Zaten öğrencileriniz var mı? Clasero, müşterileri içe aktarmanıza ve işletmenizi daha hızlı kurmanıza yardımcı olabilir

Yerleşik bir okul sonrası programını yeni bir yönetim sistemine taşımak, sıfırdan başlamaktan çok daha zor görünebilir.

Zaten öğrencileriniz var. Öğretmenleriniz çalışıyor. Dersler belirli lokasyonlarda yürütülüyor. Velilerin mevcut ödeme düzenlemeleri bulunuyor. Müşteri bilgileri Excel dosyaları, Google Sheets, takvimler, faturalar ve diğer araçlara dağılmış olabilir.

Zorluk sadece yeni bir hesap açmak değildir. Asıl mesele, mevcut işleyişinizi yeni sisteme doğru şekilde taşımaktır.

Bu nedenle Clasero, başlamanız için iki yol sunar: sistemi yapılandırılmış Kurulum Modu ile kendiniz yapılandırabilir ya da mevcut müşterilerinizin içe aktarılması ve işletmenizin Clasero’da kurulması konusunda Clasero ekibinden destek isteyebilirsiniz.

Yerleşik bir eğitim işletmesi için bu destek, geçişi önemli ölçüde kolaylaştırabilir.

Müşteri veritabanınızı manuel olarak yeniden oluşturmak zorunda değilsiniz

İşletmelerin okul sonrası ders yönetim yazılımını değiştirirken sorduğu ilk sorulardan biri şudur: mevcut öğrencilerimize ne olacak?

Clasero, mevcut müşteri ve öğrenci verilerinin Excel veya Google Sheets üzerinden içe aktarılmasını destekler. Bu da her müşteri kaydını tek tek manuel olarak yeniden oluşturmanız gerekmeyebileceği anlamına gelir.

Yine de verilerinizi içe aktarmadan önce dikkatlice hazırlamanız faydalı olacaktır.

Pratik bir müşteri verisi kontrolü şunları içermelidir:

• bariz mükerrer kayıtların kaldırılması;
• öğrenci ve veli adlarının kontrol edilmesi;
• e-posta adresleri ve telefon numaralarının doğrulanması;
• aktif ve pasif müşterilerin ayrılması;
• Clasero’da gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgilerin gözden geçirilmesi;
• orijinal verilerinizin dokunulmamış bir kopyasının yedek olarak saklanması.

Clasero ayrıca, mevcut alanlar seçilerek ve sıraları düzenlenerek müşteri veri tablosunun yapılandırılmasına da olanak tanır. Bu, her kuruluşu müşteri bilgilerini tamamen aynı şekilde düzenlemeye zorlamak yerine, mevcut bir veri yapısıyla çalışmayı kolaylaştırır.

En önemlisi, bu geçişi tek başınıza yönetmek zorunda değilsiniz. Talep üzerine Clasero ekibi, ilk kurulum sürecinin bir parçası olarak mevcut müşteri verilerinin içe aktarılmasına yardımcı olabilir.

Clasero, işletmenizi mevcut işleyişiniz etrafında kurmanıza yardımcı olabilir

Öğrencileri içe aktarmak, başarılı bir geçişin yalnızca bir parçasıdır.

Mevcut bir okul veya etkinlik sağlayıcısının hâlihazırda birden fazla lokasyonu, odası, öğretmeni, programı, sınıf grubu ve ödeme düzenlemesi olabilir. Bu ilişkilerin yeni sisteme doğru şekilde yansıtılması gerekir.

Clasero’nun Kurulum Modu, işletmeleri aşağıdakiler dahil olmak üzere temel yapılandırma adımlarında yönlendirir:

• şirket bilgileri;
• şubeler ve tesisler;
• hizmetler;
• sınıflar;
• çalışanlar ve öğretmenler;
• ödeme seçenekleri;
• şirket tercihleri;
• mevcut müşteriler ve öğrenciler.

Bu adımları bağımsız olarak tamamlayabilirsiniz.

Ancak destek almayı tercih ederseniz, Clasero ayrıca sistemi kullanmaya başlamak için gereken bilgilerin yapılandırılmasına da yardımcı olabilir; buna işletme bilgileri, şubeler, hizmetler, sınıflar, çalışanlar, ödeme ayarları ve diğer başlangıç verileri dahildir.

Bu, özellikle birden fazla lokasyona ve öğretim kadrosuna sahip bir okul sonrası programı için faydalıdır; çünkü yapı, tek bir öğretmenin bir sınıfı yönetmesinden daha karmaşık olabilir.

