Det er nemmere at komme i gang med Clasero, end du tror: vælg selvbetjening eller assisteret opsætning

Det er nemt at komme i gang med ny administrationssoftware til fritidsundervisning, når din virksomhed er helt ny. Det er mere udfordrende, når du allerede har elever, undervisere, lokationer, hold, skemaer og betalingsordninger på plads.

Det er præcis derfor, at opsætning af Clasero tilbyder to praktiske muligheder.

Du kan selv konfigurere din virksomhed ved hjælp af Claseros strukturerede opsætningstilstand, eller du kan bede Clasero-teamet om hjælp til den indledende onboardingproces. Assisteret opsætning kan omfatte import af eksisterende kundedata samt konfiguration af virksomhedsoplysninger, afdelinger, tjenester, hold, medarbejdere, betalingsindstillinger og andre oplysninger, der er nødvendige for at begynde at bruge Clasero.

For en etableret skole, akademi, et studie eller et fritidsprogram betyder det, at du ikke nødvendigvis behøver at genopbygge din drift manuelt helt fra begyndelsen.

Hvad skal sættes op i Clasero?

Clasero er bygget op omkring strukturen i din faktiske virksomhed.

Afhængigt af hvordan din organisation arbejder, kan din indledende opsætning omfatte:

• virksomhedsoplysninger og præferencer;
• afdelinger og undervisningslokationer;
• lokaler eller rum;
• tjenester og hold;
• undervisere og medarbejdere;
• betalingsmuligheder;
• eksisterende kunder og elever.

Dette er især vigtigt for organisationer, der administrerer fritidsundervisning på tværs af flere lokationer. En virksomhed med én underviser og ét hold har helt andre opsætningsbehov end en skole, der driver flere programmer med flere undervisere og afdelinger.

Claseros opsætningstilstand giver en struktureret tjekliste, der hjælper med at gøre systemet klar til daglig brug.

Mulighed 1: Sæt selv Clasero op med opsætningstilstand

Hvis dine kundedata er organiserede, og du allerede ved, hvordan du vil have din virksomhed repræsenteret i systemet, kan selvbetjent opsætning af Clasero være den enkleste løsning.

En praktisk rækkefølge er først at oprette virksomhedsstrukturen og derefter tilføje kunder:

• Indtast dine virksomhedsoplysninger og præferencer.
• Opret afdelinger og lokaler.
• Konfigurer dine tjenester.
• Opret de relevante hold.
• Tilføj undervisere og medarbejdere.
• Opsæt betalingsmuligheder.
• Tilføj eller importér eksisterende kunder og elever.
• Gennemgå strukturen, før du begynder den daglige brug.

Denne rækkefølge hjælper med at sikre, at importerede elever har de korrekte hold, tjenester, lokationer og betalingsstrukturer tilgængelige, når du begynder at organisere dem.

Selvbetjent opsætning er særligt velegnet, når nogen i din organisation allerede forstår jeres driftsstruktur og ønsker direkte kontrol over konfigurationen.

Mulighed 2: Få hjælp til onboarding i Clasero og kundeimport

Du behøver ikke at gennemføre den indledende konfiguration alene.

Efter anmodning kan Clasero-teamet hjælpe med onboarding, herunder import af eksisterende kundeoplysninger og konfiguration af dele af virksomhedsstrukturen, der er nødvendige for at begynde at bruge systemet.

Hjælpen kan omfatte:

• eksisterende kundedata;
• virksomhedsoplysninger;
• afdelinger;
• tjenester;
• hold;
• medarbejdere;
• betalingsindstillinger;
• andre oplysninger, der er nødvendige for den indledende opsætning.

Dette kan være særligt nyttigt, når en etableret virksomhed flyttes over i Clasero.

Forestil dig en danseskole med 180 elever, tre lokationer, seks undervisere, otte faste hold og en blanding af abonnements- og betaling-pr.-besøg-kunder.

Skolen kunne selv konfigurere det hele via opsætningstilstand. Alternativt kunne den forberede sine eksisterende kunderegistre og virksomhedsoplysninger og anmode om assisteret onboarding i Clasero til den indledende opsætning og import af kundedata.

Det vigtige er, at det at have en eksisterende kundebase ikke betyder, at man skal starte forfra fra nul.

Kan du importere eksisterende elever til Clasero?

Ja. Clasero understøtter tilføjelse af eksisterende kunde- og elevdata fra Excel eller Google Sheets, hvilket gør det lettere at overføre eksisterende registre i stedet for at indtaste hver elev manuelt.

