Već imate učenike? Clasero vam može pomoći da uvezete klijente i brže postavite svoje poslovanje

Prebacivanje već uspostavljenog programa vannastavnih aktivnosti na novi sistem upravljanja može delovati mnogo teže nego početi od nule.

Već imate učenike. Vaši nastavnici rade. Časovi se održavaju na određenim lokacijama. Roditelji imaju postojeće aranžmane plaćanja. Podaci o korisnicima mogu biti raspoređeni po Excel fajlovima, Google Sheets tabelama, kalendarima, fakturama i drugim alatima.

Izazov nije samo otvaranje novog naloga. Radi se o tome da svoju postojeću organizaciju pravilno prenesete u novi sistem.

Zato Clasero nudi dva načina za početak: možete sami podesiti sistem koristeći njegov strukturisani Režim podešavanja, ili možete zatražiti da Clasero tim pomogne pri uvozu vaših postojećih korisnika i postavljanju vašeg poslovanja u Clasero.

Za već uspostavljeno obrazovno poslovanje, ta pomoć može znatno olakšati prelazak.

Ne morate ručno ponovo graditi bazu podataka svojih korisnika

Jedno od prvih pitanja koje firme postavljaju kada menjaju softver za upravljanje vannastavnim časovima jeste: šta se dešava sa našim postojećim učenicima?

Clasero podržava uvoz postojećih podataka o korisnicima i učenicima iz Excel-a ili Google Sheets-a. To znači da ne morate nužno ručno ponovo kreirati svaki zapis o korisniku.

Pre uvoza podataka, ipak vredi pažljivo ih pripremiti.

Praktična provera podataka o korisnicima treba da obuhvati:

• uklanjanje očiglednih duplih zapisa;
• proveru imena učenika i roditelja;
• potvrdu imejl adresa i brojeva telefona;
• razdvajanje aktivnih i neaktivnih korisnika;
• pregled informacija koje su vam zaista potrebne u Clasero-u;
• čuvanje netaknute kopije originalnih podataka kao rezervne kopije.

Clasero takođe omogućava da se tabela podataka o korisnicima podesi izborom dostupnih polja i određivanjem njihovog redosleda. To olakšava rad sa postojećom strukturom podataka, umesto da se svaka organizacija primorava da organizuje podatke o korisnicima na potpuno isti način.

Najvažnije je da ne morate sami da se bavite migracijom. Na zahtev, Clasero tim može pomoći pri uvozu postojećih podataka o korisnicima kao deo početnog procesa podešavanja.

Clasero može pomoći da se poslovanje postavi oko vaše postojeće organizacije

Uvoz učenika je samo jedan deo uspešnog prelaska.

Postojeća škola ili pružalac aktivnosti možda već ima više lokacija, prostorija, nastavnika, programa, grupa časova i aranžmana plaćanja. Ti odnosi moraju biti pravilno prikazani u novom sistemu.

Clasero-ov Režim podešavanja vodi firme kroz glavne korake konfiguracije, uključujući:

• informacije o kompaniji;
• filijale i prostorije;
• usluge;
• časove;
• zaposlene i nastavnike;
• opcije plaćanja;
• podešavanja kompanije;
• postojeće korisnike i učenike.

Ove korake možete završiti samostalno.

Međutim, ako više volite pomoć, Clasero takođe može pomoći u podešavanju informacija potrebnih za početak korišćenja sistema, uključujući poslovne podatke, filijale, usluge, časove, zaposlene, podešavanja plaćanja i druge početne podatke.

Ovo je posebno korisno za program vannastavnih aktivnosti sa više lokacija i nastavnog osoblja, gde struktura može biti složenija nego kada jedan nastavnik vodi jedan čas.

Izgradite strukturu pre nego što povežete svoje učenike

Dobra migracija je lakša kada je poslovna struktura pripremljena pre nego što se dodele svi zapisi o korisnicima.

Pretpostavimo da vaša organizacija ima 150 učenika, tri nastavne lokacije, osam nedeljnih grupa i šest nastavnika.

Praktičan redosled bio bi da prvo kreirate filijale i prostorije, definišete usluge koje pružate, kreirate odgovarajuće časove, dodate nastavnike, podesite opcije plaćanja, a zatim povežete postojeće učenike sa odgovarajućim časovima.

To daje kontekst uvezenim podacima o korisnicima.

Umesto da završite sa velikom listom učenika koju i dalje treba reorganizovati, svaki učenik može postati deo ispravne operativne strukture.

Clasero razdvaja usluge od časova. Usluga može definisati odgovarajuće opcije plaćanja, dok su pojedinačni časovi povezani sa tom uslugom. To je korisno kada se ista aktivnost nudi kroz više grupa ili lokacija.

Održavajte postojeće aranžmane plaćanja organizovanim

Konfiguracija plaćanja zaslužuje posebnu pažnju kada se postojeći korisnici prebacuju u novi sistem za upravljanje učenicima i fakturisanje.

Clasero podržava i modele plaćanja zasnovane na pretplati i modele plaćanja po dolasku.

Pretplate se mogu podesiti korišćenjem definisanog trajanja i cene, uz opcioni broj uključenih dolazaka. Aranžmani plaćanja po dolasku mogu obračunavati troškove prema evidentiranom prisustvu koje ispunjava uslove.

Može se kreirati više modela plaćanja, što omogućava firmama da po potrebi koriste različite aranžmane za različite korisnike.

Pre nego što započnete redovno fakturisanje u Clasero-u, pregledajte svoje postojeće korisnike i uverite se da je dodeljen ispravan model plaćanja.

Za već uspostavljeno poslovanje, takođe je razumno izabrati jasnu tačku od koje će se novo prisustvo i naplata voditi kroz Clasero. To pomaže da se izbegne slučajno vođenje istih operativnih informacija na dva mesta.