Öğrencilerinizi bağlamadan önce yapıyı oluşturun

Tüm müşteri kayıtları atanmeden önce işletme yapısı hazırlanmışsa, iyi bir geçiş daha kolay olur.

Diyelim ki kuruluşunuzun 150 öğrencisi, üç eğitim lokasyonu, haftalık sekiz grubu ve altı öğretmeni var.

Pratik bir sıra; önce şubeleri ve tesisleri oluşturmak, sunduğunuz hizmetleri tanımlamak, ilgili sınıfları oluşturmak, öğretmenleri eklemek, ödeme seçeneklerini yapılandırmak ve ardından mevcut öğrencilerinizi uygun sınıflara bağlamak olacaktır.

Bu, içe aktarılan müşteri verilerine bağlam kazandırır.

Hâlâ yeniden düzenlenmesi gereken büyük bir öğrenci listesiyle karşı karşıya kalmak yerine, her öğrenci doğru operasyonel yapının bir parçası hâline gelebilir.

Clasero, hizmetleri sınıflardan ayırır. Bir hizmet ilgili ödeme seçeneklerini tanımlayabilirken, bireysel sınıflar bu hizmete bağlanır. Bu, aynı etkinliğin birden fazla grup veya lokasyonda sunulduğu durumlarda faydalıdır.

Mevcut ödeme düzenlemelerini düzenli tutun

Mevcut müşterileri yeni bir öğrenci yönetimi ve faturalandırma sistemine taşırken ödeme yapılandırması özellikle dikkat gerektirir.

Clasero hem abonelik tabanlı hem de kullandıkça öde ödeme modellerini destekler.

Abonelikler, tanımlı bir süre ve fiyat ile, isteğe bağlı olarak dahil edilen ziyaret sayısı kullanılarak yapılandırılabilir. Kullandıkça öde düzenlemeleri ise kayıt altına alınan uygun katılıma göre ücret hesaplayabilir.

Birden fazla ödeme modeli oluşturulabilir; böylece gerektiğinde işletmeler farklı müşteriler için farklı düzenlemeler kullanabilir.

Clasero’da düzenli faturalandırmaya başlamadan önce mevcut müşterilerinizi gözden geçirin ve doğru ödeme modelinin atandığından emin olun.

Yerleşik bir işletme için, yeni katılım ve faturalandırmanın Clasero üzerinden yönetilmeye başlayacağı net bir başlangıç noktası seçmek de mantıklıdır. Bu, aynı operasyonel bilgilerin yanlışlıkla iki yerde birden tutulmasını önlemeye yardımcı olur.

Herkesi taşımadan önce kurulumunuzu test edin

Çok sayıda mevcut müşteriniz varsa, küçük bir test geçişin doğrulanmasını kolaylaştırabilir.

Tüm geçişi tamamlamadan önce, kurulumu müşterilerin temsilî bir örneğiyle kontrol etmeyi düşünün.

Örneğin şunları dahil edin:

• bir abonelik müşterisi;
• bir kullandıkça öde müşterisi;
• farklı sınıflardan öğrenciler;
• farklı lokasyonlara katılan öğrenciler;
• farklı öğretmenlere bağlı müşteriler.

Kişisel bilgilerinin, sınıf atamalarının, ödeme düzenlemelerinin ve yaklaşan derslerinin beklendiği gibi göründüğünü kontrol edin.

Yapı doğru şekilde çalıştığında, müşteri tabanınızın geri kalanıyla daha büyük bir güvenle ilerleyebilirsiniz.

Clasero başlangıç desteği alıyorsanız, bu aynı zamanda mevcut işletmenizdeki kurulumda yansıtılması gereken özel durumları belirlemek için de faydalı bir aşamadır.

Öğretmenleri ekleyin ve çalışma programınızı yeniden oluşturun

İşletme yapınız ve müşterileriniz yerleştikten sonra, operasyonel programı hazırlayabilirsiniz.

Dersler; şube veya lokasyon, sınıf, öğretmen, oda ve ders saati seçilerek planlanabilir. Tekrarlayan dersler, başlangıç ve bitiş tarihleri ile tekrar sıklığı birlikte kullanılarak planlanabilir.

Öğretmen uygunluğu da yapılandırılabilir; bu da yöneticilerin program çakışmalarını tespit etmesine yardımcı olur.

Öğretmenler, Clasero ders programlarını bir iCal bağlantısı aracılığıyla harici takvimlere bağlayabilir.

Daha önce öğretmenleri ayrı elektronik tablolar, takvimler ve mesajlar üzerinden koordine eden bir işletme için bu, daha birleşik bir ders planlama ve yoklama yönetimi iş akışı oluşturur.

