Το να ξεκινήσετε με το Clasero είναι πιο εύκολο απ’ όσο νομίζετε: επιλέξτε αυτοεξυπηρέτηση ή υποβοηθούμενη εγκατάσταση

Η έναρξη με νέο λογισμικό διαχείρισης εξωσχολικών μαθημάτων είναι εύκολη όταν η επιχείρησή σας είναι ολοκαίνουργια. Είναι πιο απαιτητική όταν έχετε ήδη μαθητές, δασκάλους, τοποθεσίες, μαθήματα, προγράμματα και ρυθμίσεις πληρωμών.

Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που η ρύθμιση του Clasero προσφέρει δύο πρακτικές επιλογές.

Μπορείτε να ρυθμίσετε την επιχείρησή σας μόνοι σας χρησιμοποιώντας τη δομημένη Λειτουργία Ρύθμισης του Clasero ή να ζητήσετε βοήθεια από την ομάδα του Clasero για την αρχική διαδικασία ένταξης. Η υποβοηθούμενη ρύθμιση μπορεί να περιλαμβάνει εισαγωγή υπαρχόντων δεδομένων πελατών και διαμόρφωση επιχειρηματικών στοιχείων, υποκαταστημάτων, υπηρεσιών, μαθημάτων, εργαζομένων, ρυθμίσεων πληρωμών και άλλων πληροφοριών που απαιτούνται για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το Clasero.

Για ένα καθιερωμένο σχολείο, ακαδημία, στούντιο ή πρόγραμμα εξωσχολικών δραστηριοτήτων, αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται απαραίτητα να ξαναχτίσετε τη λειτουργία σας χειροκίνητα από την αρχή.

Τι χρειάζεται να ρυθμιστεί στο Clasero;

Το Clasero βασίζεται στη δομή της πραγματικής σας επιχείρησης.

Ανάλογα με το πώς λειτουργεί ο οργανισμός σας, η αρχική σας ρύθμιση μπορεί να περιλαμβάνει:

• στοιχεία και προτιμήσεις εταιρείας;
• υποκαταστήματα και τοποθεσίες διδασκαλίας;
• εγκαταστάσεις ή αίθουσες;
• υπηρεσίες και μαθήματα;
• δασκάλους και εργαζομένους;
• επιλογές πληρωμής;
• υπάρχοντες πελάτες και μαθητές.

Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία για οργανισμούς που διαχειρίζονται εξωσχολικά μαθήματα σε πολλαπλές τοποθεσίες. Μια επιχείρηση με έναν εκπαιδευτή και ένα μάθημα έχει πολύ διαφορετικές ανάγκες ρύθμισης από ένα σχολείο που διαχειρίζεται πολλά προγράμματα με πολλούς δασκάλους και υποκαταστήματα.

Η Λειτουργία Ρύθμισης του Clasero παρέχει μια δομημένη λίστα ελέγχου για να βοηθήσει στην προετοιμασία του συστήματος για καθημερινή χρήση.

Επιλογή 1: Ρυθμίστε το Clasero μόνοι σας με τη Λειτουργία Ρύθμισης

Αν τα δεδομένα των πελατών σας είναι οργανωμένα και γνωρίζετε ήδη πώς θέλετε να αποτυπώνεται η επιχείρησή σας στο σύστημα, η αυτοεξυπηρετούμενη ρύθμιση του Clasero μπορεί να είναι η πιο απλή προσέγγιση.

Μια πρακτική σειρά είναι να δημιουργήσετε πρώτα τη δομή της επιχείρησης και να προσθέσετε τους πελάτες στη συνέχεια:

• Εισαγάγετε τα στοιχεία και τις προτιμήσεις της εταιρείας σας.
• Δημιουργήστε υποκαταστήματα και εγκαταστάσεις.
• Ρυθμίστε τις υπηρεσίες σας.
• Δημιουργήστε τα σχετικά μαθήματα.
• Προσθέστε δασκάλους και εργαζομένους.
• Ρυθμίστε τις επιλογές πληρωμής.
• Προσθέστε ή εισαγάγετε υπάρχοντες πελάτες και μαθητές.
• Ελέγξτε τη δομή πριν ξεκινήσετε την καθημερινή χρήση.

Αυτή η σειρά βοηθά να διασφαλιστεί ότι οι εισαγόμενοι μαθητές θα έχουν διαθέσιμα τα σωστά μαθήματα, υπηρεσίες, τοποθεσίες και δομή πληρωμών όταν αρχίσετε να τους οργανώνετε.

Η αυτοεξυπηρετούμενη ρύθμιση είναι ιδιαίτερα κατάλληλη όταν κάποιος μέσα στον οργανισμό σας κατανοεί ήδη τη λειτουργική σας δομή και θέλει άμεσο έλεγχο της διαμόρφωσης.

Επιλογή 2: Λάβετε βοήθεια με την ένταξη στο Clasero και την εισαγωγή πελατών

Δεν χρειάζεται να ολοκληρώσετε μόνοι σας την αρχική διαμόρφωση.

