Har du redan elever? Clasero kan hjälpa dig att importera kunder och komma igång med din verksamhet snabbare
Att flytta ett etablerat fritidsprogram till ett nytt administrationssystem kan verka mycket svårare än att börja från grunden.
Du har redan elever. Dina lärare arbetar. Klasser pågår på specifika platser. Föräldrar har befintliga betalningsupplägg. Kundinformation kan vara utspridd över Excel-filer, Google Sheets, kalendrar, fakturor och andra verktyg.
Utmaningen är inte bara att öppna ett nytt konto. Det handlar om att flytta din befintliga verksamhet till det nya systemet på rätt sätt.
Därför erbjuder Clasero två sätt att komma igång: du kan konfigurera systemet själv med hjälp av dess strukturerade installationsläge, eller så kan du be Clasero-teamet att hjälpa till med att importera dina befintliga kunder och konfigurera din verksamhet i Clasero.
För en etablerad utbildningsverksamhet kan den hjälpen göra övergången betydligt enklare.
Du behöver inte bygga upp din kunddatabas manuellt från grunden
En av de första frågorna verksamheter ställer när de byter programvara för hantering av fritidsklasser är: vad händer med våra befintliga elever?
Clasero stöder import av befintliga kund- och elevdata från Excel eller Google Sheets. Det innebär att du inte nödvändigtvis behöver återskapa varje kundpost manuellt.
Innan du importerar dina data är det ändå värt att förbereda dem noggrant.
En praktisk kontroll av kunddata bör omfatta:
- ta bort uppenbara dubblettposter;
- kontrollera elev- och föräldranamn;
- verifiera e-postadresser och telefonnummer;
- separera aktiva och inaktiva kunder;
- granska vilken information du faktiskt behöver i Clasero;
- behålla en orörd kopia av dina ursprungliga data som säkerhetskopia.
Clasero gör det också möjligt att konfigurera kunddatatabellen genom att välja tillgängliga fält och ordna deras ordning. Det gör det lättare att arbeta med en befintlig datastruktur i stället för att tvinga varje organisation att organisera sin kundinformation på exakt samma sätt.
Viktigast av allt är att du inte behöver hantera migreringen ensam. På begäran kan Clasero-teamet hjälpa till med att importera befintliga kunddata som en del av den inledande installationsprocessen.
Clasero kan hjälpa till att konfigurera verksamheten utifrån din befintliga drift
Att importera elever är bara en del av en lyckad övergång.
En befintlig skola eller aktivitetsanordnare kan redan ha flera platser, lokaler, lärare, program, klassgrupper och betalningsupplägg. Dessa relationer behöver återspeglas korrekt i det nya systemet.
Claseros installationsläge vägleder verksamheter genom de viktigaste konfigurationsstegen, inklusive:
- företagsinformation;
- filialer och lokaler;
- tjänster;
- klasser;
- anställda och lärare;
- betalningsalternativ;
- företagsinställningar;
- befintliga kunder och elever.
Du kan genomföra dessa steg självständigt.
Men om du föredrar hjälp kan Clasero också hjälpa till att konfigurera den information som krävs för att börja använda systemet, inklusive företagsuppgifter, filialer, tjänster, klasser, anställda, betalningsinställningar och andra inledande data.
Detta är särskilt användbart för ett fritidsprogram med flera platser och undervisande personal, där strukturen kan vara mer komplicerad än en enda lärare som hanterar en klass.
Bygg strukturen innan du kopplar dina elever
En bra migrering blir enklare när verksamhetsstrukturen är förberedd innan alla kundposter tilldelas.
Anta att din organisation har 150 elever, tre undervisningsplatser, åtta veckogrupper och sex lärare.
En praktisk ordning vore att först skapa filialerna och lokalerna, definiera de tjänster du erbjuder, skapa de relevanta klasserna, lägga till lärare, konfigurera betalningsalternativ och därefter koppla dina befintliga elever till rätt klasser.
Detta ger de importerade kunddata ett sammanhang.
I stället för att hamna med en stor lista över elever som fortfarande behöver omorganiseras kan varje elev bli en del av rätt verksamhetsstruktur.
Clasero skiljer mellan tjänster och klasser. En tjänst kan definiera relevanta betalningsalternativ, medan enskilda klasser är kopplade till den tjänsten. Detta är användbart när samma aktivitet erbjuds genom flera grupper eller på flera platser.
Håll ordning på befintliga betalningsupplägg
Betalningskonfiguration förtjänar särskild uppmärksamhet när befintliga kunder flyttas till ett nytt system för elevhantering och fakturering.
Clasero stöder både prenumerationsbaserade och löpande betalningsmodeller.
Prenumerationer kan konfigureras med en definierad varaktighet och ett pris, med ett valfritt antal inkluderade besök. Löpande betalningsupplägg kan beräkna avgifter utifrån registrerad giltig närvaro.
Flera betalningsmodeller kan skapas, vilket gör det möjligt för verksamheter att använda olika upplägg för olika kunder när det behövs.
Innan du börjar med regelbunden fakturering i Clasero bör du gå igenom dina befintliga kunder och säkerställa att rätt betalningsmodell har tilldelats.
