البدء مع Clasero أسهل مما تظن: اختر الإعداد الذاتي أو الإعداد بمساعدة
يُعد البدء باستخدام برنامج جديد لإدارة الفصول ما بعد المدرسة أمرًا سهلًا عندما يكون نشاطك التجاري جديدًا تمامًا. لكنه يصبح أكثر تحديًا عندما تكون لديك بالفعل ترتيبات قائمة للطلاب والمعلمين والمواقع والفصول والجداول وخيارات الدفع.
ولهذا السبب تحديدًا، يوفّر إعداد Clasero مسارين عمليين.
يمكنك إعداد نشاطك التجاري بنفسك باستخدام وضع الإعداد المنظّم في Clasero، أو يمكنك طلب المساعدة من فريق Clasero في عملية التهيئة الأولية. وقد يشمل الإعداد بمساعدة الفريق استيراد بيانات العملاء الحالية وإعداد تفاصيل النشاط التجاري والفروع والخدمات والفصول والموظفين وإعدادات الدفع وغيرها من المعلومات اللازمة لبدء استخدام Clasero.
وبالنسبة لمدرسة أو أكاديمية أو استوديو أو برنامج ما بعد المدرسة قائم بالفعل، فهذا يعني أنك لست مضطرًا بالضرورة إلى إعادة بناء عملياتك يدويًا من البداية.
ما الذي يحتاج إلى إعداد في Clasero؟
يعتمد Clasero على هيكل نشاطك التجاري الفعلي.
وبحسب طريقة عمل مؤسستك، قد يشمل الإعداد الأولي ما يلي:
- تفاصيل الشركة وتفضيلاتها؛
- الفروع ومواقع التدريس؛
- المرافق أو الغرف؛
- الخدمات والفصول؛
- المعلمون والموظفون؛
- خيارات الدفع؛
- العملاء والطلاب الحاليون.
ويكتسب هذا أهمية خاصة للمؤسسات التي تدير فصول ما بعد المدرسة عبر مواقع متعددة. فالنشاط التجاري الذي يضم مدربًا واحدًا وفصلًا واحدًا تختلف احتياجات إعداده كثيرًا عن مدرسة تدير عدة برامج مع عدد من المعلمين والفروع.
يوفّر وضع الإعداد في Clasero قائمة تحقق منظّمة للمساعدة في تجهيز النظام للاستخدام اليومي.
الخيار 1: قم بإعداد Clasero بنفسك باستخدام وضع الإعداد
إذا كانت بيانات عملائك منظّمة وكنت تعرف بالفعل كيف تريد تمثيل نشاطك التجاري داخل النظام، فقد يكون إعداد Clasero بالخدمة الذاتية هو النهج الأبسط.
والترتيب العملي هو إنشاء هيكل النشاط التجاري أولًا ثم إضافة العملاء بعد ذلك:
- أدخل معلومات شركتك وتفضيلاتها.
- أنشئ الفروع والمرافق.
- قم بإعداد خدماتك.
- أنشئ الفصول ذات الصلة.
- أضف المعلمين والموظفين.
- قم بإعداد خيارات الدفع.
- أضف أو استورد العملاء والطلاب الحاليين.
- راجع الهيكل قبل بدء الاستخدام اليومي.
يساعد هذا الترتيب على ضمان توفر الفصول والخدمات والمواقع وهيكل الدفع الصحيح للطلاب المستوردين عند البدء في تنظيمهم.
ويُعد الإعداد بالخدمة الذاتية مناسبًا بشكل خاص عندما يكون لدى شخص داخل مؤسستك فهم مسبق لهيكل عملياتكم ويرغب في التحكم المباشر في الإعداد.
الخيار 2: احصل على مساعدة في التهيئة الأولية لـ Clasero واستيراد العملاء
لست بحاجة إلى إكمال الإعداد الأولي بمفردك.
عند الطلب، يمكن لفريق Clasero المساعدة في التهيئة الأولية، بما في ذلك استيراد معلومات العملاء الحالية وإعداد أجزاء من هيكل النشاط التجاري المطلوبة لبدء استخدام النظام.
وقد تشمل المساعدة:
- بيانات العملاء الحالية؛
- تفاصيل النشاط التجاري؛
- الفروع؛
- الخدمات؛
- الفصول؛
- الموظفين؛
- إعدادات الدفع؛
- معلومات أخرى لازمة للإعداد الأولي.
وقد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عند نقل نشاط تجاري قائم إلى Clasero.
تخيّل مدرسة رقص تضم 180 طالبًا، وثلاثة مواقع، وستة معلمين، وثماني مجموعات صفية منتظمة، ومزيجًا من العملاء المشتركين والعملاء الذين يدفعون لكل زيارة.
يمكن للمدرسة إعداد كل شيء بنفسها من خلال وضع الإعداد. أو بدلاً من ذلك، يمكنها تجهيز سجلات العملاء الحالية ومعلومات النشاط التجاري وطلب تهيئة أولية بمساعدة فريق Clasero للإعداد الأولي واستيراد بيانات العملاء.
والنقطة المهمة هي أن وجود قاعدة عملاء حالية لا يعني البدء من الصفر مرة أخرى.
هل يمكنك استيراد الطلاب الحاليين إلى Clasero؟
نعم. يدعم Clasero إضافة بيانات العملاء والطلاب الحاليين من Excel أو Google Sheets، مما يسهل نقل السجلات الحالية بدلًا من إدخال كل طالب يدويًا.
كما يمكن أيضًا إعداد جدول بيانات العملاء باستخدام الحقول المتاحة، بما في ذلك تغيير الحقول المعروضة وترتيبها.