Κατόπιν αιτήματος, η ομάδα του Clasero μπορεί να βοηθήσει με την ένταξη, συμπεριλαμβανομένης της εισαγωγής υπαρχουσών πληροφοριών πελατών και της διαμόρφωσης τμημάτων της επιχειρηματικής δομής που απαιτούνται για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το σύστημα.

Η βοήθεια μπορεί να καλύπτει:

• υπάρχοντα δεδομένα πελατών;
• επιχειρηματικά στοιχεία;
• υποκαταστήματα;
• υπηρεσίες;
• μαθήματα;
• εργαζομένους;
• ρυθμίσεις πληρωμών;
• άλλες πληροφορίες που απαιτούνται για την αρχική ρύθμιση.

Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν μεταφέρετε μια καθιερωμένη επιχείρηση στο Clasero.

Φανταστείτε μια σχολή χορού με 180 μαθητές, τρεις τοποθεσίες, έξι δασκάλους, οκτώ τακτικές ομάδες μαθημάτων και ένα μείγμα πελατών με συνδρομή και πληρωμή ανά επίσκεψη.

Η σχολή θα μπορούσε να ρυθμίσει τα πάντα μόνη της μέσω της Λειτουργίας Ρύθμισης. Εναλλακτικά, θα μπορούσε να προετοιμάσει τα υπάρχοντα αρχεία πελατών και τις επιχειρηματικές πληροφορίες της και να ζητήσει υποβοηθούμενη ένταξη στο Clasero για την αρχική ρύθμιση και την εισαγωγή δεδομένων πελατών.

Το σημαντικό σημείο είναι ότι η ύπαρξη μιας ήδη διαμορφωμένης πελατειακής βάσης δεν σημαίνει ότι ξεκινάτε ξανά από το μηδέν.

Μπορείτε να εισαγάγετε υπάρχοντες μαθητές στο Clasero;

Ναι. Το Clasero υποστηρίζει την προσθήκη υπαρχόντων δεδομένων πελατών και μαθητών από Excel ή Google Sheets, διευκολύνοντας τη μεταφορά υπαρχόντων αρχείων αντί να εισάγετε κάθε μαθητή χειροκίνητα.

Ο πίνακας δεδομένων πελατών μπορεί επίσης να διαμορφωθεί χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα πεδία, συμπεριλαμβανομένης της αλλαγής των πεδίων που εμφανίζονται και της διάταξης της σειράς τους.

Πριν εισαγάγετε υπάρχοντες μαθητές, ελέγξτε προσεκτικά τα δεδομένα σας.

Ελέγξτε για:

• διπλές εγγραφές πελατών;
• μαθητές που δεν είναι πλέον ενεργοί;
• λανθασμένα ονόματα ή στοιχεία επικοινωνίας;
• ασυνεπή δεδομένα;
• πληροφορίες που δεν χρειάζεστε πλέον;
• ελλιπή στοιχεία που πρέπει να διορθωθούν πριν από τη μεταφορά.

Είναι επίσης καλή πρακτική να διατηρείτε ένα αμετάβλητο αντίγραφο του αρχικού σας αρχείου πελατών πριν το καθαρίσετε ή το αναδιοργανώσετε.

Η προετοιμασία των δεδομένων σας εκ των προτέρων διευκολύνει τόσο την αυτοεξυπηρετούμενη όσο και την υποβοηθούμενη ένταξη.

Τι πρέπει να προετοιμάσετε πριν ξεκινήσετε;

Δεν χρειάζεται να επανασχεδιάσετε ολόκληρη την επιχείρησή σας πριν ανοίξετε το Clasero, αλλά το να έχετε οργανωμένες τις υπάρχουσες πληροφορίες σας μπορεί να κάνει τη ρύθμιση πολύ πιο ομαλή.

Ανάλογα με τον οργανισμό σας, προετοιμάστε:

• τα τρέχοντα αρχεία μαθητών ή πελατών σας;
• πληροφορίες γονέα ή κηδεμόνα όπου είναι σχετικό;
• τη δομή των υποκαταστημάτων και τοποθεσιών σας;
• αίθουσες ή εγκαταστάσεις που χρησιμοποιούνται για μαθήματα;
• τις υπηρεσίες που παρέχετε αυτή τη στιγμή;
• ονόματα μαθημάτων ή ομάδων;
• πληροφορίες δασκάλων και εργαζομένων;
• υπάρχουσες ρυθμίσεις συνδρομής ή πληρωμής ανά χρήση;
• προτιμήσεις εταιρείας όπως νόμισμα και περιφερειακές ρυθμίσεις.

Αν οι πληροφορίες των πελατών σας διατηρούνται ήδη σε Excel ή Google Sheets, αυτό το υπάρχον αρχείο μπορεί να αποτελέσει σημαντικό σημείο εκκίνησης για την εισαγωγή μαθητών στο Clasero.