Yoklama yönetimine seçtiğiniz başlangıç noktasından başlayın

Dersler sırasında öğretmenler hangi öğrencilerin katıldığını işaretleyebilir ve bireysel katılımlar için yorum ekleyebilir.

Bu yoklama kayıtları sınıfın ötesinde de faydalıdır.

Katılım raporlamasına katkıda bulunabilir, velilerin katılımı takip etmesine yardımcı olabilir ve uygun olduğunda kullandıkça öde hesaplamalarını destekleyebilir.

Bu, bağlantısız idari araçlardan bağlantılı bir okul sonrası ders yönetim sistemine geçmenin avantajlarından biridir: planlama, müşteri kayıtları, yoklama, ödeme düzenlemeleri ve faturalandırma aynı sürecin parçaları olarak birlikte çalışabilir.

Velileri my.clasero.com ile tanıştırın

Dahili kurulumunuz hazır olduğunda, mevcut veliler de my.clasero.com’u kullanmaya başlayabilir.

Veli portalı; ders programları, önceki ve yaklaşan dersler, yoklama, faturalar ve ödeme durumu, kayıtlı hizmetler, öğretmen bilgileri ve ilgili haberler gibi bilgilere erişim sağlar.

Veliler ayrıca katılımla ilgili bilgi de bırakabilir; örneğin bir çocuğun devamsız olacağı ya da geç kalacağı durumlarda.

Mevcut bir müşteri tabanını yeni bir portalla tanıştırırken iletişimi basit tutun. Velilere orada neleri bulabileceklerini ve ilk olarak ne yapmaları gerektiğini açıklayın.

Amaç sadece idari işleri Clasero’ya taşımak değildir. Amaç, rutin bilgileri hem işletme hem de müşterileri için daha erişilebilir hâle getirmektir.

Mevcut bir işletmeyi Clasero’ya taşımanın pratik bir yolu

Çoğu yerleşik kuruluş için geçişe altı aşamada yaklaşılabilir:

• Hazırlayın — mevcut müşteri bilgilerinizi gözden geçirin ve temizleyin.
• Yapılandırın — şirketinizi, şubelerinizi, tesislerinizi, hizmetlerinizi, sınıflarınızı, öğretmenlerinizi ve ödeme modellerinizi kurun.
• Test edin — yapıyı mevcut müşterilerden oluşan küçük bir seçkiyle kontrol edin.
• İçe aktarın — kalan müşteri ve öğrenci verilerinizi sisteme alın ve gerekli atamaları tamamlayın.
• Başlatın — planlama, yoklama, müşteri yönetimi ve ilgili faturalandırma süreçleri için Clasero’yu kullanmaya başlayın.
• Doğrulayın — geçişi tamamlanmış saymadan önce ilk derslerinizi, yoklama kayıtlarınızı, müşteri atamalarınızı ve ödeme kurulumunuzu kontrol edin.

Bu kurulumu Clasero’nun Kurulum Modu’nu kullanarak kendiniz yönetebilirsiniz, ancak her şeyi tek başınıza yapmak zorunda değilsiniz.

Clasero ekibi, mevcut müşterilerinizin içe aktarılması ve Clasero’yu kullanmaya başlamak için gereken bilgilerin yapılandırılması konusunda yardımcı olabilir. Bu, özellikle işletmeniz zaten faaliyetteyse ve her şeyi manuel olarak kurmak yerine mevcut yapınızı sisteme taşımak istiyorsanız son derece değerli olabilir.

Mevcut müşterileriniz bir engel değil, başlangıç noktasıdır

Yerleşik bir müşteri tabanına sahip olmak, okul sonrası işletmenizin yönetim şeklini iyileştirmenize engel olmamalıdır.

Clasero, mevcut kuruluşların mevcut müşterilerini sisteme taşıyabilmesi, sınıflarını ve hizmetlerini yapılandırabilmesi, öğretmenleri ve lokasyonları düzenleyebilmesi, ödeme modelleri oluşturabilmesi ve faaliyetlerini daha bağlantılı bir ortamdan yönetmeye devam edebilmesi için tasarlanmıştır.

Ve tüm bunları kendiniz hazırlamak gereksiz bir idari yük gibi geliyorsa, ilk kurulum ve müşteri verilerinin içe aktarılması konusunda Clasero ekibinden yardım isteyebilirsiniz.

Zaten sahip olduğunuz bilgilerle başlayın, Clasero’yu bağımsız olarak mı yoksa başlangıç desteğiyle mi yapılandırmak istediğinize karar verin ve sistemi hâlihazırda yürüttüğünüz işletmenin etrafında kurun.