قبل استيراد الطلاب الحاليين، راجع بياناتك بعناية.
تحقق من وجود:
- سجلات عملاء مكررة؛
- طلاب لم يعودوا نشطين؛
- أسماء أو معلومات اتصال غير صحيحة؛
- بيانات غير متسقة؛
- معلومات لم تعد بحاجة إليها؛
- تفاصيل مفقودة ينبغي تصحيحها قبل النقل.
ومن الممارسات الجيدة أيضًا الاحتفاظ بنسخة غير معدّلة من ملف العملاء الأصلي قبل تنظيفه أو إعادة تنظيمه.
يسهّل تجهيز بياناتك مسبقًا كلاً من الإعداد الذاتي والتهيئة بمساعدة الفريق.
ما الذي ينبغي عليك تحضيره قبل البدء؟
لا تحتاج إلى إعادة تصميم نشاطك التجاري بالكامل قبل فتح Clasero، لكن تنظيم معلوماتك الحالية يمكن أن يجعل الإعداد أكثر سلاسة بكثير.
وبحسب مؤسستك، قم بتحضير ما يلي:
- سجلات الطلاب أو العملاء الحالية؛
- معلومات الوالدين أو الأوصياء عند الاقتضاء؛
- هيكل الفروع والمواقع لديك؛
- الغرف أو المرافق المستخدمة للفصول؛
- الخدمات التي تقدمها حاليًا؛
- أسماء الفصول أو المجموعات؛
- معلومات المعلمين والموظفين؛
- ترتيبات الاشتراك الحالية أو الدفع حسب الاستخدام؛
- تفضيلات الشركة مثل العملة والإعدادات الإقليمية.
إذا كانت معلومات عملائك محفوظة بالفعل في Excel أو Google Sheets، فقد يكون هذا الملف الحالي نقطة انطلاق مهمة لاستيراد الطلاب إلى Clasero.
لا يمثّل كل عنصر في قائمة التحقق هذه بالضرورة حقلًا للاستيراد الجماعي. فبعض المعلومات يكون مفيدًا ببساطة أن تكون جاهزة عند إعداد مؤسستك.
الإعداد الذاتي أم الإعداد بمساعدة الفريق: أيهما أفضل لك؟
لا يوجد خيار واحد صحيح للجميع.
قد يكون الإعداد الذاتي مناسبًا إذا كانت مؤسستك ذات هيكل بسيط نسبيًا، وكانت بيانات عملائك منظّمة بالفعل، وكان أحد أفراد فريقك مرتاحًا لإعداد النظام.
وقد يكون من المفيد التفكير في الإعداد بمساعدة الفريق إذا كان لديك:
- عدد كبير من الطلاب الحاليين؛
- فروع أو مواقع متعددة؛
- عدة معلمين أو موظفين؛
- عدد كبير من الخدمات أو مجموعات الفصول؛
- ترتيبات دفع مختلفة للعملاء؛
- بيانات عملاء حالية تحتاج إلى نقل.
ويتعلق الاختيار بمدى رغبتك في إدارة العمل الإداري الأولي بنفسك.
يمكنك إعداد Clasero بشكل مستقل، بينما يعني خيار طلب مساعدة إضافية أن النشاط التجاري القائم الأكثر تعقيدًا لا يحتاج إلى التعامل مع التهيئة الأولية بالطريقة نفسها تمامًا التي يتبعها نشاط جديد صغير.
لماذا يُعد ضبط الهيكل الأولي بشكل صحيح أمرًا مهمًا
الإعداد الجيد لا يقتصر فقط على إكمال قائمة تحقق التهيئة الأولية. بل يحدد مدى سهولة دعم Clasero للإدارة اليومية بعد ذلك.
وبعد الإعداد، يمكن للنظام ربط جدولة الفصول بالطلاب والمعلمين والحضور والخدمات وترتيبات الدفع.
يمكن التخطيط للدروس من خلال اختيار الفرع أو الموقع المعني، والفصل، والمعلم، والغرفة، ووقت الدرس. ويمكن للمعلمين تسجيل الحضور أثناء الدروس، بينما يمكن للخدمات استخدام هياكل دفع قائمة على الاشتراك أو الدفع حسب الاستخدام.
كما يمكن للوالدين أيضًا الوصول إلى المعلومات ذات الصلة عبر my.clasero.com، بما في ذلك جداول الدروس، ومعلومات الحضور، والفواتير وحالة الدفع، والتفاصيل المرتبطة بخدمات طفلهم.
وكلما عكس الهيكل الأولي مؤسستك الفعلية بشكل أفضل، أصبحت آلية العمل المترابطة هذه أكثر فائدة.
ابدأ بنهج الإعداد الذي يناسب نشاطك التجاري
لا ينبغي أن يتطلب الانتقال إلى نظام إدارة جديد تجاهل هيكل نشاطك التجاري وسجلات العملاء التي لديك بالفعل.
مع Clasero، يمكنك استخدام وضع الإعداد لإكمال إعداد Clasero بنفسك، بما في ذلك إدخال معلومات الطلاب الحالية من Excel أو Google Sheets.
وإذا كانت مؤسستك قائمة بالفعل أو أكثر تعقيدًا، فيمكنك بدلاً من ذلك طلب المساعدة من فريق Clasero في استيراد بيانات العملاء والتهيئة الأولية.
ابدأ بمراجعة المعلومات التي تستخدمها بالفعل لإدارة فصولك. ثم اختر ما إذا كنت تريد إعداد Clasero بشكل مستقل أو الحصول على مساعدة في تجهيز النظام بما يتناسب مع النشاط التجاري الذي لديك بالفعل.