Už máte vlastní software pro správu kurzů? Spočítejte si, kolik vás to skutečně stojí, než vytvoříte další funkci

„Už máme vlastní software.“

Pro školu, akademii, taneční studio, sportovní klub, doučovací firmu nebo jiného poskytovatele mimoškolního vzdělávání to může znít jako dobrý důvod, proč neuvažovat o dalším systému.

Skutečná otázka ale nezní, zda už software máte.

Jde o toto:

Kolik vás ten software bude stát během příštích 12 měsíců?

Clasero vám umožní přestat financovat vývoj standardního softwaru z vlastních prostředků a používat pracovní postupy, které jsou už vytvořené a udržované pro firmy poskytující mimoškolní aktivity.

Představte si to jako specializovaný software pro správu mimoškolních kurzů, který může vaši organizaci zbavit části zátěže spojené s vývojem. Místo zadávání další funkce pro plánování, workflow fakturace, reportu nebo nástroje pro rodiče si nejprve můžete ověřit, zda to Clasero už nenabízí.

Tím se srovnání mění z:

„Náš software versus další předplatné.“

na:

„Další rok údržby, vývoje, manuální administrativy a technické závislosti versus software, který už možná nabízí to, co plánujeme vyvinout.“

Váš vlastní software má stále reálné roční náklady

Zakázkový software sice nemusí generovat měsíční fakturu za SaaS, ale to neznamená, že je zdarma.

Jeho náklady jsou často rozprostřené mezi různé rozpočty a zaměstnance.

Abyste porozuměli svým skutečným nákladům na údržbu softwaru, spočítejte, co systém vyžadoval během posledních 12 měsíců:

• Podpora vývojáře nebo IT
• Hosting a infrastruktura
• Opravy chyb a technické aktualizace
• Práce na zabezpečení a kompatibilitě
• Nové funkce a integrace
• Čas zaměstnanců věnovaný definování požadavků
• Čas zaměstnanců věnovaný testování změn a koordinaci vývojářů
• Manuální práce způsobená chybějící funkčností

Poté odhadněte stejné náklady na příštích 12 měsíců.

Důležitá je také technická závislost.

Pokud většině vašeho zakázkového softwaru pro správu kurzů rozumí jeden zaměstnanec, freelancer, agentura nebo softwarová firma, jak snadno by ho mohl udržovat někdo jiný, kdyby tato osoba přestala být k dispozici?

Čekání má také svou cenu. Zatímco se zakázková funkce specifikuje, vyvíjí, testuje, opravuje a nasazuje, zaměstnanci mohou dál používat manuální proces, který měla tato funkce nahradit.

Seriózní srovnání zakázkového softwaru a SaaS se proto musí dívat dopředu, ne dozadu.

Kolik hodin by muselo Clasero ušetřit, aby pokrylo své náklady?

Jednoduchý výpočet dělá rozhodování praktičtějším:

Roční náklady na Clasero ÷ skutečné hodinové náklady na zaměstnance = bod zvratu v administrativních hodinách

Kde je to možné, použijte skutečné náklady na zaměstnance, který práci vykonává, ne pouze jeho čistou mzdu.

Výsledek ukazuje přibližně, kolik pracovních hodin by muselo Clasero během jednoho roku ušetřit, aby se hodnota těchto hodin sama o sobě rovnala ceně jeho předplatného.

Poté toto číslo porovnejte s administrativními hodinami, které váš tým skutečně strávil v minulém roce.

Náklady na vývoj by měly být posuzovány samostatně.

Pokud Clasero už nabízí funkci, kterou jste se chystali zadat k vývoji, vývoj, testování a budoucí údržba této funkce už nemusí být potřeba.

Vycházejte ze skutečných nákladů svého podnikání, ne z předpokládaných úspor.

Lepší otázka nezní jen:

„Kolik Clasero stojí?“

Jde o toto:

„Jakou práci a jaký budoucí vývoj může Clasero nahradit?“

Jeden opakující se úkol může změnit celý výpočet

Fakturace je dobrým příkladem.

Specifikace Clasero popisuje jednu učitelku taneční školy, která spravovala přibližně 200 studentů a dříve trávila více než čtyři hodiny měsíčně přípravou individuálních faktur. V tomto konkrétním případě používání Clasero ušetřilo alespoň tyto čtyři hodiny opakující se měsíční práce.

Pokud by se stejný objem práce opakoval každý měsíc, představovalo by to přibližně 48 hodin za rok.

Jde o jeden konkrétní příklad, nikoli o zaručený výsledek pro každou organizaci.

Ukazuje ale důležitou věc: užitečný software pro fakturaci kurzů by se měl posuzovat podle práce, kterou eliminuje, ne jen podle toho, zda funkce fakturace existuje.

Clasero podporuje modely plateb formou předplatného i průběžných plateb podle využití. U služeb placených podle využití lze při výpočtu částek pro fakturaci použít zaznamenané návštěvy.