För en etablerad verksamhet är det också klokt att välja en tydlig tidpunkt då ny närvaro och fakturering börjar hanteras via Clasero. Det hjälper till att undvika att samma verksamhetsinformation av misstag underhålls på två ställen.
Testa din konfiguration innan du flyttar över alla
När du har många befintliga kunder kan ett litet test göra övergången lättare att verifiera.
Innan du slutför hela migreringen bör du överväga att kontrollera konfigurationen med ett representativt urval av kunder.
Ta till exempel med:
- en prenumerationskund;
- en kund med löpande betalning;
- elever från olika klasser;
- elever som deltar på olika platser;
- kunder kopplade till olika lärare.
Kontrollera att deras personuppgifter, klasstilldelningar, betalningsupplägg och kommande lektioner visas som förväntat.
När strukturen fungerar korrekt kan du gå vidare med resten av din kundbas med större trygghet.
Om du får hjälp med onboarding från Clasero är detta också ett användbart skede för att identifiera eventuella särskilda situationer i din befintliga verksamhet som bör återspeglas i konfigurationen.
Lägg till lärare och återskapa ditt fungerande schema
När din verksamhetsstruktur och dina kunder är på plats kan du förbereda det operativa schemat.
Lektioner kan planeras genom att välja filial eller plats, klass, lärare, rum och lektionstid. Återkommande lektioner kan schemaläggas med hjälp av start- och slutdatum tillsammans med en repetitionsfrekvens.
Lärares tillgänglighet kan också konfigureras, vilket hjälper administratörer att identifiera schemakonflikter.
Lärare kan koppla sitt lektionsschema i Clasero till externa kalendrar via en iCal-länk.
För en verksamhet som tidigare samordnat lärare genom separata kalkylblad, kalendrar och meddelanden skapar detta ett mer enhetligt arbetsflöde för klasschemaläggning och närvarohantering.
Börja hantera närvaro från din valda startpunkt
Under lektionerna kan lärare markera vilka elever som deltog och lägga till kommentarer för enskilda tillfällen.
Dessa närvaroregistreringar är användbara även utanför klassrummet.
De kan bidra till närvarorapportering, hjälpa föräldrar att följa deltagandet och stödja beräkningar för löpande betalning där det är tillämpligt.
Detta är en av fördelarna med att gå från fristående administrativa verktyg till ett sammanlänkat system för hantering av fritidsklasser: schemaläggning, kundregister, närvaro, betalningsupplägg och fakturering kan fungera som delar av samma process.
Introducera föräldrar till my.clasero.com
När din interna konfiguration är klar kan befintliga föräldrar också börja använda my.clasero.com.
Föräldraportalen ger tillgång till information som lektionsscheman, tidigare och kommande lektioner, närvaro, fakturor och betalningsstatus, registrerade tjänster, lärarinformation och relevanta nyheter.
Föräldrar kan också lämna information om närvaro, till exempel när ett barn kommer att vara frånvarande eller sent.
När du introducerar en befintlig kundbas till en ny portal bör du hålla kommunikationen enkel. Förklara vad föräldrar kan hitta där och vad de behöver göra först.
Målet är inte bara att flytta administrationen till Clasero. Det är att göra rutinmässig information lättare att komma åt för både verksamheten och dess kunder.
Ett praktiskt sätt att flytta en befintlig verksamhet till Clasero
För de flesta etablerade organisationer kan övergången delas upp i sex steg:
- Förbered — granska och rensa din befintliga kundinformation.
- Konfigurera — ställ in ditt företag, filialer, lokaler, tjänster, klasser, lärare och betalningsmodeller.
- Testa — kontrollera strukturen med hjälp av ett mindre urval av befintliga kunder.
- Importera — för in återstående kund- och elevdata och slutför nödvändiga tilldelningar.
- Lansera — börja använda Clasero för schemaläggning, närvaro, kundhantering och relevanta faktureringsprocesser.
- Verifiera — kontrollera dina första lektioner, närvaroregistreringar, kundtilldelningar och betalningskonfiguration innan du betraktar migreringen som slutförd.
Du kan hantera denna konfiguration själv med hjälp av Claseros installationsläge, men du behöver inte göra allt på egen hand.
Clasero-teamet kan hjälpa till med att importera dina befintliga kunder och konfigurera den information som behövs för att börja använda Clasero. Detta kan vara särskilt värdefullt om din verksamhet redan är igång och du vill flytta din nuvarande struktur till systemet i stället för att bygga upp allt manuellt.
Dina befintliga kunder är en utgångspunkt, inte ett hinder
Att ha en etablerad kundbas bör inte hindra dig från att förbättra hur din fritidsverksamhet hanteras.
Clasero är utformat så att befintliga organisationer kan ta in sina nuvarande kunder i systemet, konfigurera sina klasser och tjänster, organisera lärare och platser, etablera betalningsmodeller och fortsätta hantera sina aktiviteter från en mer sammanlänkad miljö.
Och om det känns som en onödig administrativ börda att förbereda allt detta själv kan du be Clasero-teamet om hjälp med den inledande konfigurationen och importen av kunddata.
Börja med den information du redan har, bestäm om du vill konfigurera Clasero självständigt eller med onboardinghjälp, och bygg systemet kring den verksamhet du redan driver.