Δεν αντιπροσωπεύει απαραίτητα κάθε στοιχείο αυτής της λίστας ελέγχου πεδίο μαζικής εισαγωγής. Ορισμένες πληροφορίες είναι απλώς χρήσιμο να είναι έτοιμες όταν διαμορφώνετε τον οργανισμό σας.

Αυτοεξυπηρετούμενη ή υποβοηθούμενη ρύθμιση: ποια είναι καλύτερη για εσάς;

Δεν υπάρχει μία και μοναδική σωστή επιλογή.

Η αυτοεξυπηρετούμενη ρύθμιση μπορεί να είναι κατάλληλη αν ο οργανισμός σας έχει σχετικά απλή δομή, τα δεδομένα των πελατών σας είναι ήδη οργανωμένα και κάποιος στην ομάδα σας αισθάνεται άνετα να διαμορφώσει το σύστημα.

Η υποβοηθούμενη ρύθμιση μπορεί να αξίζει να εξεταστεί αν έχετε:

• πολλούς υπάρχοντες μαθητές;
• πολλαπλά υποκαταστήματα ή τοποθεσίες;
• αρκετούς δασκάλους ή εργαζομένους;
• πολλές υπηρεσίες ή ομάδες μαθημάτων;
• διαφορετικές ρυθμίσεις πληρωμών πελατών;
• υπάρχοντα δεδομένα πελατών που πρέπει να μεταφερθούν.

Η επιλογή αφορά το πόσο από την αρχική διοικητική εργασία θέλετε να διαχειριστείτε μόνοι σας.

Μπορείτε να διαμορφώσετε το Clasero ανεξάρτητα, ενώ η δυνατότητα να ζητήσετε επιπλέον βοήθεια σημαίνει ότι μια πιο σύνθετη υπάρχουσα επιχείρηση δεν χρειάζεται να προσεγγίσει την ένταξη με ακριβώς τον ίδιο τρόπο όπως μια μικρή νέα δραστηριότητα.

Γιατί έχει σημασία να είναι σωστή η αρχική δομή

Μια καλή ρύθμιση δεν αφορά μόνο την ολοκλήρωση μιας λίστας ελέγχου ένταξης. Καθορίζει το πόσο εύκολα μπορεί το Clasero να υποστηρίξει την καθημερινή διαχείριση στη συνέχεια.

Μόλις διαμορφωθεί, το σύστημα μπορεί να συνδέσει τον προγραμματισμό μαθημάτων, τους μαθητές, τους δασκάλους, τις παρουσίες, τις υπηρεσίες και τις ρυθμίσεις πληρωμών.

Τα μαθήματα μπορούν να προγραμματιστούν επιλέγοντας το σχετικό υποκατάστημα ή τοποθεσία, μάθημα, δάσκαλο, αίθουσα και ώρα μαθήματος. Οι δάσκαλοι μπορούν να καταγράφουν παρουσίες κατά τη διάρκεια των μαθημάτων, ενώ οι υπηρεσίες μπορούν να χρησιμοποιούν δομές πληρωμής βάσει συνδρομής ή πληρωμής ανά χρήση.

Οι γονείς μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες μέσω του my.clasero.com, συμπεριλαμβανομένων των προγραμμάτων μαθημάτων, πληροφοριών παρουσίας, τιμολογίων και κατάστασης πληρωμών, καθώς και στοιχείων που συνδέονται με τις υπηρεσίες του παιδιού τους.

Όσο καλύτερα αντικατοπτρίζει η αρχική δομή τον πραγματικό σας οργανισμό, τόσο πιο χρήσιμη γίνεται αυτή η συνδεδεμένη ροή εργασίας.

Ξεκινήστε με την προσέγγιση ρύθμισης που ταιριάζει στην επιχείρησή σας

Η μετάβαση σε ένα νέο σύστημα διαχείρισης δεν θα πρέπει να απαιτεί να ξεχάσετε τη δομή της επιχείρησής σας και τα αρχεία πελατών που ήδη έχετε.

Με το Clasero, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Λειτουργία Ρύθμισης για να ολοκληρώσετε μόνοι σας τη ρύθμιση του Clasero, συμπεριλαμβανομένης της εισαγωγής υπαρχουσών πληροφοριών μαθητών από Excel ή Google Sheets.

Αν ο οργανισμός σας είναι ήδη καθιερωμένος ή πιο σύνθετος, μπορείτε αντί γι’ αυτό να ζητήσετε βοήθεια από την ομάδα του Clasero με την εισαγωγή δεδομένων πελατών και την αρχική ένταξη.

Ξεκινήστε εξετάζοντας τις πληροφορίες που ήδη χρησιμοποιείτε για να διαχειρίζεστε τα μαθήματά σας. Έπειτα επιλέξτε αν θέλετε να διαμορφώσετε το Clasero ανεξάρτητα ή να λάβετε βοήθεια για την προετοιμασία του συστήματος γύρω από την επιχείρηση που ήδη έχετε.