To znamená, že docházka a fakturace mohou být součástí stejného workflow, místo aby se z nich staly dva oddělené administrativní úkoly.

Než začnete vyvíjet další funkci, ověřte si, zda ji Clasero už nenabízí

Porovnejte Clasero přímo s plánem vývoje vašeho softwaru.

Plánujete vytvořit opakované plánování kurzů?
Clasero už podporuje plánování lekcí podle pobočky, kurzu, učitele, místnosti, času lekce a opakovaného rozvrhu.

Plánujete zlepšit správu docházky?
Učitelé mohou zaznamenávat docházku studentů jako součást workflow lekce.

Plánujete přidat kontrolu dostupnosti učitelů?
Clasero může uživatele upozornit, když učitel není ve zvoleném čase lekce k dispozici.

Plánujete automatizovat fakturaci?
Clasero už podporuje více platebních modelů a automatizovanou fakturaci.

Plánujete lepší reporty napříč více lokalitami?
Reporting v Clasero může pokrývat všechny pobočky nebo být filtrován podle jednotlivých poboček a kurzů.

Plánujete lepší systém pro rodiče?
Rodiče mohou používat my.clasero.com pro přístup k relevantním rozvrhům, záznamům docházky, fakturám a informacím o lekcích.

Všechny tyto funkce lze vyvinout na míru.

Důležitá otázka ale zní, zda by se to mělo dělat.

Než použijete rozpočet na vývoj k opětovnému vytváření standardní funkcionality, ověřte si, co už nabízí specializovaný software pro správu školy.

Co by mělo skutečně zůstat zakázkové?

Clasero nemusí nahrazovat každý jedinečný proces.

Cílem je přestat platit ceny za zakázkový vývoj u funkcí, které jsou v oboru standardní.

Použijte jednoduchý test:

Mohla by stejnou funkci rozumně potřebovat i jiná taneční škola, sportovní akademie, jazyková škola, doučovací firma nebo mimoškolní program?

Pokud je odpověď ano, nejprve prověřte specializovaný software.

Plánování, docházka, dostupnost učitelů, fakturace, reporting a přístup pro rodiče jsou běžné provozní požadavky.

Zakázkový vývoj si ponechte pro procesy, které jsou pro vaši organizaci skutečně jedinečné — ne jen chybějí ve vašem současném softwaru.

Propojené workflow je důležitější než izolované funkce

Hodnota roste, když je workflow propojené:

rozvrh → docházka → fakturace → reporting → přístup pro rodiče

Místo opakovaného přesouvání stejných informací mezi tabulkami, samostatnými aplikacemi, e-maily a reporty mohou data zůstat součástí jednoho provozního toku.

Pro firmy působící na více místech to také usnadňuje organizaci správy kurzů na více pobočkách bez nutnosti vytvářet samostatné administrativní procesy pro každou pobočku.

Máte už roky zákaznických dat? Zahrňte poctivě i náklady na přechod

Změna systému má také své náklady.

Migrace může zahrnovat konfiguraci, školení zaměstnanců, změny procesů a někdy i dočasné období, kdy oba systémy fungují souběžně.

Zahrňte tyto náklady do srovnání.

Clasero podporuje import stávajících informací o zákaznících a studentech z Excelu nebo Google Sheets. Jeho proces nastavení také firmám pomáhá s konfigurací poboček, prostor, služeb, kurzů, zaměstnanců, učitelů, nastavení plateb a dalších důležitých informací.

Porovnejte obě možnosti v prvním roce:

Předplatné Clasero + úsilí spojené s migrací a zaškolením

versus

údržba stávajícího systému + plánovaný vývoj + manuální administrativa

Poté porovnejte i následující dva nebo tři roky.

Jednorázové náklady na přechod mohou způsobit, že první rok bude vypadat velmi odlišně od dalších let. Nepředpokládejte, že je některá možnost levnější. Použijte vlastní čísla.

Sedm otázek před schválením dalšího softwarového projektu

Než schválíte další požadavek na vývoj, zeptejte se:

• Kolik náš stávající software skutečně stál během posledních 12 měsíců?
• Kolik bude stát údržba a plánovaný vývoj během příštích 12 měsíců?
• Za jakou standardní funkci právě plánujeme někomu zaplatit, aby ji vytvořil jako další?
• Které plánované funkce už v Clasero existují?
• Kolik hodin zaměstnanci stále tráví v tabulkách, duplicitním zadáváním, výpočty a manuálními obcházeními nedostatků systému?
• Které požadavky jsou skutečně natolik jedinečné, že odůvodňují zakázkový vývoj?
• Pokud by náš současný vývojář zítra přestal být k dispozici, jak snadno by mohl systém udržovat někdo jiný?

Pokud váš stávající systém už splňuje vaše potřeby, jeho údržba stojí málo a vyžaduje jen minimální další vývoj, může dávat smysl si ho ponechat.

Než ale schválíte další zakázkovou funkci, porovnejte náklady na její vytvoření a údržbu s tím, co už Clasero nabízí.