Започването с Clasero е по-лесно, отколкото си мислите: изберете самостоятелна настройка или настройка с помощ

Започването с нов софтуер за управление на извънкласни занимания е лесно, когато бизнесът ви е съвсем нов. По-предизвикателно е, когато вече имате ученици, преподаватели, локации, класове, графици и договорени условия за плащане.

Точно затова настройката на Clasero предлага два практични подхода.

Можете сами да конфигурирате бизнеса си, като използвате структурирания режим за настройка на Clasero, или да поискате помощ от екипа на Clasero за първоначалния процес на въвеждане. Подпомогнатата настройка може да включва импортиране на съществуващи клиентски данни и конфигуриране на бизнес детайли, филиали, услуги, класове, служители, настройки за плащане и друга информация, необходима за започване на работа с Clasero.

За утвърдено училище, академия, студио или програма за извънкласни занимания това означава, че не е задължително да изграждате дейността си ръчно отначало.

Какво трябва да се настрои в Clasero?

Clasero е организиран според структурата на реалния ви бизнес.

В зависимост от начина, по който работи вашата организация, първоначалната ви настройка може да включва:

данни за компанията и предпочитания;
филиали и учебни локации;
обекти или помещения;
услуги и класове;
преподаватели и служители;
опции за плащане;
съществуващи клиенти и ученици.

Това е особено важно за организации, които управляват извънкласни занимания на множество локации. Бизнес с един инструктор и един клас има много различни нужди при настройката в сравнение с училище, което провежда няколко програми с множество преподаватели и филиали.

Режимът за настройка на Clasero предоставя структуриран контролен списък, който помага системата да бъде подготвена за ежедневна употреба.

Вариант 1: Настройте Clasero сами с режима за настройка

Ако клиентските ви данни са организирани и вече знаете как искате бизнесът ви да бъде представен в системата, самостоятелната настройка на Clasero може да е най-лесният подход.

Практичен ред е първо да създадете структурата на бизнеса, а след това да добавите клиентите:

Въведете информацията за компанията и предпочитанията си.
Създайте филиали и обекти.
Конфигурирайте услугите си.
Създайте съответните класове.
Добавете преподаватели и служители.
Настройте опциите за плащане.
Добавете или импортирайте съществуващи клиенти и ученици.
Прегледайте структурата, преди да започнете ежедневна работа.

Този ред помага да се гарантира, че импортираните ученици ще имат правилните класове, услуги, локации и платежна структура, когато започнете да ги организирате.

Самостоятелната настройка е особено подходяща, когато някой във вашата организация вече разбира оперативната ви структура и иска пряк контрол върху конфигурацията.

Вариант 2: Получете помощ с въвеждането в Clasero и импортирането на клиенти

Не е необходимо да извършвате първоначалната конфигурация сами.

При заявка екипът на Clasero може да съдейства с въвеждането, включително с импортиране на съществуваща клиентска информация и конфигуриране на части от бизнес структурата, необходими за започване на работа със системата.

Помощта може да обхваща:

съществуващи клиентски данни;
бизнес детайли;
филиали;
услуги;
класове;
служители;
настройки за плащане;
друга информация, необходима за първоначалната настройка.

Това може да бъде особено полезно при прехвърляне на утвърден бизнес в Clasero.

Представете си танцово училище със 180 ученици, три локации, шестима преподаватели, осем редовни групи за занятия и комбинация от клиенти с абонамент и клиенти, които плащат на посещение.

Училището може да конфигурира всичко само чрез режима за настройка. Като алтернатива, то може да подготви съществуващите си клиентски записи и бизнес информация и да поиска подпомогнато въвеждане в Clasero за първоначалната настройка и импортирането на клиентски данни.

Важното е, че наличието на съществуваща клиентска база не означава да започвате от нулата.

Можете ли да импортирате съществуващи ученици в Clasero?

Да. Clasero поддържа добавяне на съществуващи клиентски и ученически данни от Excel или Google Sheets, което улеснява прехвърлянето на съществуващи записи, вместо да въвеждате всеки ученик ръчно.

Таблицата с клиентски данни също може да бъде конфигурирана чрез наличните полета, включително чрез промяна на това кои полета се показват и подреждането им.

Преди да импортирате съществуващи ученици, прегледайте внимателно данните си.

Проверете за:

дублиращи се клиентски записи;
ученици, които вече не са активни;
неправилни имена или данни за контакт;
непоследователни данни;
информация, която вече не ви е необходима;
липсващи детайли, които трябва да бъдат коригирани преди миграцията.

Също така е добра практика да запазите непроменено копие на оригиналния си клиентски файл, преди да го почиствате или реорганизирате.

Подготовката на данните предварително улеснява както самостоятелното, така и подпомогнатото въвеждане.

Какво трябва да подготвите преди да започнете?

Не е нужно да преработвате целия си бизнес, преди да отворите Clasero, но ако съществуващата ви информация е организирана, настройката може да протече много по-гладко.

В зависимост от вашата организация подгответе:

текущите си записи за ученици или клиенти;
информация за родители или настойници, когато е приложимо;
структурата на филиалите и локациите си;
стаи или помещения, използвани за занятия;
услугите, които в момента предлагате;
имената на класовете или групите;
информация за преподаватели и служители;
съществуващи абонаментни или плащане при ползване условия;
фирмени предпочитания като валута и регионални настройки.

Ако клиентската ви информация вече се поддържа в Excel или Google Sheets, този съществуващ файл може да бъде важна отправна точка за импортиране на ученици в Clasero.

Не всеки елемент от този контролен списък непременно представлява поле за масов импорт. Някои видове информация просто е полезно да са подготвени при конфигурирането на вашата организация.

Самостоятелна или подпомогната настройка: кое е по-добро за вас?

Няма един-единствен правилен избор.

Самостоятелната настройка може да е подходяща, ако организацията ви има сравнително проста структура, клиентските ви данни вече са организирани и някой от екипа ви се чувства уверено да конфигурира системата.

Подпомогнатата настройка може да си струва да се обмисли, ако имате:

много съществуващи ученици;
множество филиали или локации;
няколко преподаватели или служители;
многобройни услуги или групи за занятия;
различни клиентски условия за плащане;
съществуващи клиентски данни, които трябва да бъдат прехвърлени.

Изборът зависи от това колко от първоначалната административна работа искате да управлявате сами.

Можете да конфигурирате Clasero самостоятелно, а възможността да поискате допълнителна помощ означава, че по-сложен съществуващ бизнес не е нужно да подхожда към въвеждането по абсолютно същия начин като малка нова дейност.

Защо е важно първоначалната структура да бъде правилно изградена

Добрата настройка не е само въпрос на отметка в контролен списък за въвеждане. Тя определя колко лесно Clasero ще може да подпомага ежедневната администрация след това.

След конфигуриране системата може да свърже планирането на занятия, учениците, преподавателите, присъствието, услугите и условията за плащане.

Занятията могат да се планират чрез избор на съответния филиал или локация, клас, преподавател, стая и време на урока. Преподавателите могат да отбелязват присъствие по време на занятията, а услугите могат да използват абонаментни структури за плащане или плащане при ползване.

Родителите също могат да имат достъп до съответната информация чрез my.clasero.com, включително графици на уроците, информация за присъствие, фактури и статус на плащанията, както и детайли, свързани с услугите на детето им.

Колкото по-добре първоначалната структура отразява реалната ви организация, толкова по-полезен става този свързан работен процес.

Започнете с подхода за настройка, който подхожда на вашия бизнес

Преминаването към нова система за управление не трябва да изисква да забравите бизнес структурата и клиентските записи, с които вече разполагате.

С Clasero можете да използвате режима за настройка, за да завършите настройката на Clasero сами, включително като прехвърлите съществуваща информация за ученици от Excel или Google Sheets.

Ако организацията ви вече е утвърдена или е по-сложна, вместо това можете да поискате съдействие от екипа на Clasero за импортиране на клиентски данни и първоначално въвеждане.

Започнете, като прегледате информацията, която вече използвате, за да управлявате занятията си. След това изберете дали искате да конфигурирате Clasero самостоятелно, или да получите помощ за подготовката на системата според бизнеса, който вече имате.