Testirajte podešavanje pre nego što prebacite sve

Kada imate mnogo postojećih korisnika, mali test može olakšati proveru prelaska.

Pre nego što završite celu migraciju, razmislite o tome da proverite podešavanje na reprezentativnom uzorku korisnika.

Na primer, uključite:

• korisnika sa pretplatom;
• korisnika koji plaća po dolasku;
• učenike iz različitih časova;
• učenike koji pohađaju različite lokacije;
• korisnike povezane sa različitim nastavnicima.

Proverite da li se njihovi lični podaci, dodele časovima, aranžmani plaćanja i predstojeći časovi prikazuju onako kako se očekuje.

Kada struktura radi ispravno, možete nastaviti sa ostatkom baze korisnika sa većim poverenjem.

Ako dobijate pomoć pri uvođenju u Clasero, ovo je takođe korisna faza za prepoznavanje svih posebnih situacija u vašem postojećem poslovanju koje treba odraziti u podešavanju.

Dodajte nastavnike i ponovo kreirajte svoj radni raspored

Kada su poslovna struktura i korisnici postavljeni, možete pripremiti operativni raspored.

Časovi se mogu planirati izborom filijale ili lokacije, časa, nastavnika, prostorije i vremena časa. Ponavljajući časovi mogu se zakazati korišćenjem datuma početka i završetka zajedno sa učestalošću ponavljanja.

Dostupnost nastavnika takođe se može podesiti, što pomaže administratorima da prepoznaju konflikte u rasporedu.

Nastavnici mogu povezati svoj Clasero raspored časova sa spoljnim kalendarima putem iCal linka.

Za poslovanje koje je ranije koordinisalo nastavnike kroz odvojene tabele, kalendare i poruke, ovo stvara ujednačeniji tok rada za zakazivanje časova i upravljanje prisustvom.

Započnite upravljanje prisustvom od izabrane tačke pokretanja

Tokom časova, nastavnici mogu označiti koji su učenici prisustvovali i dodati komentare za pojedinačne dolaske.

Ti zapisi o prisustvu korisni su i van učionice.

Oni mogu doprineti izveštavanju o prisustvu, pomoći roditeljima da prate učešće i podržati obračune plaćanja po dolasku tamo gde je to primenljivo.

Ovo je jedna od prednosti prelaska sa nepovezanih administrativnih alata na povezani sistem za upravljanje vannastavnim časovima: raspoređivanje, evidencija korisnika, prisustvo, aranžmani plaćanja i fakturisanje mogu funkcionisati kao delovi istog procesa.

Upoznajte roditelje sa my.clasero.com

Kada je vaše interno podešavanje spremno, postojeći roditelji takođe mogu početi da koriste my.clasero.com.

Portal za roditelje pruža pristup informacijama kao što su rasporedi časova, prethodni i predstojeći časovi, prisustvo, fakture i status plaćanja, registrovane usluge, informacije o nastavnicima i relevantne vesti.

Roditelji takođe mogu ostaviti informacije o prisustvu, na primer kada će dete izostati ili zakasniti.

Kada uvodite postojeću bazu korisnika u novi portal, neka komunikacija bude jednostavna. Objasnite šta roditelji tamo mogu pronaći i šta prvo treba da urade.

Cilj nije samo da se administracija prebaci u Clasero. Cilj je da rutinske informacije budu lakše dostupne i poslovanju i njegovim korisnicima.

Praktičan način da postojeće poslovanje prebacite u Clasero

Za većinu već uspostavljenih organizacija, prelazak se može sprovesti u šest faza:

• Priprema — pregledajte i očistite svoje postojeće podatke o korisnicima.
• Konfigurisanje — podesite svoju kompaniju, filijale, prostorije, usluge, časove, nastavnike i modele plaćanja.
• Testiranje — proverite strukturu koristeći mali izbor postojećih korisnika.
• Uvoz — unesite preostale podatke o korisnicima i učenicima i završite potrebne dodele.
• Pokretanje — počnite da koristite Clasero za raspoređivanje, prisustvo, upravljanje korisnicima i relevantne procese naplate.
• Provera — proverite svoje prve časove, evidenciju prisustva, dodele korisnika i podešavanje plaćanja pre nego što migraciju smatrate završenom.

Ovim podešavanjem možete upravljati sami koristeći Clasero-ov Režim podešavanja, ali ne morate sve raditi samostalno.

Clasero tim može pomoći pri uvozu vaših postojećih korisnika i podešavanju informacija potrebnih za početak korišćenja Clasero-a. Ovo može biti posebno vredno ako vaše poslovanje već funkcioniše i želite da svoju trenutnu strukturu prenesete u sistem, umesto da sve gradite ručno.

Vaši postojeći korisnici su polazna tačka, a ne prepreka

Postojanje već uspostavljene baze korisnika ne bi trebalo da vas spreči da unapredite način na koji se upravlja vašim poslovanjem sa vannastavnim aktivnostima.

Clasero je osmišljen tako da postojeće organizacije mogu uneti svoje trenutne korisnike u sistem, podesiti svoje časove i usluge, organizovati nastavnike i lokacije, uspostaviti modele plaćanja i nastaviti da upravljaju svojim aktivnostima iz povezanijeg okruženja.

A ako vam priprema svega toga samostalno deluje kao nepotrebno administrativno opterećenje, možete zatražiti pomoć od Clasero tima oko početnog podešavanja i uvoza podataka o korisnicima.

Počnite od informacija koje već imate, odlučite da li želite da podesite Clasero samostalno ili uz pomoć pri uvođenju, i izgradite sistem oko poslovanja koje već vodite.