Že imate učence? Clasero vam lahko pomaga uvoziti stranke in hitreje vzpostaviti vaše poslovanje

Prenos uveljavljenega obšolskega programa v nov sistem upravljanja se lahko zdi precej težji kot začeti iz nič.

Učence že imate. Vaši učitelji že delajo. Pouk poteka na določenih lokacijah. Starši imajo obstoječe dogovore glede plačil. Podatki o strankah so lahko razpršeni po Excelovih datotekah, Google Preglednicah, koledarjih, računih in drugih orodjih.

Izziv ni zgolj v odprtju novega računa. Gre za to, da svoje obstoječe poslovanje pravilno prenesete v nov sistem.

Zato Clasero ponuja dva načina za začetek: sistem lahko nastavite sami z uporabo njegovega strukturiranega načina Setup Mode ali pa prosite ekipo Clasero za pomoč pri uvozu vaših obstoječih strank in nastavitvi vašega poslovanja v Clasero.

Za uveljavljeno izobraževalno podjetje lahko ta pomoč prehod precej olajša.

Podatkovne baze strank vam ni treba ročno znova graditi

Eno prvih vprašanj, ki si jih podjetja zastavijo ob menjavi programske opreme za upravljanje obšolskih dejavnosti, je: kaj se zgodi z našimi obstoječimi učenci?

Clasero podpira uvoz obstoječih podatkov o strankah in učencih iz Excela ali Google Preglednic. To pomeni, da vam ni nujno treba ročno znova ustvariti vsakega zapisa o stranki.

Pred uvozom podatkov pa se jih vseeno splača skrbno pripraviti.

Praktičen pregled podatkov o strankah naj vključuje:

• odstranitev očitnih podvojenih zapisov;
• preverjanje imen učencev in staršev;
• preverjanje e-poštnih naslovov in telefonskih številk;
• ločevanje aktivnih in neaktivnih strank;
• pregled informacij, ki jih v Clasero dejansko potrebujete;
• hranjenje nedotaknjene kopije izvornih podatkov kot varnostne kopije.

Clasero omogoča tudi prilagoditev tabele s podatki o strankah z izbiro razpoložljivih polj in določitvijo njihovega vrstnega reda. To olajša delo z obstoječo podatkovno strukturo, namesto da bi bila vsaka organizacija prisiljena urejati podatke o svojih strankah na popolnoma enak način.

Najpomembneje pa je, da selitve ni treba izvesti sami. Na zahtevo lahko ekipa Clasero pomaga pri uvozu obstoječih podatkov o strankah kot del začetnega postopka nastavitve.

Clasero lahko pomaga nastaviti poslovanje glede na vaše obstoječe delovanje

Uvoz učencev je le en del uspešnega prehoda.

Obstoječa šola ali ponudnik dejavnosti ima lahko že več lokacij, prostorov, učiteljev, programov, skupin in dogovorov glede plačil. Ti odnosi morajo biti v novem sistemu pravilno prikazani.

Način Setup Mode v Claseru vodi podjetja skozi glavne korake nastavitve, vključno z:

• podatki o podjetju;
• podružnicami in prostori;
• storitvami;
• razredi;
• zaposlenimi in učitelji;
• možnostmi plačila;
• nastavitvami podjetja;
• obstoječimi strankami in učenci.

Te korake lahko opravite samostojno.

Če pa želite pomoč, lahko Clasero pomaga tudi pri nastavitvi informacij, potrebnih za začetek uporabe sistema, vključno s podatki o podjetju, podružnicami, storitvami, razredi, zaposlenimi, nastavitvami plačil in drugimi začetnimi podatki.

To je še posebej uporabno za obšolski program z več lokacijami in učnim osebjem, kjer je struktura lahko bolj zapletena kot pri enem učitelju, ki vodi en razred.