Kundedatatabellen kan også konfigureres ved hjælp af tilgængelige felter, herunder ændring af hvilke felter der vises, og hvordan deres rækkefølge er arrangeret.

Før du importerer eksisterende elever, bør du gennemgå dine data grundigt.

Tjek for:

• duplikerede kunderegistre;
• elever, der ikke længere er aktive;
• forkerte navne eller kontaktoplysninger;
• inkonsistente data;
• oplysninger, du ikke længere har brug for;
• manglende oplysninger, som bør rettes før migrering.

Det er også god praksis at gemme en uændret kopi af din oprindelige kundefil, før du renser eller omorganiserer den.

Hvis du forbereder dine data først, bliver både selvbetjent og assisteret onboarding lettere.

Hvad bør du forberede, før du går i gang?

Du behøver ikke at redesigne hele din virksomhed, før du åbner Clasero, men hvis dine eksisterende oplysninger er organiserede, kan opsætningen blive langt mere smidig.

Afhængigt af din organisation bør du forberede:

• dine nuværende elev- eller kunderegistre;
• forældre- eller værgeoplysninger, hvor det er relevant;
• din afdelings- og lokationsstruktur;
• rum eller lokaler, der bruges til hold;
• de tjenester, du aktuelt tilbyder;
• navne på hold eller grupper;
• oplysninger om undervisere og medarbejdere;
• eksisterende abonnements- eller betaling-efter-forbrug-ordninger;
• virksomhedspræferencer såsom valuta og regionale indstillinger.

Hvis dine kundeoplysninger allerede vedligeholdes i Excel eller Google Sheets, kan den eksisterende fil være et vigtigt udgangspunkt for import af elever til Clasero.

Ikke alle punkter på denne tjekliste repræsenterer nødvendigvis et felt til masseimport. Nogle oplysninger er blot nyttige at have klar, når du konfigurerer din organisation.

Selvbetjent eller assisteret opsætning: hvad er bedst for dig?

Der findes ikke ét enkelt korrekt valg.

Selvbetjent opsætning kan være passende, hvis din organisation har en relativt enkel struktur, dine kundedata allerede er organiserede, og nogen på dit team er tryg ved at konfigurere systemet.

Assisteret opsætning kan være værd at overveje, hvis du har:

• mange eksisterende elever;
• flere afdelinger eller lokationer;
• flere undervisere eller medarbejdere;
• mange tjenester eller holdgrupper;
• forskellige betalingsordninger for kunder;
• eksisterende kundedata, der skal overføres.

Valget handler om, hvor meget af det indledende administrative arbejde du selv vil håndtere.

Du kan konfigurere Clasero selvstændigt, mens muligheden for at anmode om ekstra hjælp betyder, at en mere kompleks eksisterende virksomhed ikke behøver at gribe onboarding an på præcis samme måde som en lille ny virksomhed.

Hvorfor det er vigtigt at få den indledende struktur rigtig

En god opsætning handler ikke kun om at blive færdig med en onboardingtjekliste. Den afgør, hvor let Clasero efterfølgende kan understøtte den daglige administration.

Når systemet er konfigureret, kan det forbinde planlægning af hold, elever, undervisere, fremmøde, tjenester og betalingsordninger.

Lektioner kan planlægges ved at vælge den relevante afdeling eller lokation, hold, underviser, lokale og lektionstid. Undervisere kan registrere fremmøde under lektionerne, mens tjenester kan bruge abonnementsbaserede eller betaling-efter-forbrug-betalingsstrukturer.

Forældre kan også få adgang til relevante oplysninger via my.clasero.com, herunder lektionsplaner, fremmødeoplysninger, fakturaer og betalingsstatus samt detaljer knyttet til deres barns tjenester.

Jo bedre den indledende struktur afspejler din reelle organisation, desto mere nyttigt bliver det sammenhængende workflow.

Start med den opsætningsmetode, der passer til din virksomhed

At skifte til et nyt administrationssystem bør ikke kræve, at du glemmer den virksomhedsstruktur og de kunderegistre, du allerede har.

Med Clasero kan du bruge opsætningstilstand til selv at gennemføre opsætningen af Clasero, herunder at hente eksisterende elevoplysninger ind fra Excel eller Google Sheets.

Hvis din organisation allerede er etableret eller mere kompleks, kan du i stedet anmode Clasero-teamet om hjælp med import af kundedata og indledende onboarding.

Start med at gennemgå de oplysninger, du allerede bruger til at drive dine hold. Vælg derefter, om du vil konfigurere Clasero selvstændigt eller få hjælp til at forberede systemet omkring den virksomhed, du allerede har.