Començar amb Clasero és més fàcil del que et penses: tria l'autoservei o la configuració assistida
Començar amb un nou programari de gestió de classes extraescolars és fàcil quan el teu negoci és completament nou. És més difícil quan ja tens alumnes, professors, ubicacions, classes, horaris i acords de pagament establerts.
Precisament per això, la configuració de Clasero ofereix dos camins pràctics.
Pots configurar el teu negoci tu mateix mitjançant el Mode de Configuració estructurat de Clasero, o pots demanar ajuda a l’equip de Clasero amb el procés inicial d’incorporació. La configuració assistida pot incloure la importació de dades de clients existents i la configuració de les dades del negoci, sucursals, serveis, classes, empleats, opcions de pagament i altra informació necessària per començar a utilitzar Clasero.
Per a una escola, acadèmia, estudi o programa extraescolar ja establert, això vol dir que no necessàriament has de reconstruir manualment la teva operativa des del principi.
Què cal configurar a Clasero?
Clasero funciona al voltant de l’estructura del teu negoci real.
Segons com funcioni la teva organització, la configuració inicial pot incloure:
- dades i preferències de l’empresa;
- sucursals i ubicacions d’ensenyament;
- instal·lacions o aules;
- serveis i classes;
- professors i empleats;
- opcions de pagament;
- clients i alumnes existents.
Això és especialment important per a les organitzacions que gestionen classes extraescolars en diverses ubicacions. Un negoci amb un instructor i una classe té necessitats de configuració molt diferents d’una escola que gestiona diversos programes amb múltiples professors i sucursals.
El Mode de Configuració de Clasero proporciona una llista de verificació estructurada per ajudar a preparar el sistema per a l’ús diari.
Opció 1: Configura Clasero tu mateix amb el Mode de Configuració
Si les dades dels teus clients estan organitzades i ja saps com vols que el teu negoci estigui representat al sistema, la configuració autogestionada de Clasero pot ser l’enfocament més senzill.
Un ordre pràctic és crear primer l’estructura del negoci i afegir els clients després:
- Introdueix la informació i les preferències de la teva empresa.
- Crea sucursals i instal·lacions.
- Configura els teus serveis.
- Crea les classes pertinents.
- Afegeix professors i empleats.
- Configura les opcions de pagament.
- Afegeix o importa clients i alumnes existents.
- Revisa l’estructura abans de començar l’ús diari.
Aquest ordre ajuda a garantir que els alumnes importats tinguin disponibles les classes, serveis, ubicacions i estructura de pagament correctes quan comencis a organitzar-los.
La configuració autogestionada és especialment adequada quan algú dins de la teva organització ja entén la teva estructura operativa i vol tenir control directe sobre la configuració.
Opció 2: Rep ajuda amb la incorporació a Clasero i la importació de clients
No has de completar la configuració inicial tot sol.
Si ho demanes, l’equip de Clasero pot ajudar amb la incorporació, inclosa la importació d’informació de clients existents i la configuració de parts de l’estructura del negoci necessàries per començar a utilitzar el sistema.
L’assistència pot incloure:
- dades de clients existents;
- dades del negoci;
- sucursals;
- serveis;
- classes;
- empleats;
- configuració de pagaments;
- altra informació necessària per a la configuració inicial.
Això pot ser especialment útil quan es trasllada un negoci ja establert a Clasero.
Imagina una escola de dansa amb 180 alumnes, tres ubicacions, sis professors, vuit grups de classes regulars i una combinació de clients amb subscripció i de pagament per visita.
L’escola podria configurar-ho tot ella mateixa mitjançant el Mode de Configuració. Alternativament, podria preparar els seus registres de clients existents i la informació del negoci i sol·licitar una incorporació assistida a Clasero per a la configuració inicial i la importació de dades de clients.
El punt important és que tenir una base de clients existent no vol dir començar de zero una altra vegada.
Es poden importar alumnes existents a Clasero?
Sí. Clasero permet afegir dades de clients i alumnes existents des d’Excel o Google Sheets, cosa que facilita transferir registres existents en lloc d’introduir cada alumne manualment.
La taula de dades de clients també es pot configurar utilitzant els camps disponibles, incloent-hi canviar quins camps es mostren i ordenar-los.