Vzpostavite strukturo, preden povežete svoje učence

Dobra selitev je lažja, če je poslovna struktura pripravljena, preden se dodelijo vsi zapisi o strankah.

Predpostavimo, da ima vaša organizacija 150 učencev, tri učne lokacije, osem tedenskih skupin in šest učiteljev.

Praktičen vrstni red bi bil, da najprej ustvarite podružnice in prostore, določite storitve, ki jih ponujate, ustvarite ustrezne razrede, dodate učitelje, nastavite možnosti plačila in nato povežete obstoječe učence z ustreznimi razredi.

To uvoženim podatkom o strankah daje kontekst.

Namesto da bi dobili velik seznam učencev, ki ga je še vedno treba reorganizirati, lahko vsak učenec postane del pravilne operativne strukture.

Clasero ločuje storitve od razredov. Storitev lahko določa ustrezne možnosti plačila, medtem ko so posamezni razredi povezani s to storitvijo. To je uporabno, kadar se ista dejavnost ponuja prek več skupin ali lokacij.

Poskrbite, da bodo obstoječi dogovori glede plačil ostali urejeni

Nastavitvi plačil je treba nameniti posebno pozornost pri prenosu obstoječih strank v nov sistem za upravljanje učencev in izdajanje računov.

Clasero podpira tako naročniške kot sprotne modele plačevanja.

Naročnine je mogoče nastaviti z določenim trajanjem in ceno ter z neobveznim številom vključenih obiskov. Sprotni dogovori o plačilu lahko izračunajo stroške glede na zabeleženo upravičeno prisotnost.

Ustvariti je mogoče več plačilnih modelov, kar podjetjem omogoča uporabo različnih ureditev za različne stranke, kadar je to potrebno.

Preden v Claseru začnete z rednim izdajanjem računov, preglejte svoje obstoječe stranke in se prepričajte, da je dodeljen pravilen plačilni model.

Za uveljavljeno podjetje je smiselno tudi izbrati jasno točko, od katere se nova prisotnost in obračunavanje začneta upravljati prek Claserа. To pomaga preprečiti, da bi iste operativne informacije po nesreči vzdrževali na dveh mestih.

Preden vključite vse, preizkusite svojo nastavitev

Ko imate veliko obstoječih strank, lahko majhen preizkus olajša preverjanje prehoda.

Preden dokončate celotno selitev, razmislite o tem, da nastavitev preverite z reprezentativnim vzorcem strank.

Na primer vključite:

• naročniško stranko;
• stranko s sprotnim plačevanjem;
• učence iz različnih razredov;
• učence, ki obiskujejo različne lokacije;
• stranke, povezane z različnimi učitelji.

Preverite, ali so njihovi osebni podatki, dodelitve razredom, dogovori glede plačil in prihajajoče ure prikazani tako, kot pričakujete.

Ko struktura deluje pravilno, lahko z večjim zaupanjem nadaljujete s preostalo bazo strank.

Če prejemate pomoč pri uvajanju Clasero, je to tudi uporabna faza za prepoznavanje morebitnih posebnih situacij v vašem obstoječem poslovanju, ki bi jih bilo treba upoštevati pri nastavitvi.

Dodajte učitelje in znova ustvarite svoj delovni urnik

Ko so poslovna struktura in stranke vzpostavljene, lahko pripravite operativni urnik.

Ure je mogoče načrtovati z izbiro podružnice ali lokacije, razreda, učitelja, prostora in časa ure. Ponavljajoče se ure je mogoče razporediti z uporabo začetnega in končnega datuma skupaj s pogostostjo ponavljanja.

Nastaviti je mogoče tudi razpoložljivost učiteljev, kar skrbnikom pomaga prepoznati konflikte pri razporejanju.

Učitelji lahko svoj urnik ur v Claseru povežejo z zunanjimi koledarji prek povezave iCal.

Za podjetje, ki je prej usklajevalo učitelje prek ločenih preglednic, koledarjev in sporočil, to ustvarja bolj poenoten potek dela za razporejanje razredov in upravljanje prisotnosti.

Začnite upravljanje prisotnosti od izbrane začetne točke

Med urami lahko učitelji označijo, kateri učenci so bili prisotni, in dodajo komentarje za posamezne obiske.

Ti zapisi o prisotnosti so uporabni tudi zunaj učilnice.

Lahko prispevajo k poročanju o prisotnosti, pomagajo staršem spremljati udeležbo in podpirajo izračune sprotnega plačevanja, kjer je to primerno.

To je ena od prednosti prehoda z nepovezanih administrativnih orodij na povezan sistem za upravljanje obšolskih dejavnosti: razporejanje, zapisi o strankah, prisotnost, dogovori glede plačil in izdajanje računov lahko delujejo kot deli istega procesa.

Predstavite staršem my.clasero.com

Ko je vaša notranja nastavitev pripravljena, lahko tudi obstoječi starši začnejo uporabljati my.clasero.com.

Portal za starše omogoča dostop do informacij, kot so urniki ur, pretekle in prihajajoče ure, prisotnost, računi in stanje plačil, prijavljene storitve, podatki o učiteljih in pomembne novice.

Starši lahko pustijo tudi informacije o prisotnosti, na primer kadar bo otrok odsoten ali bo zamujal.

Ko obstoječo bazo strank uvajate v nov portal, naj bo komunikacija preprosta. Pojasnite, kaj lahko starši tam najdejo in kaj morajo najprej storiti.

Cilj ni le prenesti administracijo v Clasero. Cilj je, da so rutinske informacije lažje dostopne tako podjetju kot njegovim strankam.

Praktičen način za prenos obstoječega poslovanja v Clasero

Za večino uveljavljenih organizacij je mogoče prehod izvesti v šestih fazah:

• Priprava — preglejte in očistite svoje obstoječe podatke o strankah.
• Nastavitev — nastavite svoje podjetje, podružnice, prostore, storitve, razrede, učitelje in plačilne modele.
• Preizkus — preverite strukturo z majhnim izborom obstoječih strank.
• Uvoz — uvozite preostale podatke o strankah in učencih ter dokončajte potrebne dodelitve.
• Zagon — začnite uporabljati Clasero za razporejanje, prisotnost, upravljanje strank in ustrezne postopke obračunavanja.
• Preverjanje — preverite svoje prve ure, zapise o prisotnosti, dodelitve strankam in nastavitev plačil, preden selitev štejete za zaključeno.

To nastavitev lahko upravljate sami z uporabo načina Setup Mode v Claseru, vendar vam ni treba vsega opraviti samostojno.

Ekipa Clasero lahko pomaga pri uvozu vaših obstoječih strank in nastavitvi informacij, potrebnih za začetek uporabe Claserа. To je lahko še posebej dragoceno, če vaše podjetje že posluje in želite v sistem prenesti svojo trenutno strukturo, namesto da bi vse gradili ročno.

Vaše obstoječe stranke so izhodišče, ne ovira

Uveljavljena baza strank vas ne bi smela ovirati pri izboljšanju načina upravljanja vašega obšolskega poslovanja.

Clasero je zasnovan tako, da lahko obstoječe organizacije v sistem prenesejo svoje trenutne stranke, nastavijo svoje razrede in storitve, organizirajo učitelje in lokacije, vzpostavijo plačilne modele ter nadaljujejo z upravljanjem svojih dejavnosti v bolj povezanem okolju.

Če pa se vam priprava vsega tega zdi nepotrebno administrativno breme, lahko ekipo Clasero zaprosite za pomoč pri začetni nastavitvi in uvozu podatkov o strankah.

Začnite z informacijami, ki jih že imate, odločite se, ali želite Clasero nastaviti samostojno ali s pomočjo pri uvajanju, in zgradite sistem okoli poslovanja, ki ga že vodite.