Acest lucru este util atunci când aceeași activitate este oferită prin mai multe grupe sau locații.

Păstrați organizate aranjamentele de plată existente

Configurarea plăților merită o atenție deosebită atunci când mutați clienții existenți într-un nou sistem de management al elevilor și facturare.

Clasero acceptă atât modele de plată pe bază de abonament, cât și modele de plată la utilizare.

Abonamentele pot fi configurate folosind o durată și un preț definite, cu un număr opțional de vizite incluse. Aranjamentele de tip plată la utilizare pot calcula taxele în funcție de prezența eligibilă înregistrată.

Pot fi create mai multe modele de plată, permițând afacerilor să utilizeze aranjamente diferite pentru clienți diferiți atunci când este necesar.

Înainte de a începe facturarea regulată în Clasero, revizuiți clienții existenți și asigurați-vă că a fost atribuit modelul de plată corect.

Pentru o afacere deja stabilită, este de asemenea logic să alegeți un moment clar din care noile prezențe și facturarea să înceapă să fie gestionate prin Clasero. Acest lucru ajută la evitarea menținerii accidentale a acelorași informații operaționale în două locuri.

Testați configurarea înainte de a muta pe toată lumea

Atunci când aveți mulți clienți existenți, un test mic poate face tranziția mai ușor de verificat.

Înainte de a finaliza întreaga migrare, luați în considerare verificarea configurării cu un eșantion reprezentativ de clienți.

De exemplu, includeți:

• un client cu abonament;
• un client cu plată la utilizare;
• elevi din cursuri diferite;
• elevi care participă în locații diferite;
• clienți conectați la profesori diferiți.

Verificați dacă informațiile lor personale, atribuirea la cursuri, aranjamentele de plată și lecțiile viitoare apar așa cum vă așteptați.

Odată ce structura funcționează corect, puteți continua cu restul bazei dumneavoastră de clienți cu mai multă încredere.

Dacă beneficiați de asistență de onboarding Clasero, aceasta este și o etapă utilă pentru identificarea oricăror situații speciale din afacerea dumneavoastră existentă care ar trebui reflectate în configurare.

Adăugați profesorii și recreați programul de lucru

Odată ce structura afacerii și clienții sunt în loc, puteți pregăti programul operațional.

Lecțiile pot fi planificate prin selectarea filialei sau locației, cursului, profesorului, sălii și orei lecției. Lecțiile recurente pot fi programate folosind date de început și de sfârșit împreună cu o frecvență de repetare.

Disponibilitatea profesorilor poate fi, de asemenea, configurată, ajutând administratorii să identifice conflictele de programare.

Profesorii își pot conecta programul lecțiilor din Clasero la calendare externe printr-un link iCal.

Pentru o afacere care anterior coordona profesorii prin foi de calcul, calendare și mesaje separate, acest lucru creează un flux de lucru mai unificat pentru programarea cursurilor și gestionarea prezenței.

Începeți gestionarea prezenței din punctul de lansare ales

În timpul lecțiilor, profesorii pot marca ce elevi au participat și pot adăuga comentarii pentru vizitele individuale.

Aceste înregistrări de prezență sunt utile dincolo de sala de clasă.

Ele pot contribui la rapoarte de prezență, îi pot ajuta pe părinți să monitorizeze participarea și pot susține calculele pentru plata la utilizare, acolo unde este cazul.

Acesta este unul dintre avantajele trecerii de la instrumente administrative deconectate la un sistem de management pentru cursuri extrașcolare conectat: programarea, înregistrările clienților, prezența, aranjamentele de plată și facturarea pot funcționa ca părți ale aceluiași proces.

Prezentați părinților my.clasero.com

Odată ce configurarea internă este pregătită, și părinții existenți pot începe să folosească my.clasero.com.

Portalul pentru părinți oferă acces la informații precum programul lecțiilor, lecțiile anterioare și viitoare, prezența, facturile și starea plăților, serviciile înregistrate, informațiile despre profesori și noutățile relevante.

Părinții pot, de asemenea, să lase informații despre prezență, de exemplu atunci când un copil va lipsi sau va întârzia.

Atunci când introduceți o bază de clienți existentă într-un portal nou, păstrați comunicarea simplă. Explicați ce pot găsi părinții acolo și ce trebuie să facă mai întâi.

Scopul nu este doar să mutați administrarea în Clasero. Este să faceți informațiile de rutină mai ușor de accesat atât pentru afacere, cât și pentru clienții săi.

O modalitate practică de a muta o afacere existentă în Clasero

Pentru majoritatea organizațiilor deja stabilite, tranziția poate fi abordată în șase etape:

• Pregătiți — revizuiți și curățați informațiile existente despre clienți.
• Configurați — setați compania, filialele, spațiile, serviciile, cursurile, profesorii și modelele de plată.
• Testați — verificați structura folosind o selecție mică de clienți existenți.
• Importați — aduceți restul datelor despre clienți și elevi și finalizați atribuțiile necesare.
• Lansați — începeți să utilizați Clasero pentru programare, prezență, managementul clienților și procesele relevante de facturare.
• Verificați — controlați primele lecții, înregistrările de prezență, atribuțiile clienților și configurarea plăților înainte de a considera migrarea finalizată.

Puteți gestiona această configurare singur folosind modul de configurare al Clasero, dar nu trebuie să faceți totul independent.

Echipa Clasero vă poate ajuta cu importarea clienților existenți și configurarea informațiilor necesare pentru a începe să utilizați Clasero. Acest lucru poate fi deosebit de valoros dacă afacerea dumneavoastră funcționează deja și doriți să mutați structura actuală în sistem, în loc să construiți totul manual.

Clienții dumneavoastră existenți sunt un punct de plecare, nu un obstacol

Faptul că aveți o bază de clienți deja stabilită nu ar trebui să vă împiedice să îmbunătățiți modul în care este gestionată afacerea dumneavoastră extrașcolară.

Clasero este conceput astfel încât organizațiile existente să își poată aduce clienții actuali în sistem, să își configureze cursurile și serviciile, să organizeze profesorii și locațiile, să stabilească modele de plată și să continue să își gestioneze activitățile dintr-un mediu mai conectat.

Iar dacă pregătirea tuturor acestor lucruri de unul singur vi se pare o povară administrativă inutilă, puteți solicita ajutor din partea echipei Clasero pentru configurarea inițială și importul datelor despre clienți.

Începeți cu informațiile pe care le aveți deja, decideți dacă doriți să configurați Clasero independent sau cu asistență de onboarding și construiți sistemul în jurul afacerii pe care o conduceți deja.