Abans d’importar alumnes existents, revisa les teves dades amb cura.
Comprova si hi ha:
- registres de clients duplicats;
- alumnes que ja no estan actius;
- noms o informació de contacte incorrectes;
- dades inconsistents;
- informació que ja no necessites;
- detalls que falten i que s’haurien de corregir abans de la migració.
També és una bona pràctica conservar una còpia sense canvis del fitxer original de clients abans de netejar-lo o reorganitzar-lo.
Preparar primer les teves dades facilita tant la incorporació autogestionada com l’assistida.
Què hauries de preparar abans de començar?
No cal que redissenyis tot el teu negoci abans d’obrir Clasero, però tenir la informació existent organitzada pot fer que la configuració sigui molt més fluida.
Segons la teva organització, prepara:
- els teus registres actuals d’alumnes o clients;
- informació dels pares, mares o tutors quan sigui rellevant;
- l’estructura de les teves sucursals i ubicacions;
- aules o instal·lacions utilitzades per a les classes;
- els serveis que ofereixes actualment;
- noms de classes o grups;
- informació de professors i empleats;
- acords existents de subscripció o de pagament per ús;
- preferències de l’empresa, com ara la moneda i la configuració regional.
Si la informació dels teus clients ja es manté a Excel o Google Sheets, aquest fitxer existent pot ser un punt de partida important per a la importació d’alumnes a Clasero.
No tots els elements d’aquesta llista de verificació representen necessàriament un camp d’importació massiva. Alguna informació simplement és útil tenir-la preparada quan es configura la teva organització.
Configuració autogestionada o assistida: quina és millor per a tu?
No hi ha una única opció correcta.
La configuració autogestionada pot ser adequada si la teva organització té una estructura relativament senzilla, les dades dels teus clients ja estan organitzades i algú del teu equip se sent còmode configurant el sistema.
Pot valer la pena considerar la configuració assistida si tens:
- molts alumnes existents;
- múltiples sucursals o ubicacions;
- diversos professors o empleats;
- nombrosos serveis o grups de classes;
- diferents acords de pagament dels clients;
- dades de clients existents que cal transferir.
L’elecció depèn de quina part del treball administratiu inicial vols gestionar tu mateix.
Pots configurar Clasero de manera independent, mentre que l’opció de demanar ajuda addicional significa que un negoci existent més complex no ha d’afrontar la incorporació exactament de la mateixa manera que una petita operació nova.
Per què és important encertar l’estructura inicial
Una bona configuració no consisteix només a completar una llista de verificació d’incorporació. Determina fins a quin punt Clasero pot donar suport fàcilment a l’administració diària després.
Un cop configurat, el sistema pot connectar la planificació de classes, els alumnes, els professors, l’assistència, els serveis i els acords de pagament.
Les lliçons es poden planificar seleccionant la sucursal o ubicació corresponent, la classe, el professor, l’aula i l’hora de la lliçó. Els professors poden registrar l’assistència durant les lliçons, mentre que els serveis poden utilitzar estructures de pagament basades en subscripció o de pagament per ús.
Els pares també poden accedir a la informació rellevant a través de my.clasero.com, inclosos els horaris de les lliçons, la informació d’assistència, les factures i l’estat dels pagaments, i els detalls relacionats amb els serveis del seu fill o filla.
Com millor reflecteixi l’estructura inicial la teva organització real, més útil serà aquest flux de treball connectat.
Comença amb l’enfocament de configuració que s’adapti al teu negoci
Passar a un nou sistema de gestió no hauria de requerir oblidar l’estructura del negoci i els registres de clients que ja tens.
Amb Clasero, pots utilitzar el Mode de Configuració per completar tu mateix la configuració de Clasero, inclosa la incorporació d’informació d’alumnes existents des d’Excel o Google Sheets.
Si la teva organització ja està establerta o és més complexa, pots demanar ajuda a l’equip de Clasero amb la importació de dades de clients i la incorporació inicial.
Comença revisant la informació que ja utilitzes per gestionar les teves classes. Després tria si vols configurar Clasero de manera independent o rebre ajuda per preparar el sistema al voltant del negoci que